Modelo de Agenda de Retrospectiva de Sprint fácil de usar

Se você pesquisou no Google por “Modelo de pauta de reunião de retrospectiva de sprint” ou “O que acontece nas reuniões de retrospectiva de sprint”, você veio ao lugar certo.

Neste artigo, quero levar você comigo e mostrar como são nossas agendas de reuniões de retrospectiva de sprint. Mostrarei todos os aspectos importantes que aprendemos em mais de 30.000 reuniões de retrospectiva ágil, incluindo capturas de tela e acesso direto gratuito, caso você queira configurar uma agenda de retrospectiva por conta própria.

Antes de mais nada, gostaria de apresentar vários “blocos de construção” que você pode usar para montar sua própria pauta de retrospectiva Scrum. Neste caso, escolhi uma ordem que já compõe uma boa pauta para uma retrospectiva ágil. Mas, por favor, lembre-se de que você pode reestruturar esses blocos de construção como quiser ou até mesmo omitir alguns para ainda assim criar uma boa pauta para uma retrospectiva de sprint.
Pense em quanto tempo você tem para a reunião de retrospectiva e se você e sua equipe têm vontade de realizar todas essas etapas diferentes.

Prepare uma retrospectiva:

Antes de realizar uma retrospectiva bem-sucedida, você deve primeiro prepará-la. Nessa primeira etapa, precisamos distinguir entre você, como organizador da sessão, e as pessoas que estão presentes na sessão apenas como participantes.

 

1. selecione o formato retro apropriado

Talvez você já tenha ouvido falar da “Retrospectiva do que correu bem” ou da “Retrospectiva do barco à vela”. Em ambos os casos, trata-se de uma série de perguntas que são feitas durante a retrospectiva. Essas perguntas são frequentemente consideradas o cerne da retrospectiva. Portanto, é melhor preparar algumas perguntas interessantes com as quais sua equipe possa refletir sobre o que aconteceu no último ciclo de sprint. Para esse fim, existem muitos modelos de retrospectiva. Por exemplo, escrevemos um artigo sobre mais de 50 modelos de retrospectiva e também em nossa ferramenta Echometer você pode escolher entre todos esses modelos diferentes como predefinições.

Neste caso, você vê uma pequena seleção de modelos de retrospectiva no lado esquerdo e no lado direito você pode ver que, se você decidir, por exemplo, pela “Retrospectiva Manter, Parar, Começar”, você ainda pode adaptar as perguntas às necessidades de sua equipe.

2. coletar informações

Depois de escolher o modelo certo para você e sua equipe, gosto de enviar uma pesquisa de retrospectiva aos membros da equipe para que eles possam responder antecipadamente às perguntas que serão feitas na retrospectiva. Isso leva a uma duração mais curta da retrospectiva e comprovadamente a torna mais bem-sucedida. No entanto, responder a essa pesquisa com antecedência não é uma obrigação, mas uma opção se você e sua equipe estiverem dispostos a fazer isso. Se decidir enviar uma pesquisa aos membros da sua equipe, você poderá fazê-lo na ferramenta Echometer com um simples clique do mouse.

Você quer preparar uma retrospectiva em pouco tempo? Então você deve conferir nossa ferramenta gratuitamente:

O curso da retrospectiva:

Depois de fazer todos os preparativos para a retrospectiva, você e sua equipe podem iniciá-la. Este é o processo de retrospectiva que costumo usar:

É importante mencionar aqui que você não precisa seguir essa ordem, ou pode até mesmo pular partes se quiser. Você pode simplesmente decidir se elas atendem às necessidades da sua equipe ou não.

 

3. check-in retrospectivo / quebra-gelo

Para colocar a retrospectiva em andamento e todos no clima certo, usamos os chamados “quebra-gelos”. Um quebra-gelo é uma pergunta simples no início da retrospectiva para envolver todos os membros da equipe e deixá-los contar uma pequena história, por exemplo, sobre seus últimos dias de trabalho. É importante que esta etapa não demore muito. Normalmente, fazemos uma pequena pergunta engraçada e damos a todos os membros da equipe 20 segundos para pensar sobre isso e, em seguida, 30 segundos a um minuto para falar sobre isso. Um dos meus quebra-gelos favoritos é o “Quebra-gelo Qual Animal”.

Como você pode ver, esta primeira etapa serve para dar a todos os membros da equipe um bom humor e um primeiro envolvimento na sessão. Esses quebra-gelos não precisam necessariamente incluir imagens engraçadas de animais, mas também podem ser uma pergunta simples como “Como foi o seu dia até agora?”

Mas se você tiver a oportunidade de torná-lo mais divertido, por que não?

Na ferramenta Echometer, você pode escolher entre diferentes modelos de quebra-gelo, como o “Quebra-gelo Qual Animal”, ou você pode até mesmo começar a retrospectiva com um quebra-gelo selecionado aleatoriamente para trazer mais variedade.

4. revisão da ação (item de ação)

Após um breve check-in, a próxima etapa em minhas reuniões de retrospectiva de sprint é a chamada “Revisão de itens de ação”. Para colocar em palavras simples: Todos os itens de ação ou medidas que foram decididas no último sprint são brevemente discutidos.
Se esta for a sua primeira retrospectiva com uma equipe e você ainda não tiver formulado nenhum item de ação, pode pular esta etapa. Você voltará a ela mais tarde, quando chegar a hora de formular novos itens de ação.
Se você já tiver itens de ação, deverá verificar cada item de ação:

- Implementamos o item de ação conforme planejado? (“Verificar”)
- Precisamos de mais tempo para isso? (“Refazer”)
- Descartamos o item de ação devido a novas informações? (“Cancelar”)

Em nossa ferramenta, você verá algo parecido com isto:

Depois de revisar todos os itens de ação, você chega à próxima etapa da pauta da reunião de retrospectiva de sprint…

 

5. coleta de dados 2.0

Se você ainda não tiver feito isso antes da retrospectiva por meio de uma pesquisa, sua equipe agora pode responder a todas as perguntas do modelo de retrospectiva que você escolheu.

Normalmente, não apenas respondemos às perguntas da retrospectiva, mas também misturamos aleatoriamente duas chamadas perguntas de “Verificação de saúde” para medir o humor da equipe em relação a vários tópicos:

Isso lhe dá a oportunidade de medir a saúde de sua equipe não apenas pontualmente, mas também ao longo do tempo. Na ferramenta Echometer, uma estatística automática é criada, medindo o quão “saudável” sua equipe está no momento em comparação com outros períodos de tempo. Isso permite que você detecte sinais de alerta precoce e tome contramedidas antes que o desempenho da equipe caia.

Quando terminar de recolher informações, normalmente dou a cada membro da equipa a oportunidade de apresentar brevemente as suas respostas. Isto serve apenas para obter uma primeira pequena impressão num curto espaço de tempo e ainda não para aprofundar as respostas. Isso só acontece no próximo passo…

6. insight e design de ação

Nesse ponto da agenda da Reunião de Retrospectiva do Sprint, queremos nos aprofundar nas respostas dos membros da equipe. Para abordar isso estrategicamente, primeiro damos aos membros da equipe a oportunidade de votar em quais pontos eles querem abordar com mais profundidade na retrospectiva. Na Echometer, fazemos isso dando aos membros da equipe pontos de votação que eles podem atribuir individualmente às respostas. Nossa ferramenta calcula automaticamente quantos pontos de votação alocamos a cada membro para manter a eficácia da reunião (no exemplo, 2 votos por usuário estão destacados em azul).

Depois disso, falamos sobre as respostas em que votámos. Enquanto falamos sobre os pontos individuais, desenvolvemos medidas para melhorar o trabalho na equipa. Estes são os chamados “Action Items”, que queremos implementar no Sprint Cycle e rever na próxima retrospetiva. Como pode ver na imagem, na nossa ferramenta pode anexar os Action Items diretamente aos pontos de discussão.

Agora que criámos novos Action Items para o próximo Sprint Cycle, resta apenas um pequeno, mas importante passo a dar…

7. o feedback retrospectivo

Mesmo que a retrospectiva tenha terminado, queremos aproveitar a oportunidade para aprender com ela. Para você, como facilitador da retrospectiva, não é apenas seu trabalho conduzir a retrospectiva, mas também garantir que ela seja cada vez melhor e adaptada à sua equipe. Para isso, na Echometer, simplesmente solicitamos a chamada pontuação ROTI. A pontuação ROTI (retorno sobre o tempo investido) é uma métrica subjetiva em que os participantes podem classificar a retrospectiva em uma escala de 1 a 10. Aqui você obtém um feedback rápido sobre a qualidade da retrospectiva e também pode comparar como a pontuação ROTI se comporta ao longo do tempo para ver se o clima geral está indo na direção certa.

Espero ter conseguido dar a você uma boa visão geral de como planejo e implemento minhas reuniões de retrospectiva no menor tempo possível. Se você estiver interessado em planejar suas próprias retrospectivas de sprint profissionalmente, poderá fazê-lo gratuitamente em nossa ferramenta Echometer.
Lembre-se de que as ferramentas apresentadas aqui são apenas uma amostra de todo o espectro do universo Echometer. Quadros brancos, estatísticas e o Health Check Radar são apenas mais alguns exemplos.
Portanto, não hesite, clique no botão e experimente nossa ferramenta sem se registrar: