Varje framgångsrikt team behöver regelbundna depåstopp – inte för att byta däck, utan för feedback, personlig utveckling och måljusteringar. En-till-en-möten mellan chefer och medarbetare är just det: korta men ytterst relevanta stopp som säkerställer att ingen hamnar på efterkälken.
I bästa fall handlar det naturligtvis om mer än att bara "inte hamna vid sidan av": bra personliga möten kan ge ditt team ett lyft.
Vilket för oss till ämnet: En mall för kvartalsvisa 1 till 1-möten mellan chefer och medarbetare.
För övrigt kan det spela en stor roll om de sker exakt kvartalsvis eller har en annan frekvens – vi kommer till detta om en stund.
Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed för personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv.
Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.
Om du föredrar videor kan du också hitta mallen för kvartalsvis 1:1 förklarad i min video. Den innehåller även 7 bonustips 🙂
Räcker det med ett enskilt möte en gång i kvartalet?
Bra fråga... Frekvensen för 1 till 1-möten beror på teamets storlek och de individuella kraven. Om du t.ex. har ett team med tio direktrapporterande medarbetare är ett månatligt möte en bra frekvens. Mindre team eller mer intensiva projekt kan också kräva möten varje vecka eller varannan vecka.
Samtidigt har jag också talat med chefer som har 20 till 30, ibland ännu fler, direktrapporterande medarbetare. I det fallet är det ganska vanligt att man bara pratar med medarbetarna personligen en gång i kvartalet.
Det beror naturligtvis också på hur väl du redan känner ditt team. Under en inkörningsfas är det lämpligt med enskilda möten varje vecka.
I Agile- eller Scrum-team, där regelbunden kommunikation ändå spelar en central roll, bör mötena anpassas till det befintliga utbytet. Det kanske inte finns något behov av reflektion på individnivå om man diskuterar hur vissa buggar uppstod under retrospektiven.
Regelbundna, t.ex. kvartalsvisa, personliga möten är endast nödvändiga för medarbetarnas individuella utveckling. Naturligtvis kan detta också vara användbart digitalt eller virtuellt om teamet arbetar på distans.
För övrigt understryker bilden nedan en viktig punkt: mer frekvent reflektion över status quo tenderar också att innebära en snabbare takt för förändring och förbättring. 🙂 🙂
Bra mall för kvartalsvisa personliga möten (Doc)
Det faktum att du klickade dig in på den här artikeln säger mig att du letar efter en dokumentmall för kvartalsvisa personliga möten. Motsvarande mallar kan naturligtvis ha olika fokus.
Därför har jag sparat en dokumentmall åt dig här, som kan vara ett bra komplement till det klassiska kvartalsvisa medarbetarsamtalet. Längre ner kommer jag att ge dig några idéer om hur du kan berika mötesrutinen med andra frågor.
Låt oss börja med mallen för kvartalsvisa 1-till-1-möten. Du kan spara den som ett dokument under själva mallen, eller alternativt som ett PDF-, Google Sheets- eller Word-dokument. Klicka helt enkelt på "Plus"-knappen.
Uppvärmning
- Hur var ditt senaste kvartal ur ditt perspektiv, på en skala från 1 (mycket dåligt) till 10 (mycket bra)?
🏆 Chefens ämnen: framgångar och framsteg
- En titt på dina mål: Var befinner du dig för närvarande?
- Vilka var dina största framgångar under det senaste kvartalet?
- Vad har du lärt dig under det senaste kvartalet och vilka färdigheter har du utvecklat?
- Hur nöjd är du med din personliga utveckling under de senaste 3 månaderna?
- Vad gick inte som planerat, och varför?
🗣️ Ämnen för den direktanställde (namn)
- ...
⚠️ Chefsämnen: Utmaningar och stöd
- Vilka hinder var du tvungen att ta itu med?
- Finns det några resurser eller något stöd du behöver?
📈 Chefsämnen: Utveckling och mål
- Finns det några nya färdigheter som du skulle vilja utveckla?
- Hur stämmer dina prioriteringar överens med teamets uppgifter?
- Vilka är dina viktigaste mål för nästa kvartal?
- Hur kan jag hjälpa dig att komma närmare dina karriärmål?
Slutsats
- Låt oss sammanfatta de uppgifter som vi noterade vid detta möte.
- Feedback: Vad kan jag göra bättre för att leda dig och/eller teamet?
- Är det något annat vi bör diskutera?
⁉️ Humörkontroll (enkät)
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se är huvudsyftet med ett kvartalsvist personligt möte att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.
Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att dina motiverade medarbetare själva tar upp majoriteten av ämnena på bordet.
Låt oss nu gå vidare till en mall som tar ett lite mer kreativt grepp på den kvartalsvisa en-till-en-dialogen.
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
Ytterligare 2 användbara mallar för personliga möten (Doc)
Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster.
Många chefer lägger då och då in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon instämmer i ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.
De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:
- Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
- Anta nya perspektiv
- Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid
Och naturligtvis kan du också använda den här idén för ditt kvartalsvisa personliga möte. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för en framgångsrik medarbetare.
Du kan också ladda ner den här mallen som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som visualiserar resultaten över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in med hjälp av knappen nedan.
⁉️ Humörkontroll (överenskommelse från 1-7): Personlig utveckling
- "Mina arbetsuppgifter går oftast mycket snabbt framåt, även om det krävs extern feedback."
- "Om jag observerar ett suboptimalt beteende vet jag hur jag på ett konstruktivt sätt kan uppmärksamma mina kollegor på det."
- "Jag får konstruktiva synpunkter Återkoppling både för mitt arbete och för min personliga utveckling."
- "Jag ser en attraktiv karriärväg framför mig i företaget." #G Tillväxt
- "Under de senaste veckorna har jag mycket ofta kunnat Styrkor på jobbet."
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare.
En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här.
Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt personliga möte. Här är fyra beteendemässiga ankare som du kan reflektera över i ett kvartalsvis enskilt möte med din medarbetare.
⁉️ Humörkontroll (instämmer från 1-7): Ledarskapskvalitet
- "Jag är verkligen nöjd med min teamledare." #Jobbtillfredsställelse
- "Min teamledare zoomar regelbundet ut för att se den högre nivån Teamets målförklara strategin och visionen."
- "Min teamledare ifrågasätter saker på ett konstruktivt sätt." #Feedback #Ledarskap
- "Min teamledare föregår med gott exempel och visar vad han förväntar sig av oss som team." #Ledarskap
Så här ser den här undersökningen ut i Echometer:
Ladda ner mallen som utskriftsvänlig PDF
Förhandsgranskning: PDF-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskriftsvänlig PDF, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Word-dokument
Förhandsgranskning: En-till-en-möte Microsoft Word-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som ett Word-dokument, klicka bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera eller skriva ut mallen som du vill.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Docs
Förhandsgranskning: Google Docs mall för ett personligt möte
Om du vill redigera ovanstående mall som Google Docs klickar du bara på bilden nedan. Du kan sedan redigera mallen flexibelt genom att kopiera den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mallen som Google Sheets
Förhandsgranskning: Google Sheets mall för ett-till-ett-möte
Om du vill ha en mall för veckovisa incheckningar som ett redigerbart Google Sheet, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera mallen på ett flexibelt sätt och till exempel skriva ut den.
🚸 Observera: Du måste vara inloggad på Google för att kunna kopiera (och därmed redigera) mallen i menyn längst upp till vänster.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
Ladda ner mall som Excel eller XLXS
Förhandsgranskning: Excel- eller XLSX-mall
Om du vill ladda ner ovanstående mall som en utskrivbar eller redigerbar XLSX, klicka bara på bilden nedan. Då kan du redigera eller skriva ut mallen på ett flexibelt sätt.
Klicka på bilden för att öppna ⬇️
17 smarta frågor till din personliga intervju per kvartal
Nu bör du ha en bra grund att stå på inför ditt kvartalsvisa personliga möte.
Och ändå har jag fler tips till dig. För en sak är din agenda – den andra saken är kreativa frågor som du ställer mitt i ordstriden. Särskilt i kvartssamtal är det värt att ta ett fågelperspektiv – och följande lista med frågor hjälper dig att göra detta.
🧘♀️ Enskilda frågor med fokus på det positiva
- Om du kunde lägga till ett ansvarsområde eller en beslutsbefogenhet i din roll, vad skulle det vara?
- Vilken färdighet skulle ha störst inverkan på din personliga prestation om du behärskade den?
- Vilka nya saker har du lärt dig på sistone (privat eller professionellt)?
- När hjälpte du senast en annan medarbetare att utvecklas?
- Vilka är de 3 bästa sakerna du önskar för dig själv professionellt under de kommande 1-2 åren?
- När upplevde du senast ett tillstånd av flow på jobbet? Hur lätt är det för dig att komma in i flow?
- Vad skulle du kalla den informella roll som du har i teamet och varför? (t.ex. "chef för lycka")
- Vad inspirerar dig för närvarande? Vad ger dig energi just nu?
🦋 En-till-en-frågor om förbättringar
- Om du var VD för den här organisationen, vad skulle du göra annorlunda?
- Vad är det som tär på din energi?
- Vad saknar du för närvarande i ditt jobb?
- Om du kunde ändra på en sak i ditt jobb, vad skulle det vara?
- När tyckte du att det var svårt att byta sammanhang mellan olika arbetsuppgifter?
- När var senaste gången du bidrog till en processförbättring i vårt team?
- Om du kunde delegera ett av dina ansvarsområden till någon annan, vilket skulle det vara?
- Vilka saker sinkar dig eller hindrar dig regelbundet i ditt arbete?
- Vilken fråga skulle du ställa dig själv om du var din coach?
Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig.
Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog).
Ytterligare 15 mallar för enskilda möten (som Doc, PDF etc.)
Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare.
Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.
Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)
Slutsats: Dokumentmall för kvartalsvisa 1-till-1-möten
För det första, grattis: om du samvetsgrant genomför kvartalsvisa personliga möten med dina medarbetare tar du din ledarroll på större allvar än genomsnittet.
Den här texten får dock inte få dig att glömma en visdom: Det finns otaliga frågor du kan ställa till – men det viktigaste är att du skräddarsyr intervjun efter din medarbetare.
Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig i din dialog. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
