Wat zijn retrospectives en waar zijn ze goed voor? (eenvoudig uitgelegd)

Retrospectives worden al jaren veel gebruikt, vooral in agile softwareontwikkelingsteams. Maar wat zijn retrospectives precies en waar zijn ze goed voor? In dit artikel leggen we retrospectives en hun doel in eenvoudige bewoordingen uit, zelfs voor niet-softwareontwikkelaars.

Wat zijn retrospectieven? Eenvoudig gezegd

Simpel gezegd: Retrospectieven zijn regelmatige teamvergaderingen waarin teams hun samenwerking evalueren en maatregelen afleiden om de samenwerking te verbeteren.

Onder Scrum-teams en teams met agile werkwijzen is het format van de retrospectieve extreem wijdverbreid en goed gevestigd:

Agile teams nemen gemiddeld zo’n 60 minuten de tijd voor een terugblik en doen dit minstens tweewekelijks of wekelijks.

– Zie: Analyse van 30.000 retrospectieven

Waar zijn retrospectives goed voor?

Het doel van retrospectives is dat teams leren hoe ze hun samenwerking zelfstandig kunnen ontwikkelen. De manager moet niet alleen de verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat het team goed draait. Retrospectives helpen teams om conflicten zelfstandiger op te lossen en ideeën voor verbetering vanuit het team te implementeren.

Teams die retrospectives tot routine hebben verheven zullen profiteren van de volgende effectieve aspecten:

• Hogere zelfeffectiviteit – d.w.z. het gevoel een verschil te kunnen maken als team
• Meer teamcohesie – Meer cohesie en vertrouwen binnen het team
• Voortdurende verbetering van processen
• Betere conflictoplossing
• Sneller leren en aanpassen
• Langetermijnstijging van teamprestaties door de vorige effecten

Voor moderne managers zijn retrospectives daarom een belangrijk hulpmiddel om hun teams in staat te stellen zichzelf te organiseren en optimaal te presteren.

If you adopt only one agile practice, let it be retrospectives. Everything else will follow.

– Woody Zuill

Hoe voer je gemakkelijk retrospectives uit?

Er zijn verschillende formats voor retrospectives. Een heel eenvoudig en effectief format is de keep-stop-start retrospective:

• Houden: Wat moeten we als team blijven doen?
• Stoppen: Waar moeten we als team mee stoppen?
• Start: Wat moeten we als team gaan doen, of in ieder geval uitproberen?

Met deze 3 vragen kan het team gemakkelijk en effectief reflecteren op de samenwerking van de afgelopen weken.

Vooral voor je eerste retrospectief kan ik de Keep-Stop-Start-Retro van harte aanbevelen vanwege zijn eenvoud.

Hier kun je de Keep-Stop-Start terugblik direct in Echometer openen:

Als teams al goed geoefend zijn in retrospectives, kun je ook regelmatig het format van de retrospective aanpassen om meer variatie aan te brengen. We hebben meer dan 50 retrospectieve methoden voor je voorbereid in Echometer.

Zie: 54 Retrospectieve methoden

Hoe werkt een retrospectief?

Volgens het klassieke model bestaat een retrospectief uit 5 fasen:

• Aankomen: De ijsbreker zodat alle deelnemers geactiveerd zijn
• Verzamel gegevens: Vooral de feedback van het team
• Inzichten verwerven: Feedback en gegevens groeperen om patronen en hun onderliggende oorzaken te herkennen
• Beslissingen en maatregelen: Concrete follow-ups afspreken
• Afsluiting: Korte laatste ronde met feedback en samenvatting van de volgende stappen

Wie dieper in het optimale verloop van een retrospectieve wil duiken, raad ik aan om een kijkje te nemen in het “Double Diamond” model uit het Design Thinking, dat zich ook uitstekend laat toepassen op retrospectieven:

Conclusie: Retrospectives als de gemakkelijke weg naar topprestaties

In de praktijk is al lang bewezen dat retrospectives een enorm belangrijke methode zijn om modern teamleiderschap tot stand te brengen. 

Natuurlijk vergt het enige initiële inzet van het team om de methode – op te zetten, maar de inspanning is de moeite waard. Er is immers bijna geen enkele andere methode die zoveel potentieel heeft om teams op de lange termijn en duurzaam te verbeteren.

Als je weinig of geen ervaring hebt met retrospectives, dan is Echometer de perfecte software om eenvoudig best practices rond agile retrospectives in je team op te zetten.

Probeer dus het beste de Keep-Stop-Start-Retrospectieve in Echometer uit:

How to

Houd Stop Start Retro: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Houden: Wat moeten we als team blijven doen?
   • Stoppen: Waar moeten we als team mee stoppen?
   • Start: Wat moeten we als team gaan doen, of in ieder geval uitproberen?

4. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

5. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

6. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

7. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

Houd Stop Start Retro

Houden: Wat moeten we als team blijven doen?

Stoppen: Waar moeten we als team mee stoppen?

Start: Wat moeten we als team gaan doen, of in ieder geval uitproberen?

Open deze retro nu