Lättanvänd mall för Sprint Retrospective Agenda

Om du har googlat “Sprint Retrospektive Meeting Agenda Vorlage” eller “Was passiert in Sprint Retrospektive Meetings” har du kommit rätt.

I den här artikeln vill jag ta dig med och visa hur våra agendor för retrospektiva sprintmöten ser ut. Jag visar dig alla viktiga aspekter som vi har lärt oss från över 30 000 agila retrospektivmöten, inklusive skärmdumpar och gratis direktåtkomst om du vill skapa en retrospektivagenda själv.

Först och främst vill jag presentera olika “byggstenar” som du kan använda för att sätta ihop din egen Scrum-retrospektivagenda. I det här fallet har jag valt en ordning som redan utgör en bra agenda för en agil retrospektiv. Men kom ihåg att du kan omstrukturera dessa byggstenar som du vill eller till och med utelämna några för att ändå skapa en bra agenda för en sprintretrospektiv.
Tänk bara på hur mycket tid du har för det retrospektiva mötet och om du och ditt team känner för att göra alla dessa olika steg.

Förbereda en retrospektiv granskning:

Innan du kan genomföra en lyckad retrospektiv måste du först förbereda den. I detta första steg måste vi skilja mellan dig som organisatör av sessionen och de personer som bara deltar i sessionen som deltagare.

 

1. Välj lämpligt retroformat

Du kanske har hört talas om “What Went Well Retrospective” eller “Sailboat Retro”. I båda fallen handlar det om en rad frågor som ställs under retrospektivet. Dessa frågor anses ofta vara kärnan i retrospektivet. Så det är bäst att förbereda några intressanta frågor som ditt team kan använda för att reflektera över vad som hände under den senaste sprintcykeln. Det finns många retrospektivmallar för detta ändamål. Vi har till exempel skrivit en artikel om mer än 50+ retrospektivmallar och i vårt Echometer-verktyg kan du också välja mellan alla dessa olika mallar som förinställningar.

I det här fallet ser du ett litet urval av retrospektivmallar till vänster och till höger kan du se att om du t.ex. väljer “Keep, Stop, Start Retrospective” kan du fortfarande anpassa frågorna efter ditt teams behov.

2. samla in information

När jag har valt rätt mall för dig och ditt team skickar jag gärna en retroenkät till teammedlemmarna så att de i förväg kan svara på de frågor som kommer att ställas i retrospektiven. Detta leder till en kortare tid för retrospektivet och har visat sig göra det mer framgångsrikt. Att besvara enkäten i förväg är dock inte ett måste, utan snarare ett alternativ om du och ditt team är villiga att göra det. Om du bestämmer dig för att skicka en enkät till dina teammedlemmar kan du göra det i Echometer-verktyget med ett enkelt musklick.

Vill du förbereda en retrospektiv själv på nolltid? Då bör du testa vårt verktyg gratis:

Den retrospektiva kursen:

När du har gjort alla förberedelser för retrospektiven kan du och ditt team starta den. Det här är den retrospektiva process jag brukar använda:

Det är viktigt att nämna här att du inte behöver följa denna ordning, eller att du till och med kan hoppa över delar om du vill. Du kan helt enkelt bestämma om de uppfyller behoven hos ditt team eller inte.

 

3. Retrospektiv check-in / isbrytare

För att få igång retrospektivet och få alla på rätt humör använder vi så kallade “isbrytare”. En isbrytare är en enkel fråga i början av retrospektivet för att engagera alla teammedlemmar och låta dem berätta en kort historia om t.ex. sina senaste arbetsdagar. Det är viktigt att detta steg inte tar för lång tid. Vanligtvis ställer vi en liten rolig fråga och ger alla teammedlemmar 20 sekunder att tänka på den och sedan 30 sekunder till en minut att prata om den. En av mina personliga favoritisbrytare är “Vilket djur - isbrytare”.

Som du kan se är detta första steg till för att ge alla teammedlemmar en bra stämning och ett första deltagande i mötet. Dessa isbrytare behöver inte nödvändigtvis innehålla roliga djurbilder, utan kan också vara en enkel fråga som “Hur har din dag varit hittills?”.

Men om du har möjlighet att göra det roligare, varför inte?

I Echometer-verktyget kan du välja mellan olika isbrytarmallar, som t.ex. “Vilket djur - isbrytare”, eller så kan du till och med starta retrospektivet med en slumpmässigt vald isbrytare för att få mer variation.

4. Genomgång av åtgärder (åtgärdspunkt)

Efter en kort incheckning är nästa steg i mina sprintretrospektivmöten den så kallade “Action Item Review”. För att uttrycka det enkelt: Alla action items eller åtgärder som beslutades under den senaste sprinten diskuteras kort.
Om det här är din första retrospektiv med ett team och du ännu inte har formulerat några åtgärdspunkter kan du hoppa över det här steget. Jag kommer att återkomma till det senare när det är dags att formulera nya åtgärdspunkter.
Om du redan har åtgärdspunkter måste du nu kontrollera varje åtgärdspunkt:

- Har vi implementerat action item som planerat? (“Check”)
- Behöver vi ta oss mer tid för det? (“Re-Do”)
- Kasserar vi action item på grund av ny information? (“Cancle”)

I vårt verktyg ser det ut ungefär så här:

När du har granskat alla action items kommer du till nästa steg i sprintretrospektivets mötesagenda…

 

5. Datainsamling 2.0

Om du inte redan har gjort det före retrospektiven genom en enkät, kan ditt team nu svara på alla frågor i den retrospektivmall som du har valt.

Vanligtvis svarar vi inte bara på retrospektivfrågorna, utan blandar slumpmässigt in två så kallade “Health Check”-frågor för att mäta teamets stämning i olika ämnen:

Detta ger dig möjlighet att mäta teamets hälsotillstånd inte bara punktvis, utan också över tid. I Echometer-verktyget skapas en automatisk statistik som mäter hur “friskt” ditt team är för tillfället jämfört med andra tidsperioder. På så sätt kan du upptäcka tidiga varningssignaler och vidta motåtgärder innan teamets prestanda försämras.

När du är klar med att samla information ger jag vanligtvis varje teammedlem möjlighet att kort presentera sina svar. Detta är bara för att få ett första litet intryck på kort tid och ännu inte för att fördjupa svaren. Det sker först i nästa steg…

6. Insikt och utformning av åtgärder

Vid denna punkt i agendan för Sprint Retrospective Meeting vill vi gå djupare in på teammedlemmarnas svar. För att göra detta på ett strategiskt sätt ger vi först teammedlemmarna möjlighet att rösta om vilka punkter de vill fördjupa sig i under retrospektiven. På Echometer gör vi detta genom att ge teammedlemmarna röstpoäng som de individuellt kan tilldela svaren. Vårt verktyg beräknar automatiskt hur många röstpoäng vi tilldelar varje medlem för att hålla mötet effektivt (i exemplet är 2 röster per användare markerade i blått).

Därefter pratar vi om de svar vi har röstat på. Medan vi sedan pratar om de enskilda punkterna utvecklar vi åtgärder för att förbättra arbetet i teamet. Det är de så kallade “Action Items” som vi vill implementera i sprintcykeln och kontrollera igen i nästa retrospektiv. Som du kan se på bilden kan man i vårt verktyg koppla action items direkt till mötespunkterna.

Nu när vi har skapat nya action items för nästa sprintcykel finns det bara ett litet men viktigt steg kvar att göra…

7. Återkoppling i efterhand

Även om retrospektiven är över vill vi ta tillfället i akt att lära oss av den. För dig som facilitator är det inte bara ditt jobb att genomföra retrospektiven, utan också att se till att den blir bättre och anpassas till ditt team varje gång. För att göra detta ber vi på Echometer helt enkelt om den så kallade ROTI-poängen. ROTI-poängen (return on time invested) är ett subjektivt mått där deltagarna kan betygsätta retrospektivet på en skala från 1 till 10. Här får du en snabb återkoppling på hur bra återblicken var och du kan också jämföra hur ROTI-poängen utvecklas över tid för att se om den allmänna stämningen går i rätt riktning.

Jag hoppas att jag kunde ge dig en bra översikt över hur jag planerar och genomför mina retrospektivmöten på kortast möjliga tid. Om du är intresserad av att planera dina egna sprint retrospectives professionellt kan du göra det gratis i vårt Echometer-verktyg.
Tänk på att de verktyg som presenteras bara är ett urval av hela spektrumet i Echometer-universumet. Whiteboards, statistik och radarn för hälsokontroller är bara några exempel.
Så tveka inte, klicka bara på knappen och prova vårt verktyg utan att registrera dig: