3 tips: Hoe voer je een goede retrospectieve uit!

Retrospectives zijn een van de meest effectieve methoden om een agile team te ondersteunen. Maar wat een goede retrospective maakt, lijkt vaak niet zo triviaal.
Veel teamleiders of Scrum Masters proberen variatie in de retrospectieve te brengen door de retrospectieve technieken te veranderen. Maar er is meer om rekening mee te houden om een succesvolle retro te houden.

Maak je geen zorgen, in dit artikel wil ik je ook eersteklas retrospectieve ideeën geven die je zeker nog niet eerder hebt gezien, maar eerst wil ik ingaan op enkele andere feiten als het gaat om het uitvoeren van een succesvolle retrospectieve:

Ook al worden retrospectieve methoden altijd bezworen, er zijn veel belangrijkere hefbomen dan het variëren van de vragen. Dit is waar het concept van set & setting om de hoek komt kijken. Ook al komt dit concept eigenlijk uit een andere context, het is net zo goed toepasbaar op retrospectives.
Wat achter dit concept schuilgaat is relatief eenvoudig: een goede retro kan alleen slagen als het decor en de setting goed gekozen zijn.

• Set = MindSet (de instelling van de mensen)
• Setting = omstandigheden (de voorbereiding en omstandigheden van de retrospectieve) 

Als een retro goed gepland is en de deelnemers in een goede stemming zijn en zin hebben om de retro bij te wonen, dan kan een retro alleen maar een succes worden. De juiste retrovragen zijn slechts de kroon op het werk.

De optimale omstandigheden (setting) creëren

Het creëren van de perfecte setting voor een retrospectief vereist een zorgvuldige voorbereiding.

Het woord “voorbereiding” alleen al kan vaak mijn motivatie temperen.

De volgende punten vond ik daarom bijzonder belangrijk voor een ideaal planningsproces:

• Het moet tijdsefficiënt zijn – idealiter duurt het maar 1-5 minuten.
• Het moet zo ongecompliceerd zijn dat ik het moeiteloos aankan, zelfs op mijn moeilijkste dagen.
• Hij moet een constant hoge kwaliteit van de retrospectieven garanderen.

Om aan deze essentiële eisen te voldoen, hebben we een gestroomlijnd proces opgezet:

De teamleider of Scrum Master selecteert 1-2 dagen voor de retrospective het juiste retrospectiefsjabloon, dat kant-en-klare ijsbrekers, vragen over de gezondheid van het team (health check) en de retrospective zelf – bevat, die allemaal naar wens kunnen worden aangepast.

De voorbereiding kan dan met een simpele klik per e-mail naar het hele team worden verspreid.

Dit betekent dat elk lid van tevoren de focus van de retrospectieve kent en dat antwoorden op de vragen van tevoren kunnen worden ingediend zonder onder druk te staan tijdens de vergadering. Dit bevordert niet alleen de kwaliteit van de antwoorden en dus de retrospectives, maar vereenvoudigt ook de planning ervan aanzienlijk.

De perfecte sfeer creëren (set)

Als je de ideale voorbereidingen voor de retro hebt getroffen, is het tijd om aan de slag te gaan. Tijdens de retrobijeenkomst zelf is het essentieel dat er een goede sfeer heerst en dat er een hoge mate van betrokkenheid is in het team.

Ik vermoed dat iedereen die al aan meer dan tien retrospectieven heeft deelgenomen, het gevoel kent wanneer een retro lusteloos is. Je hebt het gevoel dat het een gevecht is om vooruitgang te boeken en dat de tijd meer wordt uitgezeten dan benut. - Daarom is ook de term “Zombie-Scrum” ontstaan.

We willen natuurlijk ook bij de “Set” een mechanisme vinden dat in korte tijd alle teamleden activeert en bij het gebeuren betrekt.

Precies hiervoor gebruiken we een zogenaamde ijsbreker. Dit is een check-in vraag die helemaal aan het begin van een retro wordt gesteld. Deze kan zo simpel zijn als: “Welke van deze afbeeldingen beschrijft jouw week het beste?”.

Het doel van deze ijsbreker is, zoals de naam al zegt, om het ijs te breken van de deelnemers aan de terugblik. Het gaat niet om de inhoudelijke meerwaarde van de vraag.

Het gaat er meer om dat iedereen aan het begin van de retro één keer het woord neemt en even glimlacht. Als dit eenmaal gebeurd is, zal de retro veel beter lopen, alleen al vanwege de paar minuten die erin geïnvesteerd zijn.

Dit is precies de reden waarom we de ijsbreker of check-in vraag standaard hebben opgenomen in al onze retro templates in Echometer.

Retrospectieve technieken die alles hebben

Zodra de juiste set en setting zijn gecreëerd, is de keuze van retrospectieve technieken en methoden cruciaal. De gekozen vraagsjablonen bepalen de thematische breedte en diepte die in een retrospectief kan worden bereikt.

Hoewel klassieke methoden zoals de goed-slecht of DAKI retrospectieve gerechtvaardigd zijn, vind ik ze vaak te eendimensionaal. Ze richten zich vooral op het evalueren van wat goed ging, wat beter kan en of er veranderingen nodig zijn.

Natuurlijk is dit een effectieve aanpak die de basispijlers van teamsucces – geen wonder dat het zo wijdverbreid is.
Maar met regelmatige retrospectieven is het de moeite waard om eens buiten de gebaande paden te kijken. Anders loop je het risico dat de routine eentonig wordt en het team zijn betrokkenheid verliest.

Dit probleem heb ik vooral vastgesteld bij teams met een hogere agile volwassenheid. Als je meer wilt weten over het thema “Agile volwassenheid”, kun je dat hier doen: Meet het agile volwassenheidsniveau: Incl. Agile volwassenheidscheck

Met dit in gedachten heb ik mijn top 6 samengesteld van onconventionele retrospectieve methoden. Deze minder bekende benaderingen kunnen een frisse wind laten waaien door de routine en nieuwe perspectieven bieden op teamwerk:

Vanwege de enorme kostenbesparingen die veel bedrijven momenteel realiseren, wint het thema “Agile Delivery” steeds meer aan betekenis. Controleer met deze retro hoe jouw team in dit opzicht is opgesteld.

Als je meer wilt weten over dit populaire onderwerp, bekijk dan dit artikel: Vergroot je wendbaarheid in 2024

⚙️ Agile Delivery Retrospectief

Health Check vragen (schaal)

We doen dingen heel snel. Geen wachttijden, geen vertragingen.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

We kunnen precies inschatten wat we in een bepaalde cyclus en met de gegeven middelen kunnen leveren.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Onze sprintresultaten hoeven na de sprint niet opnieuw te worden bewerkt om te worden opgeleverd.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

We beperken ons 'werk in uitvoering' om altijd gefocust te zijn.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Wanneer heeft onze werkwijze geleid tot een suboptimale workflow? (bijv. onduidelijke, ongeschikte of niet-nageleefde richtlijnen)

Wanneer heeft onze manier van werken goed gewerkt?

Wat waren recente voorbeelden van een increment dat niet werkte/opleverbaar was aan het einde van de sprint?

Open deze retro nu

De huidige uitdagingen vereisen uitzonderlijk teamwerk. Controleer of je team samenwerkt met deze retro:

🤝Retro voor het Bespreken en Definiëren van Team Commitmenten

Health Check vragen (schaal)

In het team delen we een gemeenschappelijk begrip van wat "goed werk" is.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Omgaan met tegenstrijdige prioriteiten: "Als ik tegenstrijdige prioriteiten opmerk, dan ...

Blokkades communiceren: 'Als ik vastloop op een taak, deel ik dat door ...'

Omgaan met conflicten: "Als ik merk dat er een conflict ontstaat in ons team, dan ...

Open deze retro nu

Vooral in moeilijke tijden is een conflictarme samenwerking cruciaal. Daarvoor moeten echter ook allen de moed hebben om over pijnpunten te spreken, voordat ze uit de hand lopen. De zekerheid hebben in het team om je altijd te kunnen uiten, wordt ook wel “psychologische veiligheid” genoemd. Kijk hoe het met dit thema bij jullie staat:

🛟 Retro voor Psychologische Veiligheid

Health Check vragen (schaal)

Ik krijg regelmatig nuttige feedback over hoe goed ik presteer en hoe ik me kan verbeteren.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Als iemand in ons team fouten maakt, wordt hij of zij daar niet op afgerekend.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In ons team mag je soms iets niet weten.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In conflicten praten we over de zaak waar het om gaat, zodat niemand zich persoonlijk aangevallen of veroordeeld voelt.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Waar willen we het nog meer over hebben?

Open deze retro nu

Moeilijke tijden belasten ook de persoonlijke batterijen. Het is nu extra belangrijk om het energieniveau van het team in de gaten te houden:

🪫Batterij Retro

Hoe vol is jouw persoonlijke batterij in procenten op dit moment?

Wat heeft je batterij onlangs leeggemaakt?

Wat heeft je batterij onlangs opgeladen?

Wat zou jou helpen om de komende weken energie te besparen?

Open deze retro nu

In snel veranderende omgevingen moet je niet alleen nadenken over wat er is gebeurd, maar ook een blik durven werpen in het onbekende. Hoe wil je in de toekomst handelen?

🔮 Futurespectief

Wat is de belangrijkste mijlpaal die je ons als team wilt zien bereiken in de komende week(en)?

Op welke hindernis moeten we ons de komende weken concentreren?

Waar zou je vooral dankbaar voor zijn in de komende week(en)?

Open deze retro nu

De tijd van geld in overvloed is voorbij. Dit leidt vaak tot nieuwe knelpunten waaraan het werk zich moet aanpassen:

🔮 Futurespectief

Onze bottleneck: Wat is het kritieke onderdeel in onze structuren en processen dat bepaalt hoeveel we als team kunnen bereiken?

Welke opties zijn er om dit ene knelpunt uit de weg te ruimen?

Open deze retro nu

Conclusie - Hoe voer je een goede retrospectieve uit!

Al met al kan gezegd worden dat een goede retrospectieve een goede inzet en een goede voorbereiding vereist.
Als je voor deze twee aspecten hebt gezorgd, kun je het geheel afronden met de juiste retrospectieve techniek.

Als je nu een van onze meer dan 50 retrospectiefsjablonen wilt uitproberen, test dan de tool “Echometer” eens gratis uit!