For ledere: Interaktivt 1:1-møteskjema (gratis PDF)

På en topprestaurant er ikke kokken avhengig av tilfeldigheter. Hver rett er perfekt tilberedt, ingrediensene er koordinert og prosessene er optimalisert. Slik kan det også være med én-til-én-møter: Med en velstrukturert form sørger du for at hver samtale utfolder sin fulle verdi – og ikke fremstår som en hastig sammensatt rett. Ser du på deg selv som en toppleder? 

I så fall fortjener samtaler med medarbeiderne en dagbokpost for deg som leder – de er fulle av innsikt, utvikling og aha-opplevelser. Men uten dokumentasjon går detaljene tapt. Det samme gjelder her: Et gjennomtenkt 1:1-skjema hjelper deg med å gjenkjenne mønstre, synliggjøre fremgang og få reell merverdi ut av hver eneste samtale.

Enten det er i et personlig, digitalt eller virtuelt en-til-en-møte, gir en-til-en-møter rom for tilbakemeldinger og dermed personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg et godt og enkelt skjema som du kan bruke i dine ukentlige, 14-dagers eller månedlige en-til-en-møter for å få til gode samtaler.

Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.

Ifølge Harvard Business Review vurderer nesten halvparten av de direkte rapporterende medarbeiderne sine en-til-en-samtaler med lederen som suboptimale.

Og, er du en av dem? Det tror jeg ikke – for du er smart nok til å la deg inspirere av et 1-til-1-møte-skjema. Likevel vil jeg gi deg noen enkle tips her som vil gjøre 1-til-1-møtet med din ansatte bedre:

• Skift perspektiv av og til, og spør: “Hvis du skulle lede din egen 1:1, hva ville du gjort annerledes?”
• Innled av og til møter med et helt uventet spørsmål for å få den andre til å tenke (“Hvis jobben din var en film –, hvilken sjanger ville det være akkurat nå?”). Jeg har flere forslag til deg nedenfor.
• La det bevisst være små pauser i samtalen for å gi rom for ekte tanker i stedet for å haste gjennom møtet.
• Dokumenter ikke bare gjøremål, men også stemninger og utviklingstrekk, slik at du kan gjenkjenne emosjonelle trender over tid.
• Snakk om langsiktige problemer før de blir akutte, slik at det ikke oppstår store problemer i første omgang.
• På slutten av møtet bør du oppsummere med dine egne ord for å oppklare eventuelle misforståelser med en gang.
• Planlegg buffere før og etter møtet, slik at du ikke virker stresset og motparten har din fulle oppmerksomhet.

Hvis du tar hensyn til disse tipsene, vil følgende 1-til-1-skjema tjene deg enda bedre.

Det faktum at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du er en leder på jakt etter et skjema for én-til-én-møter.

Derfor finner du først et dokumentasjonsskjema her, som kan være et godt supplement til for eksempel en klassisk medarbeidersamtale hver fjortende dag.

Du kan forresten lagre skjemaet som en Doc under selve malen, men også som en PDF eller et Word-dokument. Bare klikk på “Pluss”-bryteren. Du kan også åpne det via knappen i Echometer-verktøyet, som gjør at skjemaet kan redigeres interaktivt av deg og din ansatte – og du vil til og med bli støttet av en KI-assistent.

Som du ser, er hovedformålet med en slik en-til-en-samtale å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.

Forresten, ikke la deg lure av skjemaet: I bunn og grunn bør målet ditt være at den indre motiverte medarbeideren selv bringer så mange temaer som mulig til torgs.

Nå går vi videre til plan B: Gode, individuelle spørsmål til en-til-en-samtalen.

Spørsmål som kan introduseres fleksibelt i samtalen, er ofte nyttige for en god dialog.

Hvis du kommer bort fra temaet eller skjemaet ikke går dypt nok, kan disse hjelpe deg med å styre samtalen inn på produktive spor. Her er noen eksempler.

Et av de viktigste målene med en-til-en-møter er, som nevnt, å zoome ut regelmessig. Derfor er det nyttig med spørsmål som setter det daglige arbeidet inn i en større sammenheng.

Jeg har også tatt med 17 spørsmål til deg som leder som kan berike den personlige dialogen.

Ok. Hvis det fortsatt ikke er nok for deg… La oss nå gå over til et interaktivt skjema som tar en enda mer kreativ tilnærming til en-til-en-samtalen.

Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster. 

Mange ledere legger av og til inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7), og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.

De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:

• Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
• Innta nye perspektiver
• Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid

Og du kan selvfølgelig også gjøre denne ideen til en del av skjemaet for en-til-en-møter. Jeg har satt sammen fem utsagn som fokuserer på å gjenspeile viktige forutsetninger for enhver vellykket medarbeider.

Du kan også laste ned dette skjemaet som et Doc, men enda bedre er følgende: I vår en-til-en møteprogramvare har vi et integrert verktøy som synliggjør resultatene over tid som en metrikk og gir deg tips med en KI-assistent - ta gjerne en titt uten å logge inn via knappen nedenfor.

Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider. 

En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her. 

Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan gjøre til en del av én-til-én-skjemaet ditt. Her er fire atferdsanker som det også er verdt å reflektere over med noen måneders mellomrom.

Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for. 

Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog) .

Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere skjemaer for en-til-en-møter som du før eller siden vil få bruk for. 

Jeg snakker for eksempel om skjemaer for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.

Vi har flere skjemaer for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)

Vel, som du ser, kan man starte med et enkelt møteformular – likevel er det mange andre ting som er viktige for en vellykket samtale eller for en vellykket medarbeiderutvikling.

Du må ikke glemme én ting: Det finnes utallige spørsmål man kan stille – men det viktigste er at du tilpasser samtalen individuelt til den enkelte medarbeideren. 

Vår AI-møteassistent for én-til-én-møter kan også hjelpe deg med dette. Hvis du vil vite mer om det, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter .