Forestill deg at du står ute under en stjerneklar himmel. Et sted i det fjerne ser du et bål som blafrer – du vet at noen er der, men avstanden gjør det vanskelig å vite hvordan de har det.
Det er akkurat slik ledelse på avstand kan føles: Man ser hverandre i videosamtaler, man jobber sammen, men avstanden gjør at man på en eller annen måte føler seg i mørket. En-til-en-møter mellom ledere og medarbeidere på avstand bør være "leirbålsøyeblikk" der begge parter i beste fall kan varme opp – og føle seg bedre og få en følelse av fremgang.
Derfor har jeg i denne teksten satt sammen noen forfriskende spørsmål som du kan stille dine eksterne medarbeidere for å få en god samtale.
Enten det er i et digitalt eller virtuelt en-til-en-møte, gir en-til-en-møter rom for tilbakemeldinger og dermed personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg gode spørsmål som du kan bruke i de ukentlige, fjortendagers eller månedlige en-til-en-møtene med dine direkte underordnede for å få til gode samtaler.
Først av alt: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter (enten de er virtuelle eller på stedet) ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.
6 praktiske tips for fjernmøter på tomannshånd
Ifølge Harvard Business Review vurderer nesten halvparten av de ansatte sine en-til-en-møter som suboptimale (HBR, 2022). Og tenk deg nå at du også gjør dem eksternt – som sannsynligvis ikke gjør det noe lettere.
Som du ser på bildet, er det mange ekstra utfordringer i en fjernledersituasjon når du leder på avstand. For å hjelpe deg med å overvinne disse, vil jeg gjerne gi deg noen praktiske tips før vi går videre til listen med spørsmål til dine fjernledede medarbeidere.
1. Bruk kameraets "værmelding" 🌤️
I stedet for å starte med "Hvordan har du det?" (som ofte etterfølges av et umotivert "Bra"), kan du spørre: "Hvordan er det indre været ditt i dag? Sol, overskyet eller stormfullt?" Dette letter stemningen, gir rom for ekte følelser og bidrar til å bedre vurdere dynamikken i samtalen.
2. Endring av plassering for mer oversiktlighet 🚶♂️
Vurder om det er mulig å gjennomføre en-til-en-møtet på et annet sted enn den vanlige arbeidsplassen din. Andre steder kan tross alt hjelpe deg med å bli mer bevisst på 1:1-møtet og komme deg mentalt ut av hverdagen. I Echometer holder vi også en-til-en-møter som er mindre operative og mer strategiske, eller for refleksjon under gjennomgangssamtaler gjennom – - dette er veldig kreative møter!
3. "Det ene store temaet" i stedet for for mange små ting 🎯
I stedet for å gå gjennom en sjekkliste, kan du spørre: "Hvis du bare kunne ta eller avklare én ting i dag –, hva skulle det være?" Da kommer du rett til det viktigste punktet.
4. "Hvis jeg skulle forsvinne i dag...?" 👀
Still spørsmålet: "Hvis jeg plutselig var borte som leder i en måned –, hva ville du savnet, hva ville du gjort annerledes? Hva ville du ha ønsket å vite på forhånd?" Dette vil også hjelpe deg til å fokusere på de viktigste punktene med et nytt perspektiv.
5. Aktiver "chat-modus" for sjenerte medarbeidere 💬
Hvis du har veldig sjenerte medarbeidere, kan følgende være verdt et eksperiment: Du har 1:1-samtalen som en live chat. Temaene tas opp skriftlig med færre barrierer. Dere kan tenke over spørsmålene i lengre tid og uten tidspress. Det er verdt et forsøk.
"I 1:1-møtene mine er det irriterende å ta notater og samtidig konsentrere seg om den ansatte."
"Medarbeiderne optimaliserer rett og slett ikke tilbakemeldingssløyfene og arbeidsprosessene sine."
"Ja, 1:1-møter med medarbeiderne mine bør være min viktigste avtale –, men jeg har ingen veiledning for det."
"Jeg vet ikke hvordan jeg kan utvikle medarbeiderne mine i 1:1-møter over lengre tid."
"Jeg vet ikke hvordan jeg skal utvikle de ansattes myke ferdigheter i 1:1-møter."
"Jeg har ikke tid til å forberede 1:1-møter og er derfor misfornøyd med resultatene mine."
6. "Jeg gjetter uken din"-lek 🎭
Begynn med: "La meg gjette hvordan uken din føltes ..." Nevn deretter tre alternativer ("Du var superproduktiv", "Alt var kaotisk", "Du hadde en nedtur"). Dette gir en leken innledning og åpner opp samtalen. Du kan selvfølgelig også snu på det og la medarbeideren gjette uken din – - du kan til og med gi svaralternativer.
7. Avslutt møtet med en miniforhåndsvisning 🎬.
I stedet for "Vi ses neste uke", kan du spørre: "Hva er det du gleder deg til frem til neste 1:1-møte?" På den måten kan du forlate møtet med en positiv følelse.
Disse tipsene bør gjøre en-til-en-møtet mye enklere for deg som veileder eller sjef. La oss nå gå videre til listen over spørsmål.
Gode standardspørsmål for én-til-én-møter
Spesielt ledere for fjernansatte har en større forpliktelse til å spørre om hvordan deres direkte underordnede har det. I hverdagen er det naturlig nok langt færre indikasjoner på hvordan teammedlemmene dine har det hvis du ikke treffer dem ansikt til ansikt med jevne mellomrom.
Jeg har samlet noen spørsmål om dette og andre generelle områder her.
✅ Generelle spørsmål om én-til-én-møter
- Hvordan har du det (egentlig) akkurat nå?
- På en skala fra én (veldig dårlig) til ti (veldig bra), hvordan føler du deg akkurat nå?
- Hvor fokusert er du for øyeblikket på en skala fra 1 til 10? Og hvorfor er du det?
- Hva tenker du på akkurat nå?
- Hva er det som holder deg tilbake på jobben for øyeblikket?
- Hva går bra for deg akkurat nå?
- Hva er det som ikke går så bra for øyeblikket?
🧑🎨 Kreative spørsmål i en-til-en-møter
- Hvis du skulle karakterisere humøret ditt som en værmelding med hensyn til prosjektet, jobben din generelt og arbeidsoppgavene dine, hvordan ville den sett ut?
- Hvor ofte føler du deg overveldet eller stresset på jobben? I hvilke situasjoner?
- Hvordan ser en god pause ut for deg (frisk luft, skjermer ...)?
- Hva er det du gjør akkurat nå som faktisk ikke fører deg noen vei?
- Du får en tryllestav og har ett ønske i forhold til jobb: Hva ville du ønske deg (bortsett fra høyere lønn)?
- Hva trenger du for å bli bedre?
- Hva var din største utfordring i går (eller forrige uke osv.)?
Oppfriskende spørsmål til 1:1-møter for eksterne medarbeidere
I tillegg til de mer generelle områdene ovenfor, er det noen andre temaer som er spesielt relevante for eksternt ansatte.
Det kan for eksempel dreie seg om kommunikasjon, verktøy eller balanse mellom arbeid og fritid. Jeg har også noen forslag til spørsmål til deg.
🤖 Eksterne 1-til-1-spørsmål om ressurser
- Hvor fornøyd er du med hjemmekontoret ditt?
- Hvilke øyeblikk føler du deg fortapt eller uorganisert?
- Er det noen tekniske eller ergonomiske utfordringer som plager deg?
- Hvilke verktøy eller prosesser kan gjøre arbeidet ditt mer effektivt?
- Er det noen prosesser som du synes er unødvendig kompliserte?
- Hvilke teamritualer eller -formater savner du i vårt eksterne oppsett?
- Er det noen lagarrangementer eller aktiviteter du har lyst til å prøve?
- Hvilke ressurser eller støtte trenger du for å jobbe mer produktivt?
🤩 Eksterne 1-til-1-spørsmål om den subjektive situasjonen
- Hvor involvert føler du deg i teammøter og diskusjoner?
- Når kunne du sist småprate med en kollega i fred og ro?
- Hvor godt klarer du å holde balansen mellom jobb og privatliv?
- Føler du deg overarbeidet, underbelastet eller akkurat passe?
- Hva gir deg energi, og hva tapper deg for energi i det daglige arbeidet?
- I hvor stor grad føler du deg som en del av teamet? Og bedriftskulturen?
- Hvor godt informert føler du deg om selskapets beslutninger?
- Hvordan opplever du lagånden i vårt eksterne miljø?
- Hva er et tema som har opptatt deg en stund?
- Hvilket spørsmål bør jeg stille deg som jeg ikke har stilt før?
Spørsmål til en-til-en-møter for eksterne medarbeidere om temaet myke ferdigheter
Som leder er du spesielt avhengig av at medarbeiderne dine har de nødvendige myke ferdighetene for å kompensere for mangelen på personlig kontakt, spesielt når du leder eksternt.
Man kan også reflektere over og forbedre de myke ferdighetene ved å stille de riktige spørsmålene til de eksterne medarbeiderne. Her er noen eksempler.
🫣 1 til 1-spørsmål om myke ferdigheter – Refleksjon
- Når tenkte du på å stille et spørsmål i teamet (møtet) vårt, men gjorde det ikke? Hva hindret deg i å gjøre det?
- Hva ville du gjort annerledes hvis du hadde 100% tillit til deg selv?
- Hvordan ville livet ditt endret seg hvis du hadde mer selvtillit i 20%?
- Når hadde du sist en følelse av at du hadde gjort en feil med noe? Hva ville være en konstruktiv måte å se på denne "feilen" på?
- Når trengte du sist hjelp på jobben? Når ba du faktisk kolleger om hjelp? Hvordan spurte du, og hvordan reagerte de?
- Reflekter: Hva er gode grunner til å si "nei" når noen ber deg om å gjøre noe?
- Hvor ser du teamet ditt: Hvordan er bidragene fordelt? Hvor ser du deg selv? Hvilken rolle spiller du, avhengig av møtet?
- Hva kan du gjøre i nær fremtid for å forbedre forholdet til kollegene dine? Hvilke forbedringer vil ha størst positiv innvirkning på arbeidslivet ditt?
🤩 1 til 1 spørsmål om myke ferdigheter – Videreutvikle
- Hvilket råd ville du gitt ditt yngre jeg?
- Hva er det viktigste tipset du har lært i livet ditt for "god kommunikasjon"?
- Hva har du lært den siste tiden? Hvordan er dine nåværende ferdigheter sammenlignet med ferdighetene du hadde for 6 eller 12 måneder siden?
- Hvilke ferdigheter ville for øyeblikket hjulpet deg mest på din personlige utviklingsreise?
- Hvordan kan vi forbedre tilbakemeldingssløyfene mellom deg og interessentene dine? (f.eks. dele fremdrift mer proaktivt, be om tilbakemeldinger tidligere, dokumentere tilbakemeldinger bedre)
- Hvilke temaer kan du veilede andre om? Hvem kan ha nytte av dine tilbakemeldinger?
- I hvilke situasjoner synes du det er lett å si ifra og ta opp konflikter eller problemer i teamet?
- Hvilken person i teamet vil du gjerne bli bedre kjent med?
Helseundersøkelser som interaktive 1:1-møtespørsmål
Etter å ha intervjuet rundt 100 ledere om deres 1-til-1-møter i løpet av de siste månedene, har jeg lagt merke til et mønster.
Mange ledere legger av og til inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7), og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.
De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:
- Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
- Innta nye perspektiver
- Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid
Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen spesielt godt i en-til-en-møter med eksterne medarbeidere. Her har jeg satt sammen fem påstander som fokuserer på å reflektere over viktige forutsetninger for enhver vellykket medarbeider.
Du kan også laste ned denne malen som et dokument, men enda bedre er følgende: I vår programvare for én-til-én-møter har vi et integrert verktøy som visualiserer resultatene over tid som en metrikk og gir deg tips med en AI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn ved å bruke knappen nedenfor.
⁉️ Humørsjekk (enighet fra 1-7): Personlig utvikling
- "Arbeidsoppgavene mine går som regel veldig raskt fremover, selv om det er nødvendig med tilbakemeldinger utenfra."
- "Hvis jeg observerer suboptimal atferd, vet jeg hvordan jeg kan gjøre kollegene mine oppmerksom på det på en konstruktiv måte."
- "Jeg mottar konstruktive Tilbakemelding både for arbeidet mitt og for min personlige utvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevei foran meg i selskapet." #GVekst
- "De siste ukene har jeg ofte kunnet bruke min Styrker på jobb."
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider.
En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her.
Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan ta med deg til det eksterne en-til-en-møtet. Her er fire atferdsanker som du for eksempel kan reflektere over regelmessig i et ukentlig eller månedlig en-til-en-møte med medarbeideren din.
⁉️ Stemningssjekk (enighet fra 1-7): Ledelseskvalitet
- "Jeg er veldig fornøyd med laglederen min." #Jobbtilfredshet
- "Teamlederen min zoomer jevnlig ut for å se de høyere nivåene Lagets målforklare strategien og visjonen."
- "Teamlederen min stiller spørsmål på en konstruktiv måte." #ilbakemelding #Lederskap
- "Teamlederen min går foran som et godt eksempel på hva han forventer av oss som team." #Lederskap
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for.
Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog).
15 maler for én-til-én-møter (som Doc, PDF osv.)
Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere spørsmål og hele maler for en-til-en-møter som du før eller siden vil få bruk for.
Jeg snakker for eksempel om spørsmål og maler for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.
Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)
Konklusjon: Gode spørsmål til medarbeiderne i eksterne en-til-en-møter
Suksessen til en-til-en-møter måles best på lang sikt: Er medarbeideren permanent fornøyd og produktiv, og utvikler han eller hun seg videre?
Noen ganger sniker rutinen seg inn, spesielt i mange samtaler, og kvaliteten på en-til-en-møter synker. Det er nettopp derfor jeg har skrevet denne teksten: Forhåpentligvis har du latt deg inspirere av de ulike spørsmålene for gode medarbeidersamtaler med eksterne medarbeidere.
Men det er én visdom du ikke må glemme: Det finnes utallige spørsmål du kan stille –, men det viktigste er at du skreddersyr intervjuet til din medarbeider.
Vår AI-møteassistent for én-til-én-møter kan også hjelpe deg med dette. Hvis du vil vite mer om det, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter.
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
