3 tips: Slik gjennomfører du et godt retrospektiv!

Retrospektiver er en av de mest effektive metodene når det gjelder å støtte et smidig team. Men hva som kjennetegner et godt retrospektiv, er ofte ikke så trivielt.
Mange teamledere eller Scrum Masters prøver å skape variasjon i retroene ved å endre retrospektivteknikker. Men det er mer å ta hensyn til for å gjennomføre en vellykket retro.

Slapp av, i denne artikkelen vil jeg også gi deg førsteklasses retrospektive ideer som du helt sikkert ikke har sett før, men først vil jeg gå inn på noen andre fakta når det gjelder å gjennomføre et vellykket retrospektiv:

Selv om man alltid sverger til retrospektive metoder, finnes det langt viktigere virkemidler enn å variere spørsmålene. Det er her begrepet “set & setting” kommer inn i bildet. Selv om dette konseptet egentlig kommer fra en annen kontekst, er det like anvendelig for retrospektive metoder.
Det som ligger bak dette konseptet, er relativt enkelt: En god retro kan bare lykkes hvis settet og omgivelsene er godt valgt.

• Set = MindSet (menneskenes innstilling)
• Setting = omstendigheter (forberedelsene og omstendighetene rundt retrospektivet) 

Hvis en retrospektiv er godt planlagt og deltakerne er i godt humør og ivrige etter å delta, kan en retro bare bli en suksess. De riktige retrospørsmålene er bare kronen på verket.

Skape optimale omstendigheter (omgivelser)

Å skape den perfekte rammen rundt et retrospektiv krever grundige forberedelser.

Bare ordet “forberedelse” kan ofte dempe motivasjonen min.

Følgende punkter var derfor spesielt viktige for meg i en ideell planleggingsprosess:

• Det må være tidseffektivt – og bør ideelt sett bare ta 1-5 minutter.
• Det skal være så ukomplisert at jeg klarer det uten problemer selv på de vanskeligste dagene.
• Han må garantere en gjennomgående høy kvalitet på retrospektivene.

For å oppfylle disse viktige kravene har vi etablert en strømlinjeformet prosess:

Teamlederen eller Scrum Masteren velger den aktuelle retrospektivmalen 1-2 dager før retrospektivet, som inneholder ferdige isbrytere, spørsmål om teamets helse (helsesjekk) og selve retrospektivet – som kan tilpasses etter behov.

Forberedelsene kan deretter distribueres til hele teamet via e-post med et enkelt klikk.

Det betyr at alle medlemmene kjenner fokuset for retrospektivet på forhånd, og at svarene på spørsmålene kan sendes inn på forhånd uten å være under press under møtet. Dette fremmer ikke bare kvaliteten på svarene og dermed retrospektivene, men forenkler også planleggingen betydelig.

Skape den perfekte atmosfæren (sett)

Når du har gjort de ideelle forberedelsene til retroen, er det på tide å sette i gang. På selve retro-møtet er det viktig at det er god stemning og høyt engasjement i teamet.

Jeg antar at alle som har deltatt på mer enn ti retrospektiver kjenner følelsen når en retro er søvnig. Man føler at det er en kamp å skape fremgang og tiden blir mer sittet av enn brukt. - Derfor har også begrepet “Zombie-Scrum” etablert seg.

Vi ønsker selvfølgelig også å finne en mekanisme i “settet” som aktiverer alle teammedlemmene på kort tid og involverer dem i det som skjer.

Akkurat her bruker vi en såkalt isbryter. Dette er et innsjekkingsspørsmål som stilles helt i begynnelsen av en retro. Dette kan være så enkelt som: “Hvilket av disse bildene beskriver uken din best?”.

Hensikten med denne isbryteren er, som navnet antyder, å bryte isen for deltakerne i retrospektivet. Det handler ikke om spørsmålets innholdsmessige merverdi.

Det handler mer om at alle tar ordet en gang i starten av retroen og smiler et øyeblikk. Når dette har skjedd, vil retroen gå mye bedre bare på grunn av de få minuttene som er investert.

Det er nettopp derfor vi har etablert isbryter- eller innsjekkingsspørsmålet som standard i alle retromalene våre i Echometer.

Retrospektive teknikker som har alt

Når det riktige settet og settingen er skapt, er valget av retrospektive teknikker og metoder avgjørende. De valgte spørsmålsmalene bestemmer den tematiske bredden og dybden som kan oppnås i et retrospektiv.

Selv om klassiske metoder som good-bad- eller DAKI-retrospektivet har sin berettigelse, synes jeg ofte at de er for endimensjonale. De fokuserer først og fremst på å evaluere hva som gikk bra, hva som kan forbedres og om det er nødvendig med endringer.

Selvfølgelig er dette en effektiv tilnærming som dekker de grunnleggende pilarene for teamsuksess – ikke rart at den er så utbredt.
Men med regelmessige retrospektiver er det verdt å ta en titt utenfor allfarvei. Ellers risikerer du at rutinene blir monotone og at teamet mister engasjementet.

Jeg har lagt merke til dette problemet spesielt i team med en høyere grad av agil modenhet. Hvis du vil lære mer om “Agil modenhet”, kan du gjøre det her: Mål det agile modenhetsnivået: Inkludert Agilem modenhetssjekk.

Med dette i tankene har jeg satt sammen min topp 6-liste over ukonvensjonelle retrospektive metoder. Disse mindre kjente metodene kan bringe et friskt pust inn i hverdagen og gi nye perspektiver på teamarbeid:

På grunn av de massive kostnadsbesparelsene som mange selskaper opplever for tiden, blir temaet “Agile Delivery” stadig viktigere. Sjekk med denne retroen hvordan teamet ditt er posisjonert i forhold til dette.

Hvis du vil vite mer om dette populære temaet, kan du ta en titt på denne artikkelen: Øk fleksibiliteten din i 2024

⚙️ Agile Delivery Retrospektiv

Helsesjekkspørsmål (skala)

Vi gjør ting veldig raskt. Ingen venting, ingen forsinkelser.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Vi er i stand til å estimere nøyaktig hva vi kan levere i en gitt syklus og med gitte ressurser.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Sprintresultatene våre krever ingen omarbeiding etter sprinten for å kunne leveres.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Vi begrenser vårt "pågående arbeid" for å være fokuserte til enhver tid.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Åpne spørsmål

Når har vår måte å jobbe på ført til en suboptimal arbeidsflyt? (f.eks. uklare, uegnede eller ikke fulgte retningslinjer)

Når har vår måte å jobbe på fungert bra?

Hva var de siste eksemplene på et inkrement som ikke fungerte/ble levert ved slutten av sprinten?

Åpne denne retroen nå

Dagens utfordringer krever eksepsjonelt teamarbeid. Sjekk om teamet ditt drar lasset sammen med denne retroen:

🤝Retro for å reflektere over og definere teamforpliktelser

Helsesjekkspørsmål (skala)

I teamet har vi en felles forståelse av hva "godt arbeid" er.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Åpne spørsmål

Håndtering av motstridende prioriteringer: "Hvis jeg oppdager motstridende prioriteringer, så ...".

Kommunisere blokkeringer: "Hvis jeg kjører meg fast i en oppgave, deler jeg det med ...".

Håndtering av konflikter: "Hvis jeg merker at det oppstår en konflikt i teamet vårt, så ...".

Åpne denne retroen nå

Spesielt i vanskelige tider er konfliktfritt samarbeid avgjørende. For at dette skal skje, må alle våge å snakke om friksjonspunkter før de eskalerer. Å ha tryggheten i teamet til å kunne uttrykke seg til enhver tid kalles også “psykologisk trygghet”. Se hvordan det står til med dette temaet hos dere:

🛟 Retro for psykologisk trygghet

Helsesjekkspørsmål (skala)

Jeg får jevnlig nyttige tilbakemeldinger om hvor godt jeg presterer og hvordan jeg kan forbedre meg.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Hvis noen i teamet vårt gjør feil, blir de ikke dømt for det.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

I vårt team er det lov å ikke vite noe av og til.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

I konflikter snakker vi om saken slik at ingen føler seg personlig angrepet eller dømt.

thumb_down

thumb_up

Er ikke enig i det hele tatt Helt enig

Åpne spørsmål

Hva mer vil vi snakke om?

Åpne denne retroen nå

Vanskelige tider tærer også på de personlige batteriene. Nå er det spesielt viktig å holde øye med energinivået i teamet:

🪫Batteri Retro

Hvor fullt er ditt personlige batteri i prosent akkurat nå?

Hva har tappet batteriet ditt i det siste?

Hva har ladet opp batteriet ditt i det siste?

Hva kan hjelpe deg med å spare energi de neste ukene?

Åpne denne retroen nå

I omgivelser i rask endring bør du ikke bare reflektere over det som har skjedd, men også våge å kaste et blikk inn i det ukjente. Hvordan vil du handle i fremtiden?

🔮 Futurespektiv

Hva er den viktigste milepælen du ønsker at vi som team skal oppnå i løpet av de neste ukene?

Hvilket hinder bør vi konsentrere oss om å overvinne de neste ukene?

Hva vil du være spesielt takknemlig for i ukene som kommer?

Åpne denne retroen nå

Tiden med overflod av penger er forbi. Dette fører ofte til nye flaskehalser som arbeidet må tilpasse seg:

🔮 Futurespektiv

Flaskehalsen vår: Hva er den kritiske delen i våre strukturer og prosesser som avgjør hvor mye vi kan oppnå som team?

Hvilke muligheter finnes det for å eliminere denne flaskehalsen?

Åpne denne retroen nå

Konklusjon - Hvordan gjennomføre et godt retrospektiv!

Alt i alt kan man si at et godt retrospektiv krever stort engasjement og gode forberedelser.
Når du har sikret disse to aspektene, kan du avrunde det hele med riktig retrospektiv teknikk.

Hvis du vil prøve en av våre over 50 retrospektive maler nå, kan du teste verktøyet “Echometer” gratis!