Teamene har en tendens til å forbedre – trinnvis, i små skritt, om i det hele tatt. Og det er veldig bra i begynnelsen. Men samtidig har man noen ganger en vanemessig atferd som man har funnet seg til rette med. Da er det vanskelig å bryte ut av vanetrenden.
Hvis det er tilfelle for deg, er det på tide med følgende workshop som åpner øynene dine og oppmuntrer deg til å tenke utenfor boksen. Og det gjør den ved hjelp av "Double Loop Learning". Men les selv.
Øvelsen
Følgende øvelse vil hjelpe deg – og spesielt teamet til å forstå hva "Double Loop Learning" er. Bare følg trinnene nedenfor:
- Laget stiller seg opp i en sirkel.
- Det bestemmes en rekkefølge i teamet, fra 1 til X = antall teammedlemmer. Rekkefølgen settes i sikksakk med personen alltid overfor –, se bildet.
- Hvert lagmedlem kaster en ball (f.eks. tennisball) til – i rekkefølgen til personen overfor (person 1 til person 2, person 2 til person 3; se bildet) så raskt som mulig og om mulig uten at ballen faller ned.
- Tiden måles – og antall feil (hvor ofte ballen faller ned). Du kan notere resultatene av hvert forsøk på et flippoverark, slik at alle kan se lagets "trinnvise forbedringer".
- Gjenta deretter det samme med to baller – eller til og med tre.
- Her bør du ta noen runder slik at laget motiverer seg selv til å bli bedre.
- Rekorden vil sannsynligvis være rundt 20 – 40 sekunder (avhengig av antall teammedlemmer).
- Nå får Scrum Master en telefon fra Japan – et team fra Japan gjør den samme utfordringen på under 5 sekunder! Man kan også si at japanerne kan produsere produktet mye bedre.
- Scrum-masteren gir altså tilbudet: Kastingen av ballene frem og tilbake er så å si produktet deres, og kunden har kriteriet "så raskt som mulig" for produktet. Kan dere som team utvikle et bedre produkt enn japanerne? Klarer dere øvelsen på mindre enn 5 sekunder?
- På dette tidspunktet blir laget ettertenksomt: "Åh, så det er lov å sette spørsmålstegn ved reglene?!". Typisk kommer de (helt tillatte) ideene: "Ok, vi trenger ikke å kaste ballen til hverandre – vi kan bare legge den i hendene på hverandre. Og dessuten trenger vi ikke alltid å kaste den i sikksakk – vi kan bare stille oss ved siden av hverandre i riktig rekkefølge".
- Laget kan komme på ideen om å danne en spiral med hendene og bare berøre ballen kort med én hånd hver – eller andre kreative løsninger. Under 5 sekunder er da fullt mulig.
- Teamet kan igjen få noen minutter på seg til å gjøre dette. Etter å ha prøvd det ut i noen minutter, bør det settes en tidsfrist på 3 minutter.
- For å gi teamet en følelse av mestring kan det også gis et lite tips i en nødsituasjon. En virkelig god tid kan være rundt 2 sekunder.
- Til slutt kan alle sette seg ned igjen. Og den (forhåpentligvis erfarte) "moralen i historien" er da: Hvis du stiller spørsmål ved regler, kan du bli radikalt bedre.
For gjennomgang i Retro
Når du er ferdig med øvelsen, er det riktig tidspunkt å se på resultatene av retroen. Følgende elementer du burde ha sjekket:
- I teamet mitt setter vi jevnlig spørsmålstegn ved hvordan vi pleier å gjøre ting.
- Vi setter spørsmålstegn ved beslutninger som er tatt, hvis nye erfaringer eller fakta taler mot dem.
- Hvis jeg ikke forstår meningen med oppgavene, stiller jeg spørsmål ved dem i stedet for bare å gjennomføre dem.
Hvis du ber om tilbakemelding fra teamet i forkant av retroen, har du en "objektiv" oppfatning av teamet og kan svare på følgende spørsmål på en god måte: Vil du virkelig si at du setter spørsmålstegn ved de vanlige rutinene? Setter dere virkelig spørsmålstegn ved beslutninger? Eller meningen med oppgavene? Hvor kan det ligge et potensial i dette?
Ett skritt videre
Forhåpentligvis har du nå teamets oppmerksomhet. Hvis du vil bruke denne oppmerksomheten og viljen til å legge grunnlaget for en radikal utvikling, kan du følge trinnene nedenfor:
- Still følgende spørsmål, som alle besvarer for seg selv først: Hvilke antakelser er det dere som team har – akseptert uten grunn? Vær radikal: "Du må ikke skuffe ledelsen. Du må komme i tide. Yngre teammedlemmer må respektere eldre teammedlemmer." Hva er de uuttalte reglene?
- Etter at dere har samlet resultatene – uten å kommentere hverandre – f.eks. i små grupper, kommer det et punkt der dere kan stille åpne og kritiske spørsmål:
- Er dette berettiget for hver av disse faste forutsetningene?
- Hva ville skje hvis du gjorde det motsatte av disse utsagnene? Hva ville du være redd for? Ville det være berettiget?
- Hvis du kun skulle betrakte disse forutsetningene som hypoteser –, hvilke av dem ville du ønske å teste? Ved hjelp av hvilket eksperiment ville det være mulig?
- Hvilken regel må vi bryte for å skape en enorm innflytelse?
- Hvor ville det kanskje til og med være liten motstand?
Dette handler ikke om å skape anarki. Men det handler om å øke bevisstheten om at mange ting bare aksepteres uten at det stilles spørsmål ved dem. Selv om det kan ligge et stort potensial i slike steder.
Psykologisk bakgrunn
Det som skjer her i teamet, kalles også "double-loop learning": Man stiller spørsmål to ganger og kommer så å si frem til de grunnleggende antakelsene i verdensbildet sitt. Dette kan i sin tur brukes til å raffinere verdensbildet og legge grunnlaget for videre utvikling.
Du finner mer informasjon i denne (middelmådig) videoDouble Loop Learning forklares tydeligere.
Vi er nysgjerrige på hvilke regler du lar passere usagt.
Nå som du kanskje har blitt litt mer innovativ: Neste gang, når du har fått din egen Forbedre kommunikasjonen eller Øke motivasjonen kan du ta en titt på den tilsvarende Retros med Echometer.