1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

Om Sherlock Holmes var ledare för ett team, vad skulle han då göra? Ja, just det, det stämmer. Han skulle göra sig till åtlöje genom att bära sin Deerstalker-mössa på kontoret och i onlinesamtal. Men det är inte det jag menar.

Sherlock Holmes är mycket intelligent, så han skulle snabbt komma fram till en uppenbar slutsats: Relationen och kommunikationen med hans medarbetare är en av de viktigaste faktorerna för att teamet ska lyckas. Och det finns ett särskilt möte som är utformat för att göra just detta: det personliga mötet med kollegorna (för vilket det finns några professionella mallar, men mer om det om en stund).

Så, Sherlock, sätter du redan ett lämpligt värde på 1-till-1-konversationer? Eller tillhör dina en-till-en-samtal de 52% som nämns i citatet nedan? Oavsett vilket kommer den här texten att hjälpa dig att ta dina en-till-en-konversationer till nästa nivå. I synnerhet kommer våra kostnadsfria exempelmallar och exempelagendor för en-till-en-samtal att hjälpa dig.

52% av medarbetarna tappar uppmärksamheten på möten under de första 30 minuterna.

Notta.AI Mötesstatistik (se Tweet)

Som redan nämnts ovan har personliga möten olika syften. Ur ett fågelperspektiv handlar det helt enkelt om att leda medarbetarna i en personlig dialog (med eller utan en professionell mall för 1 till 1-möten).

Om jag leder dåligt kommer mina bästa medarbetare i värsta fall att säga upp sig utan att jag är beredd på det. En annan konsekvens skulle vara att teamets mål misslyckas totalt eftersom teammedlemmarnas aktiviteter inte är samordnade. Båda skulle kasta ett extremt dåligt ljus över min kompetens som ledare eller chef. Här är vi alltså vid det första målet med bra enskilda möten (dåliga enskilda möten leder snarare till den reaktion man ser i bilden nedanför…).

Utifrån detta är det första målet med enskilda möten att bygga upp en god, förtroendefull och respektfull relation med mina medarbetare. Först då kommer konflikter och spänningar att kunna kommuniceras öppet till mig. Det är också det enda sättet för mig att uppfylla min roll som tjänande ledare eller coach och hjälpa medarbetarna att utvecklas ytterligare. Bra en-till-en-mallar, oavsett om de är tryckta eller digitala, kan naturligtvis hjälpa till med detta.

Inte i alla personliga möten, men i många. Det andra huvudsyftet med regelbundna personliga möten är att säkerställa att mina teammedlemmars aktiviteter eller uppgifter utförs på rätt sätt. I vilken utsträckning jag behöver ingripa här beror i hög grad på mognadsnivån hos min direktrapporterande medarbetare. I princip kan dock det personliga mötet (virtuellt eller på kontoret) vara ett bra tillfälle att lösa blockeringar i aktuella uppgifter, att utmana och att hänvisa till teamkollegor på rätt ställen för att stärka kommunikationen inom teamet.

Förresten har jag nu också gjort en YouTube-video där jag presenterar resultaten av min lilla forskning: Jag frågade 100 chefer i kvalitativa intervjuer varför de faktiskt håller en-till-en-möten, så syftet med 1:1-möten är bra:

Play

Här vill jag ge dig ett konkret tips som hjälper dig att uppnå målet med bra enskilda samtal: anpassa det till din närmaste medarbetare. Vissa människor vill till exempel ha mer feedback, medan andra vill ha mer vägledning i förhållande till sina nuvarande aktiviteter. Det kan man också se i statistiken om Generation Z, till exempel.

76% av medarbetarna i Generation Z vill ha fler möjligheter att lära sig och tillämpa nya färdigheter.

Workforce Confidence Index, 2022 (se Tweet)

Förresten: Om du är chef för mjukvaruutvecklare kan följande artikel vara av intresse för dig: 6 Exempel på feedback för programvaruutvecklare .

Innan vi går in på våra gratis utskrivbara mallar, exempel på dagordningar, exempel och frågor för enskilda samtal, vill jag ge dig några kritiska tankeställare.

När chefer ber mig om en mall eller ett exempel på en agenda för personliga möten blir jag försiktig. Vad är det egentligen de vill uppnå? Därför vill jag göra en kort checklista över vad som kännetecknar bra och dåliga one-to-one-möten:

Min poäng är: Tror du att du gör dina 1 till 1-möten bättre genom att använda samma mall eller agenda för varje möte och för varje teammedlem? Jag hoppas inte det. 

Det är bättre om du anpassar båda i varje enskilt fall. Jag rekommenderar därför att du använder olika mallar eller formulär för just din situation för att uppnå ovanstående mål: energiska, produktiva 1:1-samtal. De utskrivbara mallarna nedan kan hjälpa dig att göra just det. 

För övrigt kommer innehållet i mallarna från Echometer-programvaran för 1-till-1-samtal. Så om du vill göra det särskilt enkelt för dig själv är det bara att prova vårt verktyg gratis.

Ett annat litet tips: Om du är intresserad av en allmän introduktion till personliga möten, ta en titt på vårt inlägg i ämnet: En guide: 6 tips för framgångsrika 1-till-1-samtal.

När det gäller frågan “Hur man startar ett en-till-en-möte med anställda” kan jag hänvisa dig till ovanstående: För att ärligt kunna höra dina medarbetares åsikter behöver du ha en bra relation med dem. En god relation bidrar till att skapa förutsättningar för bra enskilda samtal: En avslappnad samtalsatmosfär.

Oavsett om man är junior eller senior blir direktrapporterande medarbetare ofta nervösa när de ska prata med sin egen chef personligen. De har inställningen: “Säg inte fel sak”. Denna attityd är naturligtvis ett gift för ett bra samtal och en avslappnad atmosfär. Det är en dålig grund för en bra agenda för ett personligt möte.

Det är här ett litet trick eller tips för bra möten mellan två personer kommer in i bilden: isbrytare för möten, dvs. frågor som bryter isen i samtalet och minskar nervositeten hos din närmaste medarbetare. Här är några förslag på bra och roliga isbrytare för en-till-en-möten:

Låt oss äntligen komma till kärnan i den här artikeln – de utskrivbara mallarna för enskilda möten för personliga samtal.

Först och främst: Du kan naturligtvis också anpassa de kostnadsfria mallarna och formulären till ditt språk på tyska, spanska, nederländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. Ändra bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.

Så låt oss komma igång med en standardmall för vecko- eller månadsmöten mellan två personer.

Följande formulär är lämpligt som en gratis mall för ditt veckovisa medarbetare-enskilda möte eller samtal. Som sagt är det i grunden också utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här en-till-en-mallen i andra format (t.ex. PDF eller Microsoft Word) som nämns ovan i flikarna. De nedladdningsbara mallarna är på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha mallen för en-till-en medarbetarmöte på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).

Nu kommer vi till en mall för personliga möten varannan vecka. I den här videon ger jag dig en översikt över mallen och ger också spännande extra tips som du inte hittar i den här texten:

Play

Följande formulär är lämpligt som en gratis mall för ditt tvåveckors medarbetare-enskilda möte eller samtal. Som sagt är det i grunden också utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Förresten, det är jag i YouTube-videon nedan. Om du vill ha lite mer information om mallen för månatliga personliga möten kan du ta en titt på videon.

Om du vill närma dig ditt one-to-one-samtal på ett så smart sätt som möjligt kommer du att få några aha-upplevelser i videon:

Play

Följande formulär är lämpligt som en kostnadsfri mall för ditt månatliga enskilda medarbetarmöte eller -samtal. Som sagt är det i grunden även utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som chef för samtalet med dina medarbetare:

Följande formulär är lämpligt som en kostnadsfri mall för ditt kvartalsvisa enskilda medarbetarmöte eller -samtal. Som sagt är det i grunden även utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som chef för samtalet med dina medarbetare:

Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här en-till-en-mallen i andra format (t.ex. PDF eller Microsoft Word) som nämns ovan i flikarna. De nedladdningsbara mallarna är på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha mallen för en-till-en medarbetarmöte på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).

Jag har också spelat in en video om detta under tiden: Inklusive 7 tips för ett produktivt kvartalsmöte mellan två personer. Känn dig fri att ta en titt:

Play

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte eller samtal med svåra medarbetare är följande formulär lämpligt. Som sagt är det i grunden också utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans/virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtal med dina medarbetare:

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte eller samtal med nya medarbetare är följande formulär lämpligt. Som sagt, det är i princip även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du håller mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Ifall du inte har sett den: Du kan också öppna, redigera, ladda ner och skriva ut den här en-till-en-mallen i andra format (t.ex. PDF eller Microsoft Word) som nämns ovan i flikarna. De nedladdningsbara mallarna är på engelska, som du kanske redan har sett. Du kan kopiera texten ovan eller använda Deepl-verktyget som översättare om du vill ha mallen för en-till-en medarbetarmöte på ett annat språk (t.ex. spanska, nederländska, portugisiska, franska, finska, italienska eller svenska).

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte eller samtal med medarbetare efter 90 dagar på jobbet är följande formulär lämpligt. Som sagt, det är i princip även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du håller mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte eller samtal med medarbetare under det nya året är följande formulär lämpligt. Som sagt är det i grunden även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Om du förresten helst genomför dina 1:1-möten med en utskrivbar Excel-mall, ta gärna en titt på den här videon (engelska) – jag har till och med ett bonustips till dig i den:

Play

Som en kostnadsfri mall för ditt Onboarding-enskilda möte eller samtal är följande formulär lämpligt. Som sagt är det i grunden även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Als kostenlose Vorlage für dein Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Gespräch zum Thema Gehalt ist folgendes Formular geeignet. Wie gesagt ist es grundsätzlich auch ausdruckbar. Es sei gesagt, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Eins-zu-Eins Beispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden:

Als kostenlose Vorlage für dein Eins-zu-Eins-Meeting bzw. Gespräch zur OKR Zielsetzung ist folgendes Formular geeignet. Wie gesagt ist es grundsätzlich auch ausdruckbar. Es sei gesagt, dass du die Vorlage natürlich mit eigenen Ideen, Aktivitäten und Formaten anreichern kannst und solltest, abhängig davon, ob du das Meeting remote bzw. virtuell oder vor Ort durchführst. Die Eins-zu-Eins Beispiele bzw. die kostenlose Agenda ist dir als Führungskraft hoffentlich ein gutes Muster für das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden:

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte/samtal med programutvecklare är följande formulär lämpligt. Som sagt är det i princip även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans/virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Som en kostnadsfri mall för ditt enskilda möte/samtal med ett enkätformulär om temat nöjdhet är följande formulär lämpligt. Som sagt är det i princip även utskrivbart. Det bör sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans/virtuellt eller på plats. De enskilda exemplen eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Som en gratis mall för ditt enskilda möte eller samtal med ett frågeformulär om din ledarskapsförmåga, är följande formulär lämpligt. Som sagt, det är i grunden också utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med dina egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. Exemplen på enskilda möten eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Som en gratis mall för ditt enskilda möte eller samtal med ett frågeformulär om ämnet “Personlig utveckling” är följande formulär lämpligt. Som sagt, det är i grunden också utskrivbart. Det ska sägas att du naturligtvis kan och bör berika mallen med dina egna idéer, aktiviteter och format, beroende på om du genomför mötet på distans eller virtuellt eller på plats. Exemplen på enskilda möten eller den kostnadsfria agendan är förhoppningsvis ett bra exempel för dig som ledare för samtalet med dina medarbetare:

Så, har du hittat en lämplig mall? Låt oss då gå vidare och prata om bra individuella frågor för 1 till 1-möten och typiska ämnen som du kan förbereda dig för internt.

Förresten, i följande video har jag försökt förklara mina fyra favoritfunktioner i Echometer i ett nötskal. Du kan också höra ett vittnesmål från en Echometer-kund som är extremt nöjd med Echometer. Ta en titt på det här:

Play

Om du är intresserad av ytterligare frågor om 1:1-möten (oavsett om det gäller distansmöten, virtuella 1:1-möten eller möten på kontoret) kan jag rekommendera följande blogginlägg: 129 Smarta frågor för möten mellan två personer (för chefer) . Ibland kan en katalog med frågor hjälpa dig att skapa dina egna mallar som är så individuellt anpassade som möjligt till medarbetaren.

För att ge dig en försmak av de spännande gratisfrågorna i vår artikel, här är 10 frågor som kan inspirera dig just nu:

Baserat på de kostnadsfria professionella mallarna och formulären ovan kan du naturligtvis också förutse vilka de typiska ämnena i enskilda medarbetarsamtal är. Det kan du använda för att förbereda dig mentalt på eventuella svåra frågor. 

Jag har alltså sammanställt några exempel här på typiska samtalsämnen och frågor för enskilda möten som dina medarbetare kan tänkas ta upp. Det här är naturligtvis teoretiska scenarier – du kan skatta dig lycklig om dina teammedlemmar aktivt skulle ta upp alla dessa ämnen på agendan så här. Det ska i alla fall vara en hjälp:

En bra inbjudan ska vara tydlig och vänlig. Ange syftet med mötet och visa att det handlar om stöd och samarbete. Följande mall kan fungera som ett exempel eller en mall:

Känner du dig nu bättre förberedd inför nästa personliga medarbetarsamtal? Om inte, så har jag bifogat en FAQ nedan om det behövs. Men låt oss nu dra en preliminär slutsats.

Individuella möten är ett oumbärligt verktyg för alla chefer som värdesätter ett effektivt och uppskattande samarbete. Den här artikeln har inte bara visat hur viktiga sådana möten är för teamutveckling och företagets framgång, utan erbjuder också praktiska kostnadsfria mallar, exempel på dagordningar, frågor och isbrytare för att förbättra kvaliteten på dessa möten.

Nyckeln till framgångsrika enskilda möten ligger i att anpassa dem till varje enskild teammedlems behov. I stället för att förlita sig på rigida mallar som kan skrivas ut bör du organisera möten på ett flexibelt sätt för att diskutera operativa utmaningar och stärka relationerna.

Oavsett om det handlar om prioritering, feedback eller personlig utveckling – kommer de metoder som presenteras här att hjälpa dig att ha energiska och produktiva samtal. Använd tipsen för att ta bort blockeringar, bygga förtroende och förverkliga dina medarbetares fulla potential. Det kommer inte bara att göra ditt team mer effektivt, utan också mer motiverat och nöjt.

---

Det uppstår ofta olika frågor i samband med enskilda möten och mallar för dessa. Därför har jag sammanställt några typiska frågor och svar för dig här.

Frekvensen beror i hög grad på dynamiken i teamet och medarbetarnas individuella behov. Veckomöten är idealiska för nyanställda eller teammedlemmar med liten erfarenhet, eftersom de ofta behöver mer vägledning och feedback. För erfarna medarbetare som arbetar självständigt är en två- till sexveckorsrytm lämplig. Med andra ord är det också ganska vanligt med månatliga enskilda möten.

Exempel: En chef kan besluta att hålla enskilda möten med en ny kollega varje vecka under de första tre månaderna för att se till att hon kommer in i arbetet på ett bra sätt. Därefter justeras rytmen beroende på hennes framsteg.

En bra inbjudan ska vara tydlig och vänlig. Ange syftet med mötet och visa att det handlar om stöd och samarbete. Följande mall kan fungera som ett exempel eller en mall:

Mall för e-post: “Hej [namn], jag skulle vilja ha regelbundna avstämningar med dig för att se till att vi kan prata om dina aktuella frågor, prioriteringar och utvecklingsmöjligheter. Skulle du vara tillgänglig den [datum/tid]? Om datumet inte passar dig, vänligen ge 3 alternativa förslag.”

Tips: Du kan läsa mer om detta i vår bloggartikel: 5 mallar för e-postinbjudningar till enskilda möten .

I de inledande samtalen med nyanställda bör fokus ligga på att bygga upp en förtroendefull relation. Ställ öppna frågor som t.ex:

• “Hur går det med introduktionen hittills?”
• “Är det något du skulle behöva mer stöd med?”
• “Vilka mål skulle du vilja uppnå under de närmaste månaderna?”

Samtidigt kan du ge insikter i företagskulturen och gruppdynamiken. Syftet är att minska osäkerheten och få nya medarbetare att känna sig välkomna.

Tips: Du kan hitta ännu fler idéer i vår bloggartikel: Nyanställd? 5 tips för det första personliga mötet .

Konstruktiv feedback ska vara specifik, rättvis och handlingsinriktad. En beprövad och enkel metod är SBI-metoden (Situation, Behaviour, Impact):

• Situation: Beskriv den specifika situationen.
• Beteende: Förklara vilket beteende du har lagt märke till.
• Impact: Visa vilken effekt beteendet hade.
• Önskemål (valfritt): Ange en begäran som passar ihop med detta.

Exempel: “I presentationen förra veckan (Situation) förklarade du de komplexa uppgifterna mycket enkelt och tydligt för första gången i form av en tabell (Behaviour). Jag blev glad eftersom det hjälpte kunden att bättre förstå vår lösning och byggde upp ett förtroende (Impact). Var snäll och gör samma sak nästa gång.”

Tips: Om du behöver fler exempel och förebilder eller prover kan du ta en titt på dessa resurser: Medarbetarsamtal för mjukvaruutvecklare: 6 exempel på feedback och 50 fraser och exempel på kommunikation i samband med en anställningsintervju .

En tydlig struktur hjälper till att hålla medarbetarsamtalet på rätt spår. Detta är en typisk struktur:

1. Incheckning: Börja med en avslappnad fråga för att lätta upp stämningen, t.ex: “Hur har din dag varit hittills?”
2. Huvudsakliga ämnen: Diskutera aktuella prioriteringar, utmaningar eller feedback.
3. Framtiden: Diskutera utvecklingsmöjligheter, långsiktiga mål eller förändringar i teamet.
4. Slutsats: Sammanfatta de viktigaste punkterna och klargör nästa steg.

Bra förberedelser visar uppskattning och säkerställer en produktiv diskussion. Skapa en kort agenda med de viktigaste ämnena som du vill ta upp och be medarbetaren att ta med sig ämnena. Anteckna exempel på feedback eller frågor om pågående projekt i förväg.

Exempel: Muntligt eller skriftligt via e-post: “Hej Max, inför vårt möte i morgon skulle jag vilja prata om statusen för ditt projekt och din utbildning. Om du har några ämnen får du gärna ta med dem.”

Skapa en trevlig atmosfär där din medarbetare känner sig bekväm. Lyssna aktivt, ställ öppna frågor och undvik multitasking. Använd medarbetarsamtalet för att lösa utmaningar tillsammans och se till att tydliga nästa steg definieras i slutet av samtalet. De utskrivbara mallarna ovan kan naturligtvis vara användbara här.

Exempel: En chef kan inleda samtalet så här: “Låt oss prata lite kort om din vecka. Fanns det några stunder som gick särskilt bra eller där du behövde stöd?”
Avsluta samtalet med: “Tack för den öppna dialogen! Jag ska notera det och ta det vidare till marknadsföringsteamet. Vi tittar på det igen nästa vecka.”