Den ideelle agendaen for (to-)ukentlige en-til-en-møter💡.

En effektiv agenda for en-til-en-møter sikrer at disse møtene blir produktive og verdifulle for begge parter. La oss ta en titt på hvordan vi strukturerer en-til-en-møter i de enkelte fasene:

Fase 1: Perfekte forberedelser – Hvordan organisere produktive én-til-én-møter

I den første fasen (eventuelt før møtet) bidrar både lederen og medarbeideren med samtalepunkter:

• Bruker et delt dokument eller verktøy (for eksempel Echometer), der begge parter kan legge til temaer som dere ønsker å diskutere.
• Oppfordre teammedlemmene til å ta ansvar ved å legge til sine punkter på 1:1-agendaen før 1:1-møtet.
• Du kan deretter legge til flere poeng ved behov.

Denne prosessen sikrer at medarbeiderne er med på å utforme én-til-én-møtene, noe som øker engasjementet ettersom medarbeideren står i fokus.
Deretter bør du gå gjennom notatene fra det siste en-til-en-møtet:

• Før det aktuelle møtet bør begge parter gå gjennom tiltakene og diskusjonene fra forrige møte. Dette gjør det lettere å spore forpliktelsene og overvåke fremdriften over tid.

Før du går dypere inn i en-til-en-samtalen, er det på tide å organisere ting og finne frem til de viktigste temaene for samtalen:

• Prioriter de viktigste eller mest tidskritiske temaene.
  • Eksempel: Aktuelle blokkeringer eller kommende tidsfrister
• Sørg for en blanding av kortsiktige taktiske spørsmål og langsiktige strategiske diskusjoner.
  • Eksempel: Prosesser i det pågående prosjektet (taktisk) og utvidelse av egne styrker (strategisk)

Fase 2: Effektive samtaler – Hvordan få mest mulig ut av møtet

Før du går i gang med selve møtet, kan du starte med en kort personlig innsjekking, også kjent som en "ice-breaker":

• Begynn med en kort, uformell samtale for å skape en god atmosfære.
  • Eksempler:
    • Hvordan har dagen din vært så langt?
    • Hva var din største prestasjon denne uken?
    • Hva har du jobbet mest med den siste uken?
• Begrens dette til 2-3 minutter for å skape en positiv stemning uten å forlenge møtet unødig.

Etter isbryteren er det på tide å ta fatt på de viktige sakene. Fornuftig prioritering sikrer at kritiske temaer får nødvendig oppmerksomhet, selv om tiden er knapp:

• Ta opp de høyest prioriterte temaene først når begge deltakerne fortsatt er fokuserte.
  • Eksempler:
    • Hva er det som bremser deg på jobb for tiden?
    • Hvordan går det med prosjektet, som skal være ferdig neste uke?

Siden en-til-en-møter ikke bare handler om daglige oppgaver, men også om medarbeiderens langsiktige trivsel og utvikling, er det viktig å balansere taktiske og strategiske diskusjoner:

• Taktisk: Umiddelbare oppgaver, pågående prosjekter og kortsiktige mål.
• Strategisk: Langsiktig karriereutvikling, langsiktig tenkning og fremtidsplanlegging.
• I de fleste én-til-én-møter bør du tilstrebe en fordeling på rundt 70/30 mellom taktiske og strategiske temaer.

Fase 3: Sikre bærekraft – Hvordan implementere resultatene fra møtet

Nå er det på tide å avslutte møtet. Først oppsummerer du tiltakene og beslutningene:

• Skriv tydelig opp alle tiltak som ble iverksatt under møtet.
• Angi hvem som er ansvarlig for hvilket tiltak, og når det skal være gjennomført.

Til slutt bør du dele notatene og de neste trinnene med medarbeideren din.

• Send et kort sammendrag av møtet til den ansatte (f.eks. via e-post).
• Legg til de viktigste diskusjonspunktene, beslutningene som er tatt og tiltakene som er iverksatt.

Dette skaper et felles referat som sikrer at alle involverte er enige om hva som har blitt diskutert.

Ved å følge denne agendaen skaper du et konsistent rammeverk for én-til-én-møter, samtidig som du opprettholder fleksibiliteten til å ta opp de mest relevante temaene hver uke.