Den beste malen for kvartalsvise én-til-én-møter

Alle vellykkede team trenger regelmessige pitstop –, ikke for å skifte dekk, men for tilbakemeldinger, personlig utvikling og måljusteringer. Én-til-én-møter mellom ledere og medarbeidere er nettopp det: de korte, men svært relevante stoppene som sikrer at ingen blir hengende etter.

I beste fall handler det selvfølgelig om mer enn bare å «ikke falle fra»: Gode en-til-en-møter kan gi teamet ditt et løft.

Og det bringer oss til temaet: En mal for kvartalsvise én-til-én-møter mellom ledere og medarbeidere.

Det kan forresten spille en stor rolle om de finner sted nøyaktig hvert kvartal eller har en annen frekvens – det kommer vi tilbake til.

Enten det er i et digitalt eller virtuelt én-til-én-møte, gir én-til-én-møter rom for tilbakemeldinger og dermed for personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv.

Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.

Hvis du foretrekker videoer, kan du også finne malen for kvartalsvis 1:1 forklart i videoen min. Den inneholder til og med 7 bonustips 🙂

Play

Godt spørsmål … Hyppigheten av en-til-en-møter avhenger av teamets størrelse og individuelle behov. Hvis du for eksempel har et team med ti direkte rapporterende, er et månedlig en-til-en-møte en god rytme. Mindre team eller mer intensive prosjekter kan også kreve ukentlige eller annenhver ukentlige møter.

Samtidig har jeg også snakket med ledere som har 20 til 30, og noen ganger enda flere, direkte underordnede. I slike tilfeller er det ganske vanlig å bare snakke med medarbeiderne personlig én gang i kvartalet.

Det avhenger selvsagt også av hvor godt du allerede kjenner teamet ditt. I en innkjøringsfase kan ukentlige en-til-en-møter være passende.

I Agile- eller Scrum-team, der regelmessig kommunikasjon uansett spiller en sentral rolle, bør møtene tilpasses den eksisterende utvekslingen. Det er ikke sikkert at det er behov for refleksjon på individnivå hvis dere diskuterer hvordan visse feil oppstod under retrospektivet.

Regelmessige, for eksempel kvartalsvise, en-til-en-møter er bare nødvendig for den individuelle utviklingen av medarbeiderne. Dette kan selvfølgelig også være nyttig digitalt eller virtuelt hvis teamet jobber eksternt.

Bildet nedenfor understreker for øvrig et viktig poeng: hyppigere refleksjon over status quo har også en tendens til å føre til raskere endring og forbedring 🙂 🙂 .

Det at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du er ute etter en dokumentmal for kvartalsvise én-til-én-møter. Tilsvarende maler kan selvsagt ha ulike fokus. 

Derfor har jeg lagret en dokumentmal til deg her, som kan være et godt supplement til den klassiske kvartalsvise medarbeidersamtalen. Lenger nede gir jeg deg noen ideer til hvordan du kan berike møterutinen med andre spørsmål. 

La oss begynne med malen for kvartalsvise en-til-en-møter. Du kan forresten lagre den som et Doc-dokument under selve malen, men alternativt også som en PDF, Google Sheets eller Word-dokument. Bare klikk på «Pluss»-knappen.

Som du ser, er hovedformålet med et kvartalsvis en-til-en-møte å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.

Forresten, ikke la deg lure av agendaen: I utgangspunktet bør målet ditt være at de indre motiverte medarbeiderne dine selv tar opp de fleste temaene.

La oss nå gå videre til en mal som har en litt mer kreativ tilnærming til den kvartalsvise én-til-én-dialogen.

Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster. 

Mange ledere legger inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine fra tid til annen. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7) og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.

De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:

• Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
• Innta nye perspektiver
• Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid

Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen i ditt kvartalsvise en-til-en-møte. Her har jeg satt sammen fem påstander som fokuserer på å reflektere over viktige forutsetninger for en vellykket medarbeider.

Du kan også laste ned denne malen som et dokument, men enda bedre er følgende: I vår programvare for en-til-en-møter har vi et integrert verktøy som gjør resultatene synlige som en metrikk over tid og gir deg tips med en AI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn via knappen nedenfor.

Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider. 

En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her. 

Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan ta med deg inn i en-til-en-møtet. Her er fire atferdsanker som du kan reflektere over i det kvartalsvise en-til-en-møtet med medarbeideren din.

Nå bør du ha et godt grunnlag for det kvartalsvise en-til-en-møtet.

Og likevel har jeg fortsatt flere tips til deg. Fordi en ting er din agenda - en annen ting er kreative spørsmål som du stiller midt i ordkrigen. Spesielt i kvartalsvise en-til-en-samtaler er det verdt å ta et fugleperspektiv - og følgende liste med spørsmål hjelper deg med det.

Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for. 

Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog) .

Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere maler for én-til-én-møter som du vil få bruk for før eller senere. 

Jeg snakker for eksempel om maler for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.

Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)

For det første, gratulerer: Hvis du samvittighetsfullt gjennomfører kvartalsvise en-til-en-møter med medarbeiderne dine, tar du lederrollen din mer på alvor enn gjennomsnittet.

Teksten her skal imidlertid ikke få deg til å glemme en visdom: Det finnes utallige spørsmål man kan stille – men det viktigste er at du skreddersyr samtalen individuelt til dine ansatte. 

Vår AI-møteassistent for en-til-en-møter kan også hjelpe deg i dialogen. Hvis du vil vite mer, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter .