Hur får jag bättre åtgärder från retrospektiv? (3 tips)

Om du vill få fler åtgärdspunkter från retrospektiver måste du framför allt göra två saker bra: för det första synliggöra tillräckligt många relevanta problem och för det andra medvetet öppna lösningsutrymmet i teamet.

Samla först in problem som är värda att lösas

Om ditt team har svårt att ta upp problem öppet är det ofta den första flaskhalsen på vägen mot meningsfulla åtgärder från retrospektiven.

Följande metoder hjälper dig att få fler insikter i steget “Samla data”:

• Genomför en undersökning före retrospektiven: På så sätt får enskilda teammedlemmar mer tid att tänka på sitt arbete.
• Tillåt anonym feedback: Det kan sänka tröskeln för att tala öppet. Samtidigt minskar det pressen att behöva formulera all feedback perfekt.
• Använd varierande och kreativa retrospektivformat. Om ni alltid bara frågar “Vad gick bra?” och “Vad gick dåligt?” är det ofta inte särskilt inspirerande. Varierande format hjälper till att undvika retro-trötthet och öka deltagandet (se även Retro-trötthet ). För att undvika denna retro-trötthet och hålla teamets engagemang i retrospektiven högt är även vår lista över retroformat hjälpsam: Översikt över kreativa retrospektivmetoder

Om du dessutom vill förbättra modereringen av din retro, ta en titt på vår e-bok (naturligtvis gratis): e-bok om retro-moderering

I e-boken hittar du fler tips om hur du får bättre samtal och därmed fler bra åtgärdspunkter från retrospektiver.

Öppna sedan lösningsutrymmet för möjliga åtgärder brett

Så snart retrospektiven har synliggjort ett bra urval av prioriterade problem är nästa steg: att samla in så många idéer som möjligt för möjliga åtgärder.

Precis som du inte bör utvärdera feedback för snabbt i retrospektiven, bör du inte heller utvärdera idéer för åtgärdspunkter omedelbart. Som moderator är det meningsfullt att utforska lösningsutrymmet öppet för varje prioriterat problem.

• Ställ hypotetiska “Vad skulle hända om…”-frågor för att stimulera kreativa idéer.
• Skriv upp möjliga åtgärdspunkter synligt så att teamet kan bygga vidare på dem och kombinera dem.
• Ju fler idéer ni samlar in för ett problem, desto större är chansen att det i slutändan blir ett riktigt bra nästa steg.
• Fråga dig själv för varje idé till en åtgärd vad det underliggande antagandet är för problemets grundorsak. Ofta kan du visuellt gruppera idéerna för åtgärder efter de förmodade grundorsakerna.

Om du dessutom letar efter konkreta praktiska exempel hittar du mer läsning här: Tips och exempel på bra åtgärder från retrospektiver

Sänk medvetet tröskeln för en åtgärdspunkt

Om ditt team inte kan komma överens om orsaken eller den bästa lösningen för ett problem är det ofta bättre att inte lämna retrospektivet med en halvfärdig definition för en åtgärdspunkt. Då bör ämnet hellre bli ett tydligt uppföljningssteg, till exempel: “Breakout-session om [ämne]”.

Breakout Session är ett bra nästa steg för att vidarebearbeta ett viktigt problem utan att förhastat bestämma sig för en konkret lösning i retrospektiven. Diskussionen i retrospektiven skapar redan en bra grund för detta.

• Breakout-sessionen ger de direkt involverade mer tid att förbereda sina perspektiv.
• Teamet behöver inte spendera hela retro-tiden i en oproduktiv principdiskussion där bara ett fåtal kan bidra.
• Resultatet kan senare spelas tillbaka till teamet, till exempel i nästa retro eller vid en överenskommen tidpunkt.

Det viktiga i slutändan är inte den perfekta lösningen i själva retrospektiven, utan att ni har ett tydligt nästa steg som verkligen tar er vidare.

Om du dessutom vill fokusera på kvaliteten på de enskilda åtgärderna, läs även detta FAQ-inlägg: Wie bekomme ich bessere Maßnahmen in Retrospektiven?

Retrospektiver passar alla team som vill förbättra sitt samarbete – oavsett om de arbetar agilt eller inte.

Retros är särskilt användbara när:

• regelbundet samarbete och gemensamma mål finns
• team öppet kan prata om problem eller vill arbeta med det
• det finns en önskan att synliggöra och förbättra processer

Även nya team kan genomföra retros. Avgörande är en säker ram och tydlig moderering.

Framgången med retrospektiver visar sig i att överenskomna åtgärder genomförs och mätbara förbättringar uppstår. För detta använder teamen, förutom produktivitetsnyckeltal (som bör tas med en nypa salt), t.ex. uppföljning av åtgärdspunkter, trender på feedbackskalor i teamhälsokontroller/pulsmätningar.

Typiskt sett finns det fem faser för retrospektiver: skapa förutsättningar, samla data, skapa insikter, besluta om åtgärder och avsluta. Det exakta förloppet kan variera, men bör alltid leda till konkreta åtgärdspunkter. Utöver de klassiska 5 faserna för retrospektiver finns dock även modellen med den dubbla diamanten för retrospektivens faser , vilket ger facilitatorer av retrospektiver en mer intuitiv bild för en lyckad och resultatorienterad facilitering.

Retrospektiv hjälper team att identifiera problem tidigt, förstå orsaker och gemensamt besluta om förbättringar. Detta ökar transparensen, teamets tillfredsställelse och resultatens kvalitet.

Nej, du behöver inte logga in på Echometer eller registrera dig för att testa Retro Board och Retro Tool i Echometer.

Du kan prova Echometer:s Retro Board via följande länk utan att logga in: Starta provkörning

En retrospektiv är ett strukturerat teammöte där ett team reflekterar över samarbetet under en tidigare period och kommer överens om konkreta förbättringar. Den äger rum regelbundet (t.ex. efter en sprint eller ett projektabschnitt) och tjänar till kontinuerlig förbättring.

En av de största styrkorna med Echometer Retro Tool är de olika mallarna för retrospektiver, som kan användas som mönster för kreativ utformning av dina egna retrospektiver.

Här följer en kort lista med exempel som ger en inblick i de retrospektiva mallarna:

• Glad, undrande, ledsen
• Tre små grisar
• Teamets moral Health Check
• Mallar för tillbakablickar på påsk och jul
• DORA Retrospektiv
• 5 agila värden Health Check
• Spotify Squad Health Check Radar
• Psykologisk säkerhet Health Check
• DORA Retrospektiv
• Unika retrospektiva mallar såsom “7 Dwarfs Retrospective” eller “Football Retrospective”

Om du är intresserad av mallarna för Retrospective Tools kan du ta en snabb titt på verktyget: Echometer Retro-mallar & mallar

En tillbakablick sker vanligtvis i följande faser:

1. Icebreaker: kort frågestund eller aktivitet för att komma igång
2. Samla in feedback (dold brainstorming)
3. Samla in resultaten: Presentera, gruppera och prioritera återkopplingen
4. Besluta om åtgärder: Så konkreta förbättringar som möjligt som kan genomföras under de kommande veckorna
5. Avslutning: Sammanfattning och kort utcheckning av deltagarna

En bra mental modell för retrospektivens faser är “Double Diamond”-modellen från designtänkande: Retrospektiva faser enligt Double Diamond

Särskilda egenskaper hos den retrospektiva processen i Echometer:

• Feedback kan också inhämtas i förväg via en enkät. Dels sparar detta tid under retrospektiven, dels kan alla deltagare tänka igenom det i förväg och formulera sin feedback i lugn och ro, vilket kan förbättra kvaliteten på retrospektiven.
• I Echometer finns även steget “Åtgärdsgranskning”. Här granskar teamet alla öppna åtgärder från tidigare retrospektiv, justerar åtgärdernas status och kommenterar dem.
• När retrospektivet avslutas i Echometer samlar verktyget automatiskt in “ROTI” (Return On Time Invested) och ger dig därmed en kvantitativ grund för att analysera effektiviteten av dina retrospektiv över tid.

En retrospektiv hålls vanligtvis på teamnivå. Vanligtvis har sådana agila team minst 3 medlemmar och upp till 10 medlemmar. Alla teammedlemmar deltar alltså i retrospektiven – oavsett teammedlemmarnas respektive roller inom teamet.

Huruvida teamledaren räknas som en teammedlem beror på sammanhanget och måste i slutändan avgöras av teamet självt. Ju mer involverade teamledarna är i teamets dagliga arbete, desto mer meningsfullt är det att de också deltar i teamets retrospektiv.

En moderator bör utses för att se till att processen blir så organiserad och effektiv som möjligt. Den här uppgiften kan till exempel utföras av Scrum Master, men också av en annan teammedlem. Man kan också helt enkelt rotera moderatorrollen inom teamet – alla turas om i en viss ordning.

Särskilt för team som har liten eller ingen erfarenhet av retrospektiv bör man vara noga med att undvika följande misstag:

• Misstag nr 1: Retrospektiv som ett chattmöte. All feedback i en retrospektiv behöver inte diskuteras. Endast de ämnen som har prioriterats tillsammans förtjänar extra uppmärksamhet. Alla diskussioner om detaljer före omröstningen bör därför avbrytas och skjutas upp till efter omröstningen.
• Misstag nr 2: Tillbakablick som en skuldbeläggning. Retrospektiven är inte till för att flytta ansvaret eller skylla på andra för negativa händelser eller utveckling. Att förbättra status quo ligger i händerna på alla teammedlemmar!
• Misstag nr 3: Retrospektiv som en klagomålslåda. Retrospektiv handlar inte bara om att notera vad som inte fungerar bra. Större delen av energin bör läggas på att tänka framåt och definiera bindande åtgärder.

För den första retrospektiven är det lämpligt att använda ett dedikerat retro-verktyg som stöd. Echometer är mycket lämpligt för oerfarna team med sitt intuitiva och guidade läge. Här kan du prova en retrospektiv i Echometer: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agila (team-) retrospektiv (kort sagt “retros”) är regelbundna team-workshops där team reflekterar över och förbättrar sitt samarbete.

Retros ger teamen möjlighet att reflektera över aktuella arbetsresultat och framför allt över samarbete, kommunikation och arbetsmetoder i korta, iterativa (sprint-) cykler (t.ex. varannan vecka).

I huvudsak svarar retro på följande 3 frågor:

• Vad har fungerat bra under de senaste veckorna? Dessa saker bör vi fortsätta med eller utöka tillsammans i teamet.
• Vad fungerade inte så bra? Dessa saker bör förbättras eller utelämnas.
• Vad ska vi göra annorlunda från och med nu? Med andra ord, dokumentera konkreta åtgärder.

Verktyg för retrospektiv som Echometer förenklar och strukturerar denna process av reflektion och förbättring.