Gebruiksvriendelijk sjabloon voor Sprint Retrospective Agenda

Als je bij Google hebt gezocht naar “Sprint Retrospective Meeting Agenda Vorlage” of “Wat gebeurt er in Sprint Retrospective Meetings”, dan ben je hier aan het juiste adres.

In dit artikel wil ik je meenemen en laten zien hoe onze sprint retrospective vergaderagenda’s eruit zien. Ik laat je alle belangrijke aspecten zien die we hebben geleerd van meer dan 30.000 agile retrospectieve meetings, inclusief screenshots en gratis directe toegang als je zelf een retrospectieve agenda wilt opstellen.

Allereerst wil ik je verschillende “bouwstenen” voorstellen die je kunt gebruiken om je eigen Scrum retrospective agenda samen te stellen. In dit geval heb ik een volgorde gekozen die al een mooie agenda voor een agile retrospective vormt. Maar onthoud dat je deze bouwstenen naar eigen inzicht kunt herstructureren of zelfs weglaten om toch een mooie agenda voor een sprint retrospective te maken.
Bedenk hoeveel tijd je hebt voor de retrospectieve vergadering en of jij en je team zin hebben om al deze verschillende stappen te doen.

Bereid een retrospectief voor:

Voordat je een succesvolle retrospectieve kunt houden, moet je deze eerst voorbereiden. In deze eerste stap moeten we onderscheid maken tussen jou als organisator van de sessie en de mensen die de sessie alleen als deelnemers bijwonen.

 

1. selecteer het juiste retroformaat

Misschien heb je al gehoord van de “What Went Well Retrospective” of de “Sailboat Retro”. In beide gevallen gaat het om een reeks vragen die tijdens de retrospective worden gesteld. Deze vragen worden vaak gezien als het hart van de retrospective. Bereid dus het beste een aantal interessante vragen voor waarmee je team kan reflecteren op wat er in de laatste sprintcyclus is gebeurd. Voor dit doel zijn er veel retrospective templates. We hebben bijvoorbeeld een artikel geschreven over meer dan 50+ retrospectieve templates en ook in onze Echometer tool kun je kiezen tussen al deze verschillende templates als presets.

In dit geval zie je aan de linkerkant een kleine selectie van retrospectieve templates en aan de rechterkant kun je zien dat als je bijvoorbeeld kiest voor de “Keep, Stop, Start Retrospective”, je de vragen nog steeds kunt aanpassen aan de behoeften van je team.

2. informatie verzamelen

Na het kiezen van het juiste sjabloon voor jou en je team, stuur ik graag een retrosurvey naar de teamleden zodat ze de vragen die in de retrospectieve gesteld zullen worden van tevoren kunnen beantwoorden. Dit leidt tot een kortere duur van de retrospectieve en het is bewezen dat het succesvoller is. Het vooraf beantwoorden van deze enquête is echter geen must, maar eerder een optie als jij en je team dat willen. Als je besluit om een enquête naar je teamleden te sturen, kun je dit doen in de Echometer tool met een simpele muisklik.

Wil je zelf in een handomdraai een retrospectief opstellen? Bekijk dan gratis onze tool:

Het verloop van de retrospectieve:

Als je alle voorbereidingen voor de retrospectieve hebt getroffen, kunnen jij en je team ermee beginnen. Dit is het retrospectief proces dat ik meestal gebruik:

Het is belangrijk om hier te vermelden dat je deze volgorde niet hoeft te volgen, of zelfs delen kunt overslaan als je dat wilt. Je kunt gewoon beslissen of ze voldoen aan de behoeften van je team of niet.

 

3. retrospectieve check-in / ijsbreker

Om de retrospective op gang te brengen en iedereen in de juiste stemming te krijgen, gebruiken we zogenaamde “ijsbrekers”. Een ijsbreker is een eenvoudige vraag aan het begin van de retrospective om alle teamleden erbij te betrekken en ze een kort verhaal te laten vertellen, bijvoorbeeld over hun laatste werkdagen. Het is belangrijk dat deze stap niet te lang duurt. Normaal gesproken stellen we een kleine grappige vraag en geven we alle teamleden 20 seconden de tijd om erover na te denken en dan 30 seconden tot een minuut om erover te praten. Een van mijn persoonlijke favoriete ijsbrekers is de “Welk dier - ijsbreker”.

Zoals je kunt zien, is deze eerste stap bedoeld om alle teamleden een goed gevoel en een eerste betrokkenheid bij de sessie te geven. Deze ijsbrekers hoeven niet per se grappige dierenplaatjes te bevatten, maar kunnen ook een eenvoudige vraag zijn als “Hoe was je dag tot nu toe?”.

Maar als je de mogelijkheid hebt om het leuker te maken, waarom dan niet?

In de Echometer tool kun je kiezen uit verschillende ijsbreker templates, zoals de “Welk dier - ijsbreker”, of je kunt de retro zelfs beginnen met een willekeurig geselecteerde ijsbreker om meer afwisseling te creëren.

4. actiebeoordeling (actiepunt)

Na een korte check-in is de volgende stap in mijn sprint retrospective meetings de zogenaamde “Action Item Review”. Om het in eenvoudige bewoordingen uit te drukken: alle Action Items oftewel maatregelen die in de laatste sprint zijn besloten, worden kort besproken.
Als dit je eerste retrospective is met een team en je hebt nog geen actiepunten geformuleerd, dan kun je deze stap overslaan. Ik kom er later op terug als het tijd is om nieuwe actiepunten te formuleren.
Als je al actiepunten hebt, moet je nu elk actiepunt aanvinken:

- Hebben we het Action Item zoals gepland uitgevoerd? (“Check”)
- Moeten we hier meer tijd voor nemen? (“Re-Do”)
- Verwerpen we het Action Item vanwege nieuwe informatie? (“Cancle”)

In onze tool ziet het er ongeveer zo uit:

Nadat je alle Action Items hebt gecontroleerd, kom je bij de volgende stap van de Sprint Retrospective Meeting Agenda…

 

5. gegevensverzameling 2.0

Als je dat nog niet hebt gedaan voor de retrospectieve via een enquête, kan je team nu alle vragen beantwoorden in de retrospectieve sjabloon die je hebt gekozen.

Normaal gesproken beantwoorden we niet alleen de retrospective vragen, maar mixen we na het toeval twee zogenaamde “Health Check”-vragen in om de stemming van het team over verschillende onderwerpen te meten:

Daardoor heb je de mogelijkheid om de gezondheidstoestand van je team niet alleen op een bepaald moment, maar ook in de loop van de tijd te meten. In de Echometer tool wordt een automatische statistiek gemaakt die meet hoe “gezond” je team op dit moment is in vergelijking met andere periodes. Zo kun je vroege waarschuwingssignalen herkennen en tegenmaatregelen nemen voordat de prestaties van het team instorten.

Als je klaar bent met het verzamelen van informatie, geef ik normaal gesproken elk teamlid de kans om zijn antwoorden kort te presenteren. Dit is alleen bedoeld om in korte tijd een eerste kleine indruk te krijgen en nog niet om de antwoorden te verdiepen. Dat gebeurt pas in de volgende stap…

6. inzicht en actieontwerp

Op dit punt in de agenda van de Sprint Retrospective Meeting willen we dieper ingaan op de antwoorden van de teamleden. Om dit strategisch aan te pakken, geven we teamleden eerst de kans om te stemmen op welke punten ze dieper willen ingaan in de retrospective. Bij Echometer doen we dit door teamleden stempunten te geven die ze individueel kunnen toekennen aan antwoorden. Onze tool berekent automatisch hoeveel stempunten we aan elk lid toekennen om de vergadering effectief te houden (in het voorbeeld zijn 2 stemmen per gebruiker blauw gemarkeerd).

Daarna praten we over de antwoorden waarvoor we hebben gestemd. Terwijl we dan over de afzonderlijke punten praten, ontwikkelen we maatregelen om het werk in het team te verbeteren. Dat zijn de zogenaamde “Action Items” die we in de Sprint Cycle willen implementeren en in de volgende retrospectieve weer willen controleren. Zoals je in de afbeelding kunt zien, kun je in onze tool de Action Items direct aan de besprekingspunten koppelen.

Nu we nieuwe Action Items voor de volgende Sprint Cycle hebben gemaakt, is er nog maar een kleine, maar fijne stap te doen…

7. de feedback achteraf

Ook al is de retrospectieve voorbij, we willen van de gelegenheid gebruik maken om ervan te leren. Voor jou, als retrospectief facilitator, is het niet alleen je taak om de retrospective uit te voeren, maar ook om ervoor te zorgen dat deze elke keer beter is en aangepast aan je team. Om dit te doen, vragen we bij Echometer simpelweg naar de zogenaamde ROTI-score. De ROTI-score (return on time invested) is een subjectieve metriek waarbij deelnemers de retrospective kunnen beoordelen op een schaal van 1 tot 10. Hier krijg je een snelle terugkoppeling over hoe goed de retrospectieve was en je kunt ook vergelijken hoe de ROTI-score zich in de loop van de tijd gedraagt om te zien of de algehele stemming de goede kant op gaat.

Ik hoop dat ik je een goed overzicht heb kunnen geven van hoe ik mijn retrospectieve meetings plan en uitvoer in de kortst mogelijke tijd. Als je geïnteresseerd bent in het professioneel plannen van je eigen sprint retrospectives, dan kun je dat gratis doen in onze Echometer tool.
Houd in gedachten dat de tools die hier worden gepresenteerd slechts een greep zijn uit het hele spectrum van het Echometer universum. Whiteboards, statistieken en de Health Check Radar zijn nog maar een paar voorbeelden.
Dus aarzel niet, klik op de knop en probeer onze tool zonder je te registreren: