Küçük bir ekip veya grupta retrospektifleri kolaylaştırmak zaten zor olabilir. Ya da çok az bir zamanla. Peki ya büyük ekiplerdeki retrospektifler? Genellikle çok daha zorludurlar.
Retrospektifler için aracımızı geliştirmeden önce, daha büyük gruplarla çeşitli deneyimler kazandık – genellikle müşteri tarafından tüm bir alanın (nadiren 15 kişiden fazla) bir retrospektife katılması gerektiğine dair gereksinimlerimiz vardı.
Bu nedenle ilk adımda, bu büyük ekipler veya gruplardaki deneyimlerimizde ortaya çıkan zorlukları paylaşmak istiyorum.
Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektiflerin zorlukları
1. tartışma ortamı
Çok sayıda katılımcı olduğunda, katılımcılar genellikle birbirlerini günlük yaşamdan çok az tanırlar. Küçük ekipler genellikle güvene dayalı ve açık bir tartışma ortamına güvenebilirken, büyük ekiplerde bu genellikle daha zordur. Oysa başarılı ekipler için en önemli faktörlerden biri tam da bu güven ortamıdır: Ekibin psikolojik güvenliği.
2. katılım ve konuşma dağılımı
Aynı zamanda, bu takımyıldızdaki her bireyin tartışmalardan çekilmesi daha kolaydır. Bir moderatör olarak, tüm katılımcıların kararlı olmaları, katkıda bulunabilmeleri ve tartışmanın dağılımının makul ölçüde dengeli olması konusunda çok daha dikkatli olmanız gerekir.
3. Zaman Yönetimi
Ne kadar çok ekip üyesi olursa, masaya o kadar çok konu getirilebilir. Bu nedenle, tüm konuları uygun bir şekilde ele alabilmek için zaman planlaması çok önemlidir.
Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektifler için durumlar
Ancak bazen başka seçeneğiniz olmaz ve bu zorluklarla yüzleşmek zorunda kalırsınız. Pratikte, büyük ekiplerde retrospektifler için genellikle aşağıdaki durumları görüyoruz:
- Büyük bir ekip, uzun vadeli alt bölümlere ayrılmış başka gruplara bölünmez. Scrum Kılavuzu'na göre, 9 veya daha fazla üyeden oluşan bir ekip "çok büyük" olarak kabul edilir.
- Ortak bir retro yürütmek isteyen birkaç küçük ekipten oluşan bir alan. Buna "Genel Retrospektif" veya "Retroların Retro'su" denir.
Aşağıdaki ipuçları her iki senaryo için de faydalıdır.
Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektifler için ipuçları
İşte büyük ekiplerde retrospektifler için ipuçlarımız!
İpucu 1: Geriye dönük araştırmada katılımcı grubunu sorgulayın
Geniş bir çevrede geriye dönük bir bakış kesinlikle sorgulanmalıdır. Çerçeve koşulları gerçekten değiştirilemez mi? Mantıklı bir alternatif yok mu?
Büyük ekipler veya gruplar söz konusu olduğunda, ilk soru ekibin tematik olarak bölünüp bölünemeyeceği olacaktır. Her şeyi ders kitabına (veya bu durumda Scrum Kılavuzuna) göre düzenlemekten yana değiliz, ancak 9 ekip üyesi sınırı tesadüf değildir – bu boyuta kadar, verimli bir retrospektif kısıtlama olmaksızın gerçekleştirilebilir. Dolayısıyla, özellikle bu sayının önemli ölçüde üzerindeyseniz, ekip yapısını sorgulamanız gerekir.
Birden fazla takımın katıldığı "Genel Retro "larda sıkça kullanılan bir "hile", her takımın büyük tura sadece kendi temsilcilerini göndermesidir. Bu şekilde, büyük tur en azından katılımcı sayısı açısından yönetilebilir tutulabilir. "Genel Retros" için takım temsilcilerinin isimlendirilmesi başka bir çerçevede, yani burada "Scrumların Scrumu" olarak da adlandırılır: LeSS Çerçevesi.
İpucu 2: Güvene dayalı bir ilişki gözlemleyin
- Ekip çok büyük olsa bile, içerikler (önlemler hariç) gizli kalır. → Bu durum moderasyonda belirtilmelidir.
- Rahat bir atmosfer yaratmak için kısa bir check-in kullanın – az zaman olsa bile.
İpucu 3: Programda ekip büyüklüğünü göz önünde bulundurun
Ekip ne kadar büyükse, o kadar çok konu başlığı ve o kadar uzun süren tartışmalar olur.
Dolayısıyla, küçük bir ekip bir retrospektifi bir saat içinde tamamlamaya alışkın olabilirken, daha büyük katılımcı gruplarında bu mümkün olmayacaktır.
Gereken süre büyük ölçüde geriye dönük incelemenin seçilen formatına ve yöntemine bağlıdır. Deneyimlerimize göre, zaman dilimleri aşağıdaki gibidir:
Ekip büyüklüğüne bağlı olarak retrospektifler için olağan süreler
- 5 veya daha az katılımcı → 45 – 90 dakika
- 6 ila 10 katılımcı → 60 – 120 dakika
- 10 ila 20 veya daha fazla katılımcı → 90 – 180 dakika
Bu konuda bir fikir edinmek için zaman kutusunu kendiniz denemekten çekinmeyin. Bununla birlikte, özellikle başlangıçta çok az zaman ayırmaktansa daha fazla zaman ayırmak ve ardından hangi adımların optimize edilebileceğini görmek daha iyidir – sonraki ipuçları yardımcı olabilir!
İpucu 4: Konuların ve fikirlerin toplanmasında paralellik
Konu ve fikir bulma sürecini paralel hale getirmek için "1-2-4-All" gibi formatlar veya yöntemler kullanılabilir. Bu nasıl çalışır?
Her kişi önce bireysel olarak – örneğin 2 dakika boyunca bir konu veya soru hakkında düşünür (1). Daha sonra her katılımcı, dört (4) kişilik gruplar halinde bir araya gelmeden önce topladıkları düşünceleri paylaşmak için bir ortak arar (2) ve son olarak toplanan fikirleri önceliklendirilmiş bir biçimde gruba sunar (Hepsi).
1-2-4-All için daha ayrıntılı talimatları bu sayfada bulabilirsiniz: Özgürleştirici Yapılar.
Agile otobüslerinin çoğu daireler halinde dolaşıyor....
...ve yüzeysel semptomları tedavi etmek. Sürdürülebilir bir zihniyet değişimi için psikoloji –'yi kullanma zamanı.
İpucu 5: Mach Health Check Retros
- Somut ifadeler sunulmuştur.
- Her ekip üyesi ifadeleri kısa ve net bir şekilde anonim olarak bir anket ölçeğinde derecelendirir – 1'den 7'ye kadar ne kadar katılıyorsunuz?
- İsteğe bağlı: Sonuçlar tartışılır. Sonuçları açıklayabilecek olumlu ve olumsuz örnekler toplanır. Bu bölüm potansiyel olarak nispeten uzun zaman alır.
- Şimdi, her bir ekip üyesinin anonim olarak hangi ifadelerin en çok eyleme ihtiyaç duyduğuna dair oy kullanmasıyla doğrudan önceliklendirme gerçekleştirilir. Anonim retrospektifler için en iyi ücretsiz araç).
- Sadece en çok oyu alan ifade eylem olarak kaydedilecektir.
Öncelikle, size ilham verebilecek ücretsiz inşaat kitimize göz atmaktan çekinmeyin: Takım Health Check Yapım Kiti.
Not: Bu format Health Check maddelerine katılımı bir ölçek üzerinde sormaktadır.
- Takdir: Çalışma arkadaşlarımızın başarılarına ve katkılarına değer veririz.
- Takım ruhu: Ekibimizde güvene dayalı bir çalışma ortamı vardır.
- Şeffaflık: Ekibimde herkes kimin ne üzerinde çalıştığını bilir.
- Rahatlama ve molalar: Yeni enerji çekebileceğim molalar için yeterli alanım var.
- Toplantı kültürü: Toplantılarımız iyi yapılandırılmıştır ve yine de yaratıcılığa ve yeni fikirlere yer bırakır.
- Destek: Ekibimde her ekip üyesi bireysel bilgi ve deneyimlerini paylaşır.
Patronunuzun sizi sevmesini mi istiyorsunuz? O zaman ekibinizi performansın yeni zirvelerine taşıyın. Onu ortalama bir – arabadan patlayıcı bir rokete dönüştürün!
Nasıl mı? Konuyla ilgili ücretsiz ve psikolojik açıdan sağlam e-Kitabımı indirin "Ekip akışına giden 12 basit adım"ve baştan sona okuyun. Şimdilik bu kadar – ama şimdi bu metnin asıl konusuna gelelim.
İpucu 6: Echometer'yi deneyin
Büyük gruplarda retros gerçekleştirmek için büyük bir destek iyi retro araçlardır (listemize bakın): Karşılaştırmalı 14 Retro Araç). Retro öncesinde geri bildirim toplamak ve eylemleri önceliklendirmek de dahil olmak üzere – elinizden pek çok işi alabilir.
Özellikle, geliştirilmesine bizzat yardımcı olduğum bir araçtan bahsetmek istiyorum: EchometerEkip Health Check'lerinden en iyi şekilde yararlanmak için psikolojiden elde edilen bilgileri Agile en iyi uygulamalarıyla birleştirir ve ekip gelişimi için geri döner.
Araçta size iyi eylemlerin nasıl türetileceğine dair somut tavsiyeler veriyoruz – ve hem çevrimiçi uzaktan hem de çevrimdışı olarak kullanılabilir.
Bu arada, aracımızla büyük bir ekipte sizden veya ekibinizden giriş yapmadan bir retro yapabilirsiniz.
Bu düğme ile aracı doğrudan açabilir, retro yönteminizi seçebilir ve bir ekibi bağlantı yoluyla davet edebilirsiniz (30'dan fazla retrospektif yöntem mümkün):
Retro'nun sonuna ulaştığınızda, sonuçlarınızı kaydetmek için isteğe bağlı olarak ücretsiz bir hesap oluşturabilirsiniz.
Önceden daha fazla bilgi edinmek veya doğrudan gerçek bir deneme başlatmak istiyorsanız – buradan daha fazla bilgi edinin / buradan ücretsiz başlayın.
İpucu 7: Ara oturumları kullanın
Artık sorunlar toplanmış ve büyük bir ekip ya da gruba rağmen kabaca önceliklendirilmiştir. Daha sonra, hangi küçük eylem maddelerinin bir iyileştirme sağlamak için kullanılabileceğini tespit edebilmek için sorunlar ayrıntılı olarak analiz edilmelidir.
İşin özellikle zorlaştığı yer burasıdır. Katılımcı grubu ne kadar büyükse, tartışılan konuların herkesle ilgili olmaması ihtimali de o kadar yüksektir. Buna göre, ekip üyelerinin yalnızca bir kısmı bir konuya katkıda bulunabilir.
Bu nedenle, tüm ekip üyelerini eşit derecede etkilemeyen belirli konuların tartışılması sürekli olarak dışarıdan sağlanmalı veya paralel hale getirilmelidir.
Bunun için ara oturumları kullanma konusunda çok iyi deneyimlerimiz oldu: Konuları belirlersiniz ve kendi kendini organize eden küçük grupların bunlar üzerinde çalışmasına izin verirsiniz. Her katılımcı tıpkı burada olduğu gibi bir gruba serbestçe katılabilir ve tekrar ayrılabilir: Açık Alan formatı.
Bu şekilde herkes aktif olarak katkıda bulunabileceği tartışmalara katılma fırsatına sahip olur. Ara oturumların sonuçları sunulduğunda, en iyi senaryo, bir sonraki sprintte doğrudan uygulanabilecek somut bir önlemin ortaya çıkmasıdır. Önerilen tedbirler tüm katılımcı grubu için makul ve takip edilmeye değer görünüyorsa, tedbirlere karar verilmiş sayılır.
Ancak, küçük grup henüz bir eylem için nihai bir öneri getirememiş de olabilir. Bu gibi durumlarda, katılımcılar tarafından yararlı görülmesi halinde, ara oturumun geriye dönük inceleme dışında devam etmesine karar verilebilir.
"Yarım" önlemlere dikkat edin
Hiçbir şey, baskı altında oluşturulan ve daha sonra kimsenin ilgilenmek istemediği, yarım yamalak düşünülmüş bir önlemden daha can sıkıcı olamaz. Bu nedenle, deneyimlerimize göre, büyük ekibinizin veya grubunuzun moderasyonunda, retrospektif dışında başka bir ara oturum düzenleme kararının, retrospektifin zaman çizelgesinde henüz kesin olarak analiz edilememişse, konuya daha fazla ışık tutmak için meşru bir önlem olabileceğini belirtmek çok önemlidir.
İpucu 8: Önceden geri bildirim toplayın
Geri bildirim toplamak, yani "veri toplama" aşaması, retrospektifte değerli zamanınızı alabilir; bu aşama, retrospektif öncesinde geri bildirim isteyerek aslında önceden dış kaynak olarak kullanılabilir.
Bu geri bildirim talebini önceden yapılandırmak için, kapalı soruları açık sorularla birleştirmek genellikle iyi bir fikirdir. Bu şekilde, belirli konularda nicel geri bildirim alırsınız ve bir ekip üyesi olarak açık sorular aracılığıyla kendi konularınıza açıkça katkıda bulunma fırsatına sahip olursunuz. Spotify, bir öncü olarak, sonuçlarına aşağıdaki adı verdikleri hedefli kapalı soruları da kullanmaktadır: Kadro Health Check.
Bu arada, büyük ekiplerde retrospektif çalışmalarınızda size destek olabilecek bir araç geliştirdik. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi doğrudan aşağıda bulabilirsiniz.
Küçük gruplar halinde yapılan retrolar daha iyi bir çözümdür
Sonuç
Başlangıçta açıkladığımız nedenlerden dolayı çok fazla sayıda katılımcının yer aldığı retrospektifleri önermediğimizi muhtemelen anlamışsınızdır. Zorluk: Retro'ya ev sahipliği yapmak için.
Aynı zamanda, paralelleştirme ve işbirliği ile ilgili ipuçlarıyla büyük retrospektiflerden en iyi şekilde yararlanabileceğinizi umuyoruz. Çünkü özellikle büyük bir ekip olarak retrospektifin konstelasyonuna alıştığınızda, zamanla daha kolay hale gelebilir ve – formatını – engellerine rağmen başarılı kılabilir.
Bu arada: Genel olarak retrosunuzda hala çeşitlilik arıyorsanız, bu makaleye de göz atabilirsiniz: 3 Sürpriz etkili retro yöntemler.
Geriye dönük incelemeleriniz için daha çeşitli sorular istiyorsanız, bu konudaki yazımıza göz atın: 54 yeni başlayanlar ve profesyoneller için yeni retrospektif yöntemler (diğerlerinin yanı sıra Mario Kart Retro, Marathon Retro ve Elon Musk Retro ile).
Hala uygun bir retro tahta arıyorsanız (60+ retro yöntemle), makalemiz size bu konuda yardımcı olabilir: Karşılaştırıldığında en iyi retro boards.
