Om Sherlock Holmes var ledare för ett team, vad skulle han då göra? Ja, just det, det stämmer. Han skulle göra sig till åtlöje genom att bära sin Deerstalker-mössa på kontoret och i onlinesamtal. Men det är inte det jag menar.
Sherlock Holmes är mycket intelligent, så han skulle snabbt komma fram till en uppenbar slutsats: Relationen och kommunikationen med hans medarbetare är en av de viktigaste faktorerna för att teamet ska lyckas. Och det finns ett särskilt möte som är utformat för att göra just detta: det personliga mötet med kollegorna (för vilket det finns några professionella mallar, men mer om det om en stund).
Så, Sherlock, sätter du redan ett lämpligt värde på 1-till-1-konversationer? Eller tillhör dina en-till-en-samtal de 52% som nämns i citatet nedan? Oavsett vilket kommer den här texten att hjälpa dig att ta dina en-till-en-konversationer till nästa nivå. I synnerhet kommer våra kostnadsfria exempelmallar och exempelagendor för en-till-en-samtal att hjälpa dig.
"52% av medarbetarna tappar uppmärksamheten på möten under de första 30 minuterna".
Mål och syfte med enskilda möten
Som redan nämnts ovan har personliga möten olika syften. Ur ett fågelperspektiv handlar det helt enkelt om att leda medarbetarna i en personlig dialog (med eller utan en professionell mall för 1 till 1-möten).
Om jag leder dåligt kommer mina bästa medarbetare i värsta fall att säga upp sig utan att jag är förberedd på det. En annan konsekvens skulle vara att teamets mål missas eftersom teammedlemmarnas aktiviteter inte är harmoniserade. Båda skulle kasta ett extremt dåligt ljus på mina kompetenser som chef eller ledare. Så här är vi framme vid det första målet för bra personliga möten (dåliga personliga möten tenderar att leda till den reaktion som du ser på följande bild...).
Utifrån detta är det första målet med enskilda möten att bygga upp en god, förtroendefull och respektfull relation med mina medarbetare. Först då kommer konflikter och spänningar att kunna kommuniceras öppet till mig. Det är också det enda sättet för mig att uppfylla min roll som tjänande ledare eller coach och hjälpa medarbetarna att utvecklas ytterligare. Bra en-till-en-mallar, oavsett om de är tryckta eller digitala, kan naturligtvis hjälpa till med detta.
Inte i alla personliga möten, men i många. Det andra huvudsyftet med regelbundna personliga möten är att säkerställa att mina teammedlemmars aktiviteter eller uppgifter utförs på rätt sätt. I vilken utsträckning jag behöver ingripa här beror i hög grad på mognadsnivån hos min direktrapporterande medarbetare. I princip kan dock det personliga mötet (virtuellt eller på kontoret) vara ett bra tillfälle att lösa blockeringar i aktuella uppgifter, att utmana och att hänvisa till teamkollegor på rätt ställen för att stärka kommunikationen inom teamet.
Här vill jag ge dig ett konkret tips som hjälper dig att uppnå målet med bra enskilda samtal: anpassa det till din närmaste medarbetare. Vissa människor vill till exempel ha mer feedback, medan andra vill ha mer vägledning i förhållande till sina nuvarande aktiviteter. Det kan man också se i statistiken om Generation Z, till exempel.
"76% av de anställda i Generation Z vill ha fler möjligheter att lära sig och tillämpa nya färdigheter."
Innan vi går in på våra gratis utskrivbara mallar, exempel på dagordningar, exempel och frågor för enskilda samtal, vill jag ge dig några kritiska tankeställare.
Varför du inte bör använda (utskrivbara) 1-till-1-mallar
När chefer ber mig om en mall eller ett exempel på en agenda för personliga möten blir jag försiktig. Vad är det egentligen de vill uppnå? Därför vill jag göra en kort checklista över vad som kännetecknar bra och dåliga one-to-one-möten:
Kännetecken för bra 1-till-1-samtal:
- Samtalen är fulla av energi
- Regelbundna stunder av framgång eller tillfredsställelse när uppgifter har slutförts
- Mätbara förbättringar av kompetensen (t.ex. genom enkäter)
- Ibland är man lite nervös inför dessa samtal (till exempel för att man vill dela med sig av konstruktiv feedback).
- Båda dialogpartnerna följer regelbundet upp med
Kännetecken för dåliga 1-till-1-samtal:
- Efter småpratet finns det inga fler ämnen
- 1-till-1 flyttas
- Du har glömt namnen på dina medarbetares två barn igen
- 1 till 1 är inte förberett av någon av sidorna
Min poäng är: Tror du att du gör dina 1 till 1-möten bättre genom att använda samma mall eller agenda för varje möte och för varje teammedlem? Jag hoppas inte det.
Det är bättre om du anpassar båda i varje enskilt fall. Jag rekommenderar därför att du använder olika mallar eller formulär för just din situation för att uppnå ovanstående mål: energiska, produktiva 1:1-samtal. De utskrivbara mallarna nedan kan hjälpa dig att göra just det.
För övrigt kommer innehållet i mallarna från Echometer-programvaran för 1-till-1-samtal. Så om du vill göra det särskilt enkelt för dig själv är det bara att prova vårt verktyg gratis.
Mallfrågor: Hur inleder du det enskilda mötet med medarbetarna?
När det gäller frågan "Hur man startar ett en-till-en-möte med anställda" kan jag hänvisa dig till ovanstående: För att ärligt kunna höra dina medarbetares åsikter behöver du ha en bra relation med dem. En god relation bidrar till att skapa förutsättningar för bra enskilda samtal: En avslappnad samtalsatmosfär.
Oavsett om man är junior eller senior blir direktrapporterande medarbetare ofta nervösa när de ska prata med sin egen chef personligen. De har inställningen: "Säg inte fel sak". Denna attityd är naturligtvis ett gift för ett bra samtal och en avslappnad atmosfär. Det är en dålig grund för en bra agenda för ett personligt möte.
Det är här ett litet trick eller tips för bra möten mellan två personer kommer in i bilden: isbrytare för möten, dvs. frågor som bryter isen i samtalet och minskar nervositeten hos din närmaste medarbetare. Här är några förslag på bra och roliga isbrytare för en-till-en-möten:
Att börja: ett enskilt möte för att bryta isen
- Hur har din dag/vecka sett ut hittills?
- Hur mår du just nu, på en skala från 1 (dåligt) till 10 (bra)?
- Har du gjort eller planerat något spännande i helgen?
- Finns det någon bok, film eller serie som du skulle vilja rekommendera?
- Hur ser vädret ut där du är: soligt, stormigt, regnigt, dimmigt, molnigt?
- Om du kunde få en sak gjord omedelbart idag, vad skulle det vara?
- Finns det något som du har varit särskilt nöjd med på sistone?
Bra mallar för enskilda möten
Låt oss äntligen komma till mitten av denna artikel – de utskrivbara mallarna för en-till-en-möten för möten ansikte mot ansikte.
Först och främst: Du kan naturligtvis också anpassa de kostnadsfria mallarna och formulären till ditt språk på tyska, spanska, nederländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. Ändra bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
Så låt oss komma igång med en standardmall för vecko- eller månadsmöten mellan två personer.
Typiska ämnen i enskilda möten
Baserat på de kostnadsfria professionella mallarna och formulären ovan kan du naturligtvis också förutse vilka de typiska ämnena i enskilda medarbetarsamtal är. Det kan du använda för att förbereda dig mentalt på eventuella svåra frågor.
Här är några exempel på typiska ämnen och frågor som kan komma från dina medarbetare vid ett personligt möte. Det här är naturligtvis teoretiska scenarier – du har tur om dina teammedlemmar alla skulle ta upp dessa ämnen så aktivt på dagordningen. Det skulle i alla fall vara till hjälp:
Exempel på ämnen och frågor från medarbetare i 1-till-1-möten
- Reflektera över prioriteringar
- Möjligt ämne: "Jag är inte säker på om jag ska fokusera på uppgift A eller B – Vilken prioritet tycker du har företräde?"
- Inriktning: Vad gör ett bra arbete
- Möjligt ämne: "Hur kan vi se till att mitt arbete uppfyller intressenternas förväntningar? Finns det några konkreta exempel på hur ni uppmärksammar "bra arbete"?"
- Ge feedback
- Möjligt ämne: "Jag skulle vilja veta vad du tyckte om min presentation i den senaste produktdemonstrationen för kunden –, finns det något jag kan förbättra?"
- Utmaningar och blockeringar
- Möjligt ämne: "Jag har problem med att få stöd från marknadsföringsteamet, vilket försenar mitt projekt. Kan du hjälpa mig att reda ut det här?"
- Personlig utveckling och karriärmål
- Möjligt ämne: "Jag är intresserad av det nya projektet i Backend Software Team –, tror du att jag har rätt kompetens för det, eller finns det något jag borde lära mig först?"
- Arbetsbelastning och välbefinnande
- Möjligt ämne: "Jag har en känsla av att den nuvarande arbetsbelastningen inte är genomförbar utan att kompromissa med kvaliteten – kan vi prata om hur vi kan anpassa detta?"
- Idéer och innovationer
- Möjligt ämne: "Jag har en idé om hur vi kan göra process Z mer effektiv – kan vi diskutera detta kort för att se om det är vettigt?"
- Relationer inom teamet
- Möjligt ämne: "Jag märker att kommunikationen med min kollega Max ibland är svår – har du några idéer om hur jag skulle kunna hantera detta bättre?"
- Behov av stöd
- Möjligt ämne: "Jag behöver mer information om målen för projekt –. Kan du berätta vad slutsyftet är eller vem jag kan prata med om det?"
- En blick in i framtiden
- Möjligt ämne: "Vilka viktiga projekt eller förändringar är på gång som jag bör förbereda mig för?"
Känner du dig nu bättre förberedd inför nästa personliga medarbetarsamtal? Om inte, så har jag bifogat en FAQ nedan om det behövs. Men låt oss nu dra en preliminär slutsats.
Slutsats - Bra mallar för enskilda möten
Individuella möten är ett oumbärligt verktyg för alla chefer som värdesätter ett effektivt och uppskattande samarbete. Den här artikeln har inte bara visat hur viktiga sådana möten är för teamutveckling och företagets framgång, utan erbjuder också praktiska kostnadsfria mallar, exempel på dagordningar, frågor och isbrytare för att förbättra kvaliteten på dessa möten.
Nyckeln till framgångsrika enskilda möten ligger i att anpassa dem till varje enskild teammedlems behov. I stället för att förlita sig på rigida mallar som kan skrivas ut bör du organisera möten på ett flexibelt sätt för att diskutera operativa utmaningar och stärka relationerna.
Oavsett om det handlar om prioritering, feedback eller personlig utveckling – kommer de metoder som presenteras här att hjälpa dig att ha energiska och produktiva samtal. Använd tipsen för att ta bort blockeringar, bygga förtroende och förverkliga dina medarbetares fulla potential. Det kommer inte bara att göra ditt team mer effektivt, utan också mer motiverat och nöjt.
FAQ - Vanliga frågor och svar
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
"52% av medarbetarna tappar uppmärksamheten på möten under de första 30 minuterna".
Bra mallar för enskilda möten
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
Bra mallar för enskilda möten
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
"52% av medarbetarna tappar uppmärksamheten på möten under de första 30 minuterna".
Bra mallar för enskilda möten
Bra mallar för enskilda möten
Bra mallar för enskilda möten
Bra mallar för enskilda möten
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
Låt oss äntligen komma till centrum för den här artikeln – mallarna för en-till-en-möten.
Du kan naturligtvis också anpassa mallen till ditt språk på tyska, spanska, holländska, franska eller portugisiska, finska, svenska. För att göra detta ändrar du bara språk i det övre högra hörnet på vår webbplats så visas mallen på ditt språk.
Exempel på personliga inbjudningar till medarbetare för 1-mot-1-möten
Men om anledningen till ditt regelbundna medarbetarsamtal är av individuell karaktär bör du också ange detta i inbjudan och kanske till och med i ämnesraden. Här är några exempel och mallar på hur detta kan se ut i inbjudan eller förfrågan via e-post.
Exempel på mall 1: E-postinbjudan till enskilda möten med nyanställda
En vanlig anledning till att starta en ny serie 1-mot-1-möten är att nya kollegor ska introduceras och bekanta sig med varandra. I det här scenariot är följande text eller mall lämplig för e-postinbjudan: Hej [namn på anställd],
Välkommen till teamet! Jag hoppas att du redan nu känner att du är i goda händer hos oss och att du har fått dina första positiva intryck.
För att ge dig bästa möjliga stöd under din introduktionsperiod skulle jag vilja införa regelbundna 1:1-möten med dig. Dessa möten ger dig en plattform för att klargöra dina frågor, prata om dina framsteg och eventuella utmaningar och hjälpa dig att komma till rätta hos oss.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga till datumserien i våra kalendrar.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar om förberedelserna inför 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [länk].
Jag ser fram emot att lära känna dig ännu bättre och att få arbeta med dig!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Innan vi går vidare vill jag ge dig ett snabbt tips på hur du själv kan ta det personliga mötet till en ny nivå: Med vår programvara för 1-1-möten Echometer.
Våra interaktiva samtalsmallar kommer inte bara att göra ditt samtal roligare och mer produktivt, utan effektiva åtgärder kommer plötsligt att komma upp på bordet organiskt. Prova, till exempel genom att helt enkelt testa mallen nedan:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Kommunikation
Var ser du ditt team: Hur fördelas bidragen?
Var ser du dig själv? Vilken roll spelar du, beroende på mötet?
Vad skulle vara ett första steg för att se till att bidragen fördelas jämnare inom teamet?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Misslyckas framåt
När hade du senast en känsla av att du hade gjort ett misstag med något?
Hur reagerade du på detta misstag?
Vad skulle vara en konstruktiv syn på detta "misstag"?
Vilka är de nästa viktiga misstagen du behöver göra för att komma närmare dina mål?
Verktygsmall för 1:1-möten: Lär av de bästa
Vem i ditt team ser du upp till och varför?
Vad är det du vill lära dig när du tänker på dina kollegor i och utanför bolaget?
Ta kontakt med de personer som du vill lära dig av.
Verktyg för 1:1-möten Mall: Konflikttyper
Nämn en konflikt som du nyligen haft i ditt team.
Ta en titt på de 5 olika konfliktstilarna: Kan ditt beteende och din attityd klassificeras enligt en eller flera av konfliktstilarna?
Hur kunde du ha hanterat konflikten på ett bättre sätt?
Det kan vara särskilt känsligt om anledningen till 1 till 1-mötet eller utvecklingssamtalet är medarbetarens prestationsproblem. Följande exempel på en e-posttext bör förmodligen anpassas till situationen:
Inte bara prestationsproblem utan även regelbundna konflikter och kommunikationsproblem kan vara skäl att införa 1:1-möten eller regelbundna utvecklingssamtal. Följande exempel eller mall för e-postinbjudan tar upp detta direkt:
Slutsats - Saknar du fortfarande något för att förbereda dig inför din 1:1?
Den här texten har förhoppningsvis gett dig en bra känsla för vad som kan ingå i en e-postförfrågan om ett regelbundet 1-1-möte. Vi har också gett dig några exempel och mallar för ämnesraden som kan vara till hjälp.
Om du är lite mer kreativ och vill ha ett ovanligt namn på din serie med one-to-one-möten kan du hitta några exempel på detta i vår blogg.
Har du en känsla av att du kan få ut ännu mer av dina personliga möten? Då kan vår programvara för 1 till 1-möten Echometer hjälpa dig. Med våra interaktiva mötesmallar blir ditt möte inte bara roligare och mer produktivt, utan effektiva åtgärder kommer plötsligt att dyka upp organiskt på bordet. Ge det ett försök, till exempel genom att helt enkelt prova mallen nedan:
1:1 Mötesverktyg Mall: Stämning som väder
- Om du skulle beskriva ditt känslomässiga tillstånd som vädret, hur är vädret i ditt projekt eller dina arbetsuppgifter just nu?
Hur är vädret i förhållande till din arbetsgivare, ditt privatliv och ditt privatliv?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Kommunikation
Var ser du ditt team: Hur fördelas bidragen?
Var ser du dig själv? Vilken roll spelar du, beroende på mötet?
Vad skulle vara ett första steg för att se till att bidragen fördelas jämnare inom teamet?
Verktyg för 1:1-möten Mall: Misslyckas framåt
När hade du senast en känsla av att du hade gjort ett misstag med något?
Hur reagerade du på detta misstag?
Vad skulle vara en konstruktiv syn på detta "misstag"?
Vilka är de nästa viktiga misstagen du behöver göra för att komma närmare dina mål?
Verktygsmall för 1:1-möten: Lär av de bästa
Vem i ditt team ser du upp till och varför?
Vad är det du vill lära dig när du tänker på dina kollegor i och utanför bolaget?
Ta kontakt med de personer som du vill lära dig av.
Verktyg för 1:1-möten Mall: Konflikttyper
Nämn en konflikt som du nyligen haft i ditt team.
Ta en titt på de 5 olika konfliktstilarna: Kan ditt beteende och din attityd klassificeras enligt en eller flera av konfliktstilarna?
Hur kunde du ha hanterat konflikten på ett bättre sätt?
