Agile Virksomheder afprøver hele tiden forskellige projektstyringsmetoder for at udvikle produkter så effektivt som muligt. Så meget desto mere overraskende er det, at mange af dem stadig holder møder, som er alt andet end produktive. Resultatet: De tager for lang tid, medarbejderne keder sig og mister tid, som de faktisk har brug for til produktudvikling.
Timeboxede events har derfor etableret sig som en løsning i Scrum. Især retrospektiver, som ofte afslører en masse meninger, data og feedback, kan gennemføres hurtigere og med bedre resultater. Jeg vil vise dig, hvordan timeboxede sprint-retrospektiver fungerer, og hvordan du kan drage fordel af dem i dit daglige arbejde.
Med andre ord forklarer jeg, hvordan man gør retrospektiver mere effektive, og hvordan dit team kan vende tilbage til produktudviklingen med mere tid og vigtige indsigter.
Hvad er en Time Box Sprint Retrospective?
For at forklare, hvordan en Time Box Sprint Retrospective fungerer, vil jeg først definere de enkelte begreber i udtrykket:
Hvad er en sprint?
I projektledelse er et sprint en kort periode på et par dage eller uger. Hvert sprint er defineret af en række opgaver, som teammedlemmerne får tildelt, og som de udfører inden for en bestemt tidsperiode. Sprints opdeler større arbejdstrin i mindre, mere sporbare faser. Hvis du vil vide, hvordan sprints fungerer i detaljer, så tag et kig på Sprint-definition fra Atlassian.
Hvad er en retrospektiv?
Med et retrospektiv ser teams ærligt tilbage på det arbejde, de har udført indtil nu. De undersøger, hvad der gik godt, og hvad der gik mindre godt, og hvad de kan gøre bedre i fremtiden. Derfor er retrospektivet nok den vigtigste begivenhed i agile arbejdsmetoder og tjener formålet med løbende forbedringer. Det har til formål at fjerne potentielle forhindringer for at nå de overordnede mål. I vores artikel viser vi dig, hvordan du skal gribe retrospektiver an, så de giver dig maksimal succes. "Retrospektiver i Scrum og videre frem"..
Hvad er timeboxing?
Timeboxing er at tildele en bestemt opgave en fast tidsgrænse. Det sikrer, at opgaven bliver udført inden for den definerede tidsramme – uden forsinkelse. Timeboxing er primært et værktøj for projektledere og Scrum Masters. Det er den eneste måde, hvorpå de kan overholde de stramme tidslinjer for deres projekter. Dette detaljerede kig på timeboxing viser dig, hvilke typer timeboxing der findes, og hvordan du kan bruge timeboxing. Timeboxing som en strategi til tidsstyring.
Hvad er et Timebox Sprint Retrospective?
Et timebox sprint retrospective er et retrospective af et sprint, hvis udførelse er klart defineret og begrænset i tid. På den måde fortaber teamene sig ikke i en endeløs evaluering af deres arbejde. I stedet koncentrerer de sig om at finde frem til de afgørende erfaringer og udlede konkrete foranstaltninger for det næste sprint af dem.
Sprint Retrospective Timebox: Hvor lang tid skal en typisk retro vare?
Indtil videre har dette været meget teoretisk. Lad os gå over til praksis: Hvor længe bør et typisk sprint retrospective vare? Dybest set afhænger det af, hvor længe du ikke har gennemført et retrospektiv. Det afhænger igen af længden på sprintet. For at give dig en tommelfingerregel:
Planlæg 30 minutters retrospektiv for hver uges "sprint" i teamet.
Så det betyder for praksis:
-
- Ugentlige sprints: Retrospektiv på 30 minutter
-
- Sprint hver anden uge: Tilbageblik på 60 minutter
-
- Månedlige sprints: Tilbageblik på 120 minutter
Betyder det også, at du har brug for et retrospektiv på 6 timer efter et kvartals sprint? Det kan jeg svare helt klart nej til. Fordi: Et timebox-retrospektiv fokuserer på at udvikle hypoteser for mulige små forbedringer. Det opstiller ikke en langsigtet forandringsplan med mange store tiltag. Så hvis 6 timer er for meget, hvor meget tid bør du så højst bruge på et Timebox Retrospective?
Hvad er den maksimale længde af et Timebox Retrospective?
Det er vores erfaring, at tidsrammen for et sprint retrospective bør ikke vare længere end 3 timer. Det inkluderer også en pause på 15 minutter i midten. Det er den eneste måde at sikre, at du bevarer dine medarbejderes opmærksomhed og produktivitet.
Hvis du føler, at 3 timer ikke er nok, er du simpelthen nødt til at afholde retrospektiver oftere. For den grundlæggende regel for retros er:
Hellere kortere og oftere end længere og sjældnere.
Korte frekvenser har den fordel, at de skaber hurtige læringssløjfer. Det betyder, at teams på et tidligt tidspunkt kan vurdere, hvor effektive de tiltag, der er defineret i tidligere retros, er, og hvordan de eventuelt skal tilpasse dem. Og: teamene er mere fortrolige med processen og funktionen af et Time Box Sprint Retrospective. Så de kan deltage mere effektivt hver gang.
Hvordan fungerer et Sprint Retrospective med Timebox?
Du kender nu den tidsramme, du skal bruge til en Sprint Retro. Hvordan fungerer retro i praksis? Og hvor lang tid skal du bruge på hver fase?
1. Tjek ind
I fase 1 af et Sprint Retrospective Meeting med Timebox forklarer du teammedlemmerne formålet med mødet, hvad du vil diskutere, og hvor meget tid du har. Hvis du har planlagt en bestemt rækkefølge for talerne, skal du kommunikere det på forhånd. Hvis ikke alle Sprint Retro Timebox-deltagere kender hinanden, kan du starte med en introduktionsrunde, hvor alle kort præsenterer sig med navn og rolle i projektet.
Hvis du kun har planlagt en kort Sprint Retro Timebox, for eksempel 45 minutter, bør du stadig ikke undvære check-in. Check-in er en vigtig del af retrospektivet, fordi det "sætter scenen". Det baner vejen for resten af processen. Uden det vil dit team have svært ved at engagere sig aktivt under retrospektivet, og det er en af de vigtigste grunde til, at du overhovedet gennemfører det.
For at holde check-in'en kort, kan du for eksempel stille et simpelt, åbent spørgsmål som dette med et velkoordineret team:
-
- Hvad er dit højdepunkt eller lavpunkt i den seneste uge?
-
- På en skala fra 0 for dårlig til 10 for fantastisk –, hvordan har du det lige nu?
Som en tommelfingerregel for din tidsplanlægning: I en retro på 45 minutter bør du ikke bruge mere end 5 minutter på check-in.
2. indsamle data og feedback
I anden fase af det retrospektive sprintmøde med Timebox skal du indsamle alle vigtige data og omfattende feedback om det sidste sprint med dit team. Sørg for, at du ikke diskuterer nogen foranstaltninger her. I første omgang handler det kun om at tage mange forskellige perspektiver og registrere feedbacken. Hvis du begynder at udlede handlinger sammen med dit team i fase 2, vil det forstyrre dynamikken. Det bliver svært at indtage nye perspektiver.
3. skabe indsigt
Afhængigt af hvor stort dit team er, og hvor lang tid sprinten varede, kan feedbacken være overvældende omfattende. Det er derfor vigtigt, at du i fase 3 af Sprint Retro med Timebox beslutter, hvilke emner der er særligt relevante, så du kan udlede tiltag fra dem.
Med hensyn til timing bør du begynde at prioritere feedback fra cirka halvvejs gennem retroen. På den måde er der tid nok til at analysere problemerne og finde frem til handlinger. I en retro på 45 minutter er det for eksempel passende at indsamle 20 til 30 minutters feedback og finde frem til de vigtigste emner.
4. udlede foranstaltninger
Det er ingen kunst at udlede 10 handlinger fra et timebox-retrospektiv. Den virkelige udfordring er at identificere 1 til 3 virkelig vigtige tiltag. Hvorfor ikke bare 10 tiltag? Med så mange tiltag er der ingen chance for, at dit team vil implementere dem alle. De har hverken tid eller motivation til det.
I stedet fokuserer de på de få tiltag, der virkelig forbedrer processen. I praksis betyder det, at du kun kan definere disse mål direkte. Det er din opgave i fase 4 af Timebox Sprint Retrospective.
Det er også vigtigt, at du og dit team ikke straks beslutter jer for den første løsning, der falder jer ind. Tag dig tid til at diskutere 1-2 alternative løsninger for hvert fokusemne. Det er vores erfaring, at teams ofte ender med at vælge en løsning, som de ikke først tænkte på. I et Sprint Retro på 45 minutter bør du finde de rigtige action items på 10-15 minutter.
Se vores bidrag til at definere effektive handlingspunkter "8 tips til god handling fra retrospektiver".. Her finder du mange praktiske tips og eksempler.
5. Tjek ud
I fase 5 har du et kort check-out. Her er der forskellige filosofier. For eksempel kan du tjekke, om alle ved, hvad de skal gøre. Emner, der stadig er åbne, fordi der ikke var tid nok, kan udskydes i dit check-out til den næste retro. Og: Du kan bede om grundlæggende feedback på retroen. Det hjælper dig med at finde den rigtige form og det rigtige tidspunkt til en Sprint Retro.
Timebox Sprint Retrospective: Det rigtige værktøj hjælper
For at kunne gennemføre vellykkede sprint retrospektiver med Timebox, er det værd at bruge et værktøj. Vores værktøj giver dig alle de vigtige værktøjer, du har brug for til at gennemføre et effektivt sprint retrospective med en tidsbegrænsning.
Vores værktøj Echometer fokuserer på den holistiske udvikling af dit team og din organisation i retros. Retros adresserer derfor både produktiviteten i samarbejdet og stemningen i teamet. Vi forklarer dig, hvordan Echometer præcist fungerer i denne skarpe video – er du velkommen til at tage et kig.
Timebox Sprint Retrospective: Fordele ved klar timing
God timing i et sprint retrospective giver dig disse fordele:
Øger koncentrationen
Timeboxing af sprint retros tvinger dit team til at koncentrere sig fuldt ud om evalueringen af det sidste sprint. Det betyder, at du er mere produktiv.
Underviser i prioritering af opgaver
En konkret tidsramme lærer dit team at prioritere opgaver. De lærer at beslutte, hvilke emner der virkelig er vigtige for, at et projekt kan skride frem. Det hjælper dem med at komme effektivt videre med deres arbejde.
Forbedrer teamets kommunikation
Et tidsafgrænset sprint retro sikrer ikke kun, at du evaluerer det sidste sprint med dit team til tiden. Det lærer også dit team at kommunikere bedre og mere effektivt. Fordi: I retroerne lærer de, hvordan man opbygger og bruger kommunikation for at kunne levere resultater på et givet tidspunkt. Dette hjælper grundlæggende deres arbejde i teamet og i projektet.
Skærper fokus på produktlancering
Et Time Box Sprint Retrospective bruger kun et lille tidsvindue i Scrum-teamets travle hverdag. Det hjælper med at holde fokus på det store billede og aldrig miste de overordnede mål af syne.
Kilde: Hvad er Timeboxing? | Hvordan bruges Timeboxing i Scrum? | Scrum Inc.
Hvilke andre Scrum-begivenheder kan også tidsbegrænses?
Ud over Sprint Retrospective kan du også effektivt gennemføre de 4 andre Scrum-events over en tidsgrænse:
Timebox Sprint
En sprint-timebox bestemmer på forhånd, hvor lang tid et sprint skal vare. Dit team skal så nå sprintmålene inden for den givne tidsgrænse. Normalt er deadline mindre end en måned.
Timebox Sprint-planlægning
En timebox til sprintplanlægning angiver en fast tidsperiode for, hvor lang tid planlægningen af et sprint må tage. Grundlæggende afhænger denne tid af den planlagte sprintvarighed. Hvis der for eksempel er planlagt et kort sprint på en uge, bør du ikke bruge mere end to timer på planlægningen. Længere sprints kræver tilsvarende mere planlægningstid. Du bør dog ikke bruge mere end 8 timer på timebox-sprintplanlægning.
Daglig Scrum-tidsramme
En Daily Scrum Timebox giver dig og dit team omkring 15 minutter om dagen til at huske de vigtigste mål og fokusere på projektets fremskridt.
Timebox til sprint-gennemgang
I tidsrammen for et sprint review tjekker du de leverede backlog-elementer. Man diskuterer dem og indarbejder den feedback, man har fået indtil nu. Efter et sprint på en måned bør du ikke bruge mere end 4 timer på dette. Efter et sprint på to uger bør du ikke bruge mere end 2 timer på det.
Konklusion
Det er uundværligt for tjenende ledere at bruge tid på sprintretrospektiver. Kun på den måde kan de evaluere det hidtidige arbejde og udlede mål for det næste sprint. Tidsgrænsen hjælper dig og dit team med at udarbejde de nødvendige resultater effektivt uden at tage for meget tid væk fra den aktive projektudvikling.
Vores e-bog viser dig, hvilke tricks du også kan bruge i retrospektiver.20+ tips til moderering af retrospektiver". Den fungerer som en omfattende guide til teamudviklingsmetoder. Samlingen af tips er baseret på mere end 100 interviews med agile eksperter. Tag et kig, e-bogen er gratis.
