På en topprestaurant er ikke kokken avhengig av tilfeldigheter. Hver rett er perfekt tilberedt, ingrediensene er koordinert og prosessene er optimalisert. Slik kan det også være med én-til-én-møter: Med en velstrukturert form sørger du for at hver samtale utfolder sin fulle verdi – og ikke fremstår som en hastig sammensatt rett. Ser du på deg selv som en toppleder?
I så fall fortjener samtaler med medarbeiderne en dagbokpost for deg som leder – de er fulle av innsikt, utvikling og aha-opplevelser. Men uten dokumentasjon går detaljene tapt. Det samme gjelder her: Et gjennomtenkt 1:1-skjema hjelper deg med å gjenkjenne mønstre, synliggjøre fremgang og få reell merverdi ut av hver eneste samtale.
Enten det er i et personlig, digitalt eller virtuelt en-til-en-møte, gir en-til-en-møter rom for tilbakemeldinger og dermed personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg et godt og enkelt skjema som du kan bruke i dine ukentlige, 14-dagers eller månedlige en-til-en-møter for å få til gode samtaler.
Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.
Noen praktiske tips for å holde en-til-en-møter
Ifølge Harvard Business Review vurderer nesten halvparten av de direkte rapporterende medarbeiderne sine en-til-en-samtaler med lederen som suboptimale.
Så, er du en av dem? Jeg tror ikke det, –, for du er smart nok til å la deg inspirere av et 1-til-1-møte. Likevel vil jeg gjerne gi deg noen enkle tips som vil gjøre en-til-en-møtet med medarbeideren din bedre:
- Skift perspektiv av og til, og spør: "Hvis du skulle lede din egen 1:1, hva ville du gjort annerledes?"
- Innled av og til møter med et helt uventet spørsmål for å få den andre til å tenke ("Hvis jobben din var en film –, hvilken sjanger ville det være akkurat nå?"). Jeg har flere forslag til deg nedenfor.
- La det bevisst være små pauser i samtalen for å gi rom for ekte tanker i stedet for å haste gjennom møtet.
- Dokumenter ikke bare gjøremål, men også stemninger og utviklingstrekk, slik at du kan gjenkjenne emosjonelle trender over tid.
- Snakk om langsiktige problemer før de blir akutte, slik at det ikke oppstår store problemer i første omgang.
- På slutten av møtet bør du oppsummere med dine egne ord for å oppklare eventuelle misforståelser med en gang.
- Planlegg buffere før og etter møtet, slik at du ikke virker stresset og motparten har din fulle oppmerksomhet.
Hvis du tar hensyn til disse tipsene, vil følgende 1-til-1-skjema tjene deg enda bedre.
Et enkelt, interaktivt skjema for én-til-én-møter
Det faktum at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du er en leder på jakt etter et skjema for én-til-én-møter.
Derfor finner du først et dokumentasjonsskjema her, som kan være et godt supplement til for eksempel en klassisk medarbeidersamtale hver fjortende dag.
Du kan lagre skjemaet som et dokument under selve malen, men alternativt også som et PDF- eller Word-dokument. Bare klikk på "Pluss"-bryteren. Du kan også åpne det ved hjelp av knappen i Echometer-verktøyet, slik at du og medarbeideren din kan redigere skjemaet interaktivt –, og du får til og med støtte av en AI-assistent.
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan har du det i dag, hvordan har uken din vært så langt?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: Gjennomgang
- Hva har gått bra de siste to ukene?
- Hva var utfordringene?
👈 Lederskapstemaer: Prioriteringer og mål
- Hva er dine viktigste prioriteringer for de kommende ukene?
- Hvor trenger du min støtte?
🤚 Konklusjon
- Er det noe annet du ønsker å diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Som du ser, er hovedformålet med en slik en-til-en-samtale å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.
Forresten, ikke la deg lure av skjemaet: I bunn og grunn bør målet ditt være at den indre motiverte medarbeideren selv bringer så mange temaer som mulig til torgs.
Nå går vi videre til plan B: Gode, individuelle spørsmål til en-til-en-samtalen.
Gode, individuelle spørsmål som utfyller skjemaet for 1-til-1-møter
Spørsmål som kan introduseres fleksibelt i samtalen, er ofte nyttige for en god dialog.
Hvis du kommer bort fra temaet eller skjemaet ikke går tilstrekkelig i dybden, kan disse hjelpe deg med å styre samtalen i en produktiv retning. Her er noen eksempler.
✅ Generelle spørsmål om én-til-én-møter
- Hvordan har du det (egentlig) akkurat nå?
- På en skala fra én (veldig dårlig) til ti (veldig bra), hvordan føler du deg akkurat nå?
- Hvor fokusert er du for øyeblikket på en skala fra 1 til 10? Og hvorfor er du det?
- Hva tenker du på akkurat nå?
- Hva er det som holder deg tilbake på jobben for øyeblikket?
- Hva går bra for deg akkurat nå?
- Hva er det som ikke går så bra for øyeblikket?
🧑🎨 Kreative spørsmål i en-til-en-møter
- Hvis du skulle karakterisere humøret ditt som en værmelding med hensyn til prosjektet, jobben din generelt og arbeidsoppgavene dine, hvordan ville den sett ut?
- Hvor ofte føler du deg overveldet eller stresset på jobben? I hvilke situasjoner?
- Hvordan ser en god pause ut for deg (frisk luft, skjermer ...)?
- Hva er det du gjør akkurat nå som faktisk ikke fører deg noen vei?
- Du får en tryllestav og har ett ønske i forhold til jobb: Hva ville du ønske deg (bortsett fra høyere lønn)?
- Hva trenger du for å bli bedre?
- Hva var din største utfordring i går (eller forrige uke osv.)?
Et av de viktigste målene med en-til-en-møter er, som nevnt, å zoome ut regelmessig. Derfor er det nyttig med spørsmål som setter det daglige arbeidet inn i en større sammenheng.
Jeg har også tatt med 17 spørsmål til deg som leder som kan berike den personlige dialogen.
🧘♀️ En-til-en-spørsmål med fokus på det positive
- Hvis du kunne legge til ett ansvarsområde eller én beslutningsmyndighet i rollen din, hva skulle det være?
- Hvilken ferdighet ville ha størst innvirkning på dine personlige prestasjoner hvis du mestret den?
- Hva har du lært av nye ting i det siste (privat eller profesjonelt)?
- Når hjalp du sist et annet teammedlem med å utvikle seg?
- Hva er de tre beste tingene du ønsker for deg selv profesjonelt de neste 1-2 årene?
- Når opplevde du sist en tilstand av flyt på jobben? Hvor lett er det for deg å komme inn i flyt?
- Hva vil du kalle den uformelle rollen du har i teamet, og hvorfor? (f.eks. "Head of Happiness")
- Hva inspirerer deg for øyeblikket? Hva gir deg energi for tiden?
🦋 En-til-en-spørsmål om forbedringer
- Hvis du var administrerende direktør i denne organisasjonen, hva ville du gjort annerledes?
- Hva er det som tapper deg for energi?
- Hva savner du i jobben din for øyeblikket?
- Hvis du kunne endre én ting ved jobben din, hva ville det vært?
- Når opplevde du at det var vanskelig å skifte kontekst mellom oppgavene?
- Når bidro du sist til en prosessforbedring i teamet vårt?
- Hvis du kunne delegere ett av dine ansvarsområder til noen andre, hva skulle det være?
- Hvilke ting bremser deg eller blokkerer regelmessig arbeidet ditt?
- Hvilket spørsmål ville du stilt deg selv hvis du var treneren din?
Da så. Hvis det fortsatt ikke er nok for deg... La oss nå gå videre til en interaktiv form som tar en enda mer kreativ tilnærming til en-til-en-dialog.
2 interaktive skjemaer for én-til-én-møter (Doc)
Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster.
Mange ledere legger av og til inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7), og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.
De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:
- Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
- Innta nye perspektiver
- Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid
Og du kan selvfølgelig også gjøre denne ideen til en del av skjemaet for en-til-en-møter. Jeg har satt sammen fem utsagn som fokuserer på å gjenspeile viktige forutsetninger for enhver vellykket medarbeider.
Du kan også laste ned dette skjemaet som et dokument, men enda bedre er følgende: I vår programvare for én-til-én-møter har vi et integrert verktøy som visualiserer resultatene over tid som en metrikk og gir deg tips med en AI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn ved å bruke knappen nedenfor.
⁉️ Humørsjekk (enighet fra 1-7): Personlig utvikling
- "Arbeidsoppgavene mine går som regel veldig raskt fremover, selv om det er nødvendig med tilbakemeldinger utenfra."
- "Hvis jeg observerer suboptimal atferd, vet jeg hvordan jeg kan gjøre kollegene mine oppmerksom på det på en konstruktiv måte."
- "Jeg mottar konstruktive Tilbakemelding både for arbeidet mitt og for min personlige utvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevei foran meg i selskapet." #GVekst
- "De siste ukene har jeg ofte kunnet bruke min Styrker på jobb."
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider.
En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her.
Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan gjøre til en del av én-til-én-skjemaet ditt. Her er fire atferdsanker som det også er verdt å reflektere over med noen måneders mellomrom.
⁉️ Stemningssjekk (enighet fra 1-7): Ledelseskvalitet
- "Jeg er veldig fornøyd med laglederen min." #Jobbtilfredshet
- "Teamlederen min zoomer jevnlig ut for å se de høyere nivåene Lagets målforklare strategien og visjonen."
- "Teamlederen min stiller spørsmål på en konstruktiv måte." #ilbakemelding #Lederskap
- "Teamlederen min går foran som et godt eksempel på hva han forventer av oss som team." #Lederskap
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for.
Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog).
15 ekstra skjemaer for én-til-én-møter (som Doc, PDF osv.)
Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere skjemaer for en-til-en-møter som du før eller siden vil få bruk for.
Jeg snakker for eksempel om skjemaer for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.
Vi har flere skjemaer for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)
Konklusjon: Et enkelt skjema for én-til-én-samtaler
Som du ser, selv om du kan starte med et enkelt møteskjema –, er det mange andre ting som er viktige for et vellykket møte eller for en vellykket medarbeiderutvikling.
Du må ikke glemme en visdom: Det finnes utallige spørsmål du kan stille –, men det viktigste er at du skreddersyr intervjuet til din medarbeider.
Vår AI-møteassistent for én-til-én-møter kan også hjelpe deg med dette. Hvis du vil vite mer om det, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter.
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
