Retrospektiivien pitäisi olla viihdyttäviä ja monipuolisia, mutta niiden pitäisi olla ennen kaikkea yksi asia: Joukkueiden siirtäminen eteenpäin. Tässä artikkelisarjassa jaamme vinkkejä siitä, miten onnistua.

Tavoitteena on antaa käytännön neuvoja siitä, miten saat tiimisi innostumaan retroista, tuoda raitista ilmaa tiimin dynamiikkaan ja (uudelleen) sytyttää retrojen tekemisen halu.

Tärkeimmät asiat ensin: Hyvät retrot tarvitsevat sitoutuneita tiimejä.

Minä, yhä uudelleen ja uudelleen.

1. Kysymys merkityksestä

"Aloita miksi"

Jotta retrospektiivit todella toimisivat, tarvitaan sitoutunut tiimi, joka näkee retrospektiivien tuovan lisäarvoa itselleen. Jos tähän peruskysymykseen merkityksestä ei saada vastausta, stressaavissa vaiheissa tuntuu aina siltä, että retroilla jopa varastetaan aikaa tiimiltä – ei ole hyvä tunne.

Mikä on siis tiimisi retrospektiivien tarkoitus? Ja miksi aikasi on hyvin sijoitettu retroksiin? Tästä kysymyksestä tulisi keskustella avoimesti tiimissä. Kokemus on osoittanut, että seuraavat ajattelun eväät ovat sopivia:

• Mikä on tiimimme yhteinen tavoite?
• Mihin kriittisiin menestystekijöihin tiimi voi vaikuttaa tämän tavoitteen saavuttamiseksi? Tai: Jos epäonnistumme tiiminä, mikä olisi syy siihen? (ks. menetelmä Pre-mortem)

Näiden kysymysten tarkoituksena on saada tiimin jäsenet tiedostamaan, että tiimin tavoitteen saavuttaminen ei onnistu yksilöllisellä suorituksella, vaan että on olemassa keskinäisiä riippuvuussuhteita, jotka edellyttävät yhteistyötä.

Kun tarvitaan useiden ihmisten tai tiimien välistä yhteistyötä, on olemassa erilaisia tapoja suunnitella näitä yhteistyörajapintoja. Kukin suunnitteluvaihtoehto tuo mukanaan sekä etuja että haittoja/"ennalta määrättyjä rikkoutumiskohtia". 

Esimerkki: Jos kaikki tiimit kirjaavat tehtävät yhteiselle Kanban-taululle, tämä antaa hyvän yleiskuvan tiimien välisistä riippuvuuksista. Samalla yksittäisillä tiimeillä on vähemmän vapautta suunnitella omat Kanban-taulunsa: Esimerkiksi sarakkeet ja värimaailma voidaan määritellä keskitetysti.

Kirveen teroitus

Ristiriidat ovat siis väistämättömiä, eikä niitä voida estää epäselvissä tapauksissa. Siksi on niin tärkeää luoda retrospektiivissä tilaa hyvien ja huonojen puolien punnitsemiselle ja myös tiimin toimintakohteita (ja kokeiluja) koskeville päätöksille.

Loppujen lopuksi kyse on välineiden (laajimmassa merkityksessä myös työympäristön) kyseenalaistamisesta ja niiden mukauttamisesta omiin tarpeisiin, jotta tiimin tavoitteet voidaan saavuttaa paremmin. Jokapäiväisessä elämässä ihmiset ovat usein niin keskittyneitä omaan panokseensa ja tehtäviinsä, että näitä optimointipotentiaaleja on vaikea tunnistaa. Tämä sarjakuva havainnollistaa tätä filosofiaa elävästi:

2. Tiimin sitoutuminen

Parhaimmassa tapauksessa vastaaminen merkityskysymykseen on paljastanut joitakin menestystekijöitä ja reunaehtoja, joihin voidaan vaikuttaa tai joita voidaan muokata mielekkäästi vain tiimin yhteisen pohdinnan kautta. Retrospektiivit antavat tiimille tilaa reflektoinnille. Samalla kaikkien tiimin jäsenten tulisi sitoutua osallistumaan aktiivisesti.

Sitoutuminen tiimipäätöksenteon avulla

Yleisesti ottaen on järkevää päättää retrospektiivien käyttöönotosta tiimissä ja määritellä retrospektiivien kesto ja tiheys yhdessä. Riippumatta siitä, aikataulutetaanko ne viikoittain, kahden viikon välein vai kolmen viikon välein, tärkeintä on, että kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat noudattamaan tätä rytmiä ainakin testausjakson ajan.

Ketterässä mielessä tämä rytmi olisi myös kyseenalaistettava säännöllisesti. Viestittäkää siis aktiivisesti valitusta rytmistä "kokeiluna, jota testataan". Tämä vähentää tiimin puolustusasenteita ja osoittaa, että tiimissä arvostetaan aktiivista yhteismääräämistä.

Vastalauseiden käsittely

Tärkeää: Saatat saada palautetta, kuten "Tarvitsemmeko retrospektiiviä?". Tiimimme on liian hyvä retrospektiiveihin". Ei. Mikään tiimi ei ole liian hyvä retrospektiiveihin! Osoitteessa tämä artikkeli englanniksi on hyviä vastauksia klassisiin epäilyihin, kuten "Tarvitsemmeko retrospektiivin jokaisessa sprintissä?" jne.