Ryhmänjohtaja moderoi retrospektiiviä? 10 tärkeintä vinkkiä

Hei rakkaat ketterien tiimien tiiminvetäjät! Psykologina ja Scrum Masterina jaan tänään muutamia olennaisia vinkkejä ketterien retrospektiivien vetämiseen, kun et itse ole Scrum Masterin roolissa, vaan pikemminkin tiiminvetäjän tai jonkinlainen “pomo”. Miten voit johtajana ja palvelevana johtajana saada parhaan hyödyn irti tästä tärkeästä hetkestä ketterässä prosessissa? Etsitään vastauksia yhdessä!

Tärkeimmät asiat ensin: On sanomattakin selvää, että ei ole ihanteellista, jos moderoit ketterää retrospektiiviä tiimin johtajana eli (organisaatiomuodostasi riippuen) mahdollisesti jopa työntekijän virallisena päätöksentekijänä. Miksi näin on? 

Tämä johtuu tietysti siitä, että se voi suuresti estää tiimin ehdottoman tarpeellisen avoimen ilmapiirin syntymisen. Mitä vähemmän avoimia olette rehellisen palautteen jakamiselle, sitä vähemmän hedelmällinen retrospektiivi on. Se voi jopa päättyä niin sanottuun zombie scrumiin.

Jos mahdollista, pyri tässä suhteessa saamaan retrospektiiviisi mahdollisimman neutraali moderaattori. Jos tämä ei kuitenkaan jostain syystä ole mahdollista, tässä on ainakin muutama vinkki, joiden avulla saat tilanteestasi parhaan mahdollisen hyödyn irti.

1. Valmistautuminen on ratkaisevan tärkeää:

   • Valmistele retrospektiivi hyvin laatimalla asialista etukäteen. Varmista, että jokaiselle vaiheelle on varattu riittävästi aikaa.
   • Kerää etukäteen palautetta tai aiheita tiimin jäseniltä, jotta keskustelu olisi kohdennetumpaa. Esimerkiksi Echometer:n kaltaiset työkalut voivat auttaa sinua tekemään tämän kyselyn avulla.

2. Luo myönteinen ilmapiiri:

   • Korosta retrospektiivin rakentavaa luonnetta. Tavoitteena on tunnistaa parannuksia, ei syyttää. Lyhyesti sanottuna, älä unohda sisällyttää kysymystä “Mikä meni hyvin?”
   • Käytä jäänmurtajia tai lyhyitä leikkejä luodaksesi rennon ilmapiirin ja tuodaksesi tiimin lähemmäksi toisiaan.

3. Tarkkaile kellonaikaa:

   • Varmista, että takautuva tarkastelu pysyy määrätyssä aikataulussa. Kunnioita tiimin jäsenten aikaa ja pidä kiinni suunnitellusta asialistasta.

4. Käytä erilaisia takautuvia tekniikoita:

   • Käytä erilaisia menetelmiä luodaksesi vaihtelua ja korostaaksesi yhteistyön eri näkökohtia. Tässä on 50 ketterää retrospektiivi-ideaa jokaiselle tiimille. .

5. Keskity konkreettisiin toimenpiteisiin:

   • Varmista, että retrospektiivin aikana tunnistetaan konkreettisia toimia ja toimenpiteitä havaittujen parannuskohteiden käsittelemiseksi - vasta sitten tiimi tuntee, että otat heidät vakavasti johtajana.

6. Kannusta aktiiviseen osallistumiseen:

   • Kannusta kaikkia tiimin jäseniä osallistumaan aktiivisesti. Varmista, että kaikilla on mahdollisuus kertoa näkemyksensä.

7. Ole neutraali ja objektiivinen - mielipiteesi tulee viimeisenä:

   • Pyri moderaattorina pysymään neutraalina ja objektiivisena. Vältä puuttumasta liikaa keskusteluun tai dominoimasta mielipiteelläsi. Johtajana voit mielipiteelläsi vaikuttaa muihin erittäin voimakkaasti ja edistää massiivisesti “ryhmäajattelua”. Yksinkertainen perussääntö: Mielipiteesi tulisi sanoa viimeisenä.

8. Hanki palautetta prosessista:

   • Kysy palautetta retrospektiivin jälkeen myös oman moderaatiosi parantamiseksi. Se osoittaa, että olet avoin ehdotuksille ja tuet jatkuvaa parantamista. Esimerkiksi Echometerissa “ROTI-pisteet” ovat osoittautuneet hyödyllisiksi: Yksinkertainen kysymys siitä, kuinka hyvin aika oli sijoitettu retroon, “Return On Time Invested”.

9. Kirjaa tulokset:

   • Dokumentoi takautuvan tarkastelun tulokset, mukaan lukien tunnistetut toimet. Tämä auttaa seurannassa ja osoittaa edistymisen ajan mittaan.

10. Edistetään itseorganisoitumista:

    • Kannusta tiimiä löytämään itseorganisoituja ratkaisuja. Anna heille vapaus parantaa omia prosessejaan ja tue heitä vastuun ottamisessa.

11. Anonyymin palautteen antaminen:

    • Tarjoa tarvittaessa mahdollisuus anonyymiin palautteeseen. Joskus ryhmän jäsenet tuntevat itsensä vapaammiksi ilmaisemaan mielipiteensä, jos he ovat varmoja siitä, että heidän henkilöllisyytensä on suojattu. Varsinkin jos moderoit retroa tiimin vetäjänä. Työkalut, kuten Echometer, voivat myös auttaa sinua tässä paljon.

"Monet tiimin jäsenet eivät uskalla puhua!"

Ratkaise tämä haaste

"Löydämme liian monta odottamatonta ongelmaa ja vikaa myöhäisessä vaiheessa!"

Ratkaise tämä haaste

"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"

Ratkaise tämä haaste

Monet edellä mainituista seikoista voidaan hoitaa hyvällä retro- ja tiimikehitystyökalulla, kuten Echometer:llä. Se on kehitetty erityisesti silloin, kun tiimeissä ei ole omaa kokopäiväistä Scrum Masteria.

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

Kokeilemisen arvoinen asia: Tiiminvetäjänä annat tiimin suorittaa retron ilman sinua ja kysyt, pitääkö tiimi siitä mahdollisesti enemmän.

Christian Heidemeyer, psykologi & Scrum Master

Ketterien retrospektiivien moderointi on muutakin kuin puhumista. Aktiivinen kuuntelu, näkökulmien moninaisuus, konkreettiset toimintakohteet ja monet muut asiat (ks. edellä) ovat avain niiden onnistumiseen keskipitkällä aikavälillä.

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu kehittää tiimiäsi työkalumme avulla: Voit aloittaa ketterän retrospektiivin ilman kirjautumista, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.

Miten

Pidä Stop Start Retro: Näin retro etenee

1. Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)

   Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.

2. Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)

   Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.

3. Retro-aiheiden käsittely

   Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.

   • Jatka: Mitä meidän pitäisi säilyttää?
   • Stop: Mihin meidän pitäisi lopettaa?
   • Aloitus: Mitä meidän pitäisi aloittaa?

4. Yleiskysymys (suositus)

   Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:

   • Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?

5. Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)

   Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.

6. Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)

   Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.

7. Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)

   Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.

Pidä Stop Start Retro

Jatka: Mitä meidän pitäisi säilyttää?

Stop: Mihin meidän pitäisi lopettaa?

Aloitus: Mitä meidän pitäisi aloittaa?

Avaa tämä retro nyt Sopeudu...