Innholdsfortegnelse
I dagens arbeidsliv er effektiv kommunikasjon mellom ledere og deres direkte underordnede helt avgjørende. Én-til-én-møter har blitt et uunnværlig verktøy for å fremme denne kommunikasjonen og øke medarbeidernes engasjement. I denne artikkelen gir vi deg en omfattende guide som tar deg gjennom det grunnleggende om hvordan du gjennomfører vellykkede én-til-én-møter. Du får alt fra å forstå temaet til å implementere effektive strategier ved hjelp av tilpassede møtemaler i Word og Doc.
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Forståelse for én-til-én-møter💡
For bare med den rette intensjonen kan disse samtalene utfolde sin fulle effekt.
Hva er en én-til-én-samtale?
Møtet bør gi tid til å diskutere medarbeiderens utfordringer, mål og faglige utvikling. Mange selskaper bruker en standardisert mal for én-til-én-samtaler (tilgjengelig i Word- og Doc-format) for å sikre konsistens og effektivitet i disse møtene.
Betydning og formål med en-til-en-samtaler
En-til-en-møter tjener flere formål. Disse er
- Bygge tillit og fremme relasjoner mellom ledere og medarbeidere
- Regelmessige tilbakemeldinger
- Gi uttrykk for bekymringer og uro
- Samordne individuelle mål med selskapets mål
- Fremme av medarbeidernes vekst og utvikling
- Effektiv oppbevaring av ansatte
En virkelig godt strukturert mal for medarbeidersamtaler inneholder alle disse punktene i én og samme mal.
Forholdet mellom leder og medarbeider
Som nevnt i det første punktet spiller en-til-en-møter en avgjørende rolle når det gjelder å styrke forholdet mellom ledere og medarbeidere. De skaper et trygt rom for åpen dialog og bidrar til å bryte ned hierarkiske barrierer og fremme en åpenhetskultur.
Jeg vil gjerne understreke dette poenget igjen, fordi relasjonen mellom leder og medarbeider danner grunnlaget for vellykkede én-til-én-møter. Hvis relasjonen mellom medarbeideren og lederen er dårlig, kan en-til-en-møtene miste sin effekt.
Det er nettopp derfor vi i Echometer har snakket med mange ledere og teamledere og innsett at det er tilbakevendende problemer når det gjelder forholdet til de ansatte.
Et av disse problemene er at medarbeiderne ikke åpner seg for sine linjeledere i en-til-en-møter. Vi har utkrystallisert i alt 6 av disse problemene. Vi vil ta for oss disse senere i denne artikkelen, slik at en-til-en-møtene virkelig kan utfolde sin fulle effekt.
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Hvordan strukturere en-til-en-møter💡
Et effektivt en-til-en-møte følger vanligvis denne strukturen. Eventuelle spørsmålsmaler kan enkelt integreres i denne strukturen:
- Innsjekking (isbryter) for å etablere en god samtaleflyt (5 minutter)
- Diskusjonstemaer som den ansatte tar med seg (10-20 minutter)
- Tilbakemeldinger og diskusjonstemaer fra veileder (10-15 minutter)
- Definere mål og utlede konkrete tiltak (5-10 minutter)
- Oppsummering av møtet (5 minutter)
Mange ledere synes det er nyttig å bruke en gratis mal for én-til-én-møter i Word- eller Doc-format for å sikre at de dekker alle nødvendige punkter for et effektivt én-til-én-møte.
Før vi kommer til det, vil jeg gjerne henlede oppmerksomheten din på våre gratis maler for medarbeidersamtaler i verktøyet Echometer. Disse fokuserer på de psykologiske forutsetningene for vellykket teamarbeid, bidrar til større målbarhet i utviklingsprosessen og kan gjennomføres interaktivt. Ta gjerne en titt på dem:
Ikke noe småprat, ingen pinlige pauser. 🥱 Denne 1:1-malen fungerer rett og slett alltid.
- Hva er du stolt av å ha oppnådd som jeg kanskje ikke har lagt merke til?
- Hvilken liten endring ville umiddelbart forbedre arbeidet ditt?
- Hva ønsker du å bruke mer tid på i jobben?
...
Det første personlige møtet med en medarbeider
Det er alltid en første gang, og slik er det også med en-til-en-møter. Det er viktig å merke seg at det første en-til-en-møtet er strukturert på en litt annen måte enn de regelmessige møtene som følger.
Sette de riktige forventningene
Benytt deg av det første møtet på tomannshånd med den ansatte:
- Avklare roller og ansvarsområder
- Diskuter kommunikasjonspreferanser
- Slå an tonen for fremtidige én-til-én-møter
- Fastsette mål og viktige resultatindikatorer
De beste spørsmålene for et første en-til-en-møte
- Hva er dine kortsiktige og langsiktige karrieremål?
- Hvordan foretrekker du å motta tilbakemeldinger? (En personlighetstest kan være til hjelp her: Er medarbeideren abstrakt vs. konkret / strategisk vs. taktisk?)
- Hva motiverer deg på jobben?
- Hvilke utfordringer står du overfor for tiden?
- Hvordan kan jeg best støtte deg i din rolle?
Inkluder disse spørsmålene i din mal for medarbeidersamtalen i Word/Doc, slik at du lett kan finne dem igjen. Alternativt kan du laste ned malen vår gratis senere i denne artikkelen.
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Regelmessige en-til-en-møter
Etter at du har hatt et innledende en-til-en-møte med en direkte ansatt og etablert et rammeverk, er det på tide å planlegge regelmessige en-til-en-møter.
Hvor ofte bør en-til-en-møter finne sted?
Hyppigheten av en-til-en-samtaler kan variere. Det viktigste er at de finner sted regelmessig. Undersøkelser blant ledere har vist at 94% av alle ledere har én-til-én-samtaler, hvorav rundt 49% har det ukentlig. En-til-en-samtaler annenhver uke er også en klassisk rytme. For å finne ut om ukentlige eller 14-dagers en-til-en-samtaler passer best for deg, kan du stille deg selv følgende spørsmål:
- Hvor stort er teamet ditt?
- Hvor komplekst er det aktuelle prosjektet?
- Hva passer til de ansattes personlige behov?
I prinsippet gjelder følgende:
Ukentlige en-til-en-samtaler: Ideell for miljøer med høyt tempo eller når du jobber med sentraliserte prosjekter.
Én-til-én-møter annenhver uke: Passer for mer etablerte team eller når det er behov for mer dyptgående diskusjoner.
Hvilke temaer bør dekkes i en én-til-én-samtale (eksempler)?
Fremgang i forhold til mål og prosjekter
- "Hvordan går det med kundeprosjektet XY? Hvordan ligger dere an i forhold til tidsplanen?"
- "Hvilke milepæler har du nådd siden sist vi snakket sammen?"
Utfordringer og hindringer
- "Er det noen tekniske problemer som hindrer dere i å implementere den nye programvaren?"
- "Hvilke ressurser eller støtte trenger du for å forberede deg optimalt til den kommende presentasjonen?"
Tilbakemelding (i begge retninger)
- "Hva synes du om tilbakemeldingene på den siste prosjektrapporten din? Var den nyttig og konstruktiv?"
- "Er det noe i lederstilen min som jeg kan forbedre for å støtte deg bedre?"
Karriereutvikling
- "Hvilke ferdigheter ønsker du å utvikle i løpet av de neste seks månedene for å nå dine karrieremål?"
- "Er du interessert i det kommende opplæringsprogrammet? Hvordan kan det bidra til din faglige utvikling?"
Balanse mellom arbeid og fritid
- "Hvor fornøyd er du med din nåværende balanse mellom arbeid og fritid? Er det noen områder som kan forbedres?"
- "Føler du at du får støtte av den fleksible arbeidstiden? Hvordan påvirker det privatlivet ditt?"
Teamdynamikk
- "Hvordan opplever du teamarbeidet etter omorganiseringen? Er det noen positive eller negative endringer?"
- "Hvilke ideer har du for å forbedre kommunikasjonen mellom avdelingene?"
Gratis en-til-en-mal for Word og Docs
For å hjelpe deg har vi laget en gratis mal for én-til-én-møter som er kompatibel med Word og Docs.
Note: Malen for Docs og Word er på engelsk og må kanskje oversettes til ditt formål. oversettes for ditt formål. Du kan for eksempel bruke DeepL..
Under malen nedenfor finner du en lenke til å laste den ned i ulike formater, inkludert Word, Google Sheets, PDF og Excel. Du kan bruke Word- og Doc-malen på følgende måte:
- Åpne dokumentet i Google Dokumenter ved å gå til den respektive bryteren nedenfor og deretter klikke på bildet (se dette symbolet nedenfor: ⏩)
- Avhengig av formatet klikker du på "File" -> "Download" -> "Microsoft Word (.docx)" øverst til venstre.
- Du kan nå importere det nedlastede dokumentet til Word og redigere det som du ønsker.
Alternativt, som du kan se her, kan du selvfølgelig også åpne formatet direkte i vårt 1-til-1-møteverktøy Echometer for enda mer interaktivitet:
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan har du det i dag, hvordan har uken din vært så langt?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: Gjennomgang
- Hva gikk bra i forrige uke?
- Hva var utfordringene?
👈 Lederskapstemaer: Prioriteringer og mål
- Hva er dine viktigste prioriteringer for den kommende uken?
- Hvor trenger du min støtte?
🤚 Konklusjon
- Er det noe annet du ønsker å diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
⏩ Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
For å gi deg en følelse av hvilke andre maler for en-til-en-møter verktøyet vårt har å tilby, kan jeg anbefale å ta en titt på følgende Health Check-undersøkelse.
Kreative formater for 1-til-1-møter: En Health Check-mal
Grunnideen er å bruke spørreundersøkelser (svar fra 1 til 7 i vårt verktøy) for å reflektere over nåværende arbeid og vekst. Deretter gjentar du selvfølgelig dette 1-til-1 regelmessig med programvaren vår for å visualisere utviklingen. Ta en titt på verktøyet vårt, eller last det ned i Word, se nedenfor:
⁉️ Humørsjekk (enighet fra 1-7): Personlig utvikling
- "Arbeidsoppgavene mine går som regel veldig raskt fremover, selv om det er nødvendig med tilbakemeldinger utenfra."
- "Hvis jeg observerer suboptimal atferd, vet jeg hvordan jeg kan gjøre kollegene mine oppmerksom på det på en konstruktiv måte."
- "Jeg mottar konstruktive Tilbakemelding både for arbeidet mitt og for min personlige utvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevei foran meg i selskapet." #GVekst
- "De siste ukene har jeg ofte kunnet bruke min Styrker på jobb."
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
En-mot-en: Utfordringer og løsninger💡.
Som allerede nevnt er det seks vanlige problemer i personalledelse som kan observeres spesielt i en-til-en-møter. Det tar vanligvis noen få møter å finne ut hvilken medarbeider som sliter med hvilke problemer.
Disse seks problemene inkluderer:
- Kundens empati: "Mine medarbeidere har vanskeligheter med å forstå kundens og selskapets perspektiv."
- Relasjonsbygging: "Medarbeiderne mine åpner seg ikke for meg i 1:1-møter."
- Personlig utvikling: "Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
- Individuelle prestasjoner: "Medarbeiderne mine optimaliserer ikke tilbakemeldingssløyfene og arbeidsprosessene sine."
- Myke ferdigheter: "Mine medarbeidere har problemer med å uttrykke sin tvil på en respektfull og produktiv måte" eller "De føler seg lett angrepet når de blir kritisert".
- Ansvar og deltakelse i teamet: "Mine medarbeidere tar ikke ansvar for teamets mål."
Strategier for å overvinne utfordringene
Det kan være en utfordring for teamledere å håndtere disse problemene. Årsakene kan være sammensatte, for eksempel hvis en medarbeider har hatt negative erfaringer med åpenhet tidligere (kanskje til og med i privatlivet eller i barndommen).
For å løse disse problemene på en effektiv måte, må du kanskje endre tilnærmingen til hvordan du gjennomfører en-til-en-møter med den aktuelle medarbeideren. Siden dette er en stor utfordring og vanlige maler for slike en-til-en-møter kanskje ikke er tilstrekkelige, har vi i Echometer utviklet egne maler sammen med psykologer og eksperter på agile møter.
Echometer-maler og andre ressurser
Vi har allerede laget mer enn 25 maler som tar for seg de problemene som er nevnt ovenfor, og jeg vil derfor presentere to eksempler her:
Problem Eksempel #1:
"Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
Selv om folk kanskje ikke har spesifikke utviklingsmål, er det helt sikkert aspekter ved arbeidet som interesserer dem mer enn andre. Hvis du ser på problemet på denne måten, kan du utlede utviklingsmål ut fra de interessene som også motiverer medarbeideren. Dette kalles også "job crafting".
Mal for en-til-en-møte: Jobbutforming
Vi har alle visse sider ved arbeidet vårt som vi liker bedre enn andre. Det finnes vanligvis et visst spillerom for å forme rollene våre i henhold til preferansene våre. Det er bra å være klar over disse preferansene og kommunisere dem, slik at man er forberedt når det oppstår muligheter for "job crafting". Spørsmål til en 1:1-mal for "job crafting":
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du best?
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du minst?
Hvis du kunne delegere én av oppgavene dine til noen andre, hva skulle det være?
Hvis du kunne legge til ett ansvarsområde eller én beslutningsmyndighet i rollen din, hva skulle det være?
Problem Eksempel #2:
"Mine medarbeidere har vanskelig for å uttrykke sin tvil."
eller
"De føler seg lett angrepet når de blir kritisert."
Dette grunnleggende problemet skaper ofte mange andre problemer. Et eksempel på dette er at disse personene ofte har vanskeligere for å sette tydelige grenser, noe som i sin tur går ut over medarbeiderne.
For dette konkrete eksempelet har vi laget en mal kalt "Å si nei" som du kan bruke i en en-til-en-samtale med medarbeideren din:
Mal for én-til-én-møter: Å si nei
Hvis noen har vanskeligheter med å si nei, kan de få flere og flere oppgaver helt til de står i fare for å bli utbrent. Dette formatet hjelper den enkelte til å tenke over hvordan man kan stille passende forventninger og si "nei" når det er nødvendig.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Reflektere: Hva er gode grunner til å si "nei" når noen ber deg om å gjøre noe?
Samle inn eksempler: Når sa du sist "nei" da noen ba deg om å gjøre noe? I hvilke situasjoner ville du gjerne ha sagt "nei", men gjorde det ikke?
Verktøy: Hvilke setninger eller spørsmål kan være til hjelp når noen vil at du skal gjøre noe?
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Konklusjon –-maler for én-til-én-møter
En-til-en-samtaler er et effektivt verktøy for å forbedre kommunikasjonen, øke medarbeidernes engasjement og øke prestasjonene. Ved å implementere strategiene som er beskrevet i denne veiledningen, og ved å bruke godt utformede maler for en-til-en-møter, kan du gjøre disse samtalene til dynamiske og produktive møter som gagner både medarbeiderne og organisasjonen.
Husk at nøkkelen til suksess er konsistens, forberedelse og et genuint engasjement for medarbeidernes utvikling. Begynn å implementere disse metodene i dag ved å bruke vår gratis mal for medarbeidersamtaler, og se hvordan teamets produktivitet og tilfredshet skyter i været.
Her kan du også prøve verktøyet vårt for 1-til-1-møter gratis og uten innlogging:
Ikke noe småprat, ingen pinlige pauser. 🥱 Denne 1:1-malen fungerer rett og slett alltid.
- Hva er du stolt av å ha oppnådd som jeg kanskje ikke har lagt merke til?
- Hvilken liten endring ville umiddelbart forbedre arbeidet ditt?
- Hva ønsker du å bruke mer tid på i jobben?
...
