10 tips för retrospektiv i stora team eller grupper

Det kan redan vara en utmaning att underlätta retrospektiv i ett litet team eller en liten grupp. Eller med mycket lite tid . Men hur är det med retrospektiv i stora team? De är vanligtvis mycket mer krävande. 

Innan vi utvecklade vårt verktyg för retrospektiver samlade vi olika erfarenheter med större grupper – ofta hade vi krav från kunderna att ett helt område (inte sällan över 15 personer) skulle delta i en retro.

Jag skulle därför i ett första steg vilja dela med mig av vilka utmaningar som har uppstått i våra erfarenheter av dessa större team eller grupper.

Utmaningar med retrospektiv i stora team eller grupper

1. Atmosfär för diskussion

Med ett stort antal deltagare känner deltagarna ofta bara varandra lite grann från vardagslivet. Medan små team vanligtvis kan förlita sig på en förtroendefull och öppen diskussionsatmosfär, är detta ofta svårare med stora team. Ändå är det just denna förtroendefulla atmosfär som är så viktig för en av de viktigaste faktorerna för framgångsrika team: Teamets psykologiska säkerhet .

2. Fördelning av engagemang och samtal

Samtidigt är det lättare för varje individ i denna konstellation att dra sig ur diskussionerna. Så som moderator måste du vara mycket mer försiktig med att alla deltagare är engagerade i att delta, att de kan bidra och att fördelningen av diskussionen är rimligt balanserad.

3. Tidsplanering

Ju fler teammedlemmar, desto fler ämnen kan tas upp på bordet. Timeboxning är därför avgörande för att kunna ta upp alla ämnen på lämpligt sätt.

Tillfällen för retrospektiv i stora team eller grupper

Ibland har man dock inget val och måste ta itu med dessa utmaningar. I praktiken ser vi vanligtvis följande tillfällen för retrospektiv i stora team:

• Ett stort team är helt enkelt inte uppdelat i några andra långsiktigt underindelade grupper. Enligt Scrum Guide anses ett team med 9 eller fler medlemmar vara “för stort”.
• Ett område som består av flera små team som också vill genomföra en gemensam retro. Detta kallas för en “övergripande retrospektiv” eller “retro av retros”.

Följande tips är användbara för båda scenarierna. 

Tips för retrospektiv i stora team eller grupper

Här är våra tips för retrospektiv i stora team!

Tips 1: Fråga gruppen av deltagare i den retrospektiva utvärderingen

En retrospektiv i en stor cirkel bör definitivt ifrågasättas. Är ramvillkoren verkligen oföränderliga? Finns det inget förnuftigt alternativ?

För stora team eller grupper skulle därför den första frågan vara om man inte kan dela upp teamet tematiskt. Vi är visserligen inget fan av att strikt följa läroboken (eller i det här fallet Scrum Guide), men begränsningen till 9 teammedlemmar är ingen slump – upp till den storleken kan en produktiv retrospektiv äga rum utan begränsningar. Så särskilt om man ligger långt över det antalet bör man ifrågasätta teamkonstellationen.

I “Overall Retros” med flera lag är ett ofta använt “trick” att varje lag endast skickar representanter för laget till den stora omgången. På så sätt kan den stora rundan hållas hanterbar, åtminstone när det gäller antalet deltagare. Namngivningen av teamrepresentanter för “Overall Retros” kallas också “Scrum of Scrums” i ett annat ramverk, nämligen här: LeSS-ramverk.

Tips 2: Uppmärksamma en förtroendefull relation

• Även om teamet är mycket stort förblir innehållet (med undantag för åtgärderna) konfidentiellt. → Detta bör påpekas i modereringen.
• Använd en snabb incheckning för att skapa en avslappnad atmosfär –  även med lite tid . 

Tips 3: Ta hänsyn till teamets storlek i schemat

Ju större team, desto fler ämnen och desto mer utdragna diskussioner.

Så medan ett litet team kanske är vana vid att kunna genomföra en retrospektiv på en timme, kommer detta inte att vara möjligt med större grupper av deltagare.

Vilken tidsperiod som krävs beror i hög grad på vilket format och vilken metod som valts för den retrospektiva granskningen. Enligt vår erfarenhet är tidsramarna följande:

Vanliga tidsperioder för retrospektiv beroende på teamets storlek

• 5 eller färre deltagare → 45–90 minuter
• 6 till 10 deltagare → 60–120 minuter
• 10 till 20 eller fler deltagare → 90–180 minuter

Experimentera gärna själv med timeboxing för att få en känsla för det. Men ta hellre lite mer tid än för lite, särskilt i början, och se sedan vilka steg som eventuellt kan optimeras – de nästa tipsen kan vara till hjälp för det!

Tips 4: Parallellisering vid insamling av ämnen och idéer

Format eller metoder som “1-2-4-All” kan användas för att parallellisera processen med att hitta ämnen och idéer. Hur går det till?

Var och en funderar först själv individuellt på ett ämne eller en frågeställning – till exempel 2 minuter (1). Sedan letar varje deltagare upp en partner för att utbyta de samlade tankarna (2), innan man går samman i grupper om fyra (4) och slutligen presenterar de samlade idéerna i en prioriterad form i gruppen (Alla). 

Du hittar mer detaljerade instruktioner för 1-2-4-All på denna sida: Befriande strukturer.

Tips 5: Mach Health Check Retros

En varierad, spännande och värdefull retro i stora grupper kan också vara en så kallad Health Check-retro. I detta fall utvärderas kvaliteten på sprinten kvantitativt istället för kvalitativt.

 

Det innebär att förfarandet är följande:

1. Konkreta uttalanden presenteras.
2. Varje teammedlem bedömer kommentarerna kort och koncist anonymt på en undersökningsskala – hur mycket håller du med från 1 till 7?
3. Valfritt: Resultaten diskuteras. Positiva och negativa exempel samlas in som kan förklara resultaten. Denna del kan eventuellt ta relativt lång tid.
4. Nu sker en direkt prioritering, där varje teammedlem anonymt röstar på vilka av påståendena som har störst behov av åtgärder (läs mer: Det bästa gratisverktyget för anonyma retrospektiver ).
5. Endast det uttalande som får flest röster kommer att registreras som en åtgärd.

Fördelen med denna metodik är att alla inte behöver säga något. Istället får man en känsla av den stora gruppen genom några få klick (både i utvärderingen, steg 2, och i prioriteringen, steg 4).

 

Det enda viktiga här är att de uttalanden som utvärderas av teamet är väl valda. Här är två tips:
Ta gärna först en titt på vår kostnadsfria byggsats, som kan ge dig inspiration: Team Health Check Byggsats .

 

För det andra kan du också utföra olika Health Check-returer direkt med vårt Retro Tool Echometer: Lista över Health Check Retro-metoder . Här är till exempel en Health Check Retro om teamanda – testa gärna:

Observera: Detta format frågar efter överensstämmelse med Health Check-frågorna på en skala.

• Uppskattning: Vi värdesätter våra kollegors prestationer och bidrag.
• Laganda: Det råder en förtroendefull arbetsatmosfär i vårt team.
• Öppenhet: I mitt team vet alla vem som arbetar med vad.
• Avslappning & pauser: Jag har tillräckligt med utrymme för pauser där jag kan hämta ny energi.
• Möteskultur: Våra möten är välstrukturerade och lämnar ändå utrymme för kreativitet och nya idéer.
• Stöd: I mitt team delar varje teammedlem med sig av sina individuella kunskaper och erfarenheter.

Tips 6: Prova Echometer

Ett bra stöd för att utföra retrosamtal i stora grupper är bra retroverktyg (se vår lista): 14 Retroverktyg i jämförelse ). De kan ta över en hel del arbete – inklusive att samla in feedback före retro och prioritera åtgärder.

Jag skulle särskilt vilja nämna ett verktyg som jag själv hjälpte till att utveckla: EchometerDen kombinerar insikter från psykologi med Agile bästa praxis för att få ut det bästa av team Health Checks & retros för teamutveckling. 

Vi ger dig konkreta tips i verktyget om hur man härleder bra åtgärder – och det kan användas både online på distans och offline.

Förresten, du kan göra en retro i ett stort team med vårt verktyg utan inloggning från dig eller ditt team.

Med den här knappen kan du öppna verktyget direkt, välja din retro-metod och bjuda in ett team via länk ( Mer än 30 retrospektiva metoder möjliga ):

När du är klar med din retro kan du välja att skapa ett kostnadsfritt konto för att spara dina resultat.

Om du vill veta mer innan eller starta en riktig testperiod direkt – Läs mer här / börja här utan kostnad.

Tips 7: Använd breakout-sessioner

Nu har alltså ämnen samlats in och grovt prioriterats – trots ett stort team eller grupp. Därefter bör ämnena analyseras i detalj för att kunna härleda vilka små åtgärdspunkter man kan använda för att uppnå en förbättring. 

Det är här som det blir särskilt knepigt. Ju större gruppen av deltagare är, desto mer sannolikt är det att de ämnen som diskuteras inte är relevanta för alla. Följaktligen kan bara en bråkdel av teammedlemmarna bidra till ett ämne. 

Diskussionen av vissa ämnen som inte påverkar alla teammedlemmar lika mycket bör därför konsekvent outsourcas eller parallelliseras.

Vi har mycket goda erfarenheter av att använda breakout-sessioner för detta: Man fastställer ämnena och låter självorganiserande smågrupper arbeta med dem. Varje deltagare kan fritt ansluta sig till en grupp och lämna den igen – precis som här: Format för öppna ytor.

På så sätt har alla möjlighet att bidra till de diskussioner där de kan bidra aktivt. När resultaten från breakout-sessionerna presenteras är det bästa scenariot att det kommer fram en konkret åtgärd som kan implementeras direkt i nästa sprint. Om de föreslagna åtgärderna verkar rimliga och eftersträvansvärda för hela gruppen av deltagare, anses åtgärderna ha beslutats. 

Det kan dock lika gärna vara så att den lilla gruppen ännu inte har kunnat komma fram till ett slutligt förslag till åtgärd. I sådana fall kan man besluta att fortsätta smågruppssessionen utanför retrospektiven, om deltagarna anser att detta är användbart.

Se upp för “halva” åtgärder

Ingenting är mer irriterande än en halvdan åtgärd som skapades under press och som ingen sedan vill ta hand om. Enligt vår erfarenhet är det därför mycket viktigt att i modereringen av ditt stora team eller grupp påpeka att beslutet att hålla ytterligare en breakout-session utanför retrospektiven kan vara en legitim åtgärd för att kasta ytterligare ljus på ämnet om det ännu inte kunde analyseras slutgiltigt inom tidsramen för retrospektiven.

Tips 8: Samla in feedback i förväg

Att samla in feedback, dvs. fasen “samla in data”, kan ta värdefull tid i anspråk för retrospektivet, som faktiskt kan läggas ut på förhand genom att be om feedback i upptakten till retrospektivet.

För att strukturera denna begäran om feedback i förväg är det ofta en bra idé att kombinera slutna frågor med öppna frågor. På så sätt får du kvantitativ feedback på specifika aspekter och som teammedlem har du fortfarande möjlighet att öppet bidra med dina egna ämnen genom de öppna frågorna. Spotify, som är en pionjär, använder också riktade slutna frågor, vars resultat de har gett följande namn: Grupp Health Check.

Vi har förresten utvecklat ett verktyg som kan hjälpa dig med retrospektiv i stora team. Du hittar mer information om det direkt nedan.

Retros i små grupper är en bättre lösning

Vår studie med mer än 30 000 retrospektiv visar tydligt att det i allmänhet blir bättre resultat/deltagarna är mer nöjda med formatet när gruppen är mindre:

 

Se studie om 30 000 retrospektiv

 

Slutsats

Du har säkert förstått att vi inte rekommenderar retrospektiv med ett alltför stort antal deltagare av de skäl som vi förklarade i början. Utmaningen: Att vara värd för Retro .

Samtidigt hoppas vi att ni med tipsen om parallellisering & Co. kan få ut det mesta av stora retrospektiver. För särskilt när man som ett stort team har vant sig vid retrospektivens konstellation kan det med tiden bli allt enklare och formatet – trots hindren – bli en succé.

Förresten: Om du fortfarande letar efter variation i dina retros i allmänhet kan du också ta en titt på den här artikeln: 3 retrometoder med överraskningseffekt .

Om du vill ha några mer varierade frågor för dina retrospektiv kan du läsa vårt inlägg om 32 nya retrospektiva metoder för nybörjare och proffs (med bland annat Mario Kart Retro, Marathon Retro och Elon Musk Retro).

En av de bästa metoderna för att hållbart utveckla teammedlemmarnas agila tankesätt är förresten att implementera en agil Health Check. Vår kostnadsfria Team-Health Check-verktygslåda kan hjälpa dig att ställa rätt frågor – klicka dig bara igenom: Team-Health Check Byggsats.

Om du fortfarande letar efter ett lämpligt retrokort (med 60+ retrometoder) kan vår artikel hjälpa dig med ämnet: De bästa retrobrädorna i jämförelse.