Сприяння ретроспективі в невеликій команді чи групі вже може бути складним завданням. Або з дуже обмеженим часом. А як щодо ретроспективи у великих командах? Вони зазвичай набагато вимогливіші.
Перш ніж розробити наш інструмент для ретроспективи, ми набули різного досвіду роботи з великими групами – Часто клієнти вимагали від нас, щоб у ретроспективі брала участь ціла область (нерідко понад 15 осіб).
Тому на першому етапі я хотів би поділитися, які виклики виникли в нашому досвіді роботи в цих великих командах або групах.
Виклики ретроспективи у великих командах або групах
1. дискусійна атмосфера
У великих командах учасники часто знають один одного лише з повсякденного життя. У той час як невеликі команди зазвичай можуть покладатися на довірливу та відкриту атмосферу обговорення, у великих командах це часто буває складніше. Хоча саме ця довірлива атмосфера є одним з найважливіших чинників успішної команди: Психологічна безпека команди.
2. залучення та розподіл розмов
У той же час, кожній людині в цьому сузір'ї легше вийти з дискусії. Як модератор, ви маєте бути набагато уважнішими до того, щоб усі учасники були зацікавлені, щоб вони могли зробити свій внесок і щоб розподіл дискусії був достатньо збалансованим.
3. тайм-менеджмент
Чим більше членів команди, тим більше тем можна винести на обговорення. Тому таймбоксинг має важливе значення для того, щоб мати змогу належним чином врахувати всі теми.
Приводи для ретроспективи у великих командах або групах
Однак іноді у вас немає вибору, і вам доводиться стикатися з цими викликами. На практиці ми зазвичай бачимо такі випадки для ретроспективи у великих командах:
- Велика команда просто не ділиться на будь-які інші довгострокові підрозділи. Відповідно до Scrum Guide, команда з 9 і більше членів вважається "занадто великою".
- Сфера, що складається з кількох невеликих команд, які також хочуть зробити спільну ретро-експозицію. Це називається "Загальна ретроспектива" або "Ретро з ретро".
Наступні поради корисні для обох сценаріїв.
10 порад для ретроспективи у великих командах або групах
Ось наші поради щодо ретроспективи у великих командах!
Порада 1: Поставте запитання групі учасників ретроспективи
Ретроспектива у великому колі неодмінно має бути поставлена під сумнів. Чи дійсно рамкові умови є незмінними? Чи не існує розумної альтернативи?
У великих командах або групах першим питанням буде, отже, чи можна розділити команду тематично. Ми не прихильники розкладати все строго за підручником (або в даному випадку Scrum Guide), але обмеження в 9 членів команди не є випадковим – до цього розміру продуктивна ретроспектива може відбуватися без обмежень. Тому, особливо якщо ви значно перевищуєте цю цифру, вам варто поставити під сумнів склад команди.
У "Загальних Ретро" з кількома командами часто використовується "трюк", що кожна команда посилає тільки представників команди у великий раунд. Таким чином, великий раунд може залишатися керованим, принаймні з точки зору кількості учасників. Іменування представників команд для "загальних ретро" також називається "Scrum of Scrums" в іншій структурі, а саме тут: Структура LeSS.
Порада 2: Дотримуйтесь довірливих стосунків
- Навіть якщо команда дуже велика, зміст (за винятком заходів) залишається конфіденційним. → Про це слід зазначити під час модерації.
- Використовуйте коротку реєстрацію для створення невимушеної атмосфери – навіть за браком часу.
Порада 3: Враховуйте розмір команди в розкладі
Чим більша команда, тим більше тем і тим триваліші дискусії.
Тож якщо невелика команда може звикнути до того, що ретроспектива може бути завершена за годину, то з більшими групами учасників це буде неможливо.
Необхідний період часу сильно залежить від обраного формату та методу ретроспективи. З нашого досвіду, часові рамки є наступними:
Звичайні часові періоди для ретроспективи залежать від розміру команди
- 5 або менше учасників → 45 – 90 хвилин
- Від 6 до 10 учасників → 60 – 120 хвилин
- Від 10 до 20 і більше учасників → 90 – 180 хвилин
Не соромтеся експериментувати з таймбоксингом самостійно, щоб відчути його переваги. Однак краще витратити більше часу, ніж замало, особливо на початку, а потім подивитися, які кроки можна оптимізувати – наступні поради можуть бути корисними!
Порада 4: Розпаралелюйте збір тем та ідей
Такі формати або методи, як "1-2-4-Все", можуть бути використані для паралельного пошуку тем та ідей. Як це працює?
Спочатку кожен учасник індивідуально обмірковує тему або питання –, наприклад, протягом 2 хвилин (1). Потім кожен учасник шукає партнера для обміну зібраними думками (2), після чого вони об'єднуються в групи по чотири особи (4) і нарешті презентують зібрані ідеї в пріоритетній формі групі (Всі).
Більш детальну інструкцію для 1-2-4-All ви можете знайти на цій сторінці: Визвольні структури.
Більшість автобусів Agile їздять по колу....
...і лікувати поверхневі симптоми. Настав час використовувати психологію – для стійкої зміни мислення.
"Ми виявляємо занадто багато несподіваних проблем і помилок на пізньому етапі!"
Порада 5: Mach Health Check Retros
- Представлені конкретні твердження.
- Кожен член команди коротко і чітко анонімно оцінює твердження за шкалою опитування 1TP11Наскільки ви згодні з ними від 1 до 7?
- Факультативно: Обговорення результатів. Збираються позитивні та негативні приклади, які можуть пояснити результати. Ця частина може зайняти відносно багато часу.
- Тепер відбувається безпосереднє визначення пріоритетів, коли кожен член команди анонімно голосує за те, які з тверджень потребують найбільших дій. Найкращий безкоштовний інструмент для анонімних ретроспектив).
- Лише заява, яка набере найбільшу кількість голосів, буде зафіксована як дія.
По-перше, не соромтеся поглянути на наш безкоштовний конструктор, який може надати вам натхнення: Будівельний набір Team Health Check.
- Подяка: Ми цінуємо досягнення та внесок наших колег.
- Командний дух: У нашій команді панує довірлива робоча атмосфера.
- Прозорість: У моїй команді всі знають, хто над чим працює.
- Релаксація та перерви: у мене достатньо місця для перерв, в яких я можу почерпнути нову енергію.
- Культура зустрічей: Наші зустрічі добре структуровані, але залишають місце для творчості та нових ідей.
- Підтримка: У моїй команді кожен член команди ділиться своїми індивідуальними знаннями та досвідом.
Хочете, щоб ваш бос вас любив? Тоді виведіть свою команду на нові висоти продуктивності. Перетворіть її зі звичайного автомобіля – на вибухову ракету!
Як? Завантажте мою безкоштовну та психологічно обґрунтовану електронну книгу на тему "Прості 12 кроків до командного потоку"і прочитайте його до кінця. Заздалегідь дякую, –, а тепер перейдемо до власне теми цього тексту.
Порада 6: Спробуйте Echometer
Чудовою підтримкою для виконання ретро у великих групах є хороші ретро-інструменти (див. наш список): 14 Ретро-інструментів у порівнянні). Вони можуть зняти багато роботи з ваших рук –, включаючи збір відгуків перед ретро і визначення пріоритетів дій.
Зокрема, я хотів би згадати інструмент, який я сам допомагав розробляти: EchometerВін поєднує в собі знання з психології та найкращі практики Agile, щоб отримати найкраще від командних Health Check та ретро для розвитку команди.
Ми даємо вам конкретні поради в інструменті про те, як отримати хороші дії –, і він може бути використаний як в режимі онлайн, так і в автономному режимі.
До речі, ви можете робити ретро у великій команді за допомогою нашого інструменту без логіну від вас або вашої команди.
За допомогою цієї кнопки ви можете безпосередньо відкрити інструмент, вибрати свій ретро-метод і запросити команду за посиланням (Більше 30 можливих ретроспективних методів):
Коли ви досягнете кінця ретро, ви можете за бажанням створити безкоштовний обліковий запис, щоб зберегти свої результати.
Якщо ви хочете дізнатися більше заздалегідь або розпочати реальне випробування безпосередньо – дізнатися більше тут / почніть тут безкоштовно.
Порада 7: Використовуйте секційні засідання
Тепер проблеми зібрані і приблизно розставлені за пріоритетами, незважаючи на велику команду або групу. Далі проблеми слід детально проаналізувати, щоб визначити, за допомогою яких невеликих заходів можна досягти покращення.
Тут все стає особливо складно. Чим більша група учасників, тим більша ймовірність того, що теми, які обговорюються, не є актуальними для всіх. Відповідно, лише частина членів команди може зробити свій внесок у тему.
Тому обговорення певних тем, які не зачіпають усіх членів команди однаково, слід постійно передавати на аутсорсинг або розпаралелювати.
Ми маємо дуже хороший досвід використання секційних засідань для цього: Ви визначаєте теми і дозволяєте невеликим групам, що самоорганізуються, працювати над ними. Кожен учасник може вільно приєднуватися до групи і залишати її, так само, як і тут: Формат Open Space.
Таким чином, кожен має можливість взяти участь в обговоренні, де він може зробити свій активний внесок. Коли презентуються результати секційних засідань, найкращим сценарієм є те, що з'являється реальний захід, який можна реалізувати безпосередньо під час наступного спринту. Якщо запропоновані заходи здаються правдоподібними і вартими уваги всієї групи учасників, вважається, що рішення прийнято.
Однак може статися так, що мала група ще не змогла виробити остаточну пропозицію щодо подальших дій. У таких випадках можна вирішити продовжити роботу в групах за межами ретроспективи, якщо учасники вважатимуть це корисним.
Остерігайтеся половинчастих заходів
Ніщо так не дратує, як непродуманий захід, який був створений під тиском, а потім ніхто не хоче про нього дбати. З нашого досвіду, дуже важливо, щоб модератори вашої великої команди чи групи вказали на те, що рішення провести ще одну секцію поза ретроспективою може бути законним заходом, щоб пролити додаткове світло на тему, якщо вона не може бути остаточно проаналізована в рамках ретроспективи.
Порада 8: Збирайте відгуки заздалегідь
Збір зворотного зв'язку, тобто етап "збору даних", може забрати цінний час ретроспективи, який можна було б віддати на аутсорсинг заздалегідь, попросивши про зворотний зв'язок напередодні проведення ретроспективи.
Для того, щоб заздалегідь структурувати цей запит на зворотний зв'язок, часто буває корисно поєднувати закриті запитання з відкритими. Таким чином, ви отримуєте кількісний зворотний зв'язок щодо конкретних аспектів, і, як член команди, ви все ще маєте можливість відкрито запропонувати власні теми за допомогою відкритих запитань. Spotify, як першопроходець, також використовує цільові закриті запитання, результати яких вони назвали так: Загін Health Check.
До речі, ми розробили інструмент, який може допомогти вам у створенні ретроспективи у великих командах. Більше інформації про нього ви можете знайти безпосередньо нижче.
Ретро в малих групах - краще рішення
Висновок
Ви, мабуть, зрозуміли, що ми не рекомендуємо проводити ретроспективи з надто великою кількістю учасників з причин, пояснених на початку. Виклик: Для проведення ретро-фестивалю.
Водночас, ми сподіваємося, що ви зможете отримати найкраще від великих ретроспективи за допомогою порад щодо розпаралелювання & co. Тому що, особливо коли ви звикнете до сузір'я ретро як велика команда, з часом це може стати все легше і легше, і зробити формат – успішним, незважаючи на перешкоди –.
До речі: якщо ви все ще шукаєте різноманітності у вашому ретро в цілому, ви також можете поглянути на цю статтю: 3 Ретро-методи з ефектом несподіванки.
Якщо вам потрібні більш різноманітні запитання для ретроспективи, перегляньте нашу публікацію про це: 32 свіжі ретроспективні методи для початківців та професіоналів (зокрема, з Mario Kart Retro, Marathon Retro та Elon Musk Retro).
Якщо ви все ще шукаєте відповідну ретро-дошку (з 60+ ретро-методами), наша стаття може допомогти вам з цією темою: Найкращі ретро-дошки в порівнянні.
