Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektifler için 10 ipucu

Küçük bir ekip veya grupta retrospektifleri kolaylaştırmak zaten zor olabilir. Ya da çok az bir zamanla . Peki ya büyük ekiplerdeki retrospektifler? Genellikle çok daha zorludurlar. 

Retrospektif aracımızı geliştirmeden önce, daha büyük gruplarla çeşitli deneyimler edindik - genellikle müşteri tarafında, tüm bir alanın (çoğu zaman 15’ten fazla kişi) bir retroya katılması gerektiği yönünde gereksinimlerimiz vardı.

Bu nedenle ilk adımda, bu büyük ekipler veya gruplardaki deneyimlerimizde ortaya çıkan zorlukları paylaşmak istiyorum.

Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektiflerin zorlukları

1. tartışma ortamı

Çok sayıda katılımcı olduğunda, katılımcılar genellikle birbirlerini günlük yaşamdan çok az tanırlar. Küçük ekipler genellikle güvene dayalı ve açık bir tartışma ortamına güvenebilirken, büyük ekiplerde bu genellikle daha zordur. Oysa başarılı ekipler için en önemli faktörlerden biri tam da bu güven ortamıdır: Ekibin psikolojik güvenliği .

2. katılım ve konuşma dağılımı

Aynı zamanda, bu takımyıldızdaki her bireyin tartışmalardan çekilmesi daha kolaydır. Bir moderatör olarak, tüm katılımcıların kararlı olmaları, katkıda bulunabilmeleri ve tartışmanın dağılımının makul ölçüde dengeli olması konusunda çok daha dikkatli olmanız gerekir.

3. Zaman Yönetimi

Ne kadar çok ekip üyesi olursa, masaya o kadar çok konu getirilebilir. Bu nedenle, tüm konuları uygun bir şekilde ele alabilmek için zaman planlaması çok önemlidir.

Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektifler için durumlar

Ancak bazen başka seçeneğiniz olmaz ve bu zorluklarla yüzleşmek zorunda kalırsınız. Pratikte, büyük ekiplerde retrospektifler için genellikle aşağıdaki durumları görüyoruz:

• Büyük bir ekip, uzun vadeli alt bölümlere ayrılmış başka gruplara bölünmez. Scrum Kılavuzu’na göre, 9 veya daha fazla üyeden oluşan bir ekip “çok büyük” olarak kabul edilir.
• Ortak bir retro yürütmek isteyen birkaç küçük ekipten oluşan bir alan. Buna “Genel Retrospektif” veya “Retroların Retro’su” denir.

Aşağıdaki ipuçları her iki senaryo için de faydalıdır. 

Büyük ekiplerde veya gruplarda retrospektifler için ipuçları

İşte büyük ekiplerde retrospektifler için ipuçlarımız!

İpucu 1: Geriye dönük araştırmada katılımcı grubunu sorgulayın

Geniş bir çevrede geriye dönük bir bakış kesinlikle sorgulanmalıdır. Çerçeve koşulları gerçekten değiştirilemez mi? Mantıklı bir alternatif yok mu?

Bu nedenle büyük ekipler veya gruplar için ilk soru, ekibin tematik olarak alt bölümlere ayrılıp ayrılamayacağı olacaktır. Her şeyi kesinlikle ders kitabına (veya bu durumda Scrum Kılavuzu’na) göre yorumlamaktan yana olmasak da, 9 ekip üyesiyle sınırlı olması tesadüf değil - bu boyuta kadar üretken bir retrospektif herhangi bir kısıtlama olmaksızın gerçekleşebilir. Bu nedenle, özellikle bu sayının çok üzerindeyseniz, ekip yapısını sorgulamanız gerekir.

Birden fazla takımın katıldığı “Genel Retro “larda sıkça kullanılan bir “hile”, her takımın büyük tura sadece kendi temsilcilerini göndermesidir. Bu şekilde, büyük tur en azından katılımcı sayısı açısından yönetilebilir tutulabilir. “Genel Retros” için takım temsilcilerinin isimlendirilmesi başka bir çerçevede, yani burada “Scrumların Scrumu” olarak da adlandırılır: LeSS Çerçevesi.

İpucu 2: Güvene dayalı bir ilişki gözlemleyin

• Ekip çok büyük olsa bile, içerikler (önlemler hariç) gizli kalır. → Bu durum moderasyonda belirtilmelidir.
• Gayri resmi bir atmosfer yaratmak için kısa bir check-in kullanın -  az zaman olsa bile . 

İpucu 3: Programda ekip büyüklüğünü göz önünde bulundurun

Ekip ne kadar büyükse, o kadar çok konu başlığı ve o kadar uzun süren tartışmalar olur.

Dolayısıyla, küçük bir ekip bir retrospektifi bir saat içinde tamamlamaya alışkın olabilirken, daha büyük katılımcı gruplarında bu mümkün olmayacaktır.

Gereken süre büyük ölçüde geriye dönük incelemenin seçilen formatına ve yöntemine bağlıdır. Deneyimlerimize göre, zaman dilimleri aşağıdaki gibidir:

Ekip büyüklüğüne bağlı olarak retrospektifler için olağan süreler

• 5 veya daha az katılımcı → 45 - 90 dakika
• 6 ila 10 katılımcı → 60 - 120 dakika
• 10 ila 20 veya daha fazla katılımcı → 90 - 180 dakika

Bir fikir edinmek için timeboxing ile kendiniz deneyler yapmaktan çekinmeyin. Ancak özellikle başlangıçta çok az zamandan ziyade biraz daha fazla zaman ayırın ve ardından hangi adımların optimize edilebileceğine bakın - bu konuda sonraki ipuçları yardımcı olabilir!

İpucu 4: Konuların ve fikirlerin toplanmasında paralellik

Konu ve fikir bulma sürecini paralel hale getirmek için “1-2-4-All” gibi formatlar veya yöntemler kullanılabilir. Bu nasıl çalışır?

Herkes önce bir konu veya soru hakkında bireysel olarak düşünür - örneğin 2 dakika (1). Ardından her katılımcı, toplanan düşünceleri paylaşmak için bir ortak bulur (2), daha sonra dörderli gruplar halinde (4) bir araya gelir ve son olarak toplanan fikirleri önceliklendirilmiş bir biçimde grupta sunar (Hepsi). 

1-2-4-All için daha ayrıntılı talimatları bu sayfada bulabilirsiniz: Özgürleştirici Yapılar.

İpucu 5: Mach Health Check Retros

Büyük gruplarda çeşitli, heyecan verici ve değerli bir retro, Health Check retro olarak da adlandırılabilir. Burada sprintin kalitesi niteliksel değil niceliksel olarak değerlendirilir.

 

Yani, prosedür aşağıdaki gibidir:

1. Somut ifadeler sunulmuştur.
2. Her ekip üyesi, anket ölçeğinde kısa ve öz bir şekilde anonim olarak ifadeleri değerlendirir - 1’den 7’ye kadar ne kadar katılıyorsunuz?
3. İsteğe bağlı: Sonuçlar tartışılır. Sonuçları açıklayabilecek olumlu ve olumsuz örnekler toplanır. Bu bölüm potansiyel olarak nispeten uzun zaman alır.
4. Şimdi, her bir ekip üyesinin anonim olarak hangi ifadelerin en çok eyleme ihtiyaç duyduğuna dair oy kullanmasıyla doğrudan önceliklendirme gerçekleştirilir. Anonim retrospektifler için en iyi ücretsiz araç ).
5. Sadece en çok oyu alan ifade eylem olarak kaydedilecektir.

Bu metodolojinin avantajı, herkesin bir şey söylemek zorunda olmamasıdır. Bunun yerine, birkaç tıklama ile büyük grup hakkında bir fikir edinirsiniz (hem değerlendirmede, adım 2, hem de önceliklendirmede, adım 4).

 

Burada önemli olan tek şey, ekip tarafından değerlendirilen ifadelerin iyi seçilmiş olmasıdır. İşte size iki ipucu:
Öncelikle, size ilham verebilecek ücretsiz inşaat kitimize göz atmaktan çekinmeyin: Takım Health Check Yapım Kiti .

 

İkinci olarak, Retro Tool Echometer ile doğrudan çeşitli Health Check retrosunu da gerçekleştirebilirsiniz: Health Check Retro Yöntemlerinin Listesi . Örneğin burada ekip ruhu temalı bir Sağlık Kontrolü Retrosu var - denemekten çekinmeyin:

Not: Bu format Health Check maddelerine katılımı bir ölçek üzerinde sormaktadır.

• Takdir: Çalışma arkadaşlarımızın başarılarına ve katkılarına değer veririz.
• Takım ruhu: Ekibimizde güvene dayalı bir çalışma ortamı vardır.
• Şeffaflık: Ekibimde herkes kimin ne üzerinde çalıştığını bilir.
• Rahatlama ve molalar: Yeni enerji çekebileceğim molalar için yeterli alanım var.
• Toplantı kültürü: Toplantılarımız iyi yapılandırılmıştır ve yine de yaratıcılığa ve yeni fikirlere yer bırakır.
• Destek: Ekibimde her ekip üyesi bireysel bilgi ve deneyimlerini paylaşır.

İpucu 6: Echometer’i deneyin

Büyük gruplarda retros gerçekleştirmek için büyük bir destek iyi retro araçlardır (listemize bakın): Karşılaştırmalı 14 Retro Araç ). Retro öncesinde geri bildirim toplama ve önlemleri önceliklendirme dahil olmak üzere iş yükünüzü önemli ölçüde azaltabilirler.

Özellikle, geliştirilmesine bizzat yardımcı olduğum bir araçtan bahsetmek istiyorum: EchometerEkip Health Check’lerinden en iyi şekilde yararlanmak için psikolojiden elde edilen bilgileri Agile en iyi uygulamalarıyla birleştirir ve ekip gelişimi için geri döner. 

Size araçta iyi önlemlerin nasıl alınacağına dair somut ipuçları veriyoruz - ve hem çevrimiçi uzaktan hem de çevrimdışı olarak kullanılabilir.

Bu arada, aracımızla büyük bir ekipte sizden veya ekibinizden giriş yapmadan bir retro yapabilirsiniz.

Bu düğme ile aracı doğrudan açabilir, retro yönteminizi seçebilir ve bir ekibi bağlantı yoluyla davet edebilirsiniz ( 30’dan fazla retrospektif yöntem mümkün ):

Retro’nun sonuna ulaştığınızda, sonuçlarınızı kaydetmek için isteğe bağlı olarak ücretsiz bir hesap oluşturabilirsiniz.

Önceden daha fazla bilgi edinmek veya doğrudan gerçek bir deneme başlatmak istiyorsanız - buradan daha fazla bilgi edinin / buradan ücretsiz başlayın.

İpucu 7: Ara oturumları kullanın

Artık konular toplandı ve kabaca önceliklendirildi - büyük bir ekip veya gruba rağmen. Bir sonraki adımda, hangi küçük Eylem Öğeleri ile bir iyileştirme elde edilebileceğini belirlemek için konular ayrıntılı olarak analiz edilmelidir. 

İşin özellikle zorlaştığı yer burasıdır. Katılımcı grubu ne kadar büyükse, tartışılan konuların herkesle ilgili olmaması ihtimali de o kadar yüksektir. Buna göre, ekip üyelerinin yalnızca bir kısmı bir konuya katkıda bulunabilir. 

Bu nedenle, tüm ekip üyelerini eşit derecede etkilemeyen belirli konuların tartışılması sürekli olarak dışarıdan sağlanmalı veya paralel hale getirilmelidir.

Bunun için breakout oturumlarını kullanma konusunda çok iyi deneyimlerimiz oldu: Konuları belirlersiniz ve kendi kendini organize eden küçük grupların üzerinde çalışmasına izin verirsiniz. Her katılımcı özgürce bir gruba katılabilir ve tekrar ayrılabilir - tıpkı burada olduğu gibi: Açık Alan formatı.

Bu şekilde herkes aktif olarak katkıda bulunabileceği tartışmalara katılma fırsatına sahip olur. Ara oturumların sonuçları sunulduğunda, en iyi senaryo, bir sonraki sprintte doğrudan uygulanabilecek somut bir önlemin ortaya çıkmasıdır. Önerilen tedbirler tüm katılımcı grubu için makul ve takip edilmeye değer görünüyorsa, tedbirlere karar verilmiş sayılır. 

Ancak, küçük grup henüz bir eylem için nihai bir öneri getirememiş de olabilir. Bu gibi durumlarda, katılımcılar tarafından yararlı görülmesi halinde, ara oturumun geriye dönük inceleme dışında devam etmesine karar verilebilir.

”Yarım” önlemlere dikkat edin

Hiçbir şey, baskı altında oluşturulan ve daha sonra kimsenin ilgilenmek istemediği, yarım yamalak düşünülmüş bir önlemden daha can sıkıcı olamaz. Bu nedenle, deneyimlerimize göre, büyük ekibinizin veya grubunuzun moderasyonunda, retrospektif dışında başka bir ara oturum düzenleme kararının, retrospektifin zaman çizelgesinde henüz kesin olarak analiz edilememişse, konuya daha fazla ışık tutmak için meşru bir önlem olabileceğini belirtmek çok önemlidir.

İpucu 8: Önceden geri bildirim toplayın

Geri bildirim toplamak, yani “veri toplama” aşaması, retrospektifte değerli zamanınızı alabilir; bu aşama, retrospektif öncesinde geri bildirim isteyerek aslında önceden dış kaynak olarak kullanılabilir.

Bu geri bildirim talebini önceden yapılandırmak için, kapalı soruları açık sorularla birleştirmek genellikle iyi bir fikirdir. Bu şekilde, belirli konularda nicel geri bildirim alırsınız ve bir ekip üyesi olarak açık sorular aracılığıyla kendi konularınıza açıkça katkıda bulunma fırsatına sahip olursunuz. Spotify, bir öncü olarak, sonuçlarına aşağıdaki adı verdikleri hedefli kapalı soruları da kullanmaktadır: Kadro Health Check.

Bu arada, büyük ekiplerde retrospektif çalışmalarınızda size destek olabilecek bir araç geliştirdik. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi doğrudan aşağıda bulabilirsiniz.

Küçük gruplar halinde yapılan retrolar daha iyi bir çözümdür

30.000’den fazla retrospektif ile yaptığımız çalışma, grup daha küçük olduğunda genellikle daha iyi sonuçlar alındığını / katılımcıların formattan daha memnun olduğunu açıkça göstermektedir:

 

30.000 retrospektife ilişkin çalışmayı görüntüleyin

 

Sonuç

Başlangıçta açıkladığımız nedenlerden dolayı çok fazla sayıda katılımcının yer aldığı retrospektifleri önermediğimizi muhtemelen anlamışsınızdır. Zorluk: Retro’ya ev sahipliği yapmak için .

Aynı zamanda, paralelleştirme ve benzeri ipuçlarıyla büyük retrospektiflerden en iyi şekilde yararlanabileceğinizi umuyoruz. Çünkü özellikle büyük bir ekip olarak Retro’nun yapısına alıştıktan sonra, zamanla daha da kolaylaşabilir ve format - zorluklara rağmen - bir başarıya dönüşebilir.

Bu arada: Genel olarak retrosunuzda hala çeşitlilik arıyorsanız, bu makaleye de göz atabilirsiniz: 3 Sürpriz etkili retro yöntemler .

Geriye dönük incelemeleriniz için daha çeşitli sorular istiyorsanız, bu konudaki yazımıza göz atın: 54 yeni başlayanlar ve profesyoneller için yeni retrospektif yöntemler (diğerlerinin yanı sıra Mario Kart Retro, Marathon Retro ve Elon Musk Retro ile).

Ekip üyelerinin çevik zihniyetini sürdürülebilir bir şekilde geliştirmenin en iyi yöntemlerinden biri, çevik bir Sağlık Kontrolü uygulamaktır. Ücretsiz Ekip Sağlık Kontrolü araç setimiz, doğru soruları sormanıza yardımcı olabilir - sadece tıklayın ve göz atın: Team-Health Check Yapım Kiti.

Hala uygun bir retro tahta arıyorsanız (60+ retro yöntemle), makalemiz size bu konuda yardımcı olabilir: Karşılaştırıldığında en iyi retro boards.