3 vinkkiä: Miten tehdä hyvä retrospektiivi!

Retrospektiivit ovat yksi tehokkaimmista menetelmistä ketterän tiimin tukemisessa. Mutta se, mikä tekee hyvästä retrospektiivistä, ei useinkaan tunnu niin triviaalilta.
Monet tiiminvetäjät tai Scrum-mestarit yrittävät tuoda vaihtelua retrospektioihin muuttamalla retrospektiivisiä tekniikoita. On kuitenkin muutakin huomioitavaa, jotta retro onnistuu.

Älä huoli, tässä artikkelissa haluan myös antaa sinulle ensiluokkaisia retrospektiivisiä ideoita, joita et varmasti ole nähnyt aiemmin, mutta ensin haluaisin käsitellä joitakin muita faktoja, jotka liittyvät onnistuneen retrospektiivin toteuttamiseen:

Vaikka retrospektiivisten menetelmien nimeen vannotaankin aina, on olemassa paljon tärkeämpiä keinoja kuin kysymysten vaihtelu. Tässä kohtaa set & setting -käsite astuu kuvaan. Vaikka tämä käsite on itse asiassa peräisin eri kontekstista, se soveltuu yhtä hyvin retrospektiiviin.
Tämä käsite on suhteellisen yksinkertainen: hyvä retro voi onnistua vain, jos lavasteet ja puitteet on valittu hyvin.

• Set = MindSet (ihmisten asetelma).
• Asetelma = olosuhteet (takautuvan tarkastelun valmistelu ja olosuhteet). 

Jos retrospektiivi on hyvin suunniteltu ja osallistujat ovat hyvällä tuulella ja innokkaita osallistumaan retrospektiiviin, retrospektiivi voi olla vain menestys. Oikeat retrokysymykset ovat vain kruunu.

Optimaalisten olosuhteiden luominen (asetus)

Täydellisten puitteiden luominen retrospektiiville vaatii huolellista valmistelua.

Pelkkä sana “valmistelu” voi kuitenkin usein latistaa motivaatiotani.

Siksi seuraavat seikat olivat minulle erityisen tärkeitä ihanteellisen suunnitteluprosessin kannalta:

• Sen on oltava ajallisesti tehokas –, mieluiten sen pitäisi kestää vain 1-5 minuuttia.
• Sen pitäisi olla niin mutkatonta, että onnistun siinä vaivattomasti vaikeimpinakin päivinä.
• Hänen on taattava retrospektiivien tasaisen korkea laatu.

Näiden olennaisten vaatimusten täyttämiseksi olemme luoneet virtaviivaistetun prosessin:

Tiiminvetäjä tai Scrum Master valitsee 1-2 päivää ennen retrospektiiviä sopivan retrospektiivimallin, joka sisältää valmiita jäänmurtajia, kysymyksiä tiimin terveydentilasta (terveystarkastus) ja itse retrospektiivin –, jotka kaikki voidaan mukauttaa tarpeen mukaan.

Valmistelu voidaan sitten jakaa koko tiimille sähköpostitse yhdellä napsautuksella.

Tämä tarkoittaa, että jokainen jäsen tietää ennakkoon, mihin retrospektiivissä keskitytään, ja vastaukset kysymyksiin voidaan antaa etukäteen ilman paineita kokouksen aikana. Tämä ei ainoastaan edistä vastausten ja siten myös retrospektiivien laatua, vaan myös helpottaa huomattavasti niiden suunnittelua.

Täydellisen ilmapiirin luominen (sarja)

Kun olet tehnyt ihanteelliset valmistelut retroa varten, on aika ryhtyä hommiin. Itse retrokokouksessa on tärkeää, että tiimissä on hyvä ilmapiiri ja korkea sitoutumisen taso.

Oletan, että jokainen, joka on osallistunut yli kymmeneen retrospektiiviin, tuntee tunteen, kun retro on unelias. Tuntuu, että on taisteltava edistyksen aikaansaamiseksi ja aikaa pikemminkin istutaan kuin käytetään. - Tästä syystä on myös vakiintunut termi “Zombie-Scrum”.

Haluamme tietysti myös löytää “Setille” mekanismin, joka aktivoi ja sitouttaa kaikki tiimin jäsenet nopeasti.

Juuri tähän tarkoitukseen käytämme niin kutsuttua jäänmurtajaa. Tämä on sisäänkirjautumiskysymys, joka esitetään aivan retron alussa. Tämä voi olla yhtä yksinkertainen kuin: “Mikä näistä kuvista kuvaa viikkoasi parhaiten?”.

Tämän jäänmurtajan tarkoituksena on, kuten nimikin kertoo, murtaa jään murtaminen retrospektiivin osallistujien välillä. Kyse ei ole kysymyksen sisällöllisestä lisäarvosta.

Kyse on pikemminkin siitä, että jokainen ottaa puheenvuoron kerran retron alussa ja hymyilee hetken. Kun tämä on tapahtunut, retro sujuu paljon paremmin jo pelkästään siksi, että siihen on käytetty muutama minuutti.

Juuri tämän vuoksi olemme ottaneet jäänmurtajan tai sisäänkirjautumiskysymyksen vakiovarusteeksi kaikkiin Echometer:n retromalleihimme.

Retrospektiiviset tekniikat, joissa on kaikki

Kun oikeanlainen kokonaisuus ja asetelma on luotu, retrospektiivisten tekniikoiden ja menetelmien valinta on ratkaisevan tärkeää. Valitut kysymysmallit määräävät, kuinka laaja ja syvällinen aihepiiri retrospektiivissä voidaan saavuttaa.

Vaikka klassiset menetelmät, kuten hyvä-paha- tai DAKI-retrospektiivi, ovat perusteltuja, pidän niitä usein liian yksiulotteisina. Niissä keskitytään ensisijaisesti arvioimaan, mikä meni hyvin, mitä voitaisiin parantaa ja ovatko muutokset tarpeen.

Tämä on tietenkin tehokas lähestymistapa, joka kattaa tiimin menestyksen peruspilarit – Ei ihme, että se on niin laajalle levinnyt.
Mutta säännöllisillä retrospektiivillä kannattaa vilkaista myös syrjässä olevia kohteita. Muuten vaarana on, että rutiini muuttuu yksitoikkoiseksi ja tiimi menettää sitoutumisensa.

Olen havainnut tämän ongelman erityisesti tiimeissä, joilla on korkeampi ketterä kypsyysaste. Jos haluat tietää enemmän “Ketterästä kypsyysasteesta”, voit tehdä sen täällä: Ketterän kypsyystason mittaaminen: Agilem-kypsyystarkastus.

Tämän vuoksi olen koonnut top 6 -listan epätavanomaisista retrospektiivisistä menetelmistä. Nämä vähemmän tunnetut lähestymistavat voivat tuoda raikkaan tuulahduksen rutiiniin ja tarjota uusia näkökulmia tiimityöhön:

Monien yritysten nykyisin toteuttamien massiivisten kustannussäästöjen vuoksi “Agile Delivery” -aihe on yhä tärkeämpi. Tarkista tällä retrolla, miten tiimisi on sijoittunut tältä osin.

Jos haluat lisätietoja tästä ajankohtaisesta aiheesta, katso tämä artikkeli: Lisää ketteryyttä vuonna 2024

⚙️ Ketterä toimitusretrospektiivi

Terveystarkistuskysymykset (asteikko)

Teemme asiat todella nopeasti. Ei odottelua, ei viivytyksiä.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Pystymme arvioimaan tarkasti, mitä voimme toimittaa tietyssä syklissä ja resursseilla.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Sprinttituloksemme eivät vaadi minkäänlaista jälkityötä sprintin jälkeen, jotta ne voidaan toimittaa.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Rajoitamme "keskeneräistä työtämme", jotta voimme keskittyä koko ajan.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Avoimet kysymykset

Milloin työskentelytapamme on johtanut epäoptimaaliseen työnkulkuun? (esim. epäselvät, sopimattomat tai noudattamattomat ohjeet)

Milloin toimintatapamme on toiminut hyvin?

Mitkä olivat viimeaikaisia esimerkkejä inkrementistä, joka ei toiminut/toimitettavissa sprintin lopussa?

Avaa tämä retro nyt

Nykyiset haasteet edellyttävät poikkeuksellista tiimityötä. Tarkista, vetääkö tiimisi yhteen tämän retron avulla:

🤝Retro tiimin sitoumusten pohtimiseen ja määrittämiseen

Terveystarkistuskysymykset (asteikko)

Tiimissä meillä on yhteinen käsitys siitä, mitä "hyvä työ" on.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Avoimet kysymykset

Ristiriitaisten prioriteettien käsittely: "Jos huomaan ristiriitaisia prioriteetteja, niin ...".

Estävistä tekijöistä tiedottaminen: "Jos jään jumiin johonkin tehtävään, jaan sen ...".

Ristiriitojen käsittely: "Jos huomaan, että tiimissämme syntyy ristiriita, niin ...".

Avaa tämä retro nyt

Erityisesti vaikeina aikoina konfliktiton yhteistyö on ratkaisevan tärkeää. Tätä varten kaikkien on kuitenkin myös uskallettava puhua kitkakohdista ennen kuin ne riistäytyvät käsistä. Tiimissä olevaa turvallisuutta ilmaista itseään jatkuvasti kutsutaan myös “psykologiseksi turvallisuudeksi”. Katso, mikä on tilanne teidän kohdallanne tässä asiassa:

🛟 Retro psykologiseen turvallisuuteen

Terveystarkistuskysymykset (asteikko)

Saan säännöllisesti hyödyllistä palautetta siitä, miten hyvin suoriudun työstäni ja miten voin kehittyä.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Jos joku tiimissämme tekee virheitä, häntä ei tuomita siitä.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Meidän tiimissämme on sallittua olla joskus tietämättä jotain.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Ristiriidoissa puhumme käsiteltävästä asiasta niin, ettei kukaan tunne itseään hyökkäyksen kohteeksi tai tuomituksi.

thumb_down

thumb_up

En ole lainkaan samaa mieltä Täysin samaa mieltä

Avoimet kysymykset

Mistä muusta haluamme puhua?

Avaa tämä retro nyt

Vaikeat ajat rasittavat myös henkilökohtaisia akkuja. Nyt on erityisen tärkeää pitää silmällä joukkueen energiatasoa:

🪫Akun retro

Kuinka täynnä henkilökohtainen akkusi on prosentteina juuri nyt?

Mikä on tyhjentänyt akkusi viime aikoina?

Mikä on ladannut akkusi viime aikoina?

Mikä auttaisi sinua säästämään energiaa seuraavien viikkojen aikana?

Avaa tämä retro nyt

Nopeasti muuttuvissa ympäristöissä ei pidä vain pohtia, mitä on tapahtunut, vaan myös uskaltaa katsoa tuntemattomaan. Miten haluat toimia tulevaisuudessa?

🔮 Futurespektiivi

Mikä on tärkein virstanpylväs, jonka haluaisit meidän saavuttavan tiiminä seuraavan viikon tai seuraavien viikkojen aikana?

Minkä esteen ylittämiseen meidän pitäisi keskittyä tulevina viikkoina?

Mistä olisit erityisen kiitollinen tulevalla viikolla (tulevilla viikoilla)?

Avaa tämä retro nyt

Rahan yltäkylläisyyden aika on ohi. Tämä johtaa usein uusiin pullonkauloihin, joihin työn on sopeuduttava:

🔮 Futurespektiivi

Pullonkaulamme: Mikä on se kriittinen kohta rakenteissamme ja prosesseissamme, joka määrittää, kuinka paljon voimme saavuttaa tiiminä?

Mitä vaihtoehtoja on tämän pullonkaulan poistamiseksi?

Avaa tämä retro nyt

Johtopäätökset - Kuinka tehdä hyvä retrospektiivi!

Kaiken kaikkiaan voidaan sanoa, että hyvä retrospektiivi edellyttää hyvää sitoutumista ja asianmukaista valmistelua.
Kun olet varmistanut nämä kaksi näkökohtaa, voit viimeistellä kokonaisuuden oikealla retrospektiivisellä tekniikalla.

Jos haluat nyt kokeilla jotakin yli 50 retrospektiivimallistamme, testaa “Echometer”-työkalua ilmaiseksi!