Alle vellykkede team trenger regelmessige pitstop –, ikke for å skifte dekk, men for tilbakemeldinger, personlig utvikling og måljusteringer. Én-til-én-møter mellom ledere og medarbeidere er nettopp det: de korte, men svært relevante stoppene som sikrer at ingen blir hengende etter.
I beste fall handler det selvsagt om mer enn bare å "holde seg på sporet": Gode én-til-én-møter kan gi teamet et løft.
Og det bringer oss til temaet: En mal for kvartalsvise én-til-én-møter mellom ledere og medarbeidere.
Det kan for øvrig spille en stor rolle om de finner sted nøyaktig hvert kvartal eller har en annen frekvens – vi kommer til dette om et øyeblikk.
Enten det er i et digitalt eller virtuelt én-til-én-møte, gir én-til-én-møter rom for tilbakemeldinger og dermed for personlig utvikling, noe som er essensielt i dagens arbeidsliv.
Først og fremst: Hvis du fortsatt er usikker på hvordan gode én-til-én-møter ser ut, kan du ta en titt på guiden vår: Guiden med 6 tips for vellykkede en-til-en-samtaler.
Er det nok med én-til-én-møter hvert kvartal?
Godt spørsmål... Hyppigheten av én-til-én-møter avhenger av teamets størrelse og individuelle behov. Hvis du for eksempel har et team med ti direkte rapporterende medarbeidere, er et månedlig en-til-en-møte en god frekvens. Mindre team eller mer intensive prosjekter kan også kreve møter hver uke eller hver fjortende dag.
Samtidig har jeg også snakket med ledere som har 20 til 30, og noen ganger enda flere, direkte underordnede. I slike tilfeller er det ganske vanlig å bare snakke med medarbeiderne personlig én gang i kvartalet.
Det avhenger selvsagt også av hvor godt du allerede kjenner teamet ditt. I en innkjøringsfase kan ukentlige en-til-en-møter være passende.
I Agile- eller Scrum-team, der regelmessig kommunikasjon uansett spiller en sentral rolle, bør møtene tilpasses den eksisterende utvekslingen. Det er ikke sikkert at det er behov for refleksjon på individnivå hvis dere diskuterer hvordan visse feil oppstod under retrospektivet.
Regelmessige, for eksempel kvartalsvise, en-til-en-møter er bare nødvendig for den individuelle utviklingen av medarbeiderne. Dette kan selvfølgelig også være nyttig digitalt eller virtuelt hvis teamet jobber eksternt.
Bildet nedenfor understreker for øvrig et viktig poeng: hyppigere refleksjon over status quo har også en tendens til å føre til raskere endring og forbedring 🙂 🙂 .
God mal for kvartalsvise én-til-én-møter (Doc)
Det at du har klikket deg inn på denne artikkelen, forteller meg at du er ute etter en dokumentmal for kvartalsvise én-til-én-møter. Tilsvarende maler kan selvsagt ha ulike fokus.
Derfor har jeg lagret en dokumentmal til deg her, som kan være et godt supplement til den klassiske kvartalsvise medarbeidersamtalen. Lenger nede gir jeg deg noen ideer til hvordan du kan berike møterutinen med andre spørsmål.
La oss begynne med malen for kvartalsvise 1-til-1-møter. Du kan lagre den som et dokument under selve malen, men du kan også lagre den som PDF, Google Sheets eller Word-dokument. Bare klikk på "Pluss"-bryteren.
Oppvarming
- Hvordan var det siste kvartalet sett fra ditt perspektiv, på en skala fra 1 (veldig dårlig) til 10 (veldig bra)?
🏆 Lederens temaer: suksesser og fremgang
- Ta en titt på målene dine: Hvor står du i dag?
- Hva var de største suksessene deres i det siste kvartalet?
- Hva har du lært i løpet av det siste kvartalet, og hvilke ferdigheter har du utviklet?
- Hvor fornøyd er du med din personlige utvikling de siste tre månedene?
- Hva gikk ikke som planlagt, og hvorfor?
🗣️ Emner for den direkte ansatte (navn)
- ...
⚠️ Lederens temaer: Utfordringer og støtte
- Hvilke hindringer måtte du takle?
- Er det noen ressurser eller støtte du trenger?
📈 Lederens temaer: Utvikling og mål
- Er det noen nye ferdigheter du ønsker å utvikle?
- Hvordan samsvarer dine prioriteringer med teamets oppgaver?
- Hva er de viktigste målene dine for neste kvartal?
- Hvordan kan jeg hjelpe deg med å komme nærmere karrieremålene dine?
Konklusjon
- La oss oppsummere oppgavene vi noterte ned i dette møtet.
- Tilbakemelding: Hva kan jeg gjøre bedre for å lede deg og/eller teamet?
- Er det noe annet vi bør diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Som du ser, er hovedformålet med et kvartalsvis en-til-en-møte å zoome ut. Dette er ofte svært vanskelig i hverdagen, og derfor er det nødvendig å sette av tid til dette.
Forresten, ikke la deg lure av agendaen: I utgangspunktet bør målet ditt være at de indre motiverte medarbeiderne dine selv tar opp de fleste temaene.
La oss nå gå videre til en mal som har en litt mer kreativ tilnærming til den kvartalsvise én-til-én-dialogen.
"I 1:1-møtene mine er det irriterende å ta notater og samtidig konsentrere seg om den ansatte."
"Ja, 1:1-møter med medarbeiderne mine bør være min viktigste avtale –, men jeg har ingen veiledning for det."
2 nyttige maler for én-til-én-møter (Doc)
Etter å ha snakket med rundt 100 ledere i løpet av de siste månedene har jeg lagt merke til et mønster.
Mange ledere legger inn små spørreundersøkelser i en-til-en-møtene sine fra tid til annen. Det betyr at de ganske enkelt går gjennom noen spørsmål på en avslappet måte og spør medarbeideren a) om han eller hun er enig i et utsagn (for eksempel fra 1 til 7) og deretter b) hvorfor han eller hun svarte slik.
De forventer følgende fra disse mikroundersøkelsene i 1:1s:
- Mer variasjon og engasjement i én-til-én-dialogen
- Innta nye perspektiver
- Målbarhet av (myke) KPI-er som tilfredshet over tid
Og du kan selvfølgelig også bruke denne ideen i ditt kvartalsvise en-til-en-møte. Her har jeg satt sammen fem påstander som fokuserer på å reflektere over viktige forutsetninger for en vellykket medarbeider.
Du kan også laste ned denne malen som et dokument, men enda bedre er følgende: I vår programvare for én-til-én-møter har vi et integrert verktøy som visualiserer resultatene over tid som en metrikk og gir deg tips med en AI-assistent – ta gjerne en titt uten å logge inn ved å bruke knappen nedenfor.
⁉️ Humørsjekk (enighet fra 1-7): Personlig utvikling
- "Arbeidsoppgavene mine går som regel veldig raskt fremover, selv om det er nødvendig med tilbakemeldinger utenfra."
- "Hvis jeg observerer suboptimal atferd, vet jeg hvordan jeg kan gjøre kollegene mine oppmerksom på det på en konstruktiv måte."
- "Jeg mottar konstruktive Tilbakemelding både for arbeidet mitt og for min personlige utvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevei foran meg i selskapet." #GVekst
- "De siste ukene har jeg ofte kunnet bruke min Styrker på jobb."
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Som du ser, tar utsagnene for seg viktige aspekter ved en fornøyd medarbeider.
En annen forutsetning for sunne og produktive medarbeidere er selvsagt en god leder. Ja, jeg snakker om deg her.
Og selvfølgelig finnes det også utsagn som du kan ta med deg inn i en-til-en-møtet. Her er fire atferdsanker som du kan reflektere over i det kvartalsvise en-til-en-møtet med medarbeideren din.
⁉️ Stemningssjekk (enighet fra 1-7): Ledelseskvalitet
- "Jeg er veldig fornøyd med laglederen min." #Jobbtilfredshet
- "Teamlederen min zoomer jevnlig ut for å se de høyere nivåene Lagets målforklare strategien og visjonen."
- "Teamlederen min stiller spørsmål på en konstruktiv måte." #ilbakemelding #Lederskap
- "Teamlederen min går foran som et godt eksempel på hva han forventer av oss som team." #Lederskap
Slik ser denne undersøkelsen ut i Echometer:
Last ned malen som utskrivbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en PDF-fil du kan skrive ut, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Word-dokument
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møte i Microsoft Word
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som et Word-dokument, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere eller skrive ut malen som du ønsker.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Docs
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Docs
Hvis du vil redigere malen ovenfor som Google Docs, klikker du bare på bildet nedenfor. Deretter kan du redigere malen fleksibelt ved å kopiere den.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned malen som Google Sheets
Forhåndsvisning: Mal for en-til-en-møter i Google Sheets
Hvis du vil ha en mal for ukentlige innsjekkinger som et redigerbart Google Sheet, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere malen fleksibelt og for eksempel skrive den ut.
🚸 OBS: Du må være innlogget på Google for å kunne kopiere (og dermed redigere) malen i menyen øverst til venstre.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
Last ned mal som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-mal
Hvis du ønsker å laste ned malen ovenfor som en utskrivbar eller redigerbar XLSX-fil, klikker du bare på bildet nedenfor. Da kan du redigere eller skrive ut malen på en fleksibel måte.
Klikk på bildet for å åpne ⬇️
17 smarte spørsmål til det personlige intervjuet hvert kvartal
Nå bør du ha et godt grunnlag for det kvartalsvise en-til-en-møtet.
Og likevel har jeg flere tips til deg. For én ting er agendaen din –, noe annet er kreative spørsmål som du stiller midt i ordkampen. Spesielt i kvartalsvise en-til-en-samtaler er det verdt å ta et fugleperspektiv –, og følgende liste med spørsmål vil hjelpe deg med å gjøre dette.
🧘♀️ En-til-en-spørsmål med fokus på det positive
- Hvis du kunne legge til ett ansvarsområde eller én beslutningsmyndighet i rollen din, hva skulle det være?
- Hvilken ferdighet ville ha størst innvirkning på dine personlige prestasjoner hvis du mestret den?
- Hva har du lært av nye ting i det siste (privat eller profesjonelt)?
- Når hjalp du sist et annet teammedlem med å utvikle seg?
- Hva er de tre beste tingene du ønsker for deg selv profesjonelt de neste 1-2 årene?
- Når opplevde du sist en tilstand av flyt på jobben? Hvor lett er det for deg å komme inn i flyt?
- Hva vil du kalle den uformelle rollen du har i teamet, og hvorfor? (f.eks. "Head of Happiness")
- Hva inspirerer deg for øyeblikket? Hva gir deg energi for tiden?
🦋 En-til-en-spørsmål om forbedringer
- Hvis du var administrerende direktør i denne organisasjonen, hva ville du gjort annerledes?
- Hva er det som tapper deg for energi?
- Hva savner du i jobben din for øyeblikket?
- Hvis du kunne endre én ting ved jobben din, hva ville det vært?
- Når opplevde du at det var vanskelig å skifte kontekst mellom oppgavene?
- Når bidro du sist til en prosessforbedring i teamet vårt?
- Hvis du kunne delegere ett av dine ansvarsområder til noen andre, hva skulle det være?
- Hvilke ting bremser deg eller blokkerer regelmessig arbeidet ditt?
- Hvilket spørsmål ville du stilt deg selv hvis du var treneren din?
Og du kan nesten ikke vente med å stille disse spørsmålene i en-til-en-møtet ditt? Veldig bra, det er jeg glad for.
Hvis du ønsker flere kreative innspill, kan jeg anbefale vår tilsvarende artikkel: 129 Geniale spørsmål i en-til-en-møter (fra en psykolog).
15 flere maler for én-til-én-møter (som Doc, PDF osv.)
Du har sikkert nesten gjettet det. Det finnes selvfølgelig mange flere maler for én-til-én-møter som du vil få bruk for før eller senere.
Jeg snakker for eksempel om maler for lønnssamtalen, samtalen med en vanskelig medarbeider eller med en helt ny medarbeider.
Vi har flere maler for alle disse bruksområdene, som du finner i denne artikkelen: 1:1-møter: 15 velprøvde maler som du kan redigere (gratis)
Konklusjon: Dokumentmal for kvartalsvise 1-til-1-møter
For det første, gratulerer: Hvis du samvittighetsfullt gjennomfører kvartalsvise en-til-en-møter med medarbeiderne dine, tar du lederrollen din mer på alvor enn gjennomsnittet.
Denne teksten bør imidlertid ikke få deg til å glemme en visdom: Det finnes utallige spørsmål du kan stille –, men det viktigste er at du skreddersyr intervjuet til din medarbeider.
Vår AI-møteassistent for en-til-en-møter kan også hjelpe deg i dialogen. Hvis du vil vite mer, kan du ta en titt på nettstedet vårt: Den beste programvaren for 1-til-1-møter.
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
