Animer des rétrospectives au sein d'une petite équipe ou d'un petit groupe peut déjà être un défi. Ou avec très peu de temps. Mais qu'en est-il des rétrospectives dans les grandes équipes ? Elles sont souvent beaucoup plus exigeantes.
Avant de développer notre outil pour les rétrospectives, nous avons acquis diverses expériences avec des groupes plus importants – souvent, nous avions des exigences de la part des clients pour qu'un secteur entier (souvent plus de 15 personnes) participe à une rétro.
Je voudrais donc, dans un premier temps, partager les défis qui, selon notre expérience, se sont présentés dans ces grandes équipes ou groupes.
Les défis des rétrospectives dans les grandes équipes ou les groupes
1. l'atmosphère de la conversation
Dans le cas d'un grand nombre de participants, il arrive souvent que les participants ne se connaissent que peu au quotidien. Alors que dans les petites équipes, on peut généralement compter sur une atmosphère de confiance et de discussion ouverte, c'est souvent plus difficile dans les grandes équipes. Et pourtant, cette atmosphère de confiance est l'un des facteurs les plus importants de la réussite d'une équipe : La sécurité psychologique de l'équipe.
2. engagement & répartition de la conversation
En même temps, il est plus facile pour chacun de se retirer des discussions dans cette constellation. En tant que modérateur, il faut donc faire beaucoup plus attention à ce que tous les participants s'engagent, puissent participer et que la répartition des discussions soit raisonnablement équilibrée.
3. gestion du temps
Plus il y a de membres de l'équipe, plus il y a de sujets à aborder. Le timeboxing est donc indispensable pour pouvoir traiter tous les sujets de manière appropriée.
Occasions pour les rétrospectives dans les grandes équipes ou les groupes
Mais parfois, tu n'as pas le choix et tu dois faire face à ces défis. Dans la pratique, nous voyons généralement les occasions suivantes pour les rétrospectives dans les grandes équipes :
- Une grande équipe n'est tout simplement pas divisée en d'autres groupes à long terme. Selon le guide Scrum, à partir de 9 membres, on parle déjà d'une "trop grande équipe".
- Un domaine composé de plusieurs petites équipes qui souhaitent justement réaliser une rétro commune de manière transversale. On parle alors de "Overall Retrospective" ou de "Retro of Retros".
Les conseils suivants se prêtent aux deux scénarios.
Conseils pour les rétrospectives dans les grandes équipes ou les groupes
Voici nos conseils pour les rétrospectives dans les grandes équipes !
Conseil 1 : Remettre en question les participants à la rétrospective
Une rétrospective en grand comité devrait tout à fait être remise en question. Les conditions générales sont-elles vraiment immuables ? N'y a-t-il pas d'alternative valable ?
Pour les grandes équipes ou les groupes, la première question à se poser est donc de savoir si l'équipe ne peut pas être divisée par thème. Bien que nous ne soyons pas fans de l'interprétation stricte des manuels (ou, dans ce cas, du guide Scrum), la limitation à 9 membres de l'équipe n'est pas une coïncidence – jusqu'à cette taille, une rétrospective productive peut avoir lieu sans restriction. C'est donc justement lorsque tu dépasses largement ce nombre que tu devrais remettre en question la constellation de ton équipe.
Dans les "Overall Retros" avec plusieurs équipes, une "astuce" souvent utilisée est que chaque équipe envoie seulement des représentants de l'équipe dans la grande ronde. Ainsi, le nombre de participants reste raisonnable. La désignation de représentants d'équipe pour les "Overall Retros" s'appelle aussi "Scrum of Scrums" dans un autre framework, à savoir ici : Framework LeSS.
Conseil n°2 : respecter une relation de confiance
- Même si l'équipe est très grande, la règle reste que le contenu (à l'exception des mesures) reste confidentiel. → Il faut le signaler dans la modération.
- Profiter d'un petit check-in pour créer une ambiance décontractée – Même avec peu de temps.
Conseil n°3 : prendre en compte la taille de l'équipe dans l'emploi du temps
Plus l'équipe est grande, plus les sujets sont nombreux et plus les discussions sont longues.
Ainsi, alors que dans une petite équipe, tu es peut-être habitué à pouvoir conclure une rétrospective en une heure, cela ne sera pas réalisable pour des groupes de participants plus importants.
La période nécessaire dépend fortement du format et de la méthode de rétrospective choisis. D'après notre expérience, les durées se situent dans les intervalles suivants :
Périodes habituelles pour les rétrospectives en fonction de la taille de l'équipe
- 5 participants ou moins → 45 – 90 minutes
- 6 à 10 participants → 60 – 120 minutes
- 10 à 20 participants ou plus → 90 – 180 minutes
N'hésite pas à expérimenter toi-même le timeboxing pour te faire une idée. Mais au début, il vaut mieux prendre un peu plus de temps que trop peu, et voir ensuite quelles étapes peuvent être optimisées. – Les prochains conseils peuvent être utiles à ce sujet.
Conseil n° 4 : paralléliser lors de la collecte de thèmes et d'idées
Pour paralléliser la recherche de thèmes et d'idées, il existe par exemple des formats ou des méthodes comme "1-2-4-All". Comment ça marche ?
Chacun réfléchit d'abord individuellement à un thème ou à une question – par exemple 2 minutes (1). Ensuite, chaque participant trouve un partenaire pour échanger les idées recueillies (2), avant de se réunir en groupes de quatre (4) et de présenter finalement les idées recueillies au groupe sous une forme hiérarchisée (All).
Tu trouveras des instructions plus détaillées sur 1-2-4-All sur cette page : Structures libératrices.
La plupart des coachs Agile tournent en rond...
...et traiter les symptômes superficiels. Il est temps d'utiliser la psychologie – pour un changement d'état d'esprit durable.
Conseil n° 5 : fais des rétros de Health Check
- Des déclarations concrètes sont présentées.
- Chaque membre de l'équipe évalue brièvement et anonymement les déclarations sur une échelle de sondage – à quel point es-tu d'accord de 1 à 7 ?
- Facultatif : les résultats sont discutés. Des exemples positifs et négatifs sont collectés, qui pourraient expliquer les résultats. Cette partie est potentiellement relativement longue.
- Maintenant, la priorité est donnée directement, chaque membre de l'équipe votant anonymement pour les affirmations qui nécessitent le plus d'action (plus d'informations à ce sujet : Le meilleur outil gratuit pour les rétrospectives anonymes).
- Seule l'affirmation qui a obtenu le plus de votes fera l'objet d'une action.
Tout d'abord, n'hésite pas à consulter notre kit de construction gratuit qui peut te donner de l'inspiration : Module Team Health Check.
Remarque : dans ce format, l'accord avec les éléménts du Health Check est demandé sur une échelle.
- Valorisation : nous valorisons les réalisations et les contributions de nos collègues*.
- L'esprit d'équipe : Il règne dans notre équipe un climat de travail basé sur la confiance.
- Transparence : dans mon équipe, tout le monde sait qui travaille sur quoi.
- Récupération & pauses : j'ai assez d'espace pour faire des pauses où je peux me ressourcer.
- Culture de réunion : nos réunions sont bien structurées tout en laissant de la place à la créativité et à la nouveauté.
- Soutien : dans mon équipe, chaque membre de l'équipe partage ses connaissances et son expérience individuelles.
Tu veux que ton patron t'aime ? Alors fais atteindre à ton équipe de nouveaux sommets de performance. Fais-la passer d'une voiture moyenne – à une fusée explosive !
Comment ? Télécharge mon eBook gratuit et psychologiquement fondé sur le thème "En 12 étapes simples vers le flux d'équipe" télécharge le livre et lis-le. Voilà pour l'instant –, mais passons maintenant au sujet principal de ce texte.
Astuce 6 : Essaie Echometer.
Un super soutien pour réaliser des rétros en grands groupes sont de bons outils de rétros (voir notre liste : Comparaison de 14 outils rétro). Ils peuvent te soulager d'une partie du travail – y compris la collecte de feedback avant la rétro et la priorisation des actions.
Je voudrais mentionner en particulier un outil que j'ai moi-même contribué à développer : Echometer. Il combine les connaissances de la psychologie avec les meilleures pratiques Agile pour tirer le meilleur parti des bilans de santé de l'équipe et des rétros pour le développement de l'équipe.
Nous te donnons des conseils concrets dans l'outil, comment déduire de bonnes mesures – et il peut être utilisé en ligne à distance ou hors ligne.
D'ailleurs, sans connexion de ta part ou de celle de ton équipe, tu peux faire une rétro dans une grande équipe avec notre outil.
Ce bouton te permet d'ouvrir directement l'outil, de choisir ta méthode rétro et d'inviter une équipe via un lien (Plus de 30 méthodes rétrospectives possibles):
Lorsque tu arrives à la fin de la rétro, tu peux aussi créer un compte gratuit en option pour sauvegarder tes résultats.
Si tu veux en savoir plus avant ou si tu veux commencer directement un vrai trial – en savoir plus ici / Commence ici gratuitement.
Conseil n° 7 : utiliser les sessions de breakout
Maintenant, les thèmes sont rassemblés et classés par ordre de priorité – malgré une grande équipe ou un grand groupe. La prochaine étape consiste à analyser les thèmes en détail afin de déterminer les petits éléments d'action qui pourraient améliorer la situation.
C'est là que cela devient particulièrement délicat. En effet, plus le cercle des participants est grand, plus il est probable que les thèmes abordés ne soient pas pertinents pour tous. Par conséquent, seule une fraction des membres de l'équipe peut contribuer à un sujet.
La discussion de certains sujets qui ne concernent pas tous les membres de l'équipe de la même manière devrait donc être systématiquement externalisée ou parallélisée.
Nous avons fait de très bonnes expériences en utilisant des sessions de breakout pour cela : On définit les thèmes et on laisse les petits groupes s'organiser pour travailler dessus. Chaque participant est libre de se joindre à un groupe et de le quitter – comme ici : Format open space.
Ainsi, chacun a la possibilité d'intervenir dans les discussions où il* peut contribuer activement. Lors de la présentation des résultats des sessions de breakout, il en résulte dans le meilleur des cas une mesure concrète qui peut être mise en œuvre directement lors du prochain sprint. Si les mesures proposées semblent plausibles et dignes d'être suivies par l'ensemble des participants, les mesures sont considérées comme décidées.
Mais il se peut tout aussi bien que le petit groupe n'ait pas encore pu élaborer une proposition d'action finale. Dans ce cas, on peut alors décider de poursuivre la session de breakout en dehors de la rétrospective, si les participants le jugent utile.
Attention aux "demi-mesures
Rien n'est plus énervant qu'une mesure à moitié réfléchie, prise sous la pression et dont personne ne veut s'occuper. D'après notre expérience, il est donc très important d'indiquer dès la modération dans ta grande équipe ou ton grand groupe que la décision d'une autre session de breakout en dehors de la rétrospective peut être une mesure légitime pour éclairer davantage le sujet s'il n'a pas pu être analysé de manière définitive dans la timebox de la rétro.
Conseil 8 : Recueillir un feedback en amont
C'est justement la collecte de feedback, c'est-à-dire la phase de collecte de données, qui peut prendre un temps précieux dans la rétrospective, temps qui pourrait en fait être externalisé en amont, en demandant un feedback avant la rétrospective.
Pour structurer un peu cette demande de feedback en amont, il est souvent utile de combiner des questions fermées avec des questions ouvertes. De cette manière, tu obtiens un feedback quantitatif sur des aspects ciblés et, en tant que membre de l'équipe, tu as toujours la possibilité d'apporter ouvertement tes propres thèmes grâce aux questions ouvertes. Spotify, en tant que précurseur, utilise par exemple des questions fermées ciblées, dont les résultats ont été baptisés du nom suivant : Contrôle de santé de l'escouade.
Nous avons d'ailleurs développé un outil qui peut t'aider dans tes rétrospectives en grandes équipes. Tu trouveras plus d'informations juste en dessous.
Les rétros en petits groupes sont une meilleure solution
Conclusion
Tu as probablement lu que nous ne recommandons pas les rétrospectives avec un trop grand nombre de participants pour les raisons expliquées au début. Le défi : Présenter la rétro.
En même temps, nous espérons qu'avec les conseils sur la parallélisation & Co, tu pourras tirer le meilleur parti des grandes rétrospectives. Car c'est justement quand on s'est habitué à la constellation de la rétro en tant que grande équipe que les choses peuvent devenir de plus en plus faciles avec le temps et que le format – peut devenir un succès malgré les obstacles –.
Nous sommes impatients de lire tes témoignages!Au fait, si tu cherches en général à varier tes rétros, tu peux aussi consulter à nouveau cet article : 3 méthodes rétro avec effet de surprise.
Si tu souhaites des questions un peu plus variées pour tes rétrospectives, consulte notre post : 54 méthodes rétrospectives fraîches pour les débutants et les professionnels (avec, entre autres, la Mario Kart Retro, la Marathon Retro et la Elon Musk Retro).
Si tu es toujours à la recherche d'une planche rétro appropriée (avec des méthodes rétro 60+), notre article peut d'ailleurs t'aider avec le sujet : Les meilleures planches rétro en comparaison.
