Hoe krijg ik meer actiepunten uit retrospectieven?
Als je meer actiepunten uit retrospectieven wilt halen, moet je vooral twee dingen goed doen: ten eerste voldoende relevante problemen zichtbaar maken en ten tweede de oplossingsruimte in het team bewust openen.
Eerst problemen verzamelen die het waard zijn om op te lossen
Als je team moeite heeft om problemen openlijk aan te kaarten, dan is dat vaak de eerste bottleneck op weg naar zinvolle maatregelen uit de retrospectieve.
De volgende benaderingen helpen je om in de stap ‘Gegevens verzamelen’ meer inzichten te krijgen:
- Voer vóór de retrospectieve een enquête uit: zo krijgen individuele teamleden meer tijd om over hun werk na te denken.
- Sta anonieme feedback toe: dat kan de drempel verlagen om openlijk te spreken. Tegelijkertijd vermindert het de druk om elke feedback perfect te formuleren.
- Gebruik diverse en creatieve retrospectieve formats. Als je altijd maar vraagt: “Wat ging er goed?” en “Wat ging er slecht?”, is dat vaak niet erg stimulerend. Afwisselende formats helpen om retro-moeheid te voorkomen en de participatie te verhogen (zie ook Retro-moeheid ). Om deze retro-moeheid te vermijden en de betrokkenheid van het team bij de retro hoog te houden, is ook onze lijst met retro-formats nuttig: Overzicht van creatieve retrospectieve-methoden
Als je de moderatie van je retro bovendien wilt verbeteren, bekijk dan ook ons eBook (natuurlijk gratis): eBook over retro-moderatie
In het eBook vind je meer tips over hoe je betere gesprekken kunt voeren en daardoor meer goede actiepunten uit retrospectieven kunt halen.
Dan de oplossingsruimte van mogelijke maatregelen wijd openen
Zodra de retrospectieve een goede selectie van geprioriteerde problemen zichtbaar heeft gemaakt, is de volgende stap: zo veel mogelijk ideeën voor mogelijke maatregelen verzamelen.
Net zoals je feedback in de retro niet overhaast moet beoordelen, moet je ook actiepunt-ideeën niet meteen beoordelen. Als moderator is het zinvol om de oplossingsruimte voor elk geprioriteerd probleem open te exploreren.
- Stel hypothetische ‘Wat als…’-vragen om creatieve ideeën aan te moedigen.
- Schrijf mogelijke actiepunten zichtbaar op, zodat het team erop kan voortbouwen en ze kan combineren.
- Hoe meer ideeën jullie voor een probleem verzamelen, hoe groter de kans dat er uiteindelijk een echt goede volgende stap uit ontstaat.
- Vraag bij elk idee voor een maatregel wat de achterliggende aanname is voor de kernoorzaak van het probleem. Vaak kun je de ideeën voor maatregelen visueel groeperen op basis van de vermoedelijke kernoorzaken.
Als je daarvoor nog concrete praktijkvoorbeelden zoekt, vind je hier meer lectuur: Tips en voorbeelden voor goede maatregelen uit retrospectieven
De drempel voor een actiepunt bewust verlagen
Als je team het niet eens kan worden over de oorzaak of de beste oplossing voor een probleem, is het vaak beter om de retro niet te verlaten met een halfbakken definitie voor een actiepunt. Dan moet van het onderwerp liever een duidelijke vervolgstap worden gemaakt, bijvoorbeeld: “Breakout Session over [Onderwerp]”.
De Breakout Session is een goede volgende stap om een belangrijk probleem verder uit te werken, zonder zich in de retrospectieve overhaast vast te leggen op een concrete oplossing. De discussie in de retro creëert daarvoor al een goede basis.
- De breakout-sessie geeft de direct betrokkenen meer tijd om hun perspectieven voor te bereiden.
- Het team hoeft niet de hele retro-tijd te besteden aan een onproductieve principiële discussie, waar slechts enkelen iets aan kunnen bijdragen.
- Het resultaat kan later in het team worden teruggespeeld, bijvoorbeeld in de volgende retro of op een afgesproken tijdstip.
Belangrijk is aan het einde niet de perfecte oplossing in de retro zelf, maar dat jullie een duidelijke volgende stap hebben die jullie echt verder brengt.
Als je je bovendien wilt focussen op de kwaliteit van de afzonderlijke maatregelen, lees dan ook dit FAQ-item: Hoe krijg ik betere actiepunten in retrospectieven?