Eine der Herausforderungen, mit denen Remote-Arbeitskräfte immer wieder konfrontiert werden, ist die Aufrechterhaltung ihrer Produktivität – nicht alle, die von zu Hause aus arbeiten, erfüllen ihre Aufgaben und erreichen ihre Ziele. In Anbetracht der Freiheit, die eine flexible Arbeitsorganisation bietet, neigen manche Arbeitnehmer zum Prokrastinieren, was sich natürlich auf ihre Leistung auswirkt.
Wie kann man fördern, dass Remote-Team produktiv und engagiert bleiben?
Prokrastination verstehen
Wir kennen es alle. Der Prozess der Prokrastination läuft mehr oder weniger so ab:
- Du gehst deine Aufgabenliste für den Tag durch.
- Du beginnst mit der ersten Aufgabe.
- Du lässt dich ablenken und erledigst andere, weniger relevante Aufgaben.
- Du stellst fest, dass du die Punkte auf deiner Aufgabenliste jetzt erledigen musst, oder du musst mit Konsequenzen rechnen, wie z. B. Projektverzögerungen oder eine Verurteilung durch andere.
- Am Ende, auf den letzten Drücker, erledigst du die Aufgabe.
Vielleicht hast du dir versprochen (wie wir alle), dass du das nächste Mal nicht bis zur letzten Sekunde warten wirst. Aber leider verfällt man dann immer wieder doch in denselben Kreislauf.
Warum prokrastinieren Menschen?
Angesichts der Tatsache, dass 88 % der US-Arbeitskräfte prokrastinieren, ist es wichtig zu verstehen, warum Menschen das tun (zur Quelle).
Lass uns zunächst mit einigen falschen Vorstellungen über Prokrastination aufräumen. Aktuelle Forschungsergebnisse deuten jedoch darauf hin, dass Prokrastination eher mit emotionalem Management und Themen wie Stress und Müdigkeit zu tun hat. Prokrastination wird von Forschern als eine Form der Selbstregulierung definiert, zu der insbesondere das irrationale Aufschieben von Aufgaben gehört, selbst wenn dies negative Folgen haben könnte (zur Quelle).
Prokrastination ist keine Faulheit, sondern steht oft im Zusammenhang mit einem hohen Maß an Angst und Depression (zur Quelle). Menschen neigen dazu, Aufgaben zu verschieben, die ihnen Stress bereiten.
Sie zögern, weil sie die negativen Gefühle vermeiden wollen, die mit der aufgeschobenen Aufgabe verbunden sind. Einfach ausgedrückt: Wenn die Arbeit deine Kollegin stresst, wird sie diese eher aufschieben, bis sie sie nicht mehr vermeiden kann, und sich dann unter Zeitdruck beeilen, sie zu erledigen.
Aufschieben bei der Arbeit, egal ob im Büro oder an einem anderen Ort, kann viele Probleme für Mitarbeitende und Unternehmen verursachen. Es beeinträchtigt die Arbeitsleistung von Mitarbeitenden und ihre Fähigkeit, beruflich voranzukommen.
Folgen der Prokrastination für Arbeitnehmer
Nach Untersuchungen der Publikation „Good Therapy“ verursacht Prokrastination Probleme am Arbeitsplatz wie schlechte Leistungen, finanzielle Verantwortungslosigkeit und mehr (zur Publikation).
Studien bringen Prokrastination auch mit Stress, Erschöpfung bei der Arbeit und geringem emotionalen Wohlbefinden in Verbindung, wodurch das Gefühl von Engagement und Verbundenheit beeinträchtigt wird, was einen Kreislauf von Entmutigung und schlechter Leistung in Gang setzt (zur Quelle). Dies wirkt sich auf die Arbeitsleistung und die Fähigkeit des Arbeitnehmers aus, sich beruflich weiterzuentwickeln, und beeinträchtigt die Motivation von Mitarbeitenden, dazu zu lernen und sich weiterzubilden (zur Quelle).
Die Folgen von Prokrastination für Arbeitgeber
Prokrastination senkt die Produktivität und beeinträchtigt die Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeitende ihre Aufgabe zu spät abgeben, wirkt sich das auf den restlichen Arbeitsablauf aus.
In einer Remote-Arbeitsumgebung ist das Aufschieben von Aufgaben ein zweifaches Problem. Flexibilität kann zu Ablenkungen und Verzögerungen führen und sogar dazu, dass unangenehme Aufgaben gänzlich vermieden werden. Im nächsten Abschnitt werde ich einige Strategien erörtern, mit denen du deine Remote-Mitarbeiter bei der Stange halten kannst.
Wie du Prokrastination bei Remote-Mitarbeitenden verhinderst
Remote-Mitarbeitende fühlen sich oft vom Unternehmen abgekoppelt und können negative Gefühle gegenüber den Aufgaben entwickeln, die sie erledigen müssen. Um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern und erfolgreiche Teams zu formen, müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Erwartungen und Ziele klar sind (Mehr dazu: Erwartungen in Retros), und gleichzeitig die Mitarbeitenden dabei unterstützen, sich zu vernetzen und diese Ziele zu erreichen. Hier sind fünf Tipps, mit denen du dabei hilfst, dass sich Mitarbeitende engagierter und gesehen fühlen, was zu weniger Prokrastination führt:
1. Führe ein wöchentliches Check-In oder regelmäßige Retrospektiven durch
Wie bereits erwähnt, fühlen sich Remote-Mitarbeitende manchmal vom Unternehmen getrennt und haben Mühe, sich gesehen zu fühlen. Ein wöchentliches oder zweiwöchentliches kurzes Treffen kann viel dazu beitragen, dass sie sich engagiert fühlen. Hier können sie ihre Gedanken und Gefühle mit dem Management oder Führungskräften teilen.
Die Durchführung regelmäßiger Check-Ins oder agiler Retrospektiven mit einem einfachen Tool wie Echometer hat mehrere Vorteile für eure Remote Mitarbeitenden:
- Es öffnet einen Kommunikationskanal und hilft, deren Arbeit aus ihrer Sicht zu verstehen.
- Es erhöht Vertrauen und gegenseitige Unterstützung, indem es die Kommunikation verbessert und die Beziehung zu deinen Teammitgliedern stärkt.
- Du gibst den Mitarbeitenden eine Stimme und den Mut, sich mit Ideen, Fragen und Anliegen an dich zu wenden.
- Du weckst das Verantwortungsbewusstsein und steigerst die Produktivität.
2. Ziele aufschlüsseln
Gib deinen Kollege*innen überschaubare Ziele vor. Es ist für jeden leichter, eine Aufgabe zu erledigen, wenn sie in kleinere Ziele aufgeteilt ist.
Außerdem sollten die Ziele erreichbar und klar sein. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) ist ein gängiger Rahmen für die Definition von Zielen. Achte bei der Zuweisung von Aufgaben darauf, dass sie dem SMART-Rahmen entsprechen (Mehr dazu: Gute Ziele setzen).
Überfordere Mitarbeitende nicht mit zu vielen Aufgaben. Eine riesige Liste mit zu erledigenden Dingen ist für jeden entmutigend. Weise nur das zu, was die Mitarbeitenden in einem angemessenen Zeitraum erreichen können.
3. Feiere kleine Erfolge
Eine der Ursachen für Prokrastination ist das Gefühl, unterbewertet oder nicht gewürdigt zu werden. Eine Anerkennung, selbst für einen kleinen Erfolg, kann viel dazu beitragen, dass sich Kolleg*innen wertgeschätzt fühlen.
Ein kurzes Dankeschön oder ein „Gut gemacht“ kann ein guter Motivator sein, um mehr Aufgaben zu erledigen.
4. Emotionales Wohlbefinden messen
Die Überprüfung des emotionalen Wohlbefindens deines Remote-Teams ist wichtig, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und Prokrastination zu vermeiden. Während es bei internen Teams einfach ist, sich persönlich zu melden, haben Remote-Teams weniger Möglichkeiten, Probleme zu besprechen und zu lösen, ohne sich bloßgestellt zu fühlen.
Die Einführung einer Stimmungsumfrage kann deinem Unternehmen helfen, das Engagement zu steigern. Stimmungsumfragen sind in der Regel kurz und umfassen Fragen zu den Gefühlen der Mitarbeiter in Bezug auf ihre Arbeit und wie sie die Arbeitsbelastung empfinden. Sie ermöglichen es den Mitarbeitenden auch, ihre Gedanken und Gefühle (optional anonym) mitzuteilen, ohne dass der Stress eines persönlichen Gesprächs mit einer Führungskraft hinzukommt. Das Tool Echometer hilft bei der Durchführung von Stimmungsumfragen – in Kombination mit kurzen Besprechungen, um direkt aus den Ergebnissen Handlungen abzuleiten und die Selbstwirksamkeit der Mitarbeitenden zu steigern (Mehr zu Echometer).
5. Förderung der Resilienz bzw. Widerstandsfähigkeit
Die Bewältigung von alltäglichen und weniger alltäglichen Herausforderungen ist ein normaler Bestandteil der Arbeit eines jeden Mitarbeitenden, was die Belastbarkeit zu einer entscheidenden Eigenschaft eines erfolgreichen Teams macht. Um sicherzustellen, dass deine Kolleg*innen durchhalten, wenn es schwierig wird, müssen Führungskräfte den Einfallsreichtum fördern und Beziehungen zwischen Teammitgliedern aufbauen (Mehr zu Psychologischer Sicherheit). Resilienz beginnt mit Selbsterkenntnis, d. h. die Mitarbeitenden müssen zunächst die Umstände erkennen, die zu ihrem Aufschieben führen. Wenn es einen Bereich oder eine Aufgabe gibt, mit der sie sich schwer tun, brauchen sie ein Umfeld, in dem sie ehrlich sein können und Unterstützung erhalten, ohne Repressalien befürchten zu müssen.
Wie Software bei der Bewältigung von Prokrastination helfen kann
Die Verhinderung von Aufschieberitis in Remote-Teams wird durch technologische Hilfsmittel erleichtert, die die Zusammenarbeit und das Engagement mit den Teammitgliedern ermöglichen.
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Apps, die Mitarbeitenden helfen können, Prokrastination zu überwinden. Einige Erweiterungen, wie z.B. Pomodoro Timer, können ein effektives Zeitmanagement unterstützen, haben aber ihre Grenzen. Organisationen mit mobilen und hybriden Belegschaften sollten ein robustes, unternehmensweites Zeiterfassungssystem mit integrierten Nachrichten- und Kollaborationsfunktionen verwenden, um alle Mitarbeiter in die Besprechung der täglichen Aufgaben einzubeziehen.
Mit einem Engagement von Manager*innen und anderen Führungskräften, durch angemessene Anerkennung, dem Einsatz von Technologie und dem Aufbau von Resilienz kannst du deinen mobilen Mitarbeitenden helfen, Aufschieberitis zu vermeiden.
Über den Autor
Dean Mathews ist Gründer und CEO von OnTheClock, einer App zur Zeiterfassung für Mitarbeitende, die über 15.000 Unternehmen auf der ganzen Welt bei der Zeiterfassung unterstützt.
Dean Mathews verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Entwicklung von Enterprise Software. Er betrachtet die Softwareentwicklung als eine Form der Kunst. Wenn der Künstler ein Meisterwerk schafft, wird das Leben vieler Menschen zum Besseren verändert.
Wenn er nicht gerade die Zeiterfassung perfektioniert, vertieft sich Dean Mathews gerne in seinen Glauben, verbringt Zeit mit seiner Familie und seinen Freunden und sucht nach Wegen, die Welt ein wenig besser zu machen.
