Elk succesvol team heeft regelmatige pitstops – nodig, niet voor het wisselen van banden, maar voor feedback, persoonlijke ontwikkeling en het bijstellen van doelstellingen. Eén-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers zijn precies dat: de korte maar uiterst relevante stops die ervoor zorgen dat niemand achterblijft.
In het beste geval gaat het natuurlijk om meer dan alleen maar "niet langs de kant staan": goede één-op-één vergaderingen kunnen je team een boost geven.
Dat brengt ons bij het onderwerp: Een sjabloon voor driemaandelijkse 1-op-1 vergaderingen tussen managers en werknemers.
Overigens kan het een grote rol spelen of ze precies elk kwartaal plaatsvinden of een andere frequentie hebben – daar komen we zo op.
Of het nu in een digitale of virtuele één-op-één vergadering is, 1-op-1 vergaderingen bieden ruimte voor feedback en dus voor persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld.
Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.
Als je liever video's bekijkt, kun je het sjabloon voor de driemaandelijkse 1:1 ook vinden in mijn video. Het bevat zelfs 7 bonustips 🙂
Is een driemaandelijks één-op-één gesprek frequent genoeg?
Goede vraag... De frequentie van 1-op-1 vergaderingen hangt af van de grootte van het team en de individuele behoeften. Als je bijvoorbeeld een team hebt met tien directe rapportages, is een maandelijkse één-op-één vergadering een goede frequentie. Kleinere teams of intensievere projecten kunnen ook wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen vereisen.
Tegelijkertijd heb ik ook managers gesproken die 20 tot 30, soms zelfs meer, directe rapportages hebben. In dit geval is het heel gewoon om werknemers slechts één keer per kwartaal persoonlijk te spreken.
Het hangt er natuurlijk ook vanaf hoe goed je je team al kent. In een kennismakingsfase zijn wekelijkse een-op-een-gesprekken geschikt.
In Agile- of Scrum-teams, waarin regelmatige communicatie sowieso een centrale rol speelt, moeten de bijeenkomsten worden aangepast aan de bestaande uitwisseling. Er is misschien geen behoefte aan enige reflectie op individueel niveau als je tijdens de retrospective bespreekt hoe bepaalde bugs zijn ontstaan.
Regelmatige, bijvoorbeeld driemaandelijkse, één-op-één vergaderingen zijn alleen nodig voor de individuele ontwikkeling van werknemers. Dit kan natuurlijk ook digitaal of virtueel als het team op afstand werkt.
Overigens benadrukt de onderstaande afbeelding een belangrijk punt: vaker stilstaan bij de status quo betekent meestal ook een sneller tempo van verandering en verbetering. 🙂
Goed sjabloon voor driemaandelijkse één-op-één vergaderingen (Doc)
Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je op zoek bent naar een documentsjabloon voor driemaandelijkse één-op-één vergaderingen. Overeenkomstige sjablonen kunnen natuurlijk verschillende doelen hebben.
Daarom heb ik hier een sjabloon voor je opgeslagen, dat een goede aanvulling zou moeten zijn op het klassieke driemaandelijkse beoordelingsgesprek. Verderop geef ik je wat ideeën over hoe je de gespreksroutine kunt verrijken met andere vragen.
Laten we beginnen met het sjabloon voor driemaandelijkse 1-op-1 vergaderingen. Je kunt het opslaan als een document onder het eigenlijke sjabloon, maar je kunt het ook opslaan als een PDF, Google Sheets of Word-document. Klik gewoon op de knop "Plus".
Opwarmen
- Hoe was je laatste kwartaal vanuit jouw perspectief, op een schaal van 1 (heel slecht) tot 10 (heel goed)?
🏆 Onderwerpen van de manager: successen & vooruitgang
- Een blik op je doelen: Waar sta je op dit moment?
- Wat waren je grootste successen in het afgelopen kwartaal?
- Wat heb je het afgelopen kwartaal geleerd en welke vaardigheden heb je ontwikkeld?
- Hoe tevreden ben je met je persoonlijke ontwikkeling in de afgelopen 3 maanden?
- Wat ging er niet zoals gepland en waarom?
🗣️ Onderwerpen van de directe werknemer (naam)
- ...
⚠️ Onderwerpen van de manager: Uitdagingen & ondersteuning
- Met welke obstakels had je te maken?
- Zijn er hulpmiddelen of ondersteuning die je nodig hebt?
📈 Onderwerpen van de manager: Ontwikkeling & doelen
- Zijn er nieuwe vaardigheden die je zou willen ontwikkelen?
- Hoe komen jouw prioriteiten overeen met de taken van het team?
- Wat zijn je belangrijkste doelstellingen voor het volgende kwartaal?
- Hoe kan ik je helpen om dichter bij je carrièredoelen te komen?
Conclusie
- Laten we de taken samenvatten die we in deze vergadering hebben genoteerd.
- Feedback: Wat kan ik beter doen om jou en/of het team te leiden?
- Is er nog iets anders dat we moeten bespreken?
⁉️ Stemmingscheck (enquête)
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, is het belangrijkste doel van een driemaandelijks één-op-één gesprek om uit te zoomen. Dit is vaak erg moeilijk in het dagelijks leven en daarom is een speciaal tijdsblok nodig.
Laat je overigens niet misleiden door de agenda: In principe zou je doel moeten zijn dat je intrinsiek gemotiveerde medewerkers het merendeel van de onderwerpen zelf ter tafel brengen.
Laten we nu overgaan naar een sjabloon met een iets creatievere benadering van de driemaandelijkse één-op-één dialoog.
"Waarom brengen mijn werknemers nooit onderwerpen mee naar de 1:1 vergaderingen?"
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik weet vaak niet of ik te hard – of te zacht – was in mijn 1:1s om een positieve impact te hebben."
"Ik vind de medewerker aardig, maar hij presteert niet zo goed als ik zou willen. Hoe kan ik dit in 1:1 aanpakken?""
"Ik kan geen patronen of trends herkennen in mijn 1:1s. Alles lijkt op zichzelf te staan."
2 handige sjablonen voor één-op-één gesprekken (Doc)
Ik heb de afgelopen maanden met zo'n 100 managers gesproken en ik heb een patroon opgemerkt.
Veel leidinggevenden nemen van tijd tot tijd kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen doornemen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.
Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:
- Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
- Nieuwe perspectieven aannemen
- Meetbaarheid van (zachte) KPI's zoals tevredenheid over een langere periode
En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je driemaandelijkse een-op-eengesprek. Ik heb hier vijf stellingen voor je samengesteld die gericht zijn op het nadenken over belangrijke voorwaarden voor een succesvolle medewerker.
Je kunt dit sjabloon ook als doc downloaden, maar nog beter is het volgende: In onze software voor één-op-één gesprekken hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten over de tijd visualiseert als een metriek en je tips geeft met een AI-assistent – voel je vrij om een kijkje te nemen zonder in te loggen via de knop hieronder.
⁉️ Stemmingscheck (akkoord van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werktaken vorderen meestal heel snel, zelfs als er externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag waarneem, weet ik hoe ik mijn collega's daar constructief op kan wijzen."
- "Ik ontvang constructieve Feedback zowel voor mijn werk als voor mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me in het bedrijf." #Groei
- "De afgelopen weken heb ik vaak mijn Sterke punten aan het werk."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Zoals je kunt zien, hebben de uitspraken betrekking op belangrijke aspecten van een tevreden werknemer.
Een andere voorwaarde voor gezonde, productieve werknemers is natuurlijk een goede manager. Ja, ik heb het hier over jou.
En natuurlijk zijn er ook uitspraken die je mee kunt nemen in je één-op-één gesprek. Specifiek zijn hier 4 gedragsankers waar je bij stil kunt staan in een driemaandelijks één-op-één gesprek met je medewerker.
⁉️ Stemmingscheck (overeenkomst van 1-7): Leiderschapskwaliteit
- "Ik ben heel blij met mijn ploegleider." #Beroepstevredenheid
- "Mijn teamleider zoomt regelmatig uit om het hogere niveau te zien Team doelende strategie en de visie uit te leggen."
- "Mijn teamleider stelt dingen op een constructieve manier ter discussie." #Feedback #Leiderschap
- "Mijn teamleider geeft het goede voorbeeld van wat hij van ons als team verwacht." #Leiderschap
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Sjabloon downloaden als afdrukbare PDF
Voorbeeld: PDF-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare PDF, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Word-document
Voorbeeld: Eén-op-één vergadering Microsoft Word sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon als Word-document wilt downloaden, klik dan op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan naar wens bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Docs
Voorbeeld: Google Docs sjabloon voor één-op-één vergaderingen
Als je de bovenstaande sjabloon wilt bewerken als Google Docs, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt de sjabloon dan flexibel bewerken door hem te kopiëren.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Google Sheets
Voorbeeld: Google Sheets één-op-één vergadering sjabloon
Als je een sjabloon voor wekelijkse check-ins wilt als bewerkbaar Google Sheet, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Je kunt het sjabloon dan flexibel bewerken en bijvoorbeeld afdrukken.
🚸 Let op: Je moet ingelogd zijn bij Google om de sjabloon in het menu linksboven te kopiëren (en dus te bewerken).
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
Sjabloon downloaden als Excel of XLXS
Voorbeeld: Excel- of XLSX-sjabloon
Als je de bovenstaande sjabloon wilt downloaden als een afdrukbare of bewerkbare XLSX, klik dan gewoon op de afbeelding hieronder. Vervolgens kun je de sjabloon flexibel bewerken of afdrukken.
Klik op de afbeelding om ⬇️ te openen
17 slimme vragen voor je één-op-één interview per kwartaal
Nu zou je een goede basis moeten hebben voor je driemaandelijks één-op-één gesprek.
En toch heb ik nog meer tips voor je. Want het ene is je agenda – het andere zijn creatieve vragen die je midden in de woordenstrijd stelt. Vooral in driemaandelijkse één-op-één gesprekken is het de moeite waard om een vogelvlucht te nemen – en de volgende lijst met vragen zal je daarbij helpen.
🧘♀️ Eén-op-één vragen met de nadruk op positieve punten
- Als je één verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid aan je rol zou kunnen toevoegen, wat zou dat dan zijn?
- Welke vaardigheid zou de grootste invloed hebben op je persoonlijke prestaties als je die onder de knie zou krijgen?
- Welke nieuwe dingen heb je onlangs geleerd (privé of professioneel)?
- Wanneer heb je voor het laatst een ander teamlid geholpen zich te ontwikkelen?
- Wat zijn de 3 beste dingen die je jezelf professioneel toewenst in de komende 1-2 jaar?
- Wanneer heb je op je werk voor het laatst een staat van flow ervaren? Hoe makkelijk is het voor jou om in flow te komen?
- Hoe zou je de informele rol die je in het team hebt noemen en waarom? (bijv. "Hoofd Geluk")
- Wat inspireert jou op dit moment? Waar krijg je op dit moment energie van?
Eén-op-één vragen over verbeteringen
- Als jij de CEO van deze organisatie was, wat zou je dan anders doen?
- Wat zijn dingen die je energie wegzuigen?
- Wat mis je op dit moment in je werk?
- Als je één ding aan je baan zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?
- Wanneer vond je het moeilijk om de context tussen taken te veranderen?
- Wanneer heb je voor het laatst bijgedragen aan een procesverbetering in ons team?
- Als je één van je verantwoordelijkheden aan iemand anders zou kunnen delegeren, wat zou dat dan zijn?
- Welke dingen vertragen je of blokkeren regelmatig je werk?
- Welke vraag zou jij jezelf stellen als jij je coach was?
En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om.
Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog).
15 meer sjablonen voor één-op-één vergaderingen (als Doc, PDF etc.)
Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer sjablonen voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben.
Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.
We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1 vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis)
Conclusie: Doc-sjabloon voor driemaandelijkse 1-op-1 vergaderingen
Ten eerste gefeliciteerd: als je elk kwartaal nauwgezet één-op-één gesprekken voert met je werknemers, neem je je leiderschapsrol serieuzer dan gemiddeld.
Deze tekst mag je echter één stukje wijsheid niet doen vergeten: Er zijn talloze vragen die je – kunt stellen, maar het belangrijkste is dat je het gesprek afstemt op je werknemer.
Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je ook helpen bij je dialoog. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
