Som team eller organisation strävar vi alla efter att vara bäst i klassen som kvalitets- eller innovationsledare. Kanske vill vilärande organisation". För att kunna leva upp till detta måste du konsekvent genomföra en kontinuerlig förbättringsprocess. I den här artikeln berättar vi allt om "Lessons Learned Workshop" och visar hur du kan använda detta format för att kontinuerligt utveckla dig själv. Vår checklista för Lessons Learned kommer säkert att hjälpa dig.
Vad är en Lessons Learned Workshop?
Som termen Lessons Learned antyder handlar en Lessons Learned-workshop om att främja lärande från erfarenheter.
I en workshop om lärdomar tittar man retrospektivt på det tidigare samarbetet i teamet. Det är därför workshopformatet också används i agila team och i Scrum. Retrospektiv kallas. Team debriefs" är också en vanlig synonym i olika sammanhang.
Syftet med Lessons Learned Workshops eller bara Retrospektiver (förkortat Retros) förblir densamma: Att härleda en kontinuerlig inlärningsprocess från praktisk erfarenhet för att ständigt vidareutvecklas.
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
Introducera workshops om lärdomar för mitt team eller projekt
Om ditt mål är en kontinuerlig förbättringsprocess i projekt eller team är workshops om lärdomar ett bra alternativ för dig.
Ett vanligt tillfälle för introduktionen är när milstolpar i projektet har uppnåtts eller när projektet har avslutats. Vid sådana tillfällen tar teamet minst 60 till 180 minuter, beroende på teamets storlek, för att reflektera över "hur" och för att komma fram till insikter och eventuellt även åtgärder för framtiden.
I agila team som arbetar tillsammans på lång sikt är ett sådant format till och med fast integrerat i den dagliga arbetsrutinen och äger rum varje vecka eller månad, beroende på sprintrytmen.
Vi ser fler och fler team som anpassar dessa kontinuerliga format med stor framgång.
Vilken nytta gör Lessons Learned Workshops?
Många chefer skulle nu förmodligen reagera så här: "Investera 60 till 90 minuter i reflektion varannan vecka? Vad är det för mening med det?!"
Lyckligtvis har studier ett bra svar på detta. Tannenbaum och Cerasoli (2013) har i en metastudie visat att teamets effektivitet ökade genom denna självreflektion (när den användes korrekt) i genomsnitt mellan 20% och 25%.
Exempel från praktiken
Hur kommer dessa produktivitetsvinster till stånd? Här följer några exempel på vilka frågor som, i kombination med rätt åtgärder, kan skapa sådana produktivitetsvinster:
- Arbetsmetoder: Hittills har vi registrerat varje framsteg i en Excel-fil, vars uppdatering med olika versioner alltid har orsakat mycket arbete och förvirring. Möjlig åtgärd: Prova onlineverktyg som Trello eller Notion för att organisera projekten så att versionerna inte längre behöver sammanfogas manuellt.
- Självorganisation & processer för beslutsfattande: Vi vet knappt själva hur långt någon har kommit med sitt delprojekt just nu. Borde vi kanske prova ett "daily stand-up"-format för att förbättra samordningen inom teamet?
- Kommunikation inom teamet och med intressenter: Design för nya produkter delas med intressenter relativt sent, när mycket utvecklingsarbete redan har investerats. Hur kan vi få feedback från våra intressenter tidigare och mer regelbundet?
- Prioritering: Även om vi har fått nya insikter under projektets gång har vi hållit fast vid vår ursprungliga prioritering. Hur kan vi i framtiden se till att vi bättre tar tillvara möjligheterna från dessa nya insikter i vår planering?
Naturligtvis skulle dessa frågor också kunna identifieras och förbättras utan en workshop om lärdomar. Men genom en strukturerad feedbackprocess – utan den dagliga stressen – blir sådana frågor ofta bara medvetna.
En workshop om lärdomar är därför ett mycket effektivt format när det gäller att identifiera och genomföra förbättringspotentialer eller blockeringar. En annan positiv aspekt är att denna process är självorganiserad inom teamen, vilket ytterligare ökar teamets engagemang och tillfredsställelse.
Hur kan jag förbereda och genomföra en workshop om lärdomar? – en mall
Det är inte särskilt svårt att genomföra dessa workshops när de väl har internaliserats av teamet. Förfarandet kombinerar bästa praxis från Moderering av workshopsvilket kommer att låta bekant för många. Det finns naturligtvis otaliga metoder för att underlätta dessa workshops, de 5 stegen i checklistan för lärdomar ger ett enkelt exempel på en framgångsrik workshop:
Steg 1: Checka in med en öppen fråga
Workshopen bör vara så interaktiv som möjligt, och därför är bästa praxis ofta att börja med en öppen fråga som varje teammedlem i sin tur besvarar kortfattat. På så sätt blir alla involverade i samtalet. Följande är till exempel möjliga:
- På en skala från 0 – 10, hur säker är du på att vi kommer att uppnå vårt projekt/team mål och varför?
- Vad var den största motgången eller framgången för dig under den senaste veckan (eller månaden...)?
Steg 2: Samla in ämnen
Medan det första steget fortfarande är att se till att alla är redo att dra lärdomar, är nästa steg att samla in feedback på ett strukturerat sätt. För att Grupptänkande För att undvika detta bör detta steg först utföras i individuellt arbete innan ämnena delas i gruppen.
Även här kan du använda olika frågeformat för att stimulera samtalet. Vi ser följande exempel särskilt ofta:
- Bra-Dåligt (enkel variant för nybörjare): Vad gick bra? Vad gick dåligt?
- Keep-Stop-Start (populärt, leder bättre från status quo till handling än "Start-Stop-Continue"): Vad ska vi fortsätta med i teamet som tidigare? Vad ska vi sluta göra i teamet? Vad bör vi börja göra i teamet, eller åtminstone prova?
- Förväntat - oväntat (bra för omväxlings skull): Vad hände som du förväntade dig i förväg? Vad hände positivt som du inte förväntade dig i förväg? Vad gick sämre än du förväntade dig?
Det finns med intresse mer än 30 lärdomar Metoder möjliga – Ibland blir det väldigt kreativt och lekfullt.
Om du fortfarande är osäker kan du ladda ner Agile Coach Holgers erfarenhet av vårt verktyg läsa igenom.
Vårt verktyg – hjälper för övrigt också till att prioritera, men det för oss till nästa steg.
Steg 3: Prioritera ämnen
När ämnena har samlats in och grupperats tematiskt kan du gå vidare till prioritering. Syftet här är att identifiera de viktigaste ämnena och resultaten som teamet vill vidta åtgärder för.
Helst bör varje teammedlem ha tre klisterprickar eller liknande för prioritering, som sedan kan fästas på de öppna återkopplingarna (t.ex. på blädderblocket) enligt personliga preferenser. Alternativt kan naturligtvis alla helt enkelt göra 3 linjer med en tuschpenna. De öppna återkopplingar som har flest markeringar verkar vara de mest brådskande – här åtgärder härleds.
Steg 4: Härleda åtgärder
Här bestämmer ni som team hur ni vill omsätta lärdomarna i praktiken. Åtgärderna bör uppfylla vissa standarder, t.ex. SMART-formeln.
Viktigt: Tänk på att inte vidta för många åtgärder. Koncentrera er på högst 3 av de viktigaste ämnena. Annars blir det svårt att verkligen ta itu med alla åtgärder, vilket kommer att få teamet att tvivla på formatet på Lessons Learned som helhet.
Det är bättre att göra en kort lärdom med tre åtgärder varannan till var fjärde vecka än en "stor" var sjätte månad, men realistiskt sett genomförs bara 4 av de 10 åtgärderna.
Steg 5: Slutsats
I slutet bör man göra en sammanfattning av vad man har lärt sig och vilka åtgärder som har vidtagits. Detta steg kan också göras interaktivt genom att ställa en öppen fråga till alla deltagare:
- Vad var den viktigaste insikten för dig från dagens workshop om lärdomar?
- Vilka är dina egna planer för nästa gång?
Workshop om lärdomar – Slutsats
Naturligtvis tar detta format tid. Därför är det viktigt för oss att betona att tillräckligt med tid bör avsättas för workshops för att dra lärdomar i ett tidigt skede. Särskilt i slutet av en projektfas kan det vara stressigt. Detta får inte fresta oss att hoppa över detta viktiga format.
Det är trots allt det enda sättet att se till att du inte faller i samma fällor nästa gång och därmed förblir fast i hamsterhjulet. I en nödsituation är det bättre att ha en kort workshop med lärdomar än ingen alls.
Vid nästa inlägg vi har direkt också några Tips och andra bästa metoder för era workshops om lärdomar!
De flesta Agile-vagnar kör i cirklar....
...och behandla ytliga symptom. Det är dags att använda psykologi – för en hållbar förändring av tankesättet.
