A coordenação da colaboração ágil entre os limites da equipe apresenta alguns desafios, especialmente em termos de direcionamento de – para várias equipes. Para isso, o (em comparação com outras estruturas de dimensionamento, como LeSS e SAFe) simples Método OKR uma abordagem generalizada.
Para que o método OKR realmente atinja seus objetivos de focar e unificar as equipes, os formatos de workshop em torno dos OKRs precisam ser implementados cuidadosamente. Neste artigo, você aprenderá o que é importante na implementação e nos workshops de OKR. E como você pode usar a retrospectiva de OKR como um workshop central para o desenvolvimento da implementação de OKR.
Em resumo: O que é o método OKR?
O objetivo do método OKR é que todas as equipes das organizações concentrem suas prioridades nas metas mais importantes. Para isso, as metas organizacionais ("Objetivos – O") são divididas em métricas mensuráveis ("Principais resultados" – KR) e as equipes usam esses OKRs como uma estrutura para definir metas e métricas de baixo para cima para sua própria contribuição de valor. Essas metas são compartilhadas de forma transparente por toda a organização.
Histórico do método OKR
O método OKR tem suas origens na "Gerenciamento por objetivos", do mestre da administração Peter F. Drucker. Depois de O Google usou com sucesso o método OKREle se tornou popular entre as start-ups e as empresas modernas como uma forma de gerenciar seu próprio crescimento (consulte Lista de empresas que usam OKRs). O livro "Meça o que importa", de John Doerque assessorou o Google na implementação, é considerado o recurso mais importante sobre o método OKR.
Os 4 formatos de workshop no ciclo OKR
Para implementar o método OKR, há vários formatos de workshop que se baseiam uns nos outros no ciclo OKR. Esses formatos de workshop incluem o Planejamento OKR, Check-Ins (às vezes chamados de "Semanais"), a Revisão OKR e as Retrospectivas OKR. Os formatos de workshop de OKR são explicados resumidamente a seguir:
Planejamento de OKR
Todo ciclo de OKR começa com o planejamento de OKR. Esse workshop trata da definição dos objetivos e dos principais resultados associados para o próximo ciclo de OKR. Como a definição dos objetivos não é exclusivamente de cima para baixo nem de baixo para cima, o planejamento de OKR pode ser um processo mais longo, com várias datas de workshop.
Check-ins de OKR
Durante o ciclo de OKR, os check-ins regulares de OKR garantem que o progresso para atingir as metas seja visível na vida cotidiana. Os check-ins de OKR podem ocorrer em qualquer frequência, por exemplo, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Os check-ins de OKR geralmente são compromissos curtos e compactos e duram apenas 15 minutos.
Análise OKR
Quando você chega ao final do ciclo de objetivos e principais resultados, a revisão de objetivos e principais resultados consiste em compartilhar os níveis finais de alcance das metas. Em contraste com os check-ins de objetivos e principais resultados, aqui é dedicado mais tempo para abordar também os aprendizados que acompanham os resultados-chave planejados e realmente alcançados.
Retrospectiva OKR
Antes de retornar ao planejamento de OKR para o próximo ciclo, a retrospectiva de OKR serve para refletir sobre todo o processo em um meta-nível. Não se trata tanto dos objetivos concretos e dos principais resultados, mas mais de como eles foram alcançados. Para fazer isso, é importante refletir se os formatos de workshop listados acima foram eficazes e como poderiam ser melhorados.
Os formatos de workshop listados devem parecer relativamente óbvios em um primeiro momento. Devido aos diferentes níveis (pelo menos o nível da equipe e da organização), há alguns aspectos aos quais você deve prestar atenção na preparação:
Integrar os workshops de OKR aos processos da organização
Os formatos de workshop mencionados acima ocorrem tanto no nível da equipe quanto da organização. Dependendo da implementação, outros níveis podem ser acrescentados. Portanto, para a ordem das datas, você deve ter em mente que
- O workshop de planejamento de OKR deve sempre começar no nível organizacional, pois a organização define a estrutura para as metas das equipes.
- A retrospectiva de objetivos e principais resultados (OKR) deve, mais uma vez, ocorrer primeiro nas equipes para que seja possível incluir as descobertas e sugestões das equipes nas retrospectivas abrangentes de objetivos e principais resultados (OKR).
Os workshops de OKR não precisam necessariamente significar datas novas e separadas nos calendários das equipes. Dependendo de como as equipes trabalham, os workshops de OKR podem ser incorporados às rotinas existentes.
Em nosso artigo do blog sobre Scrum e OKRvocê pode aprender, por exemplo, como esses dois métodos podem ser integrados.
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
A retrospectiva OKR: a chave para a definição eficaz de metas com o método OKR
Na prática, muitas equipes já concluem o ciclo de OKRs na Revisão de OKRs. No entanto, a etapa mais importante para o uso eficaz dos OKRs ainda é a seguinte: a retrospectiva dos OKRs. Conforme descrito, a retrospectiva do OKR consiste em questionar sistematicamente e desenvolver ainda mais a implementação do OKR.
Para ajudar você a fazer as perguntas certas na retrospectiva de objetivos e principais resultados, reunimos algumas ideias para reflexão:
Reflexões para retrospectivas de OKR no nível da equipe
Os alimentos para reflexão (chamados de "itens" no Echometer) são formulados como declarações para as quais você pode, de forma divertida (ou antecipadamente por meio de uma pesquisa), pedir concordância no OKR Retro. Perguntas abertas e discussões podem ser facilmente derivadas disso:
1. Em nossa equipe, ganhamos foco por meio de OKR.
Melhor foco na equipe é um dos valores agregados esperados do método OKR. Um erro comum que impede esse valor agregado é ter muitos resultados-chave granulares. Se cada pessoa trabalhar em resultados-chave diferentes, cada pessoa estará concentrada individualmente, mas, ao mesmo tempo, a equipe como um todo perderá o foco. Com este item, você pode testar se esse é o caso.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Quantas pessoas desempenharam um papel significativo em cada um de nossos principais resultados?
- Quais resultados-chave poderiam ter sido resumidos para que você não trabalhasse sozinho, mas em conjunto como uma equipe para alcançá-los?
- Quais resultados-chave foram significativos apenas para os indivíduos, mas não para toda a equipe?
Se você gostar desses métodos ou perguntas retro, poderá abri-los diretamente em nossa ferramenta de desenvolvimento de equipes Echometer:
2. Nossas prioridades e tarefas na vida cotidiana contribuem significativamente para os OCRs de nossa equipe.
O método OKR tem o objetivo de garantir uma orientação uniforme. É claro que isso só acontece se os OKRs definidos realmente influenciarem as discussões, decisões e tarefas da vida cotidiana. Portanto, pergunte a este item para verificar se os OKRs realmente desempenham um papel na vida cotidiana da equipe.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Que proporção do nosso próprio tempo de trabalho em cada caso foi de fato paga para os OKRs?
- Em quais decisões ou discussões incluímos ativamente os OCRs como argumento?
- Quais tarefas foram altamente priorizadas, mesmo que não contribuam ou quase não contribuam para nosso OKR?
3. Obtemos novas percepções em um estágio inicial a partir da análise dos desvios entre os valores reais e planejados.
Ao definir os principais resultados, geralmente não se tem todas as informações necessárias para planejar a meta de forma realista e ambiciosa. Muitas vezes, é possível obter insights importantes a partir dos desvios entre os valores planejados e os reais, a fim de questionar as iniciativas existentes com base nisso. Use este item para verificar se isso está ocorrendo de forma suficiente, especialmente nos check-ins de OKR.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Quais foram os maiores desvios entre os valores planejados e os reais no último ciclo de OKR e com que antecedência conseguimos prever esses desvios?
- Quais suposições na definição dos principais resultados se mostraram erradas ou incompletas?
- Que novas ideias ou prioridades surgiram com base em nossos resultados provisórios de OKR?
4. Em retrospecto, escolhemos e formulamos nossos principais resultados exatamente da maneira correta.
Especialmente nas primeiras iterações, é provável que você cometa alguns erros ao definir os principais resultados. E isso não tem problema, desde que você aprenda com eles. Portanto, este item serve para você questionar as definições passadas.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- O valor real de cada resultado-chave durante os check-ins é claro e fácil de determinar?
- Que brechas existem para que você atenda aos nossos principais resultados sem agregar valor à organização?
- Em que condições a importância de nossos principais resultados seria completamente sem sentido ou enganosa?
O que você pode pensar sobre as retrospectivas de OKR no nível da organização
Embora a reflexão sobre o nível da equipe possa, em princípio, funcionar também no nível organizacional, há algumas outras questões que devem ser refletidas especificamente nessa estrutura:
1. nossos objetivos no âmbito da empresa estão alinhados com meu entendimento do "propósito central" da empresa.
Em nível corporativo, os objetivos devem ser derivados de um "propósito central", que inclui a visão e a missão da empresa. Como todo o resto é derivado dos objetivos em nível corporativo, este item serve para testar essa base.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Qual é exatamente o nosso "objetivo principal" atual? ... E será que todos nós temos a mesma coisa em mente?
- Qual é o prazo para os objetivos no nível da empresa? Existem determinados eventos ou novas fases a partir dos quais os objetivos individuais devem ser questionados ou atualizados?
- Existem conflitos de interesse entre os objetivos que nos causam incerteza na vida cotidiana?
2. Nossos principais resultados refletem os objetivos de forma holística em nível corporativo.
Bons resultados-chave devem indicar que o objetivo foi realmente alcançado. Com esse item, você pode verificar se esse é o caso. Não entenda errado: O objetivo não é obter o maior número possível de resultados-chave, mas criar um entendimento de quais lacunas existem. A diretriz deve continuar sendo os 3 – 5 resultados-chave recomendados por objetivo.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Quais são as brechas que existem para que você atinja nossos principais resultados sem atingir os objetivos?
- Em que condições os principais resultados definidos se tornariam completamente irrelevantes para a realização de nossos objetivos?
- Você consegue imaginar uma situação em que todos os resultados-chave de um objetivo seriam alcançados e, ainda assim, o objetivo não foi atingido?
3. Nossos OCRs em nível corporativo servem como uma diretriz clara para todas as principais decisões tomadas na organização.
Este item, semelhante ao anterior no nível da equipe, trata de saber se os OKRs realmente influenciam a prática. Se as decisões forem tomadas de forma totalmente desvinculada dos objetivos e principais resultados, há necessidade de ação.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Em quais decisões e discussões envolvemos ativamente os OCRs como uma ferramenta de tomada de decisão?
- Quais de nossas decisões não estavam relacionadas aos OCRs ou, ao contrário, dificultaram sua realização?
- Quais prioridades no nível da empresa foram questionadas ou ajustadas pelos OKRs ou, especificamente, pelo desvio entre os valores reais e planejados?
4. nossos OKRs aumentam a transparência e a comunicação entre as equipes.
Um grande valor agregado da estrutura de OKR é o aumento da transparência, da comunicação e, portanto, do alinhamento uniforme entre as equipes. Este item ajuda a avaliar se esse efeito está ocorrendo ou se ainda há obstáculos a serem superados.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- É fácil para nós, como equipe, ter uma visão geral dos OKRs das outras equipes?
- Que oportunidades temos de fazer perguntas sobre os OKRs das outras equipes?
- Quais são os obstáculos que enfrentamos no intercâmbio com outras equipes e como poderíamos facilitar ainda mais esse intercâmbio?
5. como organização, continuamos a melhorar nossa implementação do método OKR a cada ciclo.
A implementação do método OKR não deve ser imutável. A organização deve continuar experimentando para melhorar sua própria implementação com base na experiência de ciclos anteriores.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Todos os problemas aparecem em nossas retrospectivas de OKR? Como podemos facilitar o levantamento de problemas e ideias para melhorias na implementação do OKR?
- Estamos fazendo melhorias consistentes em nossa implementação de OKR? Que mudanças ou experimentos específicos fizemos em nossa implementação de OKR no passado?
6. o método OKR nos impede, como empresa, de reagir rapidamente a novos insights.
Especialmente em empresas em um ambiente dinâmico, uma crítica frequente é que os OKRs são muito rígidos, especialmente no caso de ciclos longos de OKR, e, portanto, prejudicam a agilidade da empresa. Com este item invertido, você pode descobrir se esse perigo está presente na sua empresa.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Que novas percepções surgiram recentemente que influenciaram nossa estratégia corporativa e, portanto, possivelmente também os objetivos em nível corporativo?
- Em que situações, dentro de um ciclo de OKR, nos sentimos limitados pelos OKRs a buscar novas ideias ou agir com base em novas descobertas?
- Os principais resultados já parecem obsoletos ao final de um ciclo de OKR? E será que realmente definiríamos novos objetivos e resultados-chave em ciclos de OKR mais curtos, ou adotaríamos os antigos?
7. nossos OKRs são um ativo para nossa empresa.
Esse item foi criado para capturar o status quo geral regularmente. Dessa forma, a satisfação com o OKR pode ser monitorada ao longo do tempo.
Você pode refletir mais sobre esse item:
- Quais foram os ganhos específicos que obtivemos recentemente por meio do OKR?
- Como a relação custo-benefício de nossa implementação de OKR poderia ser melhorada?
Com esses itens e elementos para reflexão, você pode concentrar as retrospectivas de OKR nos fatores de sucesso mais importantes e obter reflexões valiosas dos participantes.
Ao mesmo tempo, você tem a possibilidade de acompanhar o desenvolvimento de valores individuais por períodos mais longos e, assim, tornar o sucesso dos OKRs mais mensurável.
Se você gostar desses métodos ou perguntas retro, poderá abri-los diretamente em nossa ferramenta de desenvolvimento de equipes Echometer:
A propósito, é claro que ainda temos muitos Outros métodos retrospectivos em nossa Retro Tool Echometer.
Por exemplo, você pode refletir sobre os valores ágeis, seus processos Kanban ou até mesmo o estabelecimento do Scrum em sua empresa. A última retro tem a seguinte aparência. Fique à vontade para dar uma olhada:
Observação: Esse formato solicita que você concorde com os itens do Health Check em uma escala.
- Planejamento: o refinamento do backlog em nossa equipe é executado de forma eficiente e eficaz.
- Orientação para o cliente: o planejamento de nossos sprints é sempre baseado na obtenção do maior benefício possível para o cliente no tempo determinado.
- Treinamento Agile: Os membros da equipe, o proprietário do produto e o Scrum Master compartilham o mesmo entendimento de suas respectivas funções na equipe.
- Eventos Scrum: Ultimamente, cada dia na equipe tem valido a pena.
Conclusão: Agile Definição de metas por meio de workshops e retrospectivas de OKR
Com uma integração clara dos workshops de OKR na rotina diária das equipes e uma reflexão consistente da implementação do OKR na retrospectiva do OKR, o controle de metas por meio do próprio método OKR também se torna "ágil".
Um bom sinal disso é quando as equipes compartilham ativamente dúvidas sobre a implementação de objetivos e principais resultados e as resolvem por conta própria no nível da equipe ou repassam os problemas mais abrangentes para o nível organizacional por meio das retrospectivas de objetivos e principais resultados. Dessa forma, todos os níveis estão ativamente envolvidos na melhoria contínua de sua própria lógica de OKR.
Se você ainda estiver procurando por um quadro retrô adequado, nosso artigo poderá ajudá-lo com o assunto: As melhores placas retrô em comparação.
Dica final: desenvolvimento de equipes com o Echometer
Para um processo estruturado de reflexão e aprimoramento em nível de equipe e empresa, talvez valha a pena dar uma olhada no Echometer. No Echometer, você recebe sugestões de itens com o que é apropriado para a reflexão de seus retrospectos. Além dos OKRs, você também pode questionar outros aspectos de sua colaboração e desenvolvê-los continuamente com o –, independentemente de trabalhar em um ambiente Kanban, Scrum ou clássico.
Saiba agora como Desenvolvimento organizacional e de equipe com o Echometer trabalhos.
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Foto de Annie Spratt em Unsplash
