Team Lead moderiert Retrospektive? 10 zentrale Tipps

Hey liebe Team Leads agiler Crews! Als Psychologe und Scrum Master teile ich heute einige essenzielle Tipps zur Moderation agiler Retrospektiven, wenn man selber nicht in der Scrum Master Rolle ist, sondern eher die eines Team Leads bzw. in irgendeiner Form “Boss”. Wie kannst du als Führungskraft und Servant Leader das Beste aus diesem wichtigen Moment im agilen Prozess herausholen? Lass uns gemeinsam nach Antworten suchen!

Das wichtigste zuerst: Selbstverständlich ist es nicht optimal, wenn du als Team Lead, also (abhängig von eurer konkreten Organisationsform) potenziell sogar offizieller Entscheider eines Mitarbeitenden, die agile Retrospektive moderierst. Warum? 

Natürlich deshalb, weil dies die absolut notwendige, offene Atmosphäre im Team sehr hemmen kann. Je geringer die Offenheit, ehrliches Feedback zu teilen, desto weniger fruchtbar wird eure Retrospektive sein. Vielleicht endet das sogar im sogenannten Zombie Scrum.

Insofern, wenn möglich, versucht tendenziell einen möglichst neutralen Moderator für eure Retrospektive zu moderieren. Falls das aber aus welchen Gründen auch immer nicht geht, sind hier zumindest einige Tipps, um das beste aus eurer Situation heraus zu holen.

1. Vorbereitung ist entscheidend:

   • Bereite die Retrospektive gut vor, indem du die Agenda im Voraus festlegst. Stelle sicher, dass genügend Zeit für jede Phase eingeplant ist.
   • Sammle im Vorfeld Feedback oder Themen von Teammitgliedern ein, um die Diskussion gezielter zu gestalten. Dabei können dir Tools wie zum Beispiel Echometer helfen, die dies über eine Umfrage ermöglichen.

2. Schaffe eine positive Atmosphäre:

   • Betone den konstruktiven Charakter der Retrospektive. Das Ziel ist, Verbesserungen zu identifizieren, nicht Schuld zuzuweisen. Kurz gesagt, nicht vergessen auch die Frage “Was ist gut gelaufen?” mit einzubeziehen.
   • Nutze Icebreaker oder kurze Spiele, um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen und das Team näher zusammenzubringen.

3. Halte die Zeit im Blick:

   • Achte darauf, dass die Retrospektive im festgelegten Zeitrahmen bleibt. Respektiere die Zeit der Teammitglieder und halte dich an die geplante Agenda.

4. Nutze verschiedene Retrospektiven-Techniken:

   • Verwende verschiedene Methoden, um Abwechslung zu schaffen und unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit zu beleuchten. Hier sind 50 agile Retrospektive Ideen für jedes Team .

5. Fokussiere auf konkrete Maßnahmen:

   • Stelle sicher, dass während der Retrospektive konkrete Aktionen und Maßnahmen identifiziert werden, um die festgestellten Verbesserungsbereiche anzugehen - erst dann fühlt sich das Team von dir als Führungskraft auch ernst genommen.

6. Aktive Beteiligung fördern:

   • Ermutige alle Teammitglieder zur aktiven Teilnahme. Stelle sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Perspektive zu teilen.

7. Sei neutral und objektiv - deine Meinung kommt zuletzt:

   • Als Moderator versuche, neutral und objektiv zu bleiben. Vermeide es, selbst zu stark in die Diskussion einzugreifen oder deine Meinung zu dominieren. Als Führungskraft kannst du mit deiner Meinung die anderen sehr stark beeinflussen und zu “Group Think” massiv beitragen. Einfache Grundregel: Deine Meinung sollte als letztes genannt werden.

8. Feedback zum Prozess einholen:

   • Frage Nach der Retrospektive nach Feedback, um auch deine Moderation zu verbessern. Das zeigt, dass du offen für Anregungen bist und ständige Verbesserung unterstützt. Zum Beispiel hat sich in Echometer der “ROTI-Score” bewährt: Eine einfache Frage danach, wie gut die Zeit in die Retro investiert war, “Return On Time Invested”.

9. Halte die Ergebnisse fest:

   • Dokumentiere die Ergebnisse der Retrospektive, einschließlich der identifizierten Aktionen. Dies hilft bei der Nachverfolgung und zeigt den Fortschritt über die Zeit.

10. Fördere Selbstorganisation:

    • Ermutige das Team dazu, selbstorganisiert Lösungen zu finden. Gib ihnen die Freiheit, ihre eigenen Prozesse zu verbessern und unterstütze sie dabei, Verantwortung zu übernehmen.

11. Ermögliche anonymes Feedback:

    • Falls nötig, biete die Möglichkeit für anonymes Feedback. Manchmal fühlen sich Teammitglieder freier, ihre Meinung zu äußern, wenn sie sicher sind, dass ihre Identität geschützt ist. Vor allem, wenn du als Team Lead die Retro moderierst. Auch hierbei können dir Tools wie Echometer sehr helfen.

„Viele Teammitglieder trauen sich nicht, den Mund aufzumachen!“

Diese Challenge lösen

„Wir entdecken zu viele unerwartete Probleme und Bugs zu einem späten Zeitpunkt!“

Diese Challenge lösen

„Warum brauche ich manchmal Stunden, um eine einfache Retrospektive vorzubereiten?“

Diese Challenge lösen

Viele der oben genannten Punkte können dir durch ein gutes Retro- und Teamentwicklungstool wie Echometer abgenommen werden. Es ist speziell dafür entwickelt worden, wenn kein dedizierter Vollzeit Scrum Master in Teams vorhanden ist.

Echometer ist ein digitales Tool, dass agilen Team Leads bei agilen Retrospektiven und Team Health Checks hilft. Egal ob Remote, hybrid oder vor Ort: Es macht Team-Coaching messbar und professionalisiert so deine Arbeit, während es dir nebenbei sehr viel Arbeit spart. Schau einfach mal auf unsere Website, um mehr zu erfahren: www.echometerapp.com.

Auch ein Experiment wert: Du als Team Lead lässt das Team ohne dich eine Retro durchführen und fragst, ob dies ggf. vom Team bevorzugt wird.

Christian Heidemeyer, Psychologe & Scrum Master

In der Moderation agiler Retrospektiven geht es um mehr als nur Gespräche. Aktives Zuhören, Vielfalt der Perspektiven, konkrete Action Items und viele weitere Dinge (siehe oben) sind mittelfristig der Schlüssel für deren Erfolg.

Zuletzt, nochmal der Hinweis: Falls du mal ausprobieren möchtest, wie es sich anfühlt dein Team mit unserem Tool weiterzuentwickeln: Du kannst im Folgenden ohne Login eine agile Retrospektive starten, in dem Fall den “Keep, Stop, Start” Workshop. 

Alternativ leite gerne einfach mal unsere Website an verantwortliche Kolleg*innen weiter: www.echometerapp.com.

How to

Keep Stop Start Retro: So läuft die Retro ab

1. Random Icebreaker (2-5 Minuten)

   Echometer stellt euch einen Generator für zufällige Check-in-Fragen bereit.

2. Review der offenen Maßnahmen (2-5 Minuten)

   Bevor man mit neuen Themen loslegt, sollte man einmal zur Wirksamkeitskontrolle darüber sprechen, was aus den Maßnahmen aus vergangenen Retrospektiven geworden ist. Echometer listet automatisch alle offenen Action Items aus vergangenen Retros auf.

3. Retro-Themen besprechen

   Nutzt die folgenden offenen Fragen, um eure wichtigsten Erkenntnisse zu sammeln. Zuerst verdeckt jeder für sich. Echometer erlaubt es jede Spalte des Retro-Boards einzeln aufzudecken, um das Feedback dann anschließend zu präsentieren und zu gruppieren.

   • Continue: Was sollten wir beibehalten?
   • Stop: Womit sollten wir aufhören?
   • Start: Was sollten wir anfangen zu tun?

4. Catch-all Frage (Empfohlen)

   Damit auch sonstige Themen einen Platz haben:

   • Über was möchtest du sonst noch in der Retro reden?

5. Priorisierung / Voting (5 Minuten)

   Auf dem Retro-Board in Echometer könnt ihr das Feedback ganz einfach mit dem Voting priorisieren. Das Voting ist natürlich anonym.

6. Maßnahmen definieren (10-20 Minuten)

   Über das Plus-Symbol an einem Feedback kann man eine verlinkte Maßnahmen erstellen. Noch nicht sicher welche Maßnahme die richtige wäre? Dann öffne über das Plus-Symbol stattdessen ein Whiteboard zu dem Thema um Kernursachen und mögliche Maßnahmen zu brainstormen.

7. Checkout / Closing (5 Minuten)

   Echometer ermöglicht euch anonymes Feedback vom Team einzusammeln, wie hilfreich die Retro war. Daraus entseht der ROTI-Score ("Retrun On Time Invested"), den ihr über die Zeit tracken könnt.

Keep Stop Start Retro

Continue: Was sollten wir beibehalten?

Stop: Womit sollten wir aufhören?

Start: Was sollten wir anfangen zu tun?

Diese Retro jetzt öffnen Anpassen...