De aller fleste litteraturer om ledelse tar utgangspunkt i at team ledes ansikt til ansikt og ikke virtuelt på avstand. Dette vil sannsynligvis endre seg i årene som kommer, ettersom fjernarbeid og globalt distribuerte team med spredte lokasjoner eller hjemmekontor blir mer vanlig i kunnskapsarbeid. Ledere vil derfor måtte tilegne seg nye eller andre ferdigheter for å kunne lede team på avstand på en effektiv måte.
I denne artikkelen vil jeg vise deg som leder hvilke 5 tips du kan bruke for å bli en fremragende fjernleder for din direkte rapporterende – uavhengig av om dere jobber etter Scrum, Agile eller tradisjonell fossefall.
Ledelse på hjemmekontoret: Hva er et distribuert team?
For å skape en felles forståelse vil jeg først svare på spørsmålet om hva vi mener med å lede et eksternt team. Kort fortalt er det et team som er fordelt på flere lokasjoner. Lokasjonene kan være forskjellige bedriftsanlegg eller hjemmekontorene til de enkelte medarbeiderne. Lokasjonene kan selvsagt også være spredt over ulike tidssoner.
Det finnes i dag mange praktiske eksempler på virtuelt lederskap: Team innen programvareutvikling, salg og også i offentlig sektor jobber distribuert eller hybrid nesten som standard, det vil si bare delvis på hovedkontoret. Dette fører med seg en rekke utfordringer for fjernledelse, som vi skal se nærmere på om et øyeblikk.
Hvorfor har stadig flere selskaper distribuerte team?
Godt spørsmål: Å tilby fjernarbeid blir stadig viktigere for bedrifter som ønsker å være en attraktiv arbeidsgiver. Distribuert arbeid gjør det også mulig for bedrifter å tiltrekke seg talenter fra hele verden. Et annet mål er ofte å utnytte lokale kostnadsfordeler når det gjelder lønnskostnader.
For at disse fordelene faktisk skal materialisere seg, trengs det sterke fjernledere som også er i stand til å lede disse distribuerte teamene eller fjernrapporterende medarbeiderne på en effektiv måte: Med tillit og psykologisk trygghet, samtidig som produktiviteten opprettholdes.
Ekstern teamledelse: utfordringene ved virtuelt lederskap
Før vi går til dette løsningsnivået, la oss kort beskrive problemområdet igjen: Hva er de typiske utfordringene ved virtuell fjernledelse? Her er en kort liste over de største utfordringene:
- Barrierer for kommunikasjonMangel på ikke-verbale signaler gjør det vanskeligere å forstå og opprettholde relasjoner
- Isolasjon og lagåndMedarbeiderne føler ofte mindre tilknytning og engasjement
- Bygge tillit: Uten direkte samhandling kan det oppstå mistillit eller usikkerhet
- Produktivitetskontroll: Vanskelig balansegang mellom autonomi og prestasjonsvurdering
- Tidssoner og arbeidstidKoordinering på tvers av ulike tidssoner gjør koordinering vanskelig
- Tekniske utfordringerUstabile forbindelser, ulike verktøy og digital kompetanse
Jeg er sikker på at noe av dette høres kjent ut for deg. Så hvordan kan du møte disse utfordringene ved fjernledelse? Dette bringer oss til neste avsnitt.
Hvordan leder du et distribuert team på avstand?
Dessverre har begynnelsen av 2020-tallet vist at mange ledere sliter med å lede distribuerte team effektivt på avstand. Dette skyldes ofte at lederne praktiserer utdaterte metoder og lederstiler – uansett om de jobber i offentlig sektor eller i en innovativ oppstartsbedrift på internett. Se også denne artikkelen: Classic vs. Agile-veiledning – 5 tips.
Trenger du et seminar for å lære hvordan du leder team på hjemmekontoret eller distribuerte lokasjoner? Det gjør sannsynligvis ingen skade, men det er heller ikke nødvendig. Fremfor alt kreves det åpenhet, erfaring og iterasjonssløyfer i teamet for å finne den rette modusen for fjernarbeid.
Når man leder et virtuelt team, er man avhengig av en høy grad av tillit, ettersom man ikke kan overvåke eller "kontrollere" arbeidet på stedet. En stadig mer smidig lederstil er derfor avgjørende. Se også denne artikkelen: Agile-veiledning og Tjenende lederskap – 8 Stoff til ettertanke.
Selv om du ikke er til stede på arbeidsplassen, betyr ikke det at du ikke kan visualisere arbeidsresultatene til de enkelte medarbeiderne. Spesielt i kunnskapsarbeid er det som regel mulig å dele fremdriften i arbeidet og eventuelt nøkkeltall minst én gang i uken eller til og med daglig.
Ved å gjøre arbeidet transparent og gjennom raske tilbakemeldingssløyfer om din egen fremgang, kan du effektivt lede virtuelle team – selv på avstand.
Ledelse på avstand: de viktigste verktøyene for ledere som leder på avstand
De raske tilbakemeldingssløyfene i fjernarbeid kan implementeres i praksis ved hjelp av følgende metoder og verktøy:
💡
- PararbeidFelles arbeid på et tema. Denne metoden er allerede mye brukt i programvareutvikling som "parprogrammering", men er også nyttig i kunnskapsarbeid for presserende og spesielt viktige temaer for å unngå ventetid i tilbakemeldingssløyfer og akselerere utvekslingen av kunnskap.
- Asynkron tilbakemelding...ved å bruke kommentarfunksjonen i chatten eller arbeidsverktøyet ditt (f.eks. Jira, Asana, Microsoft...). For temaer som ikke er spesielt tidskritiske, er asynkrone tilbakemeldingssløyfer ofte den mest praktiske måten å kommunisere på. Alle svarer når det passer dem best – du blir ikke dratt ut av en konsentrasjonstunnel. Det kan også inngås arbeidsavtaler for dette formålet (f.eks. at kommentarer skal besvares én gang om dagen; mer om dette: Arbeidsavtaler: 10 eksempler).
- Daglige standupsEt kort teammøte (vanligvis 15 minutter, uavhengig av teamets størrelse) som finner sted daglig eller minst flere ganger i uken for å bli enige om fremdrift, koordinere som et team og løse hindringer.
- Retrospektive teamgjennomganger: Et teammøte der dere reflekterer over samarbeidet som helhet annenhver uke (mer om dette): Hva er en retrospektiv? Alt du trenger å vite).
Hvis et team ennå ikke er vant til å jobbe distribuert, kan det være et fornuftig første skritt å prøve ut disse teamutviklingsverktøyene én gang på et tidlig stadium for å vise at det er nok rom for teamutvikling og uformell kommunikasjon selv om man jobber eksternt.
Ledelse på avstand: de viktigste verktøyene for ledere som leder på avstand
Virtuelle ledere trenger visse kompetanser. En fremragende fjernleder bygger tillit i teamet ved å skape transparente prosesser og gjennomføre regelmessige innsjekkinger – både i teamet og individuelt. Dette omfatter både personlige møter på tomannshånd og teammøter (spesielt daglige stand-ups og teamretrospektiver, i tillegg til de klassiske statusoppdateringene).
Gode fjernledere oppmuntrer også til personlig ansvar, støtter teammedlemmenes personlige utvikling og hjelper dem med å finne en sunn balanse mellom jobb og fritid. De bruker digitale verktøy målrettet for å styrke det asynkrone samarbeidet og sørger for at møtene ledes på en effektiv måte.
Oppsummert er følgende kompetanser sentrale for virtuelt lederskap:
💡
- Tydelig kommunikasjon: åpne forventninger og regelmessig dialog
- Tillit og personlig ansvar: unngå detaljstyring, resultater teller
- Tilbakemeldingskultur: Åpen, konstruktiv tilbakemelding i begge retninger
- Styrke samholdet i teamet: fremme virtuell sosial interaksjon
- Effektiv tids- og selvledelse: balanse mellom struktur og fleksibilitet
- Motivasjon og inspirasjon: støtte og utvikling av medarbeidere
La oss nå gå videre til de viktigste tipsene for eksterne ledere.
Tips 1 for eksterne ledere: Regelmessige avstemminger
Gode, personlige teammøter er nøkkelen til å skape en god lagånd. Følgende rutine er svært nyttig, et enkelt praktisk eksempel som vi også praktiserer som lederstil hos Echometer. Den ble opprinnelig popularisert av Google:
🧠
På det første teammøtet etter helgen svarer alle først på et innsjekkingsspørsmål:
- Hva er ditt høydepunkt fra den siste helgen?
Positive effekter:
- Positiv stemning: Alle kan starte uken med et positivt budskap.
- Relasjonsbygging: Teammedlemmene blir bedre kjent med hverandre (privat), og relasjonene utdypes.
- Samtalestarter: Både du som leder og hvert enkelt teammedlem har utgangspunkt for videre diskusjoner eller oppfølgingsspørsmål i løpet av de neste dagene.
Planlegg også én-til-én-møter med hvert teammedlem annenhver uke for å diskutere fremgang, utfordringer og personlige bekymringer. Her kan for øvrig helgens innsjekkingsspørsmål være til hjelp for å starte møtet på en avslappet og uforpliktende måte (f.eks.: Du har gått tur med hunden din – har du hatt den lenge?).
Her er et eksempel på en mal du kan bruke for resten av en-til-en-samtalene:
Ikke noe småprat, ingen pinlige pauser. 🥱 Denne 1:1-malen fungerer rett og slett alltid.
- Hva er du stolt av å ha oppnådd som jeg kanskje ikke har lagt merke til?
- Hvilken liten endring ville umiddelbart forbedre arbeidet ditt?
- Hva ønsker du å bruke mer tid på i jobben?
...
Du kan selvfølgelig gjennomføre 1-til-1-møtet digitalt eller virtuelt, på avstand eller på stedet. Hvis det er mulig, er personlig kontakt å foretrekke, ettersom det gjør det mulig å bygge et tillitsforhold enda raskere. Hvis du er interessert i flere maler for en-til-en-møter, kan du se her: 15 velprøvde maler for én-til-én-møter.
Suppler disse møtene med teammøter som daglige stand-ups (se ovenfor) eller retrospektiver for å fremme dialog og samarbeid innad i teamet. Hvis du fortsatt er usikker på hva retrospektiver er, kan du ta en titt på blogginnlegget vårt her: 6 tips for å lede retrospektiver. Jeg har listet opp mer informasjon om Retros eksplisitt nedenfor.
Tips 2 for eksterne ledere: Fokuser på resultater i stedet for tidsbruk
"Jobber min ansatte Kevin i det hele tatt akkurat nå?"
Typisk Kevin... gøy.
Hvis du ofte stiller deg selv spørsmålet ovenfor, er dette et faresignal. Som leder bør du ikke fokusere på om noen jobber, men på om resultatene er riktige.
Hvis resultatene stemmer, spiller det ingen rolle om medarbeideren tar seg en 20-minutters lur på ettermiddagen eller går på shopping. Å jobbe hjemmefra gir mange fordeler når det gjelder organisering av privatlivet og en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Det bør ikke være tabu å utnytte disse fordelene.
Tillit er nøkkelen her. Så lenge du kan stole på at teamet ditt leverer de forventede resultatene, trenger du ikke å bekymre deg for arbeidstiden.
Det er imidlertid viktig å kommunisere klare forventninger og å ta det opp direkte dersom forventningene ikke innfris. Friheten til å organisere arbeidstiden fleksibelt er basert på at disse forventningene innfris. Hvis det er vanskeligheter med dette, må du snakke med den ansatte om det og sammen finne ut hva problemet er.
Igjen kan det være svært nyttig å definere arbeidsavtaler for eksternt samarbeid i fellesskap. Finn ut mer om dette: Arbeidsavtaler: 10 eksempler.
Tips 3 for å lede virtuelle team: Øv deg på asynkron kommunikasjon
Å jobbe asynkront betyr ikke at man må ta opp telefonen hver gang man får et spørsmål og dermed rive andre ut av konsentrasjonsfasen. I stedet bør lederen sørge for at det finnes asynkrone kommunikasjonskanaler i teamet (f.eks. Slack-kanaler eller teamrom). Chat-rom har den store fordelen fremfor e-post at alle kan se dem, og det er enklere å tilpasse varslingene for de enkelte chat-rommene.
I noen tilfeller er imidlertid ikke et chatterom det rette valget for asynkron kommunikasjon. Mange verktøy tilbyr også en kommentarfunksjon direkte i et dokument (f.eks. Google Docs eller Microsoft Word). Disse kommentarene er da mye enklere å tilordne i kontekst. Det er derfor viktig å alltid legge igjen kommentarer så tett opp til selve arbeidet som mulig.
Diskuter i teamet hvilke asynkrone kommunikasjonskanaler dere foretrekker å bruke for de ulike scenariene. Reflekter jevnlig over beslutningene i teamets retrospektiver.
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
Tips 4 for ledelse på avstand: Definer forventninger til kommunikasjon
Asynkron kommunikasjon er praktisk, men noen ganger trenger man raske tilbakemeldinger. For å unngå frustrasjon og usikkerhet bør dere definere klare regler eller arbeidsavtaler for kommunikasjonen i teamet.
Eksempel:
- Når er det greit å ringe kolleger? Når er noe en nødsituasjon? Fokustider kan markeres i kalenderen for å minimere forstyrrelser.
- Hvor raskt bør meldinger besvares? En felles regel, f.eks. innen 3 timer i arbeidstiden, hjelper begge parter med planleggingen.
Hvis teamet jobber i ulike tidssoner, bør dere ta hensyn til dette i avtalene. Klare regler skaper forutsigbarhet og forbedrer samarbeidet. Det er her arbeidsavtaler kan være til hjelp igjen (mer om dette: Arbeidsavtaler): De gjør forventningene dine eksplisitte, noe som gjør det lettere å diskutere og forbedre dem.
Tips 5 for å lede virtuelle team: Agile-retrospektiver
Det har blitt nevnt mange ganger før, men her er det oppsummert igjen: Virtuelle Agile-retrospektiver er en flott måte å utvikle teamånden i virtuelle team på, med litt moro og raske øyeblikk av suksess.
Grunnideen er enkel: Annenhver til fjerde uke avholder dere en felles teamworkshop på nettet der dere reflekterer over noen få spørsmål. De typiske spørsmålene i Retros: Hva gikk bra de siste ukene? Hva gikk ikke så bra de siste ukene? Hva kan vi gjøre bedre?
Disse spørsmålene kan modifiseres for å gjøre retro mer kreativ og morsom over tid (se også 54 morsomme retrospektive metoder). I begynnelsen er det imidlertid tilstrekkelig med spørsmålene ovenfor.
Mange teammedlemmer tenker bare på veldig spesifikke, faktabaserte temaer under teamets retrospektiver. De synes det er vanskelig å ta et bredere perspektiv og reflektere over teamet som helhet. Programvaren Echometer kan hjelpe deg med å innføre og forbedre retrospektiver. Du kan prøve den gratis. Her er et eksempel på en mal som du også kan se i vårt verktøy for fjernledelse uten å logge inn:
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Behold: Hva bør vi beholde?
Stopp: Hva skal vi stoppe med?
Start: Hva skal vi begynne å gjøre?
Konklusjon Ledelse på avstand: Hvem som helst kan bli en god fjernleder!
Vellykket ledelse i virtuelle team eller fjernarbeid er ikke magi, men et resultat av bevisste beslutninger og kontinuerlig utvikling. Det beste er å begynne i dag:
- Hvilke tilbakemeldingssløyfer og hvilken kommunikasjon bør foregå asynkront? Hvilke møter har ingen merverdi for oss?
- Hvor er det fortsatt mangel på åpenhet om fremdriften i arbeidet i teamet?
- Hvilket tankesett må jeg som leder ha for å bli en god fjernleder?
- Har jeg nok en-til-en-møter til å bygge et tillitsfullt forhold til mine direkte underordnede?
- Hvor ofte bør vi gjennomføre en teamretrospektiv?
Hvis du fortsatt er usikker, kan det digitale verktøyet Echometer hjelpe deg med å innføre de viktigste lederskapsrutinene, som agile retrospektiver og 1-til-1-møter med medarbeiderne dine. Du kan finne ut mer om Echometer-appen her.
Hvis du er interessert, kan du også prøve en av våre maler for én-til-én-møter her, og snart prøve den ut gratis med en av medarbeiderne dine:
Ikke noe småprat, ingen pinlige pauser. 🥱 Denne 1:1-malen fungerer rett og slett alltid.
- Hva er du stolt av å ha oppnådd som jeg kanskje ikke har lagt merke til?
- Hvilken liten endring ville umiddelbart forbedre arbeidet ditt?
- Hva ønsker du å bruke mer tid på i jobben?
...
