Hvis du har søkt på Google etter "sprint retrospective meeting agenda template" eller "what happens in sprint retrospective meetings", har du kommet til rett sted.
I denne artikkelen vil jeg ta deg med og vise deg hvordan våre agendaer for retrospektive sprintmøter ser ut. Jeg viser deg alle de viktige aspektene vi har lært av over 30 000 agile retrospektive møter, inkludert skjermbilder og gratis direkte tilgang hvis du vil sette opp en retrospektiv agenda selv.
Mal for møteagenda for retrospektive sprintmøter
Byggesteinene i en vellykket retrospektiv agenda
Først og fremst vil jeg introdusere deg for ulike "byggeklosser" som du kan bruke til å sette sammen din egen agenda for Scrum-retrospektivet. I dette tilfellet har jeg valgt en rekkefølge som allerede bygger opp en fin agenda for et smidig retrospektiv. Men husk at du kan omstrukturere disse byggeklossene som du vil, eller til og med utelate noen av dem for å lage en fin agenda for et sprint-retrospektiv.
Tenk over hvor mye tid du har til å gjennomføre det retrospektive møtet, og om du og teamet ditt har lyst til å gjennomføre alle de ulike trinnene.
Utarbeide en retrospektiv:
Før du kan gjennomføre en vellykket retrospektiv, må du først forberede den. I dette første trinnet må vi skille mellom deg som arrangør av sesjonen og de som bare skal delta på sesjonen.
1. Velg riktig retroformat
Du har kanskje hørt om What Went Well Retrospective eller Sailboat Retro. I begge tilfeller er det en rekke spørsmål som stilles under retrospektivet. Disse spørsmålene anses ofte som kjernen i retrospektivet. Derfor er det best å forberede noen interessante spørsmål som teamet kan bruke til å reflektere over hva som skjedde i den siste sprintsyklusen. Det finnes mange retrospektive maler for dette formålet. Vi har for eksempel skrevet en artikkel om mer enn 50+ retrospektive maler, og i Echometer-verktøyet vårt kan du også velge mellom alle disse ulike malene som forhåndsinnstillinger.
I dette tilfellet vil du se et lite utvalg av retrospektive maler på venstre side, og på høyre side kan du se at hvis du for eksempel velger "Keep, Stop, Start Retrospective", kan du likevel tilpasse spørsmålene til teamets behov.
2. samle inn informasjon
Etter å ha valgt riktig mal for deg og teamet ditt, sender jeg gjerne en retrospektiv undersøkelse til teammedlemmene slik at de kan svare på spørsmålene som vil bli stilt i retrospektivet på forhånd. Dette gjør at retrospektivet tar kortere tid og har vist seg å være mer vellykket. Det er imidlertid ikke et must å svare på undersøkelsen på forhånd, men et alternativ hvis du og teamet ditt ønsker det. Hvis du bestemmer deg for å sende en undersøkelse til teammedlemmene dine, kan du gjøre det i Echometer-verktøyet med et enkelt museklikk.
Vil du forberede et retrospektiv selv på kort tid? Da bør du ta en gratis titt på verktøyet vårt:
Forløpet av retrospektivet:
Når du har gjort alle forberedelsene til retrospektivet, kan du og teamet sette i gang. Dette er den retrospektive prosessen jeg vanligvis bruker:
Det er viktig å påpeke at du ikke trenger å følge denne rekkefølgen, og du kan til og med hoppe over deler hvis du vil. Du kan ganske enkelt avgjøre om de oppfyller behovene til teamet ditt eller ikke.
3. retrospektiv innsjekking / isbryter
For å få i gang retrospektivet og få alle i riktig stemning, bruker vi såkalte "icebreakers". En icebreaker er et enkelt spørsmål i begynnelsen av retrospektivet for å få alle teammedlemmene involvert og få dem til å fortelle en kort historie, f.eks. om sine siste dager på jobben. Det er viktig at dette trinnet ikke tar for lang tid. Vi pleier å stille et morsomt spørsmål og gi alle teammedlemmene 20 sekunder til å tenke over det, og deretter 30 sekunder til ett minutt til å snakke om det. En av mine personlige favoritter er "Which Tier – Icebreaker".
Som du kan se, er dette første trinnet med på å skape god stemning og engasjement blant teammedlemmene. Disse isbryterne trenger ikke nødvendigvis å inkludere morsomme dyrebilder, men kan også være et enkelt spørsmål som "Hvordan har dagen din vært så langt?".
Men hvis du har muligheten til å gjøre det morsommere, hvorfor ikke?
I Echometer-verktøyet kan du velge mellom ulike isbrytermaler, for eksempel "Which Tier – Icebreaker", eller du kan til og med starte retroen med en tilfeldig isbryter for å skape mer variasjon.
4. Gjennomgang av tiltak (tiltakspunkt)
Etter en kort innsjekking er neste trinn i de retrospektive sprintmøtene mine den såkalte "action item review". For å si det enkelt: Alle action items eller tiltak som ble besluttet i forrige sprint, diskuteres kort.
Hvis dette er ditt første retrospektiv med et team og du ennå ikke har formulert noen tiltak, kan du hoppe over dette trinnet. Jeg kommer tilbake til det senere når det er på tide å formulere nye tiltakspunkter.
Hvis du allerede har handlingselementer, må du nå krysse av for hvert enkelt handlingselement:
– Har vi gjennomført tiltaket som planlagt? ("Sjekk")
– Må vi bruke mer tid på dette? ("Re-Do")
– Skal vi forkaste handlingselementet på grunn av ny informasjon? ("Cancle")
I vårt verktøy ser det omtrent slik ut:
Når du har gjennomgått alle handlingselementene, går du videre til neste trinn i Sprint Retrospective Meeting Agenda. ....
5. Datainnsamling 2.0
Hvis du ikke allerede har gjort det før retrospektivet gjennom en spørreundersøkelse, kan teamet nå svare på alle spørsmålene i retrospektivmalen du har valgt.
Vanligvis svarer vi ikke bare på de retrospektive spørsmålene, men blander tilfeldig inn to såkalte "Health Check"-spørsmål for å måle stemningen i teamet om ulike temaer:
Dette gir deg muligheten til å måle teamets helse, ikke bare selektivt, men også over tid. I Echometer-verktøyet opprettes det automatisk en statistikk som måler hvor "sunt" teamet ditt er for øyeblikket sammenlignet med andre tidsperioder. På denne måten kan du oppdage tidlige varselsignaler og iverksette mottiltak før teamets prestasjoner faller.
Når du er ferdig med å samle inn informasjon, pleier jeg å gi hvert teammedlem muligheten til å presentere svarene sine kort. Dette er kun for å få et første lite inntrykk på kort tid, og ikke for å utdype svarene. Det skjer først i neste trinn ...
6. Design av innsikt og handling
På dette punktet i agendaen for sprintretrospektivmøtet ønsker vi å gå dypere inn i teammedlemmenes svar. For å gjøre dette på en strategisk måte gir vi først teammedlemmene mulighet til å stemme over hvilke punkter de ønsker å gå mer i dybden på i retrospektivet. Hos Echometer gjør vi dette ved å gi teammedlemmene stemmepoeng som de kan tildele svarene individuelt. Verktøyet vårt beregner automatisk hvor mange stemmepoeng vi tildeler hvert medlem for å gjøre møtet effektivt (i eksemplet er 2 stemmer per bruker markert med blått).
Etterpå snakker vi om svarene vi stemte på. Samtidig som vi snakker om de enkelte punktene, utvikler vi tiltak for å forbedre arbeidet i teamet. Dette er såkalte "action items" som vi ønsker å implementere i sprintsyklusen og gjennomgå igjen i neste retrospektiv. Som du kan se på bildet, kan du knytte tiltakspunktene direkte til møtepunktene i verktøyet vårt.
Nå som vi har opprettet nye handlingselementer for neste sprintsyklus, er det bare ett lite, men viktig skritt å ta....
7. Tilbakemeldinger i ettertid
Selv om retrospektivet er over, ønsker vi å benytte anledningen til å lære av det. Som retrospektivleder er det ikke bare din oppgave å gjennomføre retrospektivet, men også å sørge for at det blir bedre og tilpasset teamet ditt hver gang. For å gjøre dette ber vi i Echometer ganske enkelt om den såkalte ROTI-scoren. ROTI-score (return on time invested) er en subjektiv beregning der deltakerne kan vurdere retrospektivet på en skala fra 1 til 10. Her får du en rask tilbakemelding på hvor bra retrospektivet var, og du kan også sammenligne hvordan ROTI-scoren utvikler seg over tid for å se om den generelle stemningen går i riktig retning.
Mal for møteagenda for retrospektive sprintmøter
Konklusjon – Strukturen i et Sprint-retrospektiv
Jeg håper jeg klarte å gi deg en god oversikt over hvordan jeg planlegger og gjennomfører retrospektive møter på kortest mulig tid. Hvis du er interessert i å planlegge dine egne sprintretrospektiver på en profesjonell måte, kan du gjøre det gratis i vårt Echometer-verktøy.
Husk at verktøyene som presenteres her, bare er et utvalg av hele spekteret i Echometer-universet. Whiteboards, statistikk og helsesjekkradaren er bare noen få eksempler.
Så ikke nøl, bare klikk på knappen og prøv verktøyet vårt uten å registrere deg:
