Erfarne Scrum Masters og Agile-coacher vet ofte intuitivt hvordan de skal legge til rette for gode retrospektiver. Mange uerfarne fasilitatorer, som kanskje til og med forbereder, gjennomfører og fasiliterer et retrospektiv i rollen som teammedlem eller teamleder, stiller seg selv spørsmålet: Hvordan kan jeg sikre at retrospektivet vårt blir en suksess? Hva må jeg ta hensyn til under modereringen?

Jeg går ut fra at du er kjent med de grunnleggende Prosessen og fasene i et retrospektiv du allerede er kjent med. Hvis ikke, kan du ta en titt på Grunnleggende retrospektiv nok en gang på forhånd. I tillegg de 10 enkle grunnreglene for et agilt retrospektiv være nyttig som en oppfriskning.

Her er vår trinnvise veiledning for å gjennomføre gode retrospektiver – for nybegynnere, men også viderekomne:

Steg 1: Skape forutsetninger for en god retro

For å sikre at sjansene for gode retrospektiver ikke ødelegges på forhånd, bør du sørge for følgende:

Alle teammedlemmene er invitert og kan delta. Det er OK om én person mangler, men hvis flere teammedlemmer mangler, blir det problematisk. Da bør du om nødvendig utsette møtet.
Alle teammedlemmer vet hva en retrospektiv er. Hvis ikke, send vår forklaring “ Hva er en retrospektiv og sørg for at alle spørsmål fra teamet om formatet er avklart på forhånd.

Velg et verktøy for å gjennomføre retrospektivet. Vi kan selvfølgelig varmt anbefale Echometer som retroverktøy anbefale. Du kan imidlertid finne en bredere oversikt i vår artikkel “ 14 retroverktøy til sammenligning .

Trinn 2: Velg riktig innsjekking for retroen

Innsjekkingen eller isbryteren skaper den nødvendige atmosfæren og rammen for retroen. Hvert teammedlem svarer på et kort spørsmål for å varme opp stemningen.

Sørg for at alle teammedlemmene ankommer Retro og kan delta aktivt ved innsjekkingen.

Avhengig av situasjonen kan du velge en kort eller lengre, seriøs eller mer leken innsjekking. Det viktigste er at du ikke hopper over innsjekkingen.

Hvis teamet ditt ikke deltar aktivt i innsjekkingen, kan du ha valgt feil innsjekkingsformat.

Her er noen eksempler til inspirasjon Innsjekkingsformater for retrospektiver oppsummert.

Trinn 3: Skap rom for deling av tilbakemeldinger

For at alle teammedlemmer skal ha nok ro til å formulere tilbakemeldingene sine, bør du sørge for at tilbakemeldinger ikke deles direkte høyt. I stedet bør du gi alle muligheten til å formulere tilbakemeldingene sine.

Med “plass” menes her både tid til å formulere tilbakemeldinger og senere til å dele dem: Hvert teammedlem bør ha et tilsvarende stort Timebox (dvs. et på forhånd avtalt tidsrom) vil være tilgjengelig for å gi tilbakemelding til gruppen.

For at dette skal fungere, må du som fasilitator selvsagt forhindre at teamet går rett inn i analysen eller identifiseringen av tiltak under den første presentasjonen av tilbakemeldingen. Dette skjer senere i Fremgangsmåte for den retrospektive .

Når du gir tilbakemelding, bør du derfor kun tillate forståelsesspørsmål inntil videre og avbryte diskusjonen tidlig og bestemt med beskjed om at det blir nok tid til dette senere.

Spesielt kan en direkte kritikk av tilbakemeldingene fra runden påvirke atmosfæren og den psykologisk sikkerhet skade på lang sikt. Igjen er det ditt ansvar som tilrettelegger å øke bevisstheten om dette i teamet.

"Mange teammedlemmer tør ikke å si ifra!"

Løs denne utfordringen

"Vi oppdager for mange uventede problemer og bugs på et sent tidspunkt!"

Løs denne utfordringen

"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"

Løs denne utfordringen

Trinn 4: Nok tid til handling på slutten av retroen

Det er krevende å formulere gode tiltak. Dette er selvsagt spesielt vanskelig når det er kort tid igjen etter en retrospektiv evaluering. Derfor bør du Tidsavgrensning i retrospektivet ha god oversikt og planlegg nok tid til å definere tiltak.

Lurer du på hvordan du genererer gode tiltak i retrospektiver generelt? Så ta en titt her: Mer Tips for bedre gjennomføring av retrospektiver .

Trinn 5: Sjekke tilfredshet med Retro og måle ROTI

Ingenting er mer utilfredsstillende enn å ikke vite etter et retrospektiv hvordan deltakerne oppfattet retrospektivet. Det trenger ikke å være slik.

Spør jevnlig om hvor fornøyd teamet ditt er når du sjekker ut etter en retrospektiv.

I Echometer som et gratis verktøy for retrospektivt arbeid finner denne forespørselen automatisk sted til slutt via “Return On Time Invest” (ROTI). Med ROTI kan teammedlemmer vurdere på en skala fra 0–10 hvor godt tiden har vært investert fra deres perspektiv.

Alt du trenger å gjøre, er å spørre publikum: Hva likte du med denne retroen, og hva bør vi gjøre annerledes?

Ved å stille dette spørsmålet ved utsjekking viser du teamet at de kan være med på å forme retrospektivene og at deres mening er viktig. Det er vinn-vinn!

Trinn 6: Varier retroformatet

Senest etter det tredje retrospektivet med samme format vil teamet ta kontakt: Retrospektivene begynner å bli ensidige.

Men det er ikke noe problem, for det finnes løsninger. Det anslås at mer enn 20 millioner programvareutviklere over hele verden bruker retrospektive møter, og det finnes et tilsvarende stort antall retrospektive formater. Det er derfor ikke noe problem å få variasjon inn i retrospektivene. Ta gjerne en titt her: 32 Retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle .

I den lenkede artikkelen finner du klassikere som Sailboat Retrospective, Keep Stop Start eller Mad Sad Glad. Men vi har også noen såkalte Health Check-retrospektiver.

Her ser du for eksempel vår helsesjekk-retrospektiv om teamånd. Ta gjerne en titt – kanskje du til og med vil prøve den med teamet ditt:

Team-moral helsesjekk 😇: Slik foregår retroen

Tilfeldig Icebreaker (2–5 minutter)

Echometer gir deg en generator for tilfeldige innsjekkingsspørsmål.
Gjennomgang av åpne tiltak (2–5 minutter)

Før man begynner med nye temaer, bør man snakke om hva som har skjedd med tiltakene fra tidligere retrospektiver for å kontrollere effektiviteten. Echometer lister automatisk opp alle åpne action items fra tidligere retroer.
Health Check

Alle teammedlemmer kan svare anonymt på helsesjekkene på en skala. Gå deretter gjennom resultatene av helsesjekkene sammen og noter eventuelt ytterligere kommentarer. Hvis du bruker de samme helsesjekkene i flere retrospektiver, kan du også spore trender over tid i Echometer.
- Anerkjennelse: Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.
- Lagånd: Det er et tillitsfullt samarbeidsklima i teamet vårt.
- Åpenhet: I teamet mitt vet alle hvem som jobber med hva.
- Avkobling og pauser: Jeg har nok plass til pauser der jeg kan hente ny energi.
- Møtekultur: Møtene våre er godt strukturerte, men gir likevel rom for kreativitet og nye ideer.
- Støtte: I mitt team deler hvert teammedlem av sin individuelle kunnskap og erfaring.
Diskuter retro-temaer

Bruk de følgende åpne spørsmålene for å samle de viktigste innsiktene deres. Først skjuler alle seg for seg selv. Echometer lar deg avdekke hver kolonne i retro-tavlen individuelt for deretter å presentere og gruppere tilbakemeldingene.
Catch-all-spørsmål (anbefales)

Slik at også andre temaer har en plass:
- Hva annet vil du snakke om i retroen?
Prioritering / Stemmegivning (5 minutter)

På retro-tavlen i Echometer kan dere enkelt prioritere tilbakemeldingene med stemmegivning. Stemmegivningen er selvfølgelig anonym.
Definere tiltak (10–20 minutter)

Via pluss-symbolet på en tilbakemelding kan man opprette et lenket tiltak. Er du ikke sikker på hvilket tiltak som er det riktige? Åpne da i stedet et whiteboard om temaet via pluss-symbolet for å idémyldre om grunnårsaker og mulige tiltak.
Checkout / Avslutning (5 minutter)

Echometer lar dere samle inn anonyme tilbakemeldinger fra teamet om hvor nyttig retroen var. Dette resulterer i ROTI-score («Return On Time Invested»), som dere kan spore over tid.

Team-moral helsesjekk 😇

Helsesjekkspørsmål (skala)

Anerkjennelse: Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.