Quello che i manager non capiscono: Ritmo sostenibile nei team agili
Chiunque abbia mai corso una maratona sa perché il ritmo sostenibile è un fattore critico di successo: una volta che si è andati troppo veloci, ci vuole una quantità di tempo sproporzionata per riprendersi dalla stanchezza. Il ritmo sostenibile gioca un ruolo importante anche nei team agili.
Andiamo!
Cos’è il ritmo sostenibile?
Il ritmo sostenibile è la velocità che si può teoricamente mantenere per un periodo di tempo infinito. Nei team agili, questa velocità si riferisce in particolare all’output che un team può fornire all’interno di un ciclo di sprint, senza accumulare debito tecnico o esaurire i membri del team.
L’obiettivo principale di Sustainable Pace è quello di poter iniziare la giornata rinvigoriti e di poter dare il meglio di sé.
The Agile Manifesto phrase "sustainable development" is usually interpreted as: everybody comes into work every day refreshed, happy, and able to do their absolute best work.
— Allen Holub. https://linkedIn.com/in/allenholub (@allenholub) November 21, 2022
Sleeping under your desk is a good indicator that you don't have that 😄
Perché il ritmo sostenibile è importante nei team agili?
Il ritmo sostenibile è importante per i team agili perché solo con un ritmo sostenibile è possibile garantire il benessere e la produttività dei team a lungo termine.
Se i team si sovraccaricano di lavoro per un periodo di tempo più lungo, le conseguenze sono gravi:
- Straordinari regolari, aumento dei livelli di stress e deterioramento del morale del team
- Comunicazione deteriorata e minor supporto reciproco
- Poco tempo per familiarizzare con argomenti nuovi o innovativi
- “Le migliori pratiche sono trascurate
- Minore impulso al cambiamento da parte del team
- Accumulare debito tecnico
- Più errori di disattenzione e un tasso di errore più elevato
Il mantenimento di una velocità sostenibile dovrebbe quindi stare a cuore a tutti gli stakeholder di un team.
Perché mantenere un ritmo sostenibile è difficile nella pratica?
In pratica, è molto facile entrare in una modalità di lavoro malsana e “overpace”. Le cause scatenanti sono comuni:
- Aspettative irrealistiche (da parte degli stakeholder dei team)
- Obiettivi di sprint troppo ambiziosi del team
- “Scope creeping”, ovvero l’estensione successiva dell’ambito di lavoro durante lo sprint, in modo da richiedere più lavoro di quello originariamente previsto.
- Scadenze brevi che richiedono straordinari
Il problema: una volta che un team è “sovraccarico”, si verificano le conseguenze negative di cui sopra e ci si concentra sulla risoluzione dei sintomi, trascurando la causa principale: il ritmo insostenibile.
Può essere molto difficile per i team agili uscire da una routine non sostenibile, soprattutto quando la naturale cecità operativa rende difficile riconoscere il ritmo insostenibile come causa principale.
Ma ci sono modi per tornare indietro, ovviamente:
Suggerimenti per raggiungere e mantenere il ritmo sostenibile nei team agili
Suggerimento 1 per un ritmo sostenibile: obiettivi di sprint raggiungibili
I team non dovrebbero avere l’abitudine di fissare obiettivi di sprint troppo ambiziosi. Negli OKR, ci sono i cosiddetti “stretch goal” in cui si cerca di raggiungere almeno 80% (Gli obiettivi estesi nelle OKR). Questi obiettivi stretch dovrebbero essere evitati quando si definiscono gli obiettivi di sprint. Dovrebbe essere possibile raggiungere l’obiettivo di sprint a 100%.
Spesso i team non hanno la forza di dire “no” quando la dirigenza o gli stakeholder fanno richieste troppo alte sul contenuto dello sprint successivo. Come Scrum Master o Agile Coach, puoi aiutare il team a rivendicare i propri diritti nei confronti degli stakeholder.
Inoltre, alla fine dello sprint, è importante riflettere se l’obiettivo dello sprint poteva essere raggiunto senza ricorrere agli straordinari. Se gli straordinari sono stati necessari, l’obiettivo dello sprint deve essere considerato non raggiunto. In base a ciò, il team può imparare continuamente a capire quanto lavoro può essere effettivamente svolto nel normale orario di lavoro.
Suggerimento 2 per un ritmo sostenibile: consapevolezza della gestione
I manager hanno spesso familiarità con i cosiddetti “obiettivi stretch” dal contesto OKR, in cui cercano di raggiungere almeno 80%. Tuttavia, questi obiettivi stretch dovrebbero essere evitati quando si definiscono gli obiettivi di sprint. Dovrebbe essere sempre possibile raggiungere l’obiettivo di sprint a 100%.
I coach agili e gli scrum master devono comunicare al management l’importanza di un ritmo sostenibile per il successo a lungo termine dell’organizzazione. I manager di solito concordano sul fatto che i successi a breve termine non valgono la pena di mettere a repentaglio la produttività a medio e lungo termine dei team.
Suggerimento 3 per un ritmo sostenibile: i periodi di cooldown
Soprattutto quando stai uscendo da un periodo di stress, hai bisogno di un periodo di recupero per ritrovare lo slancio.
Non è un caso che il framework ShapeUp, ad esempio, preveda regolari periodi di raffreddamento. Durante questi periodi, i team possono lavorare su argomenti di loro scelta. Il tempo può essere utilizzato per correggere bug, sviluppare nuove idee o sperimentare nuove possibilità tecniche (vedi ShapeUp)
Suggerimento 4 per un ritmo sostenibile: le retrospettive di sprint
Hai la sensazione che il “ritmo sostenibile” possa essere un problema? La cosa migliore è riflettere con il tuo team. Con queste domande puoi avviare una discussione in retrospettiva:
- Come verifica: “Su una scala da 0 a 10, dove ci classificheresti come squadra da 0 = sotto ritmo, 5 = ritmo sostenibile a 10 = sovra ritmo?”.
- Quali sintomi di sovraccarico (stress elevato) possiamo osservare nel nostro team?
- A cosa non abbiamo dedicato abbastanza tempo come squadra negli ultimi tempi?
- Cosa faresti se potessi decidere completamente su cosa lavorare per una settimana?
Suggerimento 5 per un ritmo sostenibile: controlli sullo stato di salute del team
Per un monitoraggio continuo, puoi anche effettuare un controllo periodico dello stato di salute del team. I seguenti punti di controllo dello stato di salute, ad esempio, sono adatti a questo scopo:
- Non abbiamo bisogno di straordinari per raggiungere i nostri obiettivi di sprint.
- Siamo abbastanza attenti a non promettere troppo, ma allo stesso tempo ambiziosi.
- Abbiamo il coraggio di dire “no” quando è necessario.
- Riesco a scrollarmi di dosso lo stress del lavoro e a liberare la mente per affrontare nuovi compiti.
- Sono libero di programmare il mio lavoro come più mi aggrada.
- Nel mio lavoro c’è abbastanza tempo a disposizione per perseguire idee innovative.
Suggerimento 6 per un ritmo sostenibile: scambiare con i colleghi (il nostro Meetup)
Per riflettere, non c’è niente di più utile di uno scambio con colleghi di altri team e preferibilmente anche di altre aziende.
Ecco perché il 15 giugno 2023 ospiteremo il nostro Echometer Meetup sul tema “Inchiodare il ritmo sostenibile nei team agili”.
Così facendo, creiamo una piattaforma aperta per avviare uno scambio di esperienze con i colleghi. Partecipa anche tu!
Per saperne di più e registrarsi al Meetup
Bonus: conoscenza intelligente del ritmo sostenibile
Un po’ di storia: Pace Sostenibile non è una novità
All’inizio della storia dei metodi di lavoro agili, si è iniziato a pensare al ritmo sostenibile. Sì, anche molto prima della pubblicazione della prima Guida Scrum nel 2010 (La storia della Guida Scrum).
L’origine di Sustainable Pace si trova in XP (eXtremeProgramming) di Kent Beck del 1996, che compare anche nel manifesto agile:
“I processi agili promuovono uno sviluppo sostenibile. Gli sponsor, gli sviluppatori e gli utenti dovrebbero essere in grado di mantenere un ritmo costante all’infinito”.
Sustainable Pace è stato probabilmente chiamato così in onore di Ron Jeffries (uno dei firmatari del manifesto agile).
