Já pode ser um desafio facilitar as retrospectivas em uma equipe ou grupo pequeno. Ou com muito pouco tempo. Mas e as retrospectivas em equipes grandes? Em geral, elas são muito mais exigentes.
Antes de desenvolvermos nossa ferramenta para retrospectivas, adquirimos várias experiências com grupos maiores. –omamos conhecimento de que uma área inteira (não raro, mais de 15 pessoas) deveria participar de uma retro.
Portanto, gostaria de compartilhar, na primeira etapa, os desafios que surgiram em nossa experiência com essas equipes ou grupos maiores.
Desafios das retrospectivas em grandes equipes ou grupos
1. ambiente de discussão
Com um grande número de participantes, é comum que eles se conheçam apenas ligeiramente na vida cotidiana. Enquanto as equipes pequenas geralmente podem contar com uma atmosfera de confiança e de discussão aberta, isso costuma ser mais difícil com equipes grandes. Embora seja exatamente essa atmosfera de confiança que é tão importante para um dos fatores mais importantes para equipes bem-sucedidas: A segurança psicológica da equipe.
2. engajamento e distribuição de conversas
Ao mesmo tempo, é mais fácil para cada indivíduo dessa constelação se retirar das discussões. Portanto, como moderador, você precisa ter muito mais cuidado para que todos os participantes se comprometam a participar, para que possam contribuir e para que a distribuição da discussão seja razoavelmente equilibrada.
3. gerenciamento de tempo
Quanto maior o número de membros da equipe, maior o número de tópicos que podem ser trazidos à mesa. Portanto, a divisão do tempo é essencial para que você possa acomodar todos os tópicos adequadamente.
Ocasiões para retrospectivas em grandes equipes ou grupos
Às vezes, porém, você não tem escolha e precisa enfrentar esses desafios. Na prática, normalmente vemos as seguintes ocasiões para retrospectivas em equipes grandes:
- Uma equipe grande simplesmente não é dividida em nenhum outro grupo subdividido a longo prazo. De acordo com o Guia do Scrum, uma equipe com 9 ou mais membros seria considerada "grande demais".
- Uma área que consiste em várias equipes pequenas que também desejam realizar uma retrospectiva conjunta. Isso é chamado de "Retrospectiva Geral" ou "Retrospectiva de Retrospectivas".
As dicas a seguir são úteis para ambos os cenários.
Dicas para retrospectivas em grandes equipes ou grupos
Aqui estão nossas dicas para retrospectivas em equipes grandes!
Dica 1: Questione o grupo de participantes da retrospectiva
Uma retrospectiva em um círculo grande deve ser definitivamente questionada. As condições estruturais são realmente imutáveis? Não há nenhuma alternativa sensata?
Com equipes ou grupos grandes, a primeira pergunta seria, portanto, se a equipe pode ser dividida tematicamente. Não somos adeptos de organizar tudo estritamente de acordo com o livro-texto (ou, neste caso, com o Guia do Scrum), mas o limite de 9 membros da equipe não é coincidência – até esse tamanho, uma retrospectiva produtiva pode ocorrer sem restrições. Portanto, especialmente se você estiver significativamente acima desse número, deve questionar a constelação da equipe.
Em "Retros gerais" com várias equipes, um "truque" usado com frequência é que cada equipe envie apenas representantes da equipe para a rodada principal. Dessa forma, a rodada grande pode ser mantida gerenciável, pelo menos em termos do número de participantes. A nomeação de representantes da equipe para as "Retros gerais" também é chamada de "Scrum dos Scrums" em outra estrutura, ou seja, aqui: Estrutura LeSS.
Dica 2: Observe um relacionamento de confiança
- Mesmo que a equipe seja muito grande, o conteúdo (exceto as medidas) permanece confidencial. → Isso deve ser destacado na moderação.
- Use um check-in curto para criar uma atmosfera casual – mesmo com pouco tempo.
Dica 3: Considere o tamanho da equipe na programação
Quanto maior a equipe, maior o número de tópicos e mais longas as discussões.
Portanto, embora uma equipe pequena possa estar acostumada a concluir uma retrospectiva em uma hora, isso não será possível com grupos maiores de participantes.
O período de tempo necessário depende muito do formato e do método escolhidos para a retrospectiva. Em nossa experiência, os prazos são os seguintes:
Períodos de tempo comuns para retrospectivas, dependendo do tamanho da equipe
- 5 ou menos participantes → 45 – 90 minutos
- 6 a 10 participantes → 60 – 120 minutos
- 10 a 20 ou mais participantes → 90 – 180 minutos
Sinta-se à vontade para experimentar o timeboxing você mesmo para ter uma ideia. No entanto, é melhor levar mais tempo do que muito pouco, especialmente no início, e depois ver quais etapas podem ser otimizadas, se necessário. – as próximas dicas podem ser úteis!
Dica 4: Paralelismo na coleta de tópicos e ideias
Formatos ou métodos como "1-2-4-All" podem ser usados para paralelizar o processo de encontrar tópicos e ideias. Como isso funciona?
Primeiro, cada pessoa pensa em um tópico ou pergunta individualmente, por exemplo, por 2 minutos (1). Em seguida, cada participante procura um parceiro para trocar as ideias coletadas (2) antes de se reunirem em grupos de quatro (4) e, finalmente, apresentarem as ideias coletadas de forma priorizada para o grupo (Todos).
Você pode encontrar instruções mais detalhadas sobre o 1-2-4-All nesta página: Estruturas libertadoras.
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
Dica 5: Retros Mach Health Check
- São apresentadas declarações concretas.
- Cada membro da equipe classifica as afirmações de forma breve e clara, anonimamente, em uma escala de pesquisa – quanto você concorda de 1 a 7?
- Opcional: Os resultados são discutidos. São coletados exemplos positivos e negativos que podem explicar os resultados. Essa parte pode levar um tempo relativamente longo.
- Agora, ocorre a priorização direta, com cada membro da equipe votando anonimamente em quais das declarações têm maior necessidade de ação. A melhor ferramenta gratuita para retrospectivas anônimas).
- Somente a declaração com o maior número de votos será registrada como uma ação.
Primeiramente, fique à vontade para dar uma olhada em nosso kit de construção gratuito, que pode servir de inspiração para você: Kit de construção do Team Health Check.
Observação: Esse formato solicita que você concorde com os itens do Health Check em uma escala.
- Apreciação: Valorizamos as realizações e contribuições de nossos colegas.
- Espírito de equipe: Há um ambiente de trabalho de confiança em nossa equipe.
- Transparência: na minha equipe, todos sabem quem está trabalhando em quê.
- Relaxamento e pausas: tenho espaço suficiente para pausas nas quais posso obter novas energias.
- Cultura de reuniões: nossas reuniões são bem estruturadas e ainda deixam espaço para a criatividade e novas ideias.
- Suporte: na minha equipe, cada membro compartilha seu conhecimento e experiência individuais.
Quer que seu chefe ame você? Então leve sua equipe a novos patamares de desempenho. Leve-a de um carro – comum a um foguete explosivo!
Como você pode fazer o download do meu eBook gratuito e psicologicamente sólido sobre o assunto "Em 12 etapas simples para o fluxo da equipe"e leia-o até o fim. Você já sabe de antemão –, mas agora vamos ao tópico real deste texto.
Dica 6: Experimente Echometer
Um ótimo suporte para realizar retrospectivas em grandes grupos são boas ferramentas retro (veja nossa lista): 14 Ferramentas retrô em comparação). Eles podem tirar muito trabalho de você – incluindo a coleta de feedback antes da retro e a priorização de ações.
Em particular, gostaria de mencionar uma ferramenta que eu mesmo ajudei a desenvolver: EchometerEle combina insights da psicologia com as práticas recomendadas do Agile para obter o melhor dos Health Checks da equipe e retrospectivas para o desenvolvimento da equipe.
Na ferramenta, fornecemos a você orientações concretas sobre como obter boas ações – e ela pode ser usada on-line, remotamente e off-line.
A propósito, você pode fazer uma retroalimentação em uma equipe grande com nossa ferramenta sem um login seu ou de sua equipe.
Com esse botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método retro e convidar uma equipe por meio de um link (Mais de 30 métodos retrospectivos possíveis):
Quando chegar ao final da retro, você poderá criar uma conta gratuita para salvar seus resultados.
Se você quiser saber mais com antecedência ou iniciar um teste real diretamente – Saiba mais aqui / Comece aqui gratuitamente.
Dica 7: Use sessões de discussão
Agora os problemas foram coletados e priorizados de forma aproximada, apesar da grande equipe ou grupo. Em seguida, os problemas devem ser analisados detalhadamente para que você possa deduzir quais pequenos itens de ação podem ser usados para obter uma melhoria.
É aqui que as coisas ficam particularmente complicadas. Quanto maior o grupo de participantes, mais provável é que os tópicos discutidos não sejam relevantes para todos. Dessa forma, apenas uma fração dos membros da equipe pode contribuir para um tópico.
A discussão de determinados tópicos que não afetam todos os membros da equipe igualmente deve, portanto, ser consistentemente terceirizada ou paralelizada.
Tivemos experiências muito boas com o uso de sessões de discussão para isso: Você define os tópicos e deixa que pequenos grupos auto-organizados trabalhem neles. Cada participante pode entrar livremente em um grupo e sair dele novamente, como aqui: Formato de espaço aberto.
Dessa forma, todos têm a oportunidade de contribuir para as discussões em que podem contribuir ativamente. Quando os resultados das sessões de discussão são apresentados, o melhor cenário é que surja uma medida tangível que possa ser implementada diretamente no próximo sprint. Se as medidas propostas parecerem plausíveis e valerem a pena ser seguidas por todo o grupo de participantes, considera-se que as medidas foram decididas.
No entanto, pode ser que o pequeno grupo ainda não tenha conseguido chegar a uma proposta final para uma ação. Nesses casos, pode-se decidir continuar a sessão de discussão fora da retrospectiva, se isso for considerado útil pelos participantes.
Cuidado com as medidas "pela metade"
Nada é mais irritante do que uma medida mal pensada que foi criada sob pressão e da qual ninguém quer cuidar. Em nossa experiência, portanto, é muito importante salientar na moderação de sua equipe ou grupo grande que a decisão de realizar outra sessão de discussão fora da retrospectiva pode ser uma medida legítima para esclarecer melhor o tópico, caso ele ainda não possa ser analisado de forma conclusiva no período da retro.
Dica 8: Colete feedback com antecedência
A coleta de feedback, ou seja, a fase de "coleta de dados", pode consumir um tempo valioso na retrospectiva, que, na verdade, poderia ser terceirizada com antecedência, solicitando feedback antes da retrospectiva.
Para estruturar essa solicitação de feedback com antecedência, geralmente é uma boa ideia combinar perguntas fechadas com perguntas abertas. Dessa forma, você recebe feedback quantitativo sobre aspectos específicos e, como membro da equipe, ainda tem a oportunidade de contribuir abertamente com seus próprios tópicos por meio das perguntas abertas. O Spotify, como pioneiro, também usa perguntas fechadas direcionadas, cujos resultados receberam o seguinte nome: Esquadrão Health Check.
A propósito, desenvolvemos uma ferramenta que pode ajudar você em sua retrospectiva em equipes grandes. Você pode encontrar mais informações sobre ela logo abaixo.
Retros em pequenos grupos são a melhor solução
Conclusão
Você provavelmente já percebeu que não recomendamos retrospectivas com um número muito grande de participantes pelos motivos explicados no início. O desafio: Para hospedar o Retro.
Ao mesmo tempo, esperamos que você possa tirar o melhor proveito das grandes retrospectivas com as dicas sobre paralelização & co. Porque, especialmente quando você se acostuma com a constelação da retro como uma equipe grande, isso pode se tornar cada vez mais fácil com o tempo e tornar o formato – um sucesso, apesar dos obstáculos –.
A propósito: se ainda estiver procurando variedade em seus retros em geral, você também pode dar uma olhada neste artigo: 3 Métodos retroativos com efeito surpresa.
Se você quiser perguntas mais variadas para suas retrospectivas, confira nosso post sobre isso: 32 novos métodos retrospectivos para iniciantes e profissionais (com, entre outros, o Mario Kart Retro, o Marathon Retro e o Elon Musk Retro).
Se você ainda estiver procurando uma prancha retrô adequada (com mais de 60 métodos retrô), nosso artigo poderá ajudá-lo com esse tópico: As melhores placas retrô em comparação.
