10 dicas para retrospectivas em grandes equipes ou grupos

Já pode ser um desafio facilitar as retrospectivas em uma equipe ou grupo pequeno. Ou com muito pouco tempo . Mas e as retrospectivas em equipes grandes? Em geral, elas são muito mais exigentes. 

Antes de desenvolvermos a nossa ferramenta de retrospectivas, ganhámos diversas experiências com grandes grupos - frequentemente tínhamos os requisitos do lado do cliente de que toda uma área (não raramente mais de 15 pessoas) deveria participar numa retrospetiva.

Portanto, gostaria de compartilhar, na primeira etapa, os desafios que surgiram em nossa experiência com essas equipes ou grupos maiores.

Desafios das retrospectivas em grandes equipes ou grupos

1. ambiente de discussão

Com um grande número de participantes, é comum que eles se conheçam apenas ligeiramente na vida cotidiana. Enquanto as equipes pequenas geralmente podem contar com uma atmosfera de confiança e de discussão aberta, isso costuma ser mais difícil com equipes grandes. Embora seja exatamente essa atmosfera de confiança que é tão importante para um dos fatores mais importantes para equipes bem-sucedidas: A segurança psicológica da equipe .

2. engajamento e distribuição de conversas

Ao mesmo tempo, é mais fácil para cada indivíduo dessa constelação se retirar das discussões. Portanto, como moderador, você precisa ter muito mais cuidado para que todos os participantes se comprometam a participar, para que possam contribuir e para que a distribuição da discussão seja razoavelmente equilibrada.

3. gerenciamento de tempo

Quanto maior o número de membros da equipe, maior o número de tópicos que podem ser trazidos à mesa. Portanto, a divisão do tempo é essencial para que você possa acomodar todos os tópicos adequadamente.

Ocasiões para retrospectivas em grandes equipes ou grupos

Às vezes, porém, você não tem escolha e precisa enfrentar esses desafios. Na prática, normalmente vemos as seguintes ocasiões para retrospectivas em equipes grandes:

• Uma equipe grande simplesmente não é dividida em nenhum outro grupo subdividido a longo prazo. De acordo com o Guia do Scrum, uma equipe com 9 ou mais membros seria considerada “grande demais”.
• Uma área que consiste em várias equipes pequenas que também desejam realizar uma retrospectiva conjunta. Isso é chamado de “Retrospectiva Geral” ou “Retrospectiva de Retrospectivas”.

As dicas a seguir são úteis para ambos os cenários. 

Dicas para retrospectivas em grandes equipes ou grupos

Aqui estão nossas dicas para retrospectivas em equipes grandes!

Dica 1: Questione o grupo de participantes da retrospectiva

Uma retrospectiva em um círculo grande deve ser definitivamente questionada. As condições estruturais são realmente imutáveis? Não há nenhuma alternativa sensata?

Em equipas ou grupos grandes, a primeira questão seria, portanto, se não é possível subdividir a equipa tematicamente. Não somos fãs de interpretar tudo estritamente de acordo com o livro (ou, neste caso, o Scrum Guide), mas a limitação a 9 membros da equipa não é por acaso - até este tamanho, uma retrospetiva produtiva pode ocorrer sem restrições. Portanto, especialmente se estiver significativamente acima deste número, deve questionar a constelação da equipa.

Em “Retros gerais” com várias equipes, um “truque” usado com frequência é que cada equipe envie apenas representantes da equipe para a rodada principal. Dessa forma, a rodada grande pode ser mantida gerenciável, pelo menos em termos do número de participantes. A nomeação de representantes da equipe para as “Retros gerais” também é chamada de “Scrum dos Scrums” em outra estrutura, ou seja, aqui: Estrutura LeSS.

Dica 2: Observe um relacionamento de confiança

• Mesmo que a equipe seja muito grande, o conteúdo (exceto as medidas) permanece confidencial. → Isso deve ser destacado na moderação.
• Utilizar um breve check-in para criar um ambiente informal -  mesmo com pouco tempo . 

Dica 3: Considere o tamanho da equipe na programação

Quanto maior a equipe, maior o número de tópicos e mais longas as discussões.

Portanto, embora uma equipe pequena possa estar acostumada a concluir uma retrospectiva em uma hora, isso não será possível com grupos maiores de participantes.

O período de tempo necessário depende muito do formato e do método escolhidos para a retrospectiva. Em nossa experiência, os prazos são os seguintes:

Períodos de tempo comuns para retrospectivas, dependendo do tamanho da equipe

• 5 ou menos participantes → 45 - 90 minutos
• 6 a 10 participantes → 60 - 120 minutos
• 10 a 20 ou mais participantes → 90 - 180 minutos

Experimente o timeboxing para ter uma ideia. Mas, especialmente no início, reserve um pouco mais de tempo do que pouco e veja quais os passos que podem ser otimizados - as próximas dicas podem ser úteis!

Dica 4: Paralelismo na coleta de tópicos e ideias

Formatos ou métodos como “1-2-4-All” podem ser usados para paralelizar o processo de encontrar tópicos e ideias. Como isso funciona?

Cada um pensa individualmente sobre um tópico ou questão - por exemplo, 2 minutos (1). Em seguida, cada participante procura um parceiro para trocar ideias (2), antes de se juntarem em grupos de quatro (4) e, finalmente, apresentarem as ideias coletadas de forma prioritária no grupo (Todos). 

Você pode encontrar instruções mais detalhadas sobre o 1-2-4-All nesta página: Estruturas libertadoras.

Dica 5: Retros Mach Health Check

Uma retro variada, empolgante e valiosa em grandes grupos também pode ser a chamada retro Health Check. Nesse caso, a qualidade do sprint é avaliada quantitativamente em vez de qualitativamente.

 

Ou seja, o procedimento é o seguinte:

1. São apresentadas declarações concretas.
2. Cada membro da equipa avalia as declarações de forma breve e concisa anonimamente numa escala de inquérito - o quanto concorda numa escala de 1 a 7?
3. Opcional: Os resultados são discutidos. São coletados exemplos positivos e negativos que podem explicar os resultados. Essa parte pode levar um tempo relativamente longo.
4. Agora, ocorre a priorização direta, com cada membro da equipe votando anonimamente em quais das declarações têm maior necessidade de ação. A melhor ferramenta gratuita para retrospectivas anônimas ).
5. Somente a declaração com o maior número de votos será registrada como uma ação.

A vantagem dessa metodologia é que nem todos precisam dizer algo. Em vez disso, você tem uma noção do grande grupo por meio de alguns cliques (tanto na avaliação, etapa 2, quanto na priorização, etapa 4).

 

A única coisa importante aqui é que as declarações que são avaliadas pela equipe sejam bem escolhidas. Aqui estão duas dicas:
Primeiramente, fique à vontade para dar uma olhada em nosso kit de construção gratuito, que pode servir de inspiração para você: Kit de construção do Team Health Check .

 

Em segundo lugar, você também pode realizar várias retrospectivas Health Check diretamente com a nossa ferramenta Retro Echometer: Lista de métodos Health Check Retro . Aqui, por exemplo, está uma retrospetiva de Health Check sobre o tema do espírito de equipa - experimente:

Observação: Esse formato solicita que você concorde com os itens do Health Check em uma escala.

• Apreciação: Valorizamos as realizações e contribuições de nossos colegas.
• Espírito de equipe: Há um ambiente de trabalho de confiança em nossa equipe.
• Transparência: na minha equipe, todos sabem quem está trabalhando em quê.
• Relaxamento e pausas: tenho espaço suficiente para pausas nas quais posso obter novas energias.
• Cultura de reuniões: nossas reuniões são bem estruturadas e ainda deixam espaço para a criatividade e novas ideias.
• Suporte: na minha equipe, cada membro compartilha seu conhecimento e experiência individuais.

Dica 6: Experimente o Echometer

Um ótimo suporte para realizar retrospectivas em grandes grupos são boas ferramentas retro (veja nossa lista): 14 Ferramentas retrô em comparação ). Eles podem tirar-lhe algum trabalho - incluindo a recolha de feedback antes da retrospetiva e a priorização de medidas.

Em particular, gostaria de mencionar uma ferramenta que eu mesmo ajudei a desenvolver: EchometerEle combina insights da psicologia com as práticas recomendadas do Agile para obter o melhor dos Health Checks da equipe e retrospectivas para o desenvolvimento da equipe. 

Damos-lhe indicações concretas na ferramenta sobre como derivar boas medidas - e pode ser utilizada tanto online remotamente como offline.

A propósito, você pode fazer uma retroalimentação em uma equipe grande com nossa ferramenta sem um login seu ou de sua equipe.

Com esse botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método retro e convidar uma equipe por meio de um link ( Mais de 30 métodos retrospectivos possíveis ):

Quando chegar ao final da retro, você poderá criar uma conta gratuita para salvar seus resultados.

Se quiser saber mais com antecedência ou iniciar um período de avaliação adequado diretamente - Saiba mais aqui / Comece aqui gratuitamente.

Dica 7: Use sessões de discussão

Agora os tópicos estão reunidos e grosseiramente priorizados - apesar da grande equipa ou grupo. Em seguida, os tópicos devem ser analisados em detalhe para poder derivar com que pequenos Action Items se pode alcançar uma melhoria. 

É aqui que as coisas ficam particularmente complicadas. Quanto maior o grupo de participantes, mais provável é que os tópicos discutidos não sejam relevantes para todos. Dessa forma, apenas uma fração dos membros da equipe pode contribuir para um tópico. 

A discussão de determinados tópicos que não afetam todos os membros da equipe igualmente deve, portanto, ser consistentemente terceirizada ou paralelizada.

Tivemos muito boas experiências na utilização de sessões de breakout para este fim: Definem-se os tópicos e deixam-se pequenos grupos auto-organizados trabalhar neles. Cada participante pode juntar-se livremente a um grupo e deixá-lo novamente - tal como aqui: Formato de espaço aberto.

Dessa forma, todos têm a oportunidade de contribuir para as discussões em que podem contribuir ativamente. Quando os resultados das sessões de discussão são apresentados, o melhor cenário é que surja uma medida tangível que possa ser implementada diretamente no próximo sprint. Se as medidas propostas parecerem plausíveis e valerem a pena ser seguidas por todo o grupo de participantes, considera-se que as medidas foram decididas. 

No entanto, pode ser que o pequeno grupo ainda não tenha conseguido chegar a uma proposta final para uma ação. Nesses casos, pode-se decidir continuar a sessão de discussão fora da retrospectiva, se isso for considerado útil pelos participantes.

Cuidado com as medidas “pela metade”

Nada é mais irritante do que uma medida mal pensada que foi criada sob pressão e da qual ninguém quer cuidar. Em nossa experiência, portanto, é muito importante salientar na moderação de sua equipe ou grupo grande que a decisão de realizar outra sessão de discussão fora da retrospectiva pode ser uma medida legítima para esclarecer melhor o tópico, caso ele ainda não possa ser analisado de forma conclusiva no período da retro.

Dica 8: Colete feedback com antecedência

A coleta de feedback, ou seja, a fase de “coleta de dados”, pode consumir um tempo valioso na retrospectiva, que, na verdade, poderia ser terceirizada com antecedência, solicitando feedback antes da retrospectiva.

Para estruturar essa solicitação de feedback com antecedência, geralmente é uma boa ideia combinar perguntas fechadas com perguntas abertas. Dessa forma, você recebe feedback quantitativo sobre aspectos específicos e, como membro da equipe, ainda tem a oportunidade de contribuir abertamente com seus próprios tópicos por meio das perguntas abertas. O Spotify, como pioneiro, também usa perguntas fechadas direcionadas, cujos resultados receberam o seguinte nome: Esquadrão Health Check.

A propósito, desenvolvemos uma ferramenta que pode ajudar você em sua retrospectiva em equipes grandes. Você pode encontrar mais informações sobre ela logo abaixo.

Retros em pequenos grupos são a melhor solução

Nosso estudo com mais de 30.000 retrospectivas mostra claramente que, em geral, há melhores resultados e os participantes ficam mais satisfeitos com o formato quando o grupo é menor:

 

Visualizar estudo sobre 30.000 retrospectivas

 

Conclusão

Você provavelmente já percebeu que não recomendamos retrospectivas com um número muito grande de participantes pelos motivos explicados no início. O desafio: Para hospedar o Retro .

Ao mesmo tempo, esperamos que, com as dicas sobre paralelização & Co., possa tirar o máximo partido das grandes retrospetivas. Porque, especialmente quando uma grande equipa se habituou à constelação da retrospetiva, pode tornar-se cada vez mais fácil com o tempo e o formato - apesar dos obstáculos - pode tornar-se um sucesso.

A propósito: se ainda estiver procurando variedade em seus retros em geral, você também pode dar uma olhada neste artigo: 3 Métodos retroativos com efeito surpresa .

Se você quiser perguntas mais variadas para suas retrospectivas, confira nosso post sobre isso: 32 novos métodos retrospectivos para iniciantes e profissionais (com, entre outros, o Mario Kart Retro, o Marathon Retro e o Elon Musk Retro).

A propósito, um dos melhores métodos para desenvolver de forma sustentável a mentalidade ágil dos membros da equipa é a implementação de um Health Check ágil. O nosso conjunto de ferramentas de Health Check de equipa gratuito pode ajudá-lo a colocar as perguntas certas - basta clicar: Kit de construção Team-Health Check.

Se você ainda estiver procurando uma prancha retrô adequada (com mais de 60 métodos retrô), nosso artigo poderá ajudá-lo com esse tópico: As melhores placas retrô em comparação.