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Se Sherlock Holmes fosse a capo di una squadra, cosa farebbe? Sì, proprio così. Si attirerebbe il ridicolo indossando il suo berretto Deerstalker in ufficio e nelle telefonate online. Ma non è questo che intendo.
Sherlock Holmes è molto intelligente, quindi arriverebbe rapidamente a una conclusione ovvia: Il rapporto e la comunicazione con i membri del suo team sono una delle leve fondamentali per il successo del team. E c'è una riunione in particolare che è pensata proprio per questo: la riunione one-to-one con i suoi colleghi (per la quale esistono dei modelli professionali one-to-one, ma ne parleremo tra poco).
Quindi, Sherlock, dai già un valore adeguato alle conversazioni 1 a 1? Oppure le tue conversazioni one-to-one appartengono alla categoria 52% menzionata nella citazione qui sotto? In ogni caso, questo testo ti aiuterà a portare le tue conversazioni one-to-one al livello successivo. In particolare, ti saranno utili i nostri modelli di esempio gratuiti e le agende di esempio per le conversazioni one-to-one.
"52% dei dipendenti perdono l'attenzione durante le riunioni nei primi 30 minuti".
Scopo e finalità degli incontri individuali
Come già indicato in precedenza, le riunioni one-to-one hanno obiettivi diversi. Da un punto di vista più generale, si tratta semplicemente di guidare i dipendenti in un dialogo personale (con o senza un modello professionale di riunione 1 a 1).
Se dirigo male, nel peggiore dei casi i miei migliori dipendenti si licenzieranno senza che io sia preparato a farlo. Un'altra conseguenza sarebbe il mancato raggiungimento degli obiettivi del team perché le attività dei membri non sono armonizzate. Entrambe le cose metterebbero in cattiva luce le mie competenze come manager o capo. Ecco quindi il primo obiettivo delle buone riunioni individuali (le cattive riunioni individuali tendono a provocare la reazione che vedi nell'immagine seguente...).
Per questo motivo, il primo obiettivo delle riunioni individuali è quello di costruire un buon rapporto di fiducia e di rispetto con i membri del mio team. Solo allora i conflitti e le tensioni mi verranno comunicati apertamente. Questo è anche l'unico modo in cui posso svolgere il mio ruolo di servant leader o di coach e aiutare i dipendenti a crescere ulteriormente. Un buon modello di carta da lettera, sia esso stampato o digitale, può ovviamente aiutare in questo senso.
Non in tutti gli incontri one-to-one, ma in molti, il secondo obiettivo chiave degli incontri one-to-one regolari è quello di assicurarmi che le attività o i compiti dei miei membri del team vengano svolti correttamente. La misura in cui devo intervenire in questo caso dipende molto dal livello di maturità del mio diretto collaboratore. In linea di massima, comunque, l'incontro individuale (sia esso virtuale o in ufficio) può essere una buona occasione per risolvere i blocchi nei compiti in corso, per fare delle sfide e per fare riferimento ai colleghi del team nei posti giusti per rafforzare la comunicazione all'interno del team.
A questo punto vorrei darti un consiglio specifico per aiutarti a raggiungere l'obiettivo di un buon colloquio individuale: adattalo al tuo diretto collaboratore. Alcune persone vogliono più feedback, ad esempio, mentre altre vogliono più indicazioni in relazione alle loro attività attuali. Questo si evince anche da queste statistiche sulla Generazione Z, ad esempio.
"76% dei dipendenti della Generazione Z vogliono maggiori opportunità di imparare e applicare nuove competenze".
Prima di passare ai nostri modelli stampabili gratuiti, alle agende campione, agli esempi e alle domande per le conversazioni individuali, vorrei darti qualche spunto di riflessione.
Perché non dovresti usare i modelli 1-to-1 (stampabili)
Quando i manager mi chiedono un modello o un esempio di agenda per le riunioni individuali, divento cauto. Cosa stanno cercando di ottenere esattamente? Ecco perché vorrei stilare una breve lista di controllo di ciò che caratterizza le buone e le cattive riunioni one-to-one:
Caratteristiche di una buona conversazione 1 a 1:
- Le conversazioni sono piene di energia
- Momenti regolari di successo o soddisfazione per aver portato a termine dei compiti.
- Miglioramenti misurabili delle competenze (ad esempio, tramite sondaggi)
- A volte sei un po' nervoso prima di queste conversazioni (ad esempio perché vuoi condividere un feedback costruttivo).
- Entrambi i partner del dialogo si confrontano regolarmente con
Caratteristiche delle chiamate 1-to-1 sbagliate:
- Dopo le chiacchiere, non ci sono più argomenti da trattare.
- 1 a 1 sono spostati
- Hai dimenticato nuovamente i nomi dei due figli dei tuoi dipendenti
- Gli 1 a 1 non sono preparati da nessuna delle due parti
Il punto è: pensi di migliorare le tue riunioni 1 a 1 utilizzando lo stesso modello o lo stesso ordine del giorno per ogni riunione e per ogni membro del team? Spero di no.
È meglio se li adatti entrambi in ogni caso. Per questo motivo ti consiglio di utilizzare diversi modelli o moduli per la tua situazione specifica, al fine di raggiungere gli obiettivi di cui sopra: conversazioni 1:1 energiche e produttive. I modelli stampabili qui sotto possono aiutarti a farlo.
Tra l'altro, il contenuto dei modelli proviene dal software Echometer per le chiamate 1-to-1. Quindi, se vuoi rendere le cose particolarmente facili per te, prova gratuitamente il nostro strumento.
Domande modello: Come si inizia un incontro individuale con i dipendenti?
Per quanto riguarda la domanda "Come iniziare un incontro individuale con i dipendenti", ti rimando a quanto detto sopra: Per ascoltare onestamente l'opinione dei tuoi dipendenti, devi avere un buon rapporto con loro. Un buon rapporto aiuta a creare le condizioni per una buona conversazione individuale: Un'atmosfera di conversazione rilassata.
Che siano junior o senior, i diretti interessati si innervosiscono regolarmente quando parlano di persona con il proprio capo. Hanno l'atteggiamento: "Non dire la cosa sbagliata". Questo atteggiamento è ovviamente avvelenato per una buona conversazione e un'atmosfera rilassata. Non è una buona base per l'agenda di un incontro individuale.
È qui che entra in gioco un piccolo trucco o un suggerimento per organizzare bene le riunioni one-to-one: i rompighiaccio, ovvero domande di verifica che rompono il ghiaccio della conversazione e riducono il nervosismo del tuo diretto collaboratore. Ecco alcuni suggerimenti per rompere il ghiaccio nelle riunioni one-to-one in modo divertente:
Per iniziare: incontro individuale per rompere il ghiaccio
- Come sta andando la tua giornata/settimana?
- Come ti senti in questo momento, su una scala da 1 (male) a 10 (bene)?
- Hai fatto o programmato qualcosa di eccitante nel fine settimana?
- C'è un libro, un film o una serie che consiglieresti?
- Com'è il tempo nel luogo in cui ti trovi: soleggiato, tempestoso, piovoso, nebbioso, nuvoloso?
- Se potessi fare una cosa immediatamente oggi, quale sarebbe?
- C'è qualcosa che ti ha fatto particolarmente piacere di recente?
Buoni modelli di riunione individuale
Arriviamo finalmente al centro di questo articolo – i modelli stampabili di riunioni one-to-one per incontri faccia a faccia.
Prima di tutto: Naturalmente puoi anche personalizzare i modelli e i moduli gratuiti in base alla tua lingua: tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
Quindi, iniziamo con un modello standard per le riunioni settimanali o mensili one-to-one.
1° modello: Collaboratore settimanale one-to-one
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o colloquio settimanale con i dipendenti. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
👋 Benvenuto e rompighiaccio
- Come stai oggi, come è andata la tua settimana finora?
📕 Argomenti Dipendente [nome]
- ...
👈 Argomenti di leadership: revisione
- Cosa è andato bene la scorsa settimana?
- Quali sono state le sfide?
👈 Argomenti di leadership: priorità e obiettivi
- Quali sono le tue principali priorità per la prossima settimana?
- Dove hai bisogno del mio supporto?
🤚 Conclusione
- C'è qualcos'altro di cui vorresti discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Se vuoi scaricare il modello qui sopra in formato PDF stampabile, clicca sull'immagine qui sotto. Potrai poi modificare o stampare il modello come desideri.
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Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
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🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
Se vuoi un modello per i check-in settimanali come foglio Google modificabile, clicca sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile e stamparlo, ad esempio.
🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
2° modello: incontro quindicinale con i dipendenti
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o colloquio quindicinale con i dipendenti. Come già detto, può anche essere stampato. È bene sottolineare che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
👋 Benvenuto e rompighiaccio
- Come stai oggi, come è andata la tua settimana finora?
📕 Argomenti Dipendente [nome]
- ...
👈 Argomenti di leadership: revisione
- Cosa è andato bene nelle ultime due settimane?
- Quali sono state le sfide?
👈 Argomenti di leadership: priorità e obiettivi
- Quali sono le tue priorità principali per le prossime settimane?
- Dove hai bisogno del mio supporto?
🤚 Conclusione
- C'è qualcos'altro di cui vorresti discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
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🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
Terzo modello: Mensile per i dipendenti
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o colloquio mensile con i dipendenti. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Riscaldamento
- Com'è stato l'ultimo mese per te?
🗣️ Argomenti del collaboratore diretto (nome)
- ...
🏆 Argomenti del manager: successi e progressi
- Quali sono stati i tuoi maggiori successi nell'ultimo mese?
- Cosa hai imparato nell'ultimo mese e quali competenze hai sviluppato?
⚠️ Argomenti del manager: sfide e supporto
- Quali ostacoli hai dovuto affrontare?
- Ci sono risorse o supporti di cui hai bisogno?
📈 Argomenti del manager: sviluppo e obiettivi
- Ci sono nuove competenze che vorresti sviluppare?
- Come posso aiutarti a fare un piccolo passo verso i tuoi obiettivi di carriera?
Conclusione
- Feedback: Cosa posso fare di meglio per guidare te e/o il team?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
Quarto modello: Trimestrale per i dipendenti
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o colloquio trimestrale con i dipendenti. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Riscaldamento
- Com'è stato l'ultimo trimestre dal tuo punto di vista, su una scala da 1 (pessimo) a 10 (ottimo)?
🏆 Argomenti del manager: successi e progressi
- Uno sguardo ai tuoi obiettivi: A che punto sei attualmente?
- Quali sono stati i tuoi maggiori successi nell'ultimo trimestre?
- Cosa hai imparato nell'ultimo trimestre e quali competenze hai sviluppato?
- Quanto sei soddisfatto del tuo sviluppo personale negli ultimi 3 mesi?
- Cosa non è andato come previsto e perché?
🗣️ Argomenti del collaboratore diretto (nome)
- ...
⚠️ Argomenti del manager: sfide e supporto
- Quali ostacoli hai dovuto affrontare?
- Ci sono risorse o supporti di cui hai bisogno?
📈 Argomenti del manager: sviluppo e obiettivi
- Ci sono nuove competenze che vorresti sviluppare?
- Come si conciliano le tue priorità con i compiti del team?
- Quali sono i tuoi obiettivi principali per il prossimo trimestre?
- Come posso aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera?
Conclusione
- Riassumiamo i compiti che abbiamo annotato in questa riunione.
- Feedback: Cosa posso fare di meglio per guidare te e/o il team?
- C'è qualcos'altro di cui dovremmo discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
5° modello: incontro individuale con i dipendenti difficili
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per le tue riunioni o discussioni individuali con i dipendenti difficili. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
🤝 Iniziare con l'empatia
- Come stai? C'è qualcosa che ti passa per la testa e che vorresti condividere?
- Voglio che questo sia un dialogo aperto e costruttivo.
🗣️ Discussione sulle preoccupazioni
- Vorrei parlare di [argomento specifico]. Puoi condividere il tuo punto di vista su questo argomento?
- Cosa pensi che contribuisca a questa situazione?
- Come pensi che [il membro del team X] veda questa situazione?
🔍 Esplora le soluzioni
- Credo nei piccoli miglioramenti iterativi. Come pensi che possiamo affrontare questo problema insieme? Quale potrebbe essere il primo passo verso un migliore status quo?
- Ci sono strumenti, supporti o altri accorgimenti che potrebbero aiutare a migliorare la situazione?
📜 Stabilisci le aspettative
- Come posso aiutarti al meglio a raggiungere i cambiamenti desiderati?
- Questo è ciò che voglio da te in futuro.
- Stabiliamo un piano e una tempistica per affrontare questi problemi.
- Sommario: Quando ci incontreremo di nuovo?
- Sommario: Chi è responsabile di quali compiti?
🔚 Conclusione
- Apprezzo la tua disponibilità a sostenerci con i miglioramenti.
- Cos'altro avrei dovuto chiedere in questa conversazione?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
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Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
6° modello: incontro individuale con il nuovo dipendente
Il seguente modulo è un modello gratuito per i tuoi incontri o colloqui individuali con i nuovi dipendenti. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Check-in
- Come ti senti finora nel tuo nuovo ambiente?
🔍 Argomenti del manager: revisione
- Com'è stato il processo di onboarding per te? C'è qualcosa su cui vorresti avere maggiore chiarezza?
- Ci sono strumenti, risorse o supporto di cui hai bisogno?
🛠️ Argomenti del manager: ruolo e compiti
- Come ti senti rispetto al tuo ruolo e alle tue responsabilità?
- Ci sono sfide o preoccupazioni immediate che vorresti discutere?
📅 Argomenti del manager: routine one-to-one e passi successivi
- Con quale frequenza pensi che dovremmo organizzare incontri individuali?
- Cosa ti aspetti dai nostri incontri regolari individuali?
- Come posso aiutarti meglio mentre continui a familiarizzare?
Conclusione
- Ancora una volta: Benvenuto in [la nostra organizzazione].
- Cos'altro devo chiedere in questi primi incontri individuali?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
7° modello: incontro individuale dopo 90 giorni
Il seguente modulo è un modello gratuito per il tuo incontro o colloquio individuale con i dipendenti dopo 90 giorni di lavoro. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Riscaldamento
- Quanto sei soddisfatto del tuo lavoro su una scala da 1 (per niente soddisfatto) a 10 (molto soddisfatto)?
🌟 Recensione di 90 giorni: Positivo
- Come è stato il tuo inizio finora?
- Cosa ti ha dato più soddisfazione finora?
- Cosa dobbiamo assolutamente continuare a fare?
🔧 Revisione di 90 giorni: Potenziale di miglioramento
- Come possiamo migliorare l'esperienza dei primi 90 giorni per i nuovi dipendenti?
- In quali aree non ti è ancora chiaro?
📊 Revisione dei 90 giorni: Riflessione sullo status quo
- Quanto sei soddisfatto delle tue prestazioni fino ad ora? Perché?
- Quanto sei sicuro di raggiungere i tuoi attuali obiettivi? Perché?
- Cosa ne pensi della tua integrazione nel team?
- Quali sono le competenze o le risorse che possono aiutarti ad andare avanti?
- Cosa posso fare per continuare a sostenerti?
Conclusione
- Apprezziamo la tua disponibilità ad aiutarci a migliorare i nostri processi.
- Cos'altro dovremmo chiedere in questi incontri di 90 giorni?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
8° modello: incontro individuale nel nuovo anno
Il seguente modulo è un modello gratuito per le tue riunioni o discussioni individuali con i dipendenti nel nuovo anno. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in sede. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Riscaldamento
- Come sono state le tue vacanze, Natale e Capodanno? Hai fatto qualcosa di speciale?
🔍 Bilancio dell'anno passato
- Guardando all'anno passato, di cosa sei più orgoglioso?
- Quali sono state le sfide più grandi e come le hai affrontate?
- Quali sono le tue intuizioni più importanti dell'ultimo anno?
- Come possiamo applicare questi insegnamenti quest'anno?
- Ci sono nuove competenze che vorresti sviluppare?
- Quanto sei soddisfatto dello sviluppo della tua carriera?
📈 Prossimi passi per quest'anno
- Quali sono i tuoi obiettivi più importanti per quest'anno in termini di sviluppo personale?
- Quali sono i tuoi obiettivi più importanti per quest'anno in relazione al nostro progetto attuale?
- Come si conciliano le tue priorità con i compiti del team?
- Come posso aiutarti ad avere successo nella tua carriera e nel tuo lavoro?
🗣️ Argomenti del collaboratore diretto (nome)
- ...
🔚 Conclusione
- Che cosa non vedi l'ora di fare nel prossimo anno?
- Feedback: Cosa posso fare di meglio per guidare te e/o il team?
- C'è qualcos'altro di cui dovremmo discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
9° modello: riunione di onboarding one-to-one
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o colloquio individuale di onboarding. Come già detto, può anche essere stampato. Va sottolineato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
👋 Benvenuto
- Come è andata la tua giornata finora?
🌟 Revisione dell'onboarding: Aspetti positivi
- Come è stato il tuo inizio finora?
- C'è qualcosa che ti è piaciuto particolarmente?
- Cosa dobbiamo assolutamente continuare a fare?
🔧 Revisione dell'onboarding: Potenziale di miglioramento
- Quanto ti sei sentito accolto finora e perché?
- Come possiamo migliorare il processo di inserimento dei nuovi dipendenti?
- In quali ambiti hai ricevuto più domande negli ultimi giorni? Come hai risposto a queste domande?
📈 Revisione dell'onboarding: I prossimi passi
- Quali obiettivi vorresti raggiungere nelle prossime settimane?
- Ci sono aree in cui hai bisogno di ulteriori informazioni o risorse?
🔚 Conclusione
- Ancora una volta: Benvenuto in [la nostra organizzazione].
- Apprezziamo la tua disponibilità a sostenerci nel migliorare i nostri processi.
- Cos'altro dovremmo chiedere in questi colloqui di onboarding?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
10° modello: incontro individuale sul tema della retribuzione
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per le tue riunioni o discussioni individuali sul tema della retribuzione. Come già detto, può anche essere stampato. Va detto che naturalmente puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Accesso
- Grazie per aver dedicato del tempo a questo colloquio. Mi sembra di capire che desideri discutere del tuo stipendio.
- Assicuriamoci che questa sia una conversazione produttiva.
🧠 Comprensione per il dipendente
- Puoi condividere i tuoi pensieri sulla tua attuale retribuzione?
- Ci sono stati motivi o confronti specifici che hanno portato a questa conversazione?
🏢 Prospettiva dell'azienda
- Questo è il modo in cui attualmente valutiamo e strutturiamo la nostra retribuzione.
- Questa è la tua posizione rispetto ai nostri benchmark.
- Questa è la situazione finanziaria attuale della nostra azienda.
🚀 Prossimi passi
- Se al momento non è possibile un adeguamento dello stipendio, ecco i punti su cui possiamo concentrarci per rivedere la questione in futuro.
- Stabiliamo passi e aspettative chiare per lo sviluppo dello stipendio.
Conclusione
- Hai altre domande o dubbi?
- Grazie per aver sollevato questo problema –, manteniamo il dialogo.
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11° invio: riunione individuale per la definizione degli obiettivi OKR
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o conversazione individuale sulla definizione degli obiettivi OKR. Come già detto, può anche essere stampato. Va notato che naturalmente puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
👋 Come iniziare
- Come è andata la tua giornata finora?
- Parliamo delle tue priorità e dei tuoi obiettivi per questo periodo.
💡 Brainstorming degli obiettivi
- Come vedi il tuo ruolo rispetto agli obiettivi del team?
- Quali sono i risultati chiave che vuoi raggiungere?
- Come possiamo armonizzarli con gli obiettivi del team e dell'azienda?
Definire i risultati chiave 🎯 Definire i risultati chiave
- Quali sono le pietre miliari misurabili che possiamo utilizzare per monitorare i progressi?
- Sono realistici, ma abbastanza stimolanti da farci progredire?
🛠️ Supporto e risorse
- Di cosa hai bisogno per raggiungere con successo questi OKR?
- Ci sono dei potenziali ostacoli che dovremmo affrontare in anticipo?
- Rivediamo gli obiettivi e i risultati chiave che abbiamo delineato. Sono davvero chiari e realizzabili per te?
🔚 Conclusione
- Quali sono le novità più attese nel prossimo trimestre?
- Hai altre domande o dubbi?
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12° modello: incontro individuale con lo sviluppatore di software
Il seguente modulo è un modello gratuito per i tuoi incontri o discussioni individuali con gli sviluppatori di software. Come già detto, può anche essere stampato. Va notato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
Accesso
- Come è andata la tua settimana finora?
📊 Aggiornamenti sul progetto
- Come stanno andando i tuoi progetti attuali? Ci sono successi o ostacoli importanti?
- Ci sono sfide tecniche di cui vorresti discutere o riflettere insieme?
💻 Qualità e sviluppo del codice
- Cosa ne pensi della qualità del tuo lavoro ultimamente?
- Ci sono aree in cui vorresti migliorare o imparare nuove abilità?
🤝 Team, collaborazione e passi successivi
- Come lavora il team? Ci sono lacune nella comunicazione?
- Gli strumenti e i processi che utilizziamo supportano efficacemente il tuo lavoro?
- Come prevedi la tua carriera nei prossimi uno o due anni?
- Come posso aiutarti ad avere successo?
Conclusione
- Cosa aspetti con più impazienza nei prossimi mesi?
- Hai altre domande o dubbi?
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
13. Modulo di indagine sugli incontri 1 a 1: "Soddisfazione
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o conversazione individuale con un modulo di indagine sul tema della soddisfazione. Come già detto, può anche essere stampato. Va detto che naturalmente puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Soddisfazione
- "Ripensando alle ultime settimane, sono soddisfatto del mio lavoro". #Soddisfazione sul lavoro
- "I risultati del mio lavoro sono di grande importanza per il nostro progetto globale Obiettivi di squadra."
- "La maggior parte dei giorni sento di aver ottenuto qualcosa al lavoro". #Soddisfazione sul lavoro
- "Sono orgoglioso dei miei attuali risultati lavorativi". #Soddisfazione sul lavoro
- "Mi sento molto a mio agio nel prendere dei rischi con la nostra squadra". #PSicurezza psicologica
- "Ricevo riconoscimenti o elogi per un buon lavoro". #Feedback
- "Mi sento a mio agio nella nostra squadra". #TeamPlay
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
Se vuoi un modello per i check-in settimanali come foglio Google modificabile, clicca sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile e stamparlo, ad esempio.
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Anteprima: Modello Excel o XLSX
Se vuoi scaricare il modello di cui sopra come XLSX stampabile o modificabile, clicca semplicemente sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare o stampare il modello in modo flessibile.
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
14. Modulo di indagine sulle riunioni 1 a 1: "Qualità della leadership
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per un incontro o una conversazione individuale con un modulo di indagine sulla qualità della tua leadership. Come già detto, può anche essere stampato. Va notato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Se vuoi scaricare il modello di cui sopra come XLSX stampabile o modificabile, clicca semplicemente sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare o stampare il modello in modo flessibile.
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Fnel caso in cui non l'avessi visto: Puoi aprire, modificare, scaricare e stampare questo modello anche in altri formati (ad esempio PDF o Microsoft Word) con i pulsanti qui sopra. Tra l'altro, i modelli scaricabili sono in inglese, come avrai già visto. Puoi copiare il testo qui sopra o utilizzare lo strumento Deepl come traduttore se vuoi il modello di check-in in un'altra lingua (ad esempio spagnolo, olandese, portoghese, francese, finlandese, italiano o svedese).
15. Modulo di indagine sugli incontri 1 a 1: "Sviluppo personale
Il seguente modulo è adatto come modello gratuito per il tuo incontro o conversazione individuale con un modulo di sondaggio sull'argomento "sviluppo personale". Come già detto, può anche essere stampato. Va notato che puoi e devi arricchire il modello con le tue idee, attività e formati, a seconda che tu tenga l'incontro a distanza, virtualmente o in loco. Gli esempi di incontri individuali e l'agenda gratuita si spera possano fornire a te, in quanto manager, un buon modello per le discussioni con i tuoi dipendenti:
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Sviluppo personale
- "I miei compiti di lavoro di solito procedono molto rapidamente, anche se è necessario un feedback esterno".
- "Se osservo un comportamento non ottimale, so come attirare in modo costruttivo l'attenzione dei miei colleghi".
- "Ricevo un messaggio costruttivo Feedback sia per il mio lavoro che per il mio sviluppo personale".
- "Vedo un interessante percorso di carriera nell'azienda". #Crescita
- "Nelle ultime settimane, ho avuto spesso modo di Punti di forza al lavoro".
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Allora, hai trovato un modello adatto? Allora passiamo a parlare di buone domande individuali per gli incontri 1 a 1 e di argomenti tipici che puoi preparare internamente.
Domande per un incontro individuale
Se sei interessato ad approfondire le questioni relative alle riunioni one-to-one (sia per quelle a distanza o virtuali che per quelle in ufficio), ti consiglio il seguente post del blog: 129 Domande intelligenti per le riunioni individuali (per i manager). A volte un catalogo di domande può aiutarti a creare dei modelli personalizzati che si adattino il più possibile al dipendente.
Per darti un assaggio delle entusiasmanti domande gratuite contenute nel nostro articolo, ecco 10 domande che potrebbero ispirarti in questo momento:
✅ Domande sulla riunione generale dell'1-1
- Come stai (davvero) in questo momento?
- Su una scala da uno (molto male) a dieci (molto bene), come ti senti in questo momento?
- Quanto sei concentrato al momento su una scala da 1 a 10? E perché?
- Cosa ti passa per la testa in questo momento?
- Cosa ti blocca al momento sul lavoro?
- Cosa sta andando bene per te in questo momento?
- Cosa non sta andando bene al momento?
🧑🎨 Domande sulle riunioni creative 1-1
- Se dovessi descrivere il tuo stato d'animo come una previsione del tempo per quanto riguarda il progetto, il tuo lavoro in generale e le tue mansioni, come sarebbe?
- Quanto spesso ti senti sopraffatto o stressato al lavoro? In quali situazioni?
- Come ti sembra una buona pausa (aria fresca, schermi...)?
- Cosa stai facendo in questo momento che non ti sta portando da nessuna parte?
- Hai una bacchetta magica e un desiderio in relazione al lavoro: cosa vorresti (escluso uno stipendio più alto)?
- Di cosa hai bisogno attualmente per migliorare?
- Qual è stata la tua sfida più grande ieri (o la scorsa settimana, ecc.)?
Argomenti tipici degli incontri individuali
Sulla base dei modelli e dei moduli professionali gratuiti di cui sopra, puoi ovviamente prevedere quali sono gli argomenti tipici delle valutazioni individuali dei dipendenti. In questo modo potrai prepararti mentalmente ad affrontare eventuali domande difficili.
Ecco alcuni esempi di argomenti tipici delle riunioni one-to-one e di domande che potrebbero provenire dai tuoi dipendenti. Naturalmente si tratta di scenari teorici – sei fortunato se i membri del tuo team porteranno tutti questi argomenti così attivamente all'ordine del giorno. In ogni caso dovrebbe essere utile:
Un buon invito deve essere chiaro e amichevole. Indica lo scopo dell'incontro e mostra che si tratta di supporto e cooperazione. Il seguente modello può servire come esempio o campione:
Esempi di argomenti e domande da parte dei dipendenti in incontri 1-to-1
- Riflettere sulle priorità
- Possibile argomento: "Non sono sicuro se concentrarmi sul compito A o B – Quale priorità pensi che abbia la precedenza?".
- Allineamento: cosa rende un buon lavoro
- Possibile argomento: "Come possiamo garantire che il mio lavoro soddisfi le aspettative degli stakeholder? Ci sono esempi specifici di come riconoscete il 'buon lavoro'?".
- Fornisci un feedback
- Possibile argomento: "Vorrei sapere cosa ne pensi della mia presentazione nell'ultima demo del prodotto al cliente – c'è qualcosa che potrei migliorare?".
- Sfide e blocchi
- Possibile argomento: "Ho problemi a ricevere il supporto del team di marketing e questo sta ritardando il mio progetto. Puoi aiutarmi a risolvere questo problema?"
- Sviluppo personale e obiettivi di carriera
- Possibile argomento: "Sono interessato al nuovo progetto del Team Software Backend – pensi che io abbia le competenze giuste per questo progetto, o c'è qualcosa che dovrei imparare prima?"
- Carico di lavoro e benessere
- Possibile argomento: "Ho l'impressione che il carico di lavoro attuale non sia fattibile senza compromettere la qualità – possiamo parlare di come potremmo adattarlo?"
- Idee e innovazioni
- Possibile argomento: "Ho un'idea su come rendere più efficiente il processo Z – possiamo discuterne brevemente per vedere se ha senso?".
- Relazioni nel team
- Possibile argomento: "Ho notato che la comunicazione con il mio collega Max a volte è difficile – hai qualche idea su come potrei affrontare meglio questo problema?".
- Necessità di supporto
- Possibile argomento: "Ho bisogno di un contesto più ampio sugli obiettivi del progetto –, potresti dirmi qual è lo scopo finale o con chi potrei parlarne?".
- Uno sguardo al futuro
- Possibile argomento: "Quali sono i progetti o i cambiamenti importanti in arrivo per i quali dovrei prepararmi?".
Allora, ti senti più preparato per il tuo prossimo colloquio di valutazione individuale? In caso contrario, ho allegato una FAQ qui sotto, se necessario. Ma per ora traiamo una conclusione provvisoria.
Conclusione - Buoni modelli di riunione individuale
Le riunioni individuali sono uno strumento indispensabile per tutti i capi che tengono a una collaborazione efficace e apprezzabile. Questo articolo non solo ha dimostrato l'importanza di queste riunioni per lo sviluppo del team e per il successo dell'azienda, ma offre anche modelli pratici gratuiti, agende campione, domande e rompighiaccio per migliorare la qualità di queste riunioni.
La chiave del successo delle riunioni one-to-one sta nel personalizzarle in base alle esigenze di ogni singolo membro del team. Invece di affidarti a modelli rigidi e stampabili, dovresti organizzare le riunioni in modo flessibile per discutere delle sfide operative e rafforzare le relazioni.
Che si tratti di stabilire le priorità, di feedback o di sviluppo personale, gli approcci presentati qui ti aiuteranno ad avere conversazioni energiche e produttive. Utilizza i suggerimenti per rimuovere i blocchi, creare fiducia e realizzare il pieno potenziale dei tuoi dipendenti. In questo modo il tuo team non solo sarà più efficiente, ma anche più motivato e soddisfatto.
FAQ - Domande frequenti
Nel contesto delle riunioni one-to-one e dei relativi modelli sorgono regolarmente diverse domande. Ecco perché ho raccolto qui alcune domande e risposte tipiche.
Con quale frequenza devono essere programmati o tenuti gli incontri individuali?
La frequenza dipende molto dalle dinamiche del team e dalle esigenze individuali dei dipendenti. Le riunioni settimanali sono ideali per i nuovi dipendenti o per i membri del team con poca esperienza, perché spesso hanno bisogno di maggiori indicazioni e feedback. Per i dipendenti esperti che lavorano in modo indipendente, è opportuno un ritmo da due a sei settimane. In altre parole, anche le riunioni mensili one-to-one sono piuttosto comuni.
Esempio: Un manager potrebbe decidere di organizzare incontri settimanali one-to-one con una nuova collega per i primi tre mesi, per assicurarsi che si sia ambientata bene. In seguito, il ritmo viene modificato in base ai suoi progressi.
Come si scrive un'email di invito a un incontro individuale?
Un buon invito deve essere chiaro e amichevole. Indica lo scopo dell'incontro e mostra che si tratta di supporto e cooperazione. Il seguente modello può servire come esempio o campione:
Modello di e-mailCiao [nome], vorrei organizzare dei check-in regolari con te per assicurarmi che possiamo parlare dei tuoi problemi attuali, delle tue priorità e delle opportunità di sviluppo. Saresti disponibile in [data/ora]? Se la data non ti va bene, proponi 3 alternative".
Suggerimento: Per saperne di più, consulta il nostro articolo sul blog: 5 modelli di inviti via e-mail per riunioni individuali.
Come si svolgono i colloqui individuali con i nuovi colleghi?
Nei colloqui iniziali con i nuovi dipendenti, l'obiettivo deve essere quello di creare un rapporto di fiducia. Fai domande aperte, come ad esempio:
- "Come sta andando il tuo onboarding finora?".
- "C'è qualcosa per cui avresti bisogno di maggiore supporto?".
- "Quali obiettivi vorresti raggiungere nei prossimi mesi?".
Allo stesso tempo, puoi fornire informazioni sulla cultura aziendale e sulle dinamiche di squadra. L'obiettivo è ridurre l'incertezza e far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti.
Suggerimento: Puoi trovare altre idee nel nostro articolo sul blog: Nuovo dipendente? 5 consigli per il primo incontro individuale.
In poche parole, come si fa a dare un feedback costruttivo?
Il feedback costruttivo deve essere specifico, equo e orientato all'azione. Un metodo semplice e collaudato è il metodo SBI (Situazione, Comportamento, Impatto):
- Situazione: descrivi la situazione specifica.
- Comportamento: spiega il comportamento che hai notato.
- Impatto: mostra l'effetto che ha avuto questo comportamento.
- Richiesta (opzionale): Indica una richiesta che si abbina a questa.
Esempio: "Nella presentazione della scorsa settimana (Situazione), hai spiegato per la prima volta in modo molto semplice e chiaro i dati complessi sotto forma di tabella (Comportamento). Mi ha fatto piacere perché ha aiutato il cliente a capire meglio la nostra soluzione e ha creato fiducia (Impatto). Ti prego di fare lo stesso la prossima volta".
Suggerimento: se hai bisogno di altri esempi, modelli o campioni, dai un'occhiata a queste risorse: Valutazione delle prestazioni degli sviluppatori software: 6 esempi di feedback e 50 frasi ed esempi di colloqui di valutazione sulla comunicazione.
Come strutturano i manager le conversazioni one-to-one?
Una struttura chiara aiuta a mantenere la valutazione dei dipendenti in linea con i tempi. Questa è una struttura tipica:
- Check-in: Inizia con una domanda informale per alleggerire l'atmosfera, ad esempio: "Come sta andando la tua giornata finora?".
- Argomenti principali: Discutere le priorità, le sfide o i feedback attuali.
- Futuro: Discutere le opportunità di sviluppo, gli obiettivi a lungo termine o i cambiamenti nel team.
- Conclusione: Riassumi i punti più importanti e chiarisci i passi successivi.
Qual è il modo migliore per prepararsi agli incontri 1 a 1?
Una buona preparazione dimostra apprezzamento e garantisce una discussione produttiva. Crea un breve ordine del giorno con gli argomenti più importanti che vuoi trattare e chiedi al tuo dipendente di portare con sé gli argomenti. Annota in anticipo esempi di feedback o domande sui progetti in corso.
Esempio: Verbalmente o per iscritto via e-mail: "Ciao Max, per il nostro incontro di domani vorrei parlare dello stato del tuo progetto e della tua formazione. Se hai degli argomenti da trattare, per favore portali con te".
Qual è il modo migliore per condurre una conversazione individuale?
Crea un'atmosfera piacevole in cui il tuo dipendente si senta a suo agio. Ascolta attivamente, fai domande aperte ed evita il multitasking. Utilizza il colloquio di valutazione per risolvere insieme le sfide e assicurati che alla fine vengano definiti chiaramente i passi successivi. I modelli stampabili di cui sopra possono essere utili in questo caso.
Esempio: Un manager potrebbe introdurre la conversazione in questo modo: "Parliamo brevemente della tua settimana. Ci sono stati momenti che sono andati particolarmente bene o in cui hai avuto bisogno di supporto?".
Termina la conversazione con: "Grazie per il dialogo aperto! Prenderò nota per condividerlo con il team di marketing. Riparliamone la prossima settimana".
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
