Jour Fixe: Effektivere Teammeetings dank Retro Agenda

Für die meisten Unternehmen sind regelmäßige wöchentliche oder monatliche Teammeetings längst Standard. In diesen regulären Meetings geht es darum, sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen und gemeinsam Schwierigkeiten zu besprechen. Dabei werden Lösungen für Probleme erarbeitet, sodass am Ende jedes Treffens idealerweise jeder über die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen oder im jeweiligen Fachbereich informiert ist.

Auch in meinem Start-up führen wir regelmäßige Teammeetings durch. Jedoch fehlte es lange Zeit an einem konkreten Framework (eine Agenda oder Vorlage), um diese Meetings effektiv zu organisieren und strukturiert zu gestalten. Die Folge war ein eher intuitives Vorgehen, bei dem wir manchen Themen zu viel Raum gaben, während andere wichtige Punkte kaum Beachtung fanden.

Diese Herausforderungen haben sich jedoch grundlegend gewandelt, als ich die Retro-Methode entdeckte – eine Vorgehensweise, die von führenden Unternehmen wie Spotify und anderen Big-Tech-Firmen erfolgreich eingesetzt wird. Diese Methode ist in vielen Top-Unternehmen längst zum Standard geworden und in Kombination mit einem Online-Tool, das den gesamten Meeting-Prozess unterstützt, ermöglichte es mir, die Dauer der wöchentlichen Teammeetings deutlich zu reduzieren, während wir gleichzeitig mehr erreichten als je zuvor.

In diesem Artikel möchte ich genau diese Methode vorstellen und dich durch den Ablauf eines Meetings führen, sodass du das Konzept direkt in deinem Team anwenden kannst.

Ein Hauptproblem bei unseren anfänglichen Teammeetings war die mangelnde Vorbereitung. Jedoch bedeutet eine effektive Vorbereitung nicht zwangsläufig, stundenlang eine Agenda zu planen oder PowerPoint-Präsentationen vorzubereiten. Mit der Retro-Methode genügt es, wenn die Teilnehmer sich vor dem Meeting etwa 5-10 Minuten Zeit nehmen, um einige grundlegende Fragen zu beantworten. Die spezifischen Fragen können variieren, aber es gibt bewährte Fragenkataloge für eine Vielzahl von Themen. In der Retro-Szene sind diese als Retro-Vorlagen bekannt:

Sobald diese Fragen beantwortet sind, ist eine solide Basis für das Teammeeting geschaffen. Mit einem Tool wie Echometer können Sie einfach eines von über 50 Fragen-Templates auswählen und dieses einen Tag vor dem Meeting per E-Mail an alle Teammitglieder senden. So kann jeder die Fragen zu einem ihm passenden Zeitpunkt beantworten.

Sobald alle Teammitglieder die vorbereitenden Fragen beantwortet haben, kann das eigentliche Teammeeting beginnen. Um alle Teilnehmer einzubeziehen und das Engagement während des Meetings zu fördern, empfiehlt es sich, die ersten 5 Minuten für eine Einstiegsfrage zu nutzen. Diese Frage muss inhaltlich nicht zwingend relevant sein; vielmehr geht es darum, dass jeder Teilnehmer aktiv wird und etwas beiträgt. Dies fördert eine offene und beteiligte Atmosphäre von Beginn an.

Hier ein Beispiel für einen solchen Einstieg:

Nach einem erfolgreichen Einstieg widmen wir uns den Antworten auf die vorbereiteten Fragen. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder präsentiert jedes Teammitglied seine eigenen Antworten und ergänzt einen kurzen Kommentar, oder der Moderator stellt alle Antworten vor, falls Anonymität gewünscht ist. Diese Vorgehensweise kann besonders hilfreich sein, wenn es um sensible Themen geht, bei denen sich Teammitglieder eventuell scheuen, offen zu sprechen.

Anschließend werden die sogenannten „Action Items“ der letzten Woche besprochen. „Action Items“ sind konkrete Aufgaben, auf die sich die Teammitglieder im vorherigen Meeting verpflichtet haben. Zum Beispiel könnte ein Action Item „Überarbeitung der Homepage“ lauten. Hierbei wird überprüft, ob die Action Items erfolgreich abgeschlossen wurden. Sollte eine Aufgabe nicht erledigt sein, wird der Grund hierfür analysiert, um zu entscheiden, ob die Aufgabe weitergeführt oder verworfen wird. Beispielsweise, wenn die Überarbeitung der Homepage aufgrund des Urlaubs der zugangsberechtigten Person nicht möglich war, wird diese Aufgabe fortgeführt. Wurde jedoch festgestellt, dass eine Überarbeitung der Homepage nicht notwendig ist, kann das Action Item verworfen werden.

Es ist wichtig, sich nicht mit zu vielen Aufgaben zu belasten, sondern vielmehr zentrale und umsetzbare Action Items festzulegen. Die Überprüfung dieser Items bietet eine hervorragende Gelegenheit, zu lernen, ob und wie die gesetzten Ziele erreicht werden können und was zukünftig verbessert werden könnte.

Dieser Schritt ist meiner Meinung nach das Herzstück unseres Teammeetings. Hier erhält jedes Teammitglied die Chance, durch Abstimmung zu entscheiden, welche Antworten und Themen intensiver im gesamten Team diskutiert werden sollen. Jeder bekommt eine bestimmte Anzahl an Stimmen, die er den verschiedenen Antworten zuordnen kann.
Diese Methode verhindert, dass sich unkontrollierte Diskussionen entwickeln. Stattdessen konzentrieren wir uns auf die Themen, die vom gesamten Team als besonders relevant angesehen werden.

In der Vergangenheit neigte unser Team dazu, eher zufällig über diverse Themen zu sprechen, was unsere Meetings oft wenig zielführend machte. Seit der Einführung der Retro-Methode hat sich das grundlegend geändert: Unsere Diskussionen sind nun strukturierter und fokussierter - ein wahrer Gamechanger! Die Meetings dauern nur noch halb so lang, sind aber mindestens doppelt so effektiv.

Nachdem die wichtigsten Punkte priorisiert wurden, beginnt die gemeinsame Diskussion und Analyse im Team. Hierbei brainstormen wir Lösungen für die identifizierten Probleme und entwickeln effektive Lösungsansätze.

Aus diesen Lösungsansätzen leiten wir dann konkrete Handlungsschritte ab – unsere sogenannten “Action Items”.

Dieser einfache, aber effektive Prozess ermöglicht es uns, die wichtigsten Themen im Meeting anzusprechen und tragfähige Lösungen für die Zukunft zu entwickeln.

Zum Abschluss des Meetings führen wir eine kurze Umfrage durch, in der jedes Teammitglied auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten kann, wie effektiv und lohnenswert die im Meeting investierte Zeit war.

Diese Phase bietet eine Gelegenheit, die abgegebenen Bewertungen kurz zu diskutieren und daraus wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Meetings zu gewinnen. Ziel ist es, unsere Teammeetings kontinuierlich zu verbessern und effektiver zu gestalten.

Die Befolgung dieses Schemas zeigt, wie reibungslos und lehrreich der Prozess sein kann. Die Retro-Methode ist dabei mehr als nur ein Werkzeug für effektive Teammeetings; sie ist ein Mittel, um kontinuierlich zu lernen, sich als Team stetig weiterzuentwickeln und gemeinsam zu wachsen.

Die Einführung der Retro-Methode in unserem Start-up hat unsere Teammeetings grundlegend revolutioniert. Mit einer systematischen Strukturierung und einer Fokussierung auf die wirklich wichtigen Themen haben wir die Produktivität und Effektivität unserer Besprechungen dramatisch verbessert.

Wenn auch du das Beste aus deinen Teammeetings herausholen möchtest, empfehle ich dir, diese Methode auszuprobieren. Am effizientesten gestaltet sich das Ganze mit einem spezialisierten Tool wie Echometer. Mit dessen Hilfe kannst du den perfekten Ablauf deiner Meetings leicht nachvollziehen und musst nur 1-2 Minuten in die Vorbereitung investieren. Dieses Tool leitet dich durch den gesamten Prozess und ermöglicht es dir, dich voll und ganz auf die Inhalte und die aktive Teilnahme deines Teams zu konzentrieren.

 

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