Hopp over nivå 1:1-møter: En agenda, 35 spørsmål og tips

Jo flere ledd en melding går gjennom, jo mer forvrengt blir den – som stille post. En-til-en-møter mellom ledere og medarbeidere to eller flere nivåer under deg bryter dette mønsteret og gir deg mulighet til å få ufiltrert førstehånds tilbakemelding.

For strategien din høres ofte bra ut på papiret –, men hvordan blir den egentlig implementert i hverdagen? Med møter på skip-level kan du bygge bro mellom glansede presentasjoner og den faktiske virkeligheten. Blir planene dine implementert i teamets hverdag? Hvordan går det egentlig med medarbeiderne?

Min erfaring er at kvantitative medarbeiderundersøkelser aldri er like effektive som kvalitative medarbeidersamtaler med en god mal og gode spørsmål. Den avgjørende forskjellen er at følelser på nært hold har mye større innvirkning på deg enn å lese noen få tall om medarbeidertilfredshet.

Enten det er i et personlig møte, fjernmøte, digitalt eller virtuelt én-til-én-møte, gir én-til-én-møter på toppnivå rom for viktige tilbakemeldinger og en type kommunikasjon som er helt avgjørende i dagens arbeidsliv. I denne artikkelen gir jeg deg de viktigste tipsene, gode spørsmål og en mal for en agenda som du kan bruke i én-til-én-møter på overhoppingsnivå for å få til gode samtaler.

Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.

En-til-en-møter på skip-nivå er direkte diskusjoner mellom en leder og medarbeiderne som jobber ett eller flere ledernivåer under dem –, det vil si uten den direkte linjelederen som mellomledd. Hensikten er å få ufiltrerte tilbakemeldinger fra teamene, styrke bedriftskulturen og få åpenhet om utfordringer og suksesser.

Hopp over nivå én-til-én-møter - spørsmål og agenda | leder og medarbeider

Før du organiserer møter, bør du tenke på: Hvorfor gjør jeg dette? Ønsker du å finne ut hvor godt visse prosesser fungerer? Forstå bedriftskulturen? Gi medarbeiderne en stemme? Målet ditt avgjør hvilke spørsmål du stiller, hvem du snakker med, og hvilke temaer som er relevante.

2. Velg dialogpartnerne dine spesifikt 🎯

I stedet for bare å ha tilfeldige samtaler, bør du spørre deg selv: Hvem kan gi meg verdifull innsikt? Det kan være erfarne medarbeidere, nye teammedlemmer eller nøkkelpersoner i prosjekter. Målet er å få et så bredt og ærlig perspektiv på selskapet som mulig.

3. Ta usikkerheten: Send agendaen på forhånd 🤝

Mange ansatte blir først usikre når en leder fra et høyere nivå plutselig setter opp et møte. Kommuniser tydelig hvorfor du holder møtet – for eksempel for å samle tilbakemeldinger, for å forstå teamkulturen bedre eller for å optimalisere prosesser. Ideelt sett sender du den grove agendaen til den ansatte på forhånd – mer om det nedenfor. Gjør det klart at det ikke er en prestasjonssjekk, men en åpen samtale.

4. Begynn med å sette pris på 🌟.

Vis genuin interesse for den ansatte. Hvis du informerer deg selv på forhånd, kan du for eksempel nevne en medarbeiders suksess eller bidrag. En liten anerkjennelse har stor betydning i kraft av din posisjon og kan øke motivasjonen enormt.

5. Lytt mer enn du snakker 👂.

Et møte på skip-level er ikke en forelesning, men et lyttemøte. La medarbeideren snakke ferdig, ta pauser og still spørsmål. Målet ditt er å få reell innsikt – ikke å presentere ditt eget synspunkt.

6. Ikke ta kritikk personlig –, men på alvor ⚖️

Noen ganger vil du få tilbakemeldinger som er ubehagelige. Motstå fristelsen til å rettferdiggjøre deg selv. I stedet bør du spørre: Spør og forstå. Et enkelt “Takk for at du er åpen om det. Fortell meg mer om det.” viser at du ser på kritikk som verdifulle innspill.

7. Ta notater – og følg 📝

Hvis du lover noe (f.eks. å ta opp et problem eller følge opp noe), så hold det du lover. Skriv ned viktige punkter og send en kort oppfølgingsmelding etter samtalen hvis det er nødvendig. Dette viser at du ikke bare lytter, men også handler.

8. Vær regelmessig til stede –, men ikke overdriv ⏳.

Det er verdifullt å ha møter på overordnet nivå, men de bør ikke sende et signal om detaljstyring. Planlegg dem med fornuftige intervaller, f.eks. hvert kvartal med ulike medarbeidere, slik at du holder deg tett på det som skjer, men ikke gir inntrykk av at du blander deg for mye.

9. Skap psykologisk trygghet 🛡️

Medarbeiderne snakker bare åpent hvis de føler seg trygge. Gjør det klart at ærlige svar ikke får noen negative konsekvenser. Hvis det dukker opp temaer som angår den nærmeste overordnede, bør du være ekstra sensitiv og diskret.

Nå har du fått noen tips til en-til-en-møtet som leder eller overordnet. La oss gå videre til tips for medarbeideren(e).

De følgende tipsene er selvfølgelig bare retningslinjer som du bør tilpasse til ditt aktuelle møte. Etter tipsene kommer vi til slutt til malen for møteagendaen.

1. Innse: Dette er en mulighet, ikke et avhør!

Mange medarbeidere er nervøse når en leder fra et høyere nivå ber om et møte. Men møtet er ikke en prestasjonsevaluering. Lederen ønsker å høre ditt perspektiv, ikke å sette deg på prøve.

2. Forbered 2–3-emner som er viktige for deg

Tenk over det på forhånd: Hva er det som plager deg i det daglige arbeidet? Hva går spesielt bra? Hvilke ideer har du? På den måten er du forberedt hvis lederen ber om din mening.

3. Vær ærlig –, men taktisk smart

Ja, dette er en mulighet for åpen tilbakemelding. Men: I stedet for bare å nevne problemer, prøv å komme med konstruktive forslag. Formuler kritikken på en løsningsorientert måte, f.eks:

• ❌ “Prosessene våre er kaotiske.”
• ✅ “Jeg tror vi kan jobbe mer effektivt med tydeligere ansvarsområder.”

4. Still spørsmål selv – som gir et godt inntrykk

Møter på skip-nivå er ikke en enveiskjørt gate! Gode spørsmål viser interesse og hjelper deg med å finne ut mer om selskapets strategi. Eksempler på dette:

• “Hva er de største utfordringene for tiden, sett fra ditt perspektiv?”
• “Hva er selskapets prioriteringer for de kommende månedene?”
• “Er det noe vi bør være mer oppmerksomme på som team?“

5. Hvis du ønsker å ta opp et følsomt tema, bør du tenke nøye gjennom ordvalget

Noen ganger ønsker du å snakke om noe kritisk – om for eksempel din nærmeste overordnede. Hvis du er usikker, spør: “Hvor konfidensiell er denne samtalen?” Og: Hold deg til fakta, ikke personlige vurderinger.

6. Hvis du er usikker, spør etter kontekst

Hvis du ikke vet nøyaktig hvorfor møtet finner sted, kan du spørre på en vennlig måte:

• “Er det noe spesielt jeg bør forberede meg på?”
• “Er det noen temaer som interesserer deg spesielt?”

Dette viser interesse og gir deg mer klarhet.

7. levere når du har lovet noe

Hvis du får en idé under intervjuet eller lederen ber om informasjon, kan du sende en kort oppfølgingsmelding i etterkant. Dette viser profesjonalitet og engasjement.

8. Ta det rolig – du ble ikke invitert ved en tilfeldighet!

Husk: Lederen har bevisst planlagt dette møtet for å høre din mening. Du har et verdifullt perspektiv, så benytt deg av muligheten! 😊

Det faktum at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du også er på utkikk etter en mal for agenda for én-til-én-møter på høyere nivå.

Derfor finner du her en mal som kan være et godt supplement til for eksempel en klassisk månedlig eller kvartalsvis medarbeidersamtaler.

Som du ser, er hovedformålet med en slik én-til-én-samtale på overhoppingsnivå som veileder å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.

Forresten, ikke la deg lure av agendaen: I utgangspunktet bør målet ditt være at den indre motiverte medarbeideren skal ta opp så mange temaer som mulig. Nettopp derfor er tipset ovenfor så viktig: Kommuniser på forhånd hva målet ditt er med en-til-en-møtet.

Etter å ha fulgt malen for agendaen, går vi nå videre til noen spørsmål til en-til-en-intervjuet på toppnivå som leder.

Som du kan se nedenfor, har jeg delt de ulike forslagene til spørsmål inn i ulike kategorier. Det er her tipset mitt ovenfor kommer inn i bildet igjen: Fokuser på de områdene og temaene som er relevante for deg.

Det er selvfølgelig også interessant å høre om medarbeiderens nåværende prosjekt. Men hvis den primære grunnen til at du har en-til-en-samtaler på toppnivå, for eksempel for å få en bedre forståelse av ledelseskulturen, bør du sannsynligvis stille spørsmål om medarbeiderens nærmeste leder.

La oss komme i gang med listen over 35 spørsmål til arbeidsledere og sjefer.

I tillegg til disse «Skip Level Meeting»-spørsmålene finnes det selvsagt andre temaer du kan reflektere over i medarbeidersamtalen din – og også andre metoder.

Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster. 

Mange ledere legger av og til inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7), og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.

De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:

• Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
• Innta nye perspektiver
• Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid

Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen i en-til-en-møter på toppnivå. Her har jeg satt sammen fem utsagn som fokuserer på å reflektere over viktige forutsetninger for enhver medarbeider som lykkes.

I vår en-til-en-møteprogramvare Echometer har vi forresten et integrert verktøy som gjør resultatene fra slike undersøkelser synlige som en metrikk over tid og gir deg tips med en KI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn via knappen nedenfor.

Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider. 

En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ovenfor finner du noen spørsmål som kan hjelpe deg å reflektere over medarbeiderens nærmeste leder.

Det finnes selvfølgelig også spesifikke helseerklæringer for dette temaområdet som du kan ta med deg inn i en-til-en-møtet. Her er fire spørsmål eller atferdsanker som du kan reflektere over i en én-til-én-samtale på overhoppingsnivå.

Som du ser, har jeg forresten også lagret disse agendamalene som PDF, Microsoft Word-dokument, Google Docs, Sheets og Excel – du kan gjerne laste dem ned, redigere dem og skrive dem ut ved hjelp av bryteren under agendamalen.

Så, nå bør du som veileder eller teamleder ha et godt grunnlag for Skip Level én-til-én-samtalen med din Direct Report eller egentlig “Indirect Report”.

Og kan du nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene? Veldig bra, det gjør meg glad. 

Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog) .

Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere maler for agendaer for én-til-én-møter som du vil få bruk for før eller senere. 

Jeg snakker for eksempel om maler for agendaen til lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.

Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)

Ditt Skip Level én-til-én-møte bør alltid ha et enkelt minimumsmål: Å etterlate et positivt inntrykk hos medarbeideren, utøve verdsettelse og motivere. Din innflytelse som Senior Manager på eventuelle Junior-medarbeidere er enorm – så bruk den og spre god energi.

De mange spørsmålene og malen for agendaen bør hjelpe deg med dette.

Vår AI-møteassistent for en-til-en-møter kan også hjelpe deg med dette. Hvis du vil vite mer, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter .

Spørsmål og svar om en-til-en-møter på skipnivå

Du vet nok allerede det viktigste om Skip Level én-til-én-møter. Men siden noen – delvis merkelige – spørsmål om emnet sirkulerer på internett, vil jeg her ta for meg disse i form av en kort FAQ.

1. Hva er et hoppnivå en-til-en?

En én-til-én-samtale på overliggende nivå er en samtale mellom en medarbeider og en leder som befinner seg to eller flere hierarkiske nivåer over medarbeideren, det vil si uten at den direkte linjelederen er til stede. Målet er å få direkte innsikt i medarbeiderens arbeidsmetoder, utfordringer og tilbakemeldinger.

Eksempel: Et teammedlem snakker med en administrerende direktør eller en toppleder uten at den direkte overordnede er til stede.

2. Er møter på skip level dårlige?

Nei, møter på lavere nivå er ikke grunnleggende dårlige, men snarere gode. De gir mulighet til å samle informasjon direkte fra “grasrota” og fremmer åpen kommunikasjon mellom ulike hierarkiske nivåer. For å skape tillit er det viktig at disse møtene er godt strukturerte og gjennomføres med respekt.

3. Hva er et intervju på skipnivå?

Et “skip level”-intervju er rett og slett et annet ord for et “skip level”-møte. Det refererer til det samme formatet der en leder, som er over en ansatts direkte overordnede, gjennomfører et intervju med den ansatte.

4. Hvor ofte bør du ha én-til-én-møter på skipnivå?

Hvor ofte det bør avholdes møter på toppnivå, avhenger av bedriften og kulturen. Generelt sett er det fornuftig å avholde disse møtene minst hver tredje til sjette måned for å sikre regelmessig kommunikasjon. I organisasjoner i rask utvikling kan det også være hyppigere.

Eksempel: Et møte hver fjerde måned for å få oppdateringer og innhente tilbakemeldinger. Dette kan bety at du har et 1-til-1-møte med en ny medarbeider hver uke, og at du har snakket med 16 medarbeidere i løpet av 16 uker.

5. Er skip level-møter effektive?

Ja, møter på toppnivå kan være svært effektive hvis du gjennomfører dem på riktig måte. De gir lederen direkte innsikt i medarbeidernes behov og utfordringer, og muliggjør åpen og ærlig kommunikasjon. De er spesielt verdifulle når det gjelder å øke medarbeidernes engasjement og motivasjon.

6. Er skip level-møter bra?

Ja, Skip Level-møter er en god mulighet til å skape transparens og fremme en sunn bedriftskultur. De kan bidra til å bryte ned barrierer mellom ulike hierarkinivåer og bygge en sterkere forbindelse mellom medarbeiderne og bedriftsledelsen – altså en klar anbefaling.

7. Hva bør jeg som ansatt si i et møte på skip level?

I et møte på overliggende nivå bør du snakke åpent om dine erfaringer, utfordringer og ideer. Det er en mulighet til å gi ærlige tilbakemeldinger, komme med forslag til forbedringer og stille spørsmål som opptar deg. Unngå å bare nevne problemer, men prøv også å foreslå løsninger.

Eksempel: «Jeg synes det er vanskelig å forstå prioriteringene til avdelingen vår tydelig. Jeg kunne tenke meg et kvartalsvis «Ask the CEO»-møte som i selskapet Facebook – hva mener du?»

8. Bør jeg som ansatt være ærlig i et møte på høyt nivå?

Ja, du bør selvfølgelig være ærlig i møtet på skip level. Det er en mulighet til å uttrykke dine sanne tanker og bekymringer. Ærlige tilbakemeldinger kan bidra til å identifisere problemer tidlig og finne løsninger. Sørg imidlertid for å være respektfull og konstruktiv for å opprettholde tilliten.

Eksempel: “Jeg føler meg ofte overbelastet fordi vi stadig får inn nye prosjekter uten at de gamle er ferdigstilt. Kanskje vi kunne forbedre ressursplanleggingen vår.”