Kontinuerlig förbättring på det agila sättet

Kontinuerlig förbättring är en process där man ständigt letar efter sätt att vidareutveckla kvaliteten, effektiviteten och ändamålsenligheten hos produkter, tjänster, processer och rutiner. Processen bygger på idén att det alltid finns utrymme för förbättringar, oavsett hur bra man redan är.

Den agila strategin för kontinuerlig förbättring är ett tankesätt och en metod som tillämpar principerna för “agil programvaruutveckling” på den kontinuerliga förbättringsprocessen. Agil programvaruutveckling är ett förhållningssätt där samarbete med kunder och att reagera på förändringar är viktigare än att följa en fastställd plan.

Men strategierna för agil programvaruutveckling används nu även utanför programvaruutvecklingen för att förbättra en mängd olika team inom företag.

Den agila strategin för kontinuerlig förbättring omfattar:

• Dela upp stora förbättringsmål i små, hanterbara och mätbara uppgifter
• Prioritera de mest värdefulla och brådskande förbättringsuppgifterna baserat på kundfeedback och affärsbehov
• Tillhandahålla förbättringsuppgifter i korta iterationer eller “sprintar” som vanligtvis varar mellan en och fyra veckor
• Testa och validera resultaten av varje förbättringsuppgift med kunder och andra intressenter
• Granska och justera förbättringsprocessen baserat på feedback och resultat från varje iteration
• Stärka och engagera teammedlemmar att ta ansvar för förbättringsprocessen och att samarbeta med varandra och med kunder

En av de största fördelarna med den agila strategin för kontinuerlig förbättring är att du kan utnyttja teammedlemmarnas kollektiva visdom och kreativitet. Teammedlemmarna är de som känner till era produkter, tjänster, processer och rutiner bäst. Det är också de som oftast interagerar med kunder och intressenter. Därför är de bäst lämpade att identifiera förbättringsmöjligheter och utveckla idéer för förbättringar.

För att främja en kultur av ständiga förbättringar i ditt team kan du göra följande:

• Uppmuntra dina medarbetare att regelbundet dela med sig av sin feedback, sina förslag och insikter.
• Skapa en säker och stödjande miljö där teammedlemmarna kan uttrycka sina åsikter och farhågor utan rädsla för fördömande eller kritik
• Erkänna och belöna teammedlemmar som bidrar till förbättringsprocessen
• Ge dina teammedlemmar den tid, de resurser och det stöd de behöver för att genomföra sina förbättringsidéer.
• Involvera dina teammedlemmar i beslutsprocessen när det gäller prioriteringar och planer för förbättringar.

Verktyg och tekniker för kontinuerlig förbättring

Det finns många verktyg och tekniker som kan hjälpa dig att implementera den agila strategin för kontinuerlig förbättring. Några av de vanligaste är

• PDCA-cykeln (planera, göra, kontrollera, agera): En metod i fyra steg för att genomföra förändringar. Metoden omfattar planering av förändringen, genomförande av förändringen, granskning av resultaten och åtgärder utifrån de lärdomar som dragits.
• De 5 skälen (Whys): En teknik för att hitta orsaken till ett problem genom att fråga “varför” fem gånger tills man kommer till problemets kärna.
• Fiskbensdiagrammet: Ett visuellt verktyg för att identifiera och analysera de möjliga orsakerna till ett problem. Det liknar ett fiskskelett med en problemformulering som huvud och olika kategorier av orsaker som ben.
• Pareto-diagrammet: Ett grafiskt verktyg som visar frekvensen eller effekten av olika faktorer eller problem. Det hjälper dig att identifiera 20% av faktorer eller problem som orsakar 80% av effekter eller problem.
• SMART-kriterierna: En uppsättning kriterier för att fastställa specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål.
• Kanban-tavlan: Ett visuellt verktyg för hantering av arbetsflöden. Det består av en tavla med kolumner som representerar olika arbetssteg och kort som representerar enskilda uppgifter. Det hjälper dig att spåra framsteg, identifiera flaskhalsar och begränsa pågående arbete.
• Retrospektiv: Ett möte i slutet av varje iteration eller sprint där teammedlemmarna reflekterar över vad som gick bra, vad som gick fel och vad som kan förbättras.

Feedbackloopen för kontinuerlig förbättring är en cykel där man samlar in, analyserar och agerar på feedback från kunder, intressenter och teammedlemmar. Denna cykel är viktig för att säkerställa att ert förbättringsarbete ligger i linje med kundernas behov och förväntningar samt med verksamhetens mål och strategier.

Återkopplingsslingan för kontinuerlig förbättring omfattar följande:

• Inhämtande av feedback från kunder, intressenter och medarbetare genom olika kanaler, t.ex. enkäter, intervjuer, utvärderingar, kommentarer, klagomål, förslag osv.
• Analys av återkopplingsdata med kvantitativa och kvalitativa metoder såsom statistik, sentimentanalys, textutvinning etc.
• Identifiering av mönster, trender, luckor, styrkor, svagheter, möjligheter, hot och insikter från feedbackdata.
• Prioritering av återkoppling-element baserat på deras värde och angelägenhetsgrad
• Kommunikation av feedbackresultat till kunder, intressenter och teammedlemmar
• Implementering av återkoppling-element som förbättringsuppgifter i iterationer eller sprintar.
• Mätning av effekterna feedbackelementens inverkan på kundtillfredsställelse, lojalitet och kvarhållande av kunder samt på affärsresultat, tillväxt och lönsamhet

Övningar i kontinuerlig förbättring

Övningar i kontinuerlig förbättring är aktiviteter som hjälper dig att öva och förbättra dina färdigheter i att tillämpa den agila strategin för kontinuerlig förbättring. Du kan göra dem individuellt eller i grupp, online eller offline, formellt eller informellt.
Vi själva använder tvåveckors retrospektiv för att göra de flesta av dessa övningar tillsammans som ett team.

Några exempel på övningar för kontinuerlig förbättring är

• Stopp-Start-Fortsätt-RetroEtt enkelt och effektivt sätt att ta reda på vad du och ditt team bör sluta med, börja med och fortsätta med för att förbättra ert arbete. Du kan använda den här övningen i slutet av varje iteration eller sprint.
• SWOT-analysEtt strategiskt verktyg för att bedöma styrkor, svagheter, möjligheter och hot för era produkter, tjänster, processer eller förfaranden. Du kan använda denna övning för att identifiera förbättringsområden och handlingsplaner.
• Brainstorming-sessionenEn kreativ teknik för att utveckla ett stort antal idéer på kort tid. Du kan använda denna övning för att hitta idéer till förbättringar eller lösningar på problem. Du kan använda olika metoder för att stimulera din kreativitet, t.ex. mindmapping, ordassociationer, slumpmässig input osv.
• Tekniken med poängröstningEtt enkelt och demokratiskt sätt att prioritera idéer eller uppgifter. Du kan använda den här övningen för att välja ut de mest värdefulla och brådskande förbättringsåtgärderna från en lista med alternativ. Varje deltagare får ett antal poäng (vanligtvis tre) att fördela mellan alternativen enligt sina preferenser.

Vi använder många av dessa metoder i våra retrospektiv. Om du vill veta mer om vår retrospektiva agenda kan du göra det här: Våra retrospektiva mallar

Kontinuerlig förbättringsgranskning är en process för att utvärdera resultaten och utfallet av dina förbättringsinsatser. Detta är viktigt för att mäta dina framsteg, lära dig av dina framgångar och misslyckanden och fira dina framgångar.

Granskningen av kontinuerlig förbättring omfattar:

• Jämförelse av faktiska resultat med förväntade resultat
• Identifiera viktiga resultatindikatorer (KPI:er) som mäter effektiviteten i ert förbättringsarbete.
• Beräkna avkastningen på investeringen (ROI eller ROTI) av dina förbättringsinsatser
• Analysera de faktorer som har bidragit till eller hindrat ert förbättringsarbete.
• Dokumentera lärdomar och bästa praxis från ert förbättringsarbete
• Dela med sig av resultat och utfall till kunder, intressenter och teammedlemmar
• Erkänna och belöna teammedlemmar som har bidragit till förbättringsåtgärderna
• Fira milstolparna och resultaten av ert förbättringsarbete

Kontinuerlig förbättring på det agila sättet

Planera för implementering av kontinuerlig förbättring Implementeringsplanen för kontinuerlig förbättring är en plan som beskriver de steg och åtgärder du måste vidta för att genomföra dina förbättringsuppgifter. Det är en färdplan som leder dig från din nuvarande situation till dina mål. Planen för implementering av kontinuerlig förbättring bör innehålla följande

• Förbättringsmål och målsättningar
• Förbättringsuppgifter och deluppgifter
• Teammedlemmarnas roller och ansvarsområden
• De resurser och verktyg som behövs för varje uppgift
• Tidsplan och milstolpar för varje uppgift
• Risker och utmaningar för varje uppgift
• Beredskapsplaner för varje uppgift

Mål för kontinuerlig förbättring

Målen för kontinuerlig förbättring är de önskade resultaten av era förbättringsinsatser. Det är vad ditt team vill uppnå genom att förbättra era produkter, tjänster, processer eller rutiner. Målen för kontinuerlig förbättring är idealiskt sett:

• i linje med kundernas behov och förväntningar samt med företagets mål och strategier
• Specifik, mätbar, uppnåelig, relevant och tidsbestämd (SMART)
• utmanande men realistiskt (110%-principen)
• Motiverande och stimulerande
• Tydligt kommunicerad till alla intressenter (kunder, intressenter och teammedlemmar)

Slutsats

Kontinuerlig förbättring är inte ett slutmål. Det är en pågående resa som kräver din ständiga uppmärksamhet, ansträngning och justeringar. Genom att anta den agila strategin för ständiga förbättringar kan du göra ständiga förbättringar till en del av ditt dagliga arbete. Du kan också dra nytta av fördelarna med ständiga förbättringar, t.ex. ökad kundnöjdhet, lojalitet och kundlojalitet samt förbättrad teamprestanda.