Digitale ukerapporter har utvilsomt sin berettigelse i mange organisasjoner, men spesielt i team som utfører kunnskapsarbeid og opererer i komplekse miljøer i henhold til Cynefin-rammeverket, er det noen grunnleggende svakheter som det bør stilles spørsmålstegn ved.

1. Personlig kontakt er avgjørende

I komplekse og dynamiske arbeidsmiljøer er direkte dialog mellom teammedlemmer og overordnede avgjørende. Personlige en-til-en-møter eller produktive teammøter der man jobber med løsninger sammen, er ikke bare mer effektive, men også mer virkningsfulle:

• Mer respektfull overfor de ansatte: Dialogen skaper rom for individuelle bekymringer og gjør det mulig å ta opp problemer eller ideer direkte.
• Relasjonsbygging: Regelmessig personlig interaksjon styrker tilliten og lojaliteten innad i teamet og mellom medarbeidere og ledere. En god relasjon er ofte avgjørende for å lykkes i komplekse situasjoner.

Ukentlige digitale rapporter er derimot ingen erstatning for denne direkte kontakten, og har ofte en mekanisk eller ensidig effekt.

2. Sentralisering av informasjon

Den største kritikken mot ukerapporter er den sentraliserte behandlingen av informasjon:

• Vanligvis havner all informasjon hos én enkelt person, som regel linjelederen.
• Men denne personen er ofte ikke i stand til å løse alle problemer eller behandle all relevant informasjon.
• Det er fortsatt uklart om de ansatte faktisk får den støtten de trenger, ettersom det ikke er noen diskusjon.

En rapport alene kan ikke erstatte den kollektive intelligensen og kreativiteten til et team, som er så viktig for å løse komplekse utfordringer.

3. Alternativ: møter ansikt til ansikt og teamdiskusjoner

En bedre tilnærming er å holde regelmessige personlige møter med de direkte rapporterende (virtuelt eller på avstand om nødvendig) og også etablere produktive teammøter, for eksempel agile retrospektiver.

• Individuelle utfordringer eller bekymringer kan tas opp direkte i personlige møter, og løsninger kan utvikles i fellesskap.
• Teammøter fremmer utveksling og læring av hverandre, noe som utnytter kompetansen til hele teamet.
• Spesielt i komplekse miljøer bidrar slike møter til å styrke felles problemløsning og fordele ansvaret i stedet for å fokusere det på én person.

Ukentlige rapporter kan derfor være nyttige i noen situasjoner, men de kan ikke erstatte den personlige kontakten og det interaktive samarbeidet fra personlige møter med deg som sjef.

Har du ikke tid til 1-til-1-møter? 

Tror du at du ikke har tid til regelmessige én-til-én-møter, eller kan du ikke forestille deg å lede dem på en vellykket og produktiv måte på regelmessig basis? Ja, det er relativt enkelt: med vår Echometer-programvare for én-til-én-møter. 

I programvaren vår kan medarbeideren din ta opp notater til fellesmøtet på avstand og asynkront, uten deg. I fellesmøtet kan dere deretter snakke produktivt om punktene, og de ledsages av spørsmålsmaler. Stemningen og medarbeidernes utvikling kan også måles over tid. Ta en titt ved å prøve ut følgende mal eller format: