Yksi etätyöntekijöiden kerta toisensa jälkeen kohtaamista haasteista on tuottavuuden ylläpitäminen – Kaikki kotona työskentelevät eivät saa tehtäviään valmiiksi ja saavuta tavoitteitaan. Joustavan työjärjestelyn tarjoaman vapauden vuoksi jotkut työntekijät pyrkivät viivyttelemään, mikä luonnollisesti vaikuttaa heidän suorituskykyynsä. 

Miten voit kannustaa etäryhmiä pysymään tuottavina ja sitoutuneina?

Prokrastinaation ymmärtäminen

Me kaikki tiedämme sen. Viivyttelyprosessi menee suurin piirtein näin: 

 

• • Käydään läpi päivän tehtävälista. 

• • Aloitat ensimmäisestä tehtävästä.

• • Sinä harhautut ja teet muita, vähemmän merkityksellisiä tehtäviä. 

• • Huomaat, että sinun on hoidettava tehtävälistasi asiat nyt tai joudut kohtaamaan seurauksia, kuten projektin viivästymisen tai muiden tahojen moitteet. 

• • Lopussa, viime hetkellä, saat tehtävän valmiiksi. 

Ehkä lupasit itsellesi (kuten me kaikki), että ensi kerralla et odota viimeiseen sekuntiin asti. Mutta valitettavasti joudut aina samaan kehään. 

Miksi ihmiset viivyttelevät?

Kun otetaan huomioon, että 88 % yhdysvaltalaisista työntekijöistä viivyttelee, on tärkeää ymmärtää, miksi ihmiset tekevät niin (lähteeseen). 

Aloitetaan selvittämällä joitakin vitkastelua koskevia väärinkäsityksiä. Nykyiset tutkimukset kuitenkin osoittavat, että viivyttely liittyy enemmänkin tunteiden hallintaan ja stressin ja väsymyksen kaltaisiin asioihin. Tutkijat määrittelevät prokrastinaation itsesäätelyn muodoksi, johon kuuluu erityisesti tehtävien epärationaalinen lykkääminen, vaikka sillä saattaisi olla kielteisiä seurauksia (lähteeseen). 

Lykkääminen ei ole laiskuutta, vaan se liittyy usein ahdistuneisuuteen ja masennukseen (lähteeseen). Ihmisillä on taipumus lykätä tehtäviä, jotka aiheuttavat heille stressiä. 

He viivyttelevät, koska haluavat välttää lykättyyn tehtävään liittyviä kielteisiä tunteita. Yksinkertaisesti sanottuna, jos työ stressaa kollegaa, hän lykkää sitä todennäköisemmin siihen asti, kunnes hän ei voi enää välttää sitä, ja kiirehtii sitten tekemään sen aikapaineen alla. 

Kuvalähde

Työhön liittyvä viivyttely, olipa kyse sitten toimistosta tai muualta, voi aiheuttaa monia ongelmia työntekijöille ja yrityksille. Se vaikuttaa työntekijöiden työsuoritukseen ja kykyyn edetä ammatillisesti.

Viivyttelyn seuraukset työntekijöille

Good Therapy -julkaisun tutkimuksen mukaan viivyttely aiheuttaa työpaikalla ongelmia, kuten huonoa suoritusta, taloudellista vastuuttomuutta ja muuta (julkaisuun). 

Tutkimukset yhdistävät viivyttelyn myös stressiin, työuupumukseen ja heikkoon emotionaaliseen hyvinvointiin, mikä vaikuttaa sitoutumisen ja yhteyden tunteeseen ja käynnistää lannistumisen ja huonon suorituksen kierteen (lähteeseen). Tämä vaikuttaa työntekijän työsuoritukseen ja kykyyn kehittyä ammatillisesti sekä vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon oppia ja kehittyä (lähteeseen).

Kuvalähde

Viivyttelyn seuraukset työnantajille

Prokrastinaatio alentaa tuottavuutta ja vaikuttaa yhteistyöhön. Kun työntekijät jättävät tehtävänsä liian myöhään, se vaikuttaa muuhun työnkulkuun. 

Etätyöympäristössä viivyttely on kaksinkertainen ongelma. Joustavuus voi johtaa häiriötekijöihin, viivyttelyyn ja jopa epämiellyttävien tehtävien välttämiseen kokonaan. Seuraavassa jaksossa käsittelen joitakin strategioita, joita voit käyttää etätyöntekijöiden pitämiseksi tehtäviensä parissa. 

Miten estää etätyöntekijöiden vitkastelu

Etätyöntekijät tuntevat usein olevansa irrallaan yrityksestä, ja heille voi kehittyä kielteisiä tunteita tehtävistä, jotka heidän on suoritettava. Työntekijöiden sitoutumisen edistämiseksi ja menestyksekkäiden tiimien rakentamiseksi työnantajien on varmistettava, että odotukset ja tavoitteet ovat selkeät (Lue lisää: Odotukset retroissa) ja samalla tukea työntekijöitä näiden tavoitteiden saavuttamisessa. Seuraavassa on viisi vinkkiä, joiden avulla työntekijät voivat tuntea itsensä sitoutuneemmiksi ja näkyvämmiksi, mikä vähentää viivyttelyä:

1. järjestä viikoittainen tarkastus tai säännöllinen jälkikäteisarviointi.

Kuten aiemmin mainittiin, etätyöntekijät tuntevat joskus olevansa irrallaan yrityksestä ja kamppailevat sen kanssa, että heidät nähdään. Viikoittainen tai kahden viikon välein pidettävä lyhyt kokous voi auttaa heitä tuntemaan itsensä sitoutuneiksi. Tapaamisessa he voivat jakaa ajatuksiaan ja tunteitaan johdon tai johtajien kanssa. 

Säännöllisten tarkistusten tai ketterien retrospektiivien tekeminen Echometer:n kaltaisella yksinkertaisella työkalulla tuo etätyöntekijöille useita etuja: 

 

• • Se avaa viestintäkanavan ja auttaa ymmärtämään heidän työtään heidän näkökulmastaan. 

• • Se lisää luottamusta ja keskinäistä tukea parantamalla viestintää ja vahvistamalla suhdetta tiimisi jäseniin. 

• • Annat henkilöstölle äänen ja rohkeuden lähestyä sinua ideoineen, kysymyksineen ja huolenaiheineen. 

• • Herätät vastuuntuntoa ja lisäät tuottavuutta.

2. erittele tavoitteet

Anna kollegoillesi hallittavissa olevia tavoitteita. Kaikkien on helpompi suorittaa tehtävä, jos se on jaettu pienempiin tavoitteisiin. 

Lisäksi tavoitteiden olisi oltava saavutettavissa ja selkeitä. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed) on yleinen kehys tavoitteiden määrittelyyn. Kun annat tehtäviä, varmista, että ne noudattavat SMART-kehystä (Lue lisää: Aseta hyvät tavoitteet). 

Älä kuormita työntekijöitä liian monilla tehtävillä. Valtava luettelo tehtävistä asioista lannistaa kaikkia. Anna tehtäväksi vain se, mitä työntekijät voivat tehdä kohtuullisessa ajassa. 

3. juhli pieniä onnistumisia

Yksi vitkuttelun syistä on tunne siitä, että sinua aliarvioidaan tai ei arvosteta. Tunnustus, jopa pienestä onnistumisesta, voi auttaa kollegoita tuntemaan itsensä arvostetuiksi. 

Nopea kiitos tai "hyvin tehty" voi olla hyvä motivaattori suorittaa lisää tehtäviä. Tämä on mahdollista myös esimerkiksi digitaalisen työkalutuen avulla (lisää tästä:  Työvoiman analyysi ja suorituskyvyn hallinta).

4. emotionaalisen hyvinvoinnin mittaaminen

Etätiimin emotionaalisen hyvinvoinnin tarkistaminen on tärkeää tuottavuuden ylläpitämiseksi ja viivyttelyn välttämiseksi. Sisäisten tiimien on helppo tarkistaa asia henkilökohtaisesti, mutta etäryhmillä on vähemmän mahdollisuuksia keskustella ja ratkaista ongelmia tuntematta itseään alttiiksi. 

Mielialatutkimuksen käyttöönotto voi auttaa yritystäsi lisäämään sitoutumista. Mielialakyselyt ovat yleensä lyhyitä ja sisältävät kysymyksiä siitä, miten työntekijät suhtautuvat työhönsä ja miten he kokevat työmäärän. Niiden avulla työntekijät voivat myös kertoa ajatuksistaan ja tunteistaan (mahdollisesti nimettömänä) ilman, että esimiehen kanssa käytävästä henkilökohtaisesta tapaamisesta aiheutuu ylimääräistä stressiä. Echometer-työkalun avulla voidaan toteuttaa mielialatutkimuksia – yhdessä lyhyiden kokousten kanssa, jotta voidaan johtaa toimia suoraan tuloksista ja lisätä työntekijöiden itsetehokkuutta (Lisää osoitteessa Echometer).

5. joustavuuden tai joustavuusvalmiuksien edistäminen 

Jokapäiväisten ja vähemmän arkisten haasteiden voittaminen on normaali osa jokaisen työntekijän työtä, mikä tekee joustavuudesta menestyvän tiimin kriittisen ominaisuuden. Varmistaakseen, että työtoverit jaksavat, kun tilanne muuttuu vaikeaksi, johtajien on kannustettava kekseliäisyyttä ja rakennettava suhteita tiimin jäsenten välille. Psykologinen turvallisuus). Sietokyky alkaa itsetuntemuksesta, eli työntekijöiden on ensin tunnistettava olosuhteet, jotka johtavat heidän viivyttelyynsä. Jos heillä on jokin alue tai tehtävä, jonka kanssa he kamppailevat, he tarvitsevat ympäristön, jossa he voivat olla rehellisiä ja saada tukea ilman pelkoa kostosta.

Miten ohjelmisto voi auttaa voittamaan viivyttelyn

Etätiimien viivyttelyn estämistä helpottavat teknologiset välineet, jotka mahdollistavat yhteistyön ja sitoutumisen tiimin jäsenten kanssa. 

On olemassa erilaisia työkaluja ja sovelluksia, jotka voivat auttaa työntekijöitä voittamaan viivyttelyn. Jotkin laajennukset, kuten Pomodoro Timer, voivat tukea tehokasta ajanhallintaa, mutta niillä on rajoituksensa. Organisaatioilla, joissa on mobiili- ja hybridityövoimaa, pitäisi olla käytössä vankka, koko yrityksen kattava ajanhallintajärjestelmä. Ajanottojärjestelmä Sisäänrakennettujen viesti- ja yhteistyöominaisuuksien avulla koko henkilöstö voi osallistua päivittäisistä tehtävistä keskustelemiseen. 

Kun esimiehet ja muut johtajat sitoutuvat asiaan, antavat asianmukaista tunnustusta, käyttävät teknologiaa ja kehittävät joustavuutta, voit auttaa liikkuvia työntekijöitä välttämään viivyttelyä. 

Kirjoittajasta

Dean Mathews on OnTheClock-sovelluksen perustaja ja toimitusjohtaja. Ajan tallennus työntekijöille, joka tarjoaa ajanseurantatukea yli 15 000 yritykselle ympäri maailmaa. 

Dean Mathewsilla on yli 20 vuoden kokemus yritysohjelmistojen suunnittelusta ja kehittämisestä. Hän pitää ohjelmistokehitystä taidemuotona. Kun taiteilija luo mestariteoksen, monien ihmisten elämä muuttuu parempaan suuntaan. 

Kun Dean Mathews ei ole kehittämässä ajanottoa, hän haluaa uppoutua uskoonsa, viettää aikaa perheensä ja ystäviensä kanssa ja etsiä keinoja tehdä maailmasta hieman parempi.