Retrospectives zijn een van de meest effectieve methoden om een agile team te ondersteunen. Maar wat een goede retrospective maakt, lijkt vaak niet zo triviaal.
Veel teamleiders of Scrum Masters proberen variatie in de retrospectieve te brengen door de retrospectieve technieken te veranderen. Maar er is meer om rekening mee te houden om een succesvolle retro te houden.
Maak je geen zorgen, in dit artikel wil ik je ook eersteklas retrospectieve ideeën geven die je zeker nog niet eerder hebt gezien, maar eerst wil ik ingaan op enkele andere feiten als het gaat om het uitvoeren van een succesvolle retrospectieve:
Hoe voer je een goede retrospectieve uit?
Wat maakt een goede terugblik - set & setting
Ook al worden retrospectieve methoden altijd bezworen, er zijn veel belangrijkere hefbomen dan het variëren van de vragen. Dit is waar het concept van set & setting om de hoek komt kijken. Ook al komt dit concept eigenlijk uit een andere context, het is net zo goed toepasbaar op retrospectives.
Wat achter dit concept schuilgaat is relatief eenvoudig: een goede retro kan alleen slagen als het decor en de setting goed gekozen zijn.
- Set = MindSet (de instelling van de mensen)
- Setting = omstandigheden (de voorbereiding en omstandigheden van de retrospectieve)
Als een retro goed gepland is en de deelnemers in een goede stemming zijn en zin hebben om de retro bij te wonen, dan kan een retro alleen maar een succes worden. De juiste retrovragen zijn slechts de kroon op het werk.
De optimale omstandigheden (setting) creëren
Het creëren van de perfecte setting voor een retrospectief vereist een zorgvuldige voorbereiding.
Maar het woord "voorbereiding" alleen al kan mijn motivatie vaak temperen.
De volgende punten vond ik daarom bijzonder belangrijk voor een ideaal planningsproces:
- Het moet tijdsefficiënt zijn – idealiter duurt het maar 1-5 minuten.
- Het moet zo ongecompliceerd zijn dat ik het moeiteloos aankan, zelfs op mijn moeilijkste dagen.
- Hij moet een constant hoge kwaliteit van de retrospectieven garanderen.
Om aan deze essentiële eisen te voldoen, hebben we een gestroomlijnd proces opgezet:
De teamleider of Scrum Master selecteert 1-2 dagen voor de retrospective het juiste retrospectiefsjabloon, dat kant-en-klare ijsbrekers, vragen over de gezondheid van het team (health check) en de retrospective zelf – bevat, die allemaal naar wens kunnen worden aangepast.
De voorbereiding kan dan met een simpele klik per e-mail naar het hele team worden verspreid.
Dit betekent dat elk lid van tevoren de focus van de retrospectieve kent en dat antwoorden op de vragen van tevoren kunnen worden ingediend zonder onder druk te staan tijdens de vergadering. Dit bevordert niet alleen de kwaliteit van de antwoorden en dus de retrospectives, maar vereenvoudigt ook de planning ervan aanzienlijk.
De perfecte sfeer creëren (set)
Als je de ideale voorbereidingen voor de retro hebt getroffen, is het tijd om aan de slag te gaan. Tijdens de retrobijeenkomst zelf is het essentieel dat er een goede sfeer heerst en dat er een hoge mate van betrokkenheid is in het team.
Ik vermoed dat iedereen die heeft deelgenomen aan meer dan tien retrospectives het gevoel kent wanneer een retro slaapverwekkend is. Je krijgt het gevoel dat het een strijd is om vooruitgang te boeken en dat er tijd wordt verspild in plaats van gebruikt. – Daarom is de term "zombie scrum" ingeburgerd.
Natuurlijk willen we ook een mechanisme voor de "set" vinden dat alle teamleden snel activeert en bij de actie betrekt.
Dit is precies waarom we een ijsbreker gebruiken. Dit is een check-in vraag die helemaal aan het begin van een retro wordt gesteld. Het kan zo simpel zijn als: "Welke van deze foto's beschrijft jouw week het beste?".
Het doel van deze ijsbreker is, zoals de naam al zegt, om het ijs te breken van de deelnemers aan de terugblik. Het gaat niet om de inhoudelijke meerwaarde van de vraag.
Het gaat er meer om dat iedereen aan het begin van de retro één keer het woord neemt en even glimlacht. Als dit eenmaal gebeurd is, zal de retro veel beter lopen, alleen al vanwege de paar minuten die erin geïnvesteerd zijn.
Dit is precies de reden waarom we de ijsbreker of check-in vraag standaard hebben opgenomen in al onze retro templates in Echometer.
Retrospectieve technieken die alles hebben
Zodra de juiste set en setting zijn gecreëerd, is de keuze van retrospectieve technieken en methoden cruciaal. De gekozen vraagsjablonen bepalen de thematische breedte en diepte die in een retrospectief kan worden bereikt.
Hoewel klassieke methoden zoals de goed-slecht of DAKI retrospectieve gerechtvaardigd zijn, vind ik ze vaak te eendimensionaal. Ze richten zich vooral op het evalueren van wat goed ging, wat beter kan en of er veranderingen nodig zijn.
Natuurlijk is dit een effectieve aanpak die de basispijlers van teamsucces – geen wonder dat het zo wijdverbreid is.
Maar met regelmatige retrospectieven is het de moeite waard om eens buiten de gebaande paden te kijken. Anders loop je het risico dat de routine eentonig wordt en het team zijn betrokkenheid verliest.
Ik heb dit probleem vooral opgemerkt bij teams met een hoger agile volwassenheidsniveau. Als je meer wilt weten over het onderwerp "Agiler volwassenheidsniveau", dan kun je dat hier doen: Meet het agile volwassenheidsniveau: Incl. Agile volwassenheidscheck
Met dit in gedachten heb ik mijn top 6 samengesteld van onconventionele retrospectieve methoden. Deze minder bekende benaderingen kunnen een frisse wind laten waaien door de routine en nieuwe perspectieven bieden op teamwerk:
Wat is een goede terugblik?
Technologie #1 - Agile Oplevering Retrospectief
Door de enorme kostenbesparingen waar veel bedrijven momenteel mee te maken hebben, wordt het onderwerp "Agile Delivery" steeds belangrijker. Gebruik deze retro om te controleren hoe jouw team er in dit opzicht voor staat.
Als je meer wilt weten over dit populaire onderwerp, bekijk dan dit artikel: Vergroot je wendbaarheid in 2024
Vragen over gezondheid:
Deze vragen worden beantwoord op een schaal (1-5):
We doen dingen heel snel. Geen wachttijden, geen vertragingen.
We kunnen precies inschatten wat we in een bepaalde cyclus en met de gegeven middelen kunnen leveren.
Onze sprintresultaten hoeven na de sprint niet opnieuw te worden bewerkt om te worden opgeleverd.
We beperken ons 'werk in uitvoering' om altijd gefocust te zijn.
Open feedback vragen:
Wanneer heeft onze manier van werken geleid tot een suboptimale workflow? (bijv. onduidelijke, ongepaste of niet opgevolgde richtlijnen)
Wanneer heeft onze manier van werken goed gewerkt?
Wat waren recente voorbeelden van een increment dat niet werkte/opleverbaar was aan het einde van de sprint?
Wat is een goede terugblik?
Techniek #2 - Terugblik op teamverplichtingen
De huidige uitdagingen vereisen uitzonderlijk teamwerk. Controleer of je team samenwerkt met deze retro:
Vragen over gezondheid:
Deze vragen worden beantwoord op een schaal (1-5):
In het team delen we een gemeenschappelijk begrip van wat "goed werk" is.
Open feedback vragen:
Omgaan met tegenstrijdige prioriteiten: "Als ik tegenstrijdige prioriteiten opmerk, dan ...
Blokkades communiceren: 'Als ik vastloop op een taak, deel ik dat door ...'
Omgaan met conflicten: "Als ik merk dat er een conflict ontstaat in ons team, dan ...
Wat is een goede terugblik?
Techniek #3 - Psychologische veiligheid Retro
Samenwerking met weinig conflicten is cruciaal, vooral in moeilijke tijden. Om dit te bereiken moet iedereen echter het vertrouwen hebben om over wrijvingspunten te praten voordat ze uit de hand lopen. De zekerheid hebben dat je je altijd kunt uitspreken in een team wordt ook wel "psychologische veiligheid" genoemd. Kijk waar jij staat in dit onderwerp:
Vragen over gezondheid:
Deze vragen worden beantwoord op een schaal (1-5):
Ik krijg regelmatig nuttige feedback over hoe goed ik presteer en hoe ik me kan verbeteren.
Als iemand in ons team fouten maakt, wordt hij of zij daar niet op afgerekend.
In ons team mag je soms iets niet weten.
In conflicten praten we over de zaak waar het om gaat, zodat niemand zich persoonlijk aangevallen of veroordeeld voelt.
Open feedback vragen:
Waar willen we het nog meer over hebben?
Wat is een goede terugblik?
Technologie #4 - Terugblik op batterij
Moeilijke tijden belasten ook de persoonlijke batterijen. Het is nu extra belangrijk om het energieniveau van het team in de gaten te houden:
Open feedback vragen:
Hoe vol is jouw persoonlijke batterij in procenten op dit moment?
Wat heeft je batterij onlangs leeggemaakt?
Wat heeft je batterij onlangs opgeladen?
Wat zou jou helpen om de komende weken energie te besparen?
Wat is een goede terugblik?
Techniek #5 - Toekomstperspectief (Future Retrospective)
In snel veranderende omgevingen moet je niet alleen nadenken over wat er is gebeurd, maar ook een blik durven werpen in het onbekende. Hoe wil je in de toekomst handelen?
Open feedback vragen:
Wat is de belangrijkste mijlpaal die je ons als team wilt zien bereiken in de komende week(en)?
Op welke hindernis moeten we ons de komende weken concentreren?
Waar zou je vooral dankbaar voor zijn in de komende week(en)?
Wat is een goede terugblik?
Techniek #6 - Knelpunt retrospectief
De tijd van geld in overvloed is voorbij. Dit leidt vaak tot nieuwe knelpunten waaraan het werk zich moet aanpassen:
Open feedback vragen:
Onze bottleneck: Wat is het kritieke onderdeel in onze structuren en processen dat bepaalt hoeveel we als team kunnen bereiken?
Welke opties zijn er om dit ene knelpunt uit de weg te ruimen?
Conclusie - Hoe voer je een goede retrospectieve uit!
Al met al kan gezegd worden dat een goede retrospectieve een goede inzet en een goede voorbereiding vereist.
Als je voor deze twee aspecten hebt gezorgd, kun je het geheel afronden met de juiste retrospectieve techniek.
Als je een van onze meer dan 50 retrospectieve sjablonen wilt uitproberen, waarom probeer je de "Echometer" tool dan niet gratis uit?
