Controllo degli obiettivi agili con OKR: come l'implementazione ha successo (con le retrospettive OKR)

Coordinare una collaborazione agile tra i team comporta alcune sfide, soprattutto per quanto riguarda il controllo degli obiettivi tra più team. A tal fine, rispetto ad altri framework di scalatura come LeSS e SAFe ) semplice Metodo OKR un approccio diffuso. 

Affinché il metodo OKR raggiunga effettivamente i suoi obiettivi di focalizzazione e unificazione dei team, è necessario implementare in modo ponderato i formati di workshop che ruotano intorno agli OKR. In questo articolo scoprirai cosa è importante nell’implementazione e nei workshop OKR. E come puoi utilizzare la retrospettiva OKR come workshop centrale per l’ulteriore sviluppo dell’implementazione OKR.

In breve: cos’è il metodo OKR?

L’obiettivo del metodo OKR è che tutti i team nelle organizzazioni concentrino le proprie priorità sugli obiettivi più importanti. A tal fine, gli obiettivi organizzativi (“Objectives - O”) sono suddivisi in indicatori misurabili (“Key Results” - KR) e i team prendono questi OKR come quadro di riferimento per definire autonomamente obiettivi e indicatori bottom-up per il loro contributo di valore. Questi obiettivi sono condivisi in modo trasparente all’interno dell’organizzazione.

Il contesto del metodo OKR

Il metodo OKR ha le sue origini nel “Management by Objectives” di Peter F. Drucker, un genio della gestione.. Dopo Google ha utilizzato con successo il metodo OKRÈ diventato popolare tra le start-up e le aziende moderne come strumento per gestire la propria crescita (vedi Elenco delle aziende che utilizzano gli OKR). Il libro “Misura ciò che conta” di John Doerche ha fornito consulenza a Google per l’implementazione, è considerato la risorsa più importante sul metodo OKR.

I 4 formati di workshop del ciclo OKR

Per implementare il metodo OKR, esistono diversi formati di workshop che si basano l’uno sull’altro nel ciclo OKR. Questi formati di workshop includono la Pianificazione OKR, i Check-In (a volte chiamati “settimanali”), la Revisione OKR e le Retrospettive OKR. I formati di workshop OKR sono spiegati brevemente di seguito:

Pianificazione OKR

Ogni ciclo OKR inizia con la Pianificazione OKR. Questo workshop consiste nel definire gli obiettivi e i risultati chiave associati per il prossimo ciclo OKR. Poiché la definizione degli obiettivi non è né esclusivamente top-down né bottom-up, la pianificazione OKR può essere un processo più lungo che prevede diverse date di workshop.

Check-in OKR

Durante il ciclo OKR, i check-in OKR regolari assicurano che i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi siano visibili nella vita quotidiana. I Check-in OKR possono avvenire con qualsiasi frequenza, ad esempio settimanale, quindicinale o mensile. I Check-in OKR sono di solito appuntamenti brevi e compatti e durano solo 15 minuti.

Recensione OKR

Una volta raggiunta la fine del ciclo OKR, la revisione OKR consiste nel condividere i livelli finali di raggiungimento degli obiettivi. A differenza dei check-in OKR, in questo caso si dedica più tempo ad affrontare anche gli apprendimenti che vanno di pari passo con i risultati chiave pianificati ed effettivamente raggiunti.

Retrospettiva OKR

Prima di tornare alla pianificazione dell’OKR per il ciclo successivo, la retrospettiva OKR serve a riflettere sull’intero processo a un meta-livello. Non si tratta tanto degli obiettivi concreti e dei risultati chiave, quanto del modo in cui sono stati raggiunti. A tal fine, è importante riflettere sull’efficacia dei formati di workshop sopra elencati e su come potrebbero essere migliorati.

I formati di workshop elencati dovrebbero sembrare relativamente ovvi all’inizio. A causa dei diversi livelli (almeno a livello di team e di organizzazione), ci sono alcuni aspetti a cui devi prestare attenzione nella preparazione:

I formati di workshop sopra menzionati si svolgono sia a livello di team che di organizzazione. A seconda dell’implementazione, possono essere aggiunti altri livelli. Per quanto riguarda l’ordine delle date, è necessario tenere presente che

• il workshop di pianificazione OKR dovrebbe sempre iniziare a livello organizzativo, in quanto l’organizzazione definisce il quadro di riferimento per gli obiettivi dei team.
• la retrospettiva OKR dovrebbe avvenire prima nei team per poter includere i risultati e i suggerimenti dei team nelle retrospettive OKR generali.

I workshop OKR non devono necessariamente comportare nuove date separate nei calendari dei team. A seconda di come lavorano i team, i workshop OKR possono essere incorporati nelle routine esistenti. 

Nel nostro Articolo del blog su Scrum & OKR scoprirai, ad esempio, come integrare questi due metodi.

Retrospettiva OKR: la chiave per una definizione efficace degli obiettivi con il metodo OKR

In pratica, molti team concludono già il ciclo di OKR con la Revisione OKR. Tuttavia, la fase più importante per un uso efficace delle OKR è ancora successiva: la retrospettiva OKR. Come descritto, la retrospettiva OKR consiste nel mettere sistematicamente in discussione e sviluppare ulteriormente l’implementazione dell’OKR.

Per aiutarti a porre le domande giuste nella retrospettiva OKR, abbiamo raccolto alcuni spunti di riflessione:

Spunti di riflessione per le retrospettive OKR a livello di team

Gli spunti di riflessione (chiamati “item” nell’Echometer) sono formulati come affermazioni per le quali puoi chiedere scherzosamente (o in anticipo attraverso un sondaggio) l’accordo in OKR Retro. Le domande aperte e le discussioni possono essere facilmente ricavate da questo:

**1.**Nel nostro team ci concentriamo sulle OKR.

Una migliore concentrazione del team è uno dei valori aggiunti sperati del metodo OKR. Un errore comune che impedisce questo valore aggiunto è quello di avere troppi risultati chiave granulari. Se ogni persona lavora su risultati chiave diversi, ogni persona si concentra individualmente, ma allo stesso tempo il team nel suo complesso perde la concentrazione. Con questo articolo puoi verificare se questo è il caso.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quante persone hanno avuto un ruolo significativo in ciascuno dei nostri Risultati Chiave?
• Quali risultati chiave avrebbero potuto essere sintetizzati in modo da non lavorare da soli ma insieme come una squadra?
• Quali risultati chiave erano significativi solo per i singoli, ma non per l’intero team?

Se ti piacciono questi metodi o domande retro, puoi aprirli direttamente nel nostro strumento di sviluppo del team Echometer:

**2.**Le nostre priorità e i nostri compiti nella vita di tutti i giorni incidono in modo significativo sui nostri OCR di squadra.

Il metodo OKR mira a garantire un orientamento uniforme. Ovviamente, questo avviene solo se gli OKR definiti hanno effettivamente un’influenza sulle discussioni, sulle decisioni e sui compiti della vita quotidiana. Pertanto, chiedi a questo punto di verificare se gli OKR svolgono effettivamente un ruolo nella vita quotidiana del team.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Qual è la percentuale del nostro tempo di lavoro in ciascun caso che ha effettivamente contribuito agli OKR?
• In quali decisioni o discussioni abbiamo incluso attivamente gli OCR come argomento?
• A quali compiti abbiamo dato la massima priorità, anche se non rientrano nel nostro OKR o lo fanno raramente?

 

**3.**L’analisi degli scostamenti tra i valori effettivi e quelli pianificati ci permette di ottenere nuovi spunti in una fase iniziale.

Quando si definiscono i risultati chiave, di solito non si hanno tutte le informazioni necessarie per pianificare realisticamente l’obiettivo in modo ambizioso. Spesso si possono trarre importanti indicazioni dagli scostamenti tra i valori pianificati e quelli effettivi per mettere in discussione le iniziative esistenti su questa base. Utilizza questa voce per verificare se questo avviene in modo sufficiente, soprattutto nei check-in dell’OKR.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quali sono stati i maggiori scostamenti tra i valori pianificati e quelli effettivi nell’ultimo ciclo OKR e con quanto anticipo siamo riusciti a prevederli?
• Quali presupposti nella definizione dei Risultati Chiave si sono rivelati sbagliati o incompleti?
• Quali nuove idee o priorità sono emerse in base ai risultati dell’OKR intermedio? 

 

**4.**A posteriori, abbiamo scelto e formulato i nostri Risultati Chiave nel modo giusto.

Soprattutto nelle prime iterazioni, è inevitabile commettere qualche errore nella definizione dei risultati chiave. E va bene così, purché si impari da essi. Pertanto, questo articolo serve a mettere in discussione le definizioni passate.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Il valore effettivo di ogni risultato chiave durante i check-in è chiaro e facile da determinare?
• Quali sono le scappatoie per raggiungere i nostri risultati chiave senza aggiungere valore all’organizzazione?
• In quali condizioni il significato dei nostri risultati chiave sarebbe del tutto insignificante o fuorviante?

 

Spunti di riflessione per le retrospettive OKR a livello di organizzazione

Sebbene gli spunti di riflessione a livello di team possano in linea di principio funzionare anche a livello organizzativo, ci sono alcuni altri aspetti che dovrebbero essere presi in considerazione in modo specifico in questo quadro:

1. I nostri obiettivi a livello aziendale sono in linea con la mia comprensione del “Core Purpose” dell’azienda.****A livello aziendale, gli obiettivi dovrebbero derivare da uno “scopo principale”, che comprende la visione e la missione dell’azienda. Poiché tutto il resto deriva dagli obiettivi a livello aziendale, questo articolo serve a verificare questa base.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Qual è esattamente il nostro attuale “Scopo principale”? … E abbiamo tutti lo stesso scopo in mente?
• Qual è la tempistica degli obiettivi a livello aziendale? Ci sono determinati eventi o nuove fasi a partire dalle quali i singoli obiettivi dovrebbero essere messi in discussione o aggiornati?
• Esistono conflitti di interesse tra gli obiettivi che ci causano incertezza nella vita di tutti i giorni?
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2. I nostri Key Results riflettono in modo olistico gli obiettivi a livello aziendale.****Dei buoni Key Results, una volta raggiunti, dovrebbero indicare che anche l’Objective è stato effettivamente raggiunto. Con questo elemento puoi verificare se è così. Non fraintendermi: non si tratta di derivare il maggior numero possibile di Key Results, ma di creare una comprensione delle lacune che si creano. La linea guida dovrebbe continuare a essere i 3-5 Key Results raccomandati per Objective.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quali sono le scappatoie per raggiungere i nostri Risultati Chiave senza raggiungere gli Obiettivi?
• In quali condizioni i risultati chiave definiti sarebbero diventati completamente irrilevanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi?
• Riesci a immaginare una situazione in cui tutti i Risultati Chiave di un Obiettivo vengono raggiunti e tuttavia l’Obiettivo non viene raggiunto?

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3. I nostri OKR a livello aziendale fungono da chiara linea guida per tutte le decisioni essenziali prese nell’organizzazione.****Questo punto, simile a quello precedente a livello di team, riguarda l’effettiva influenza degli OKR sulla pratica. Se le decisioni vengono prese in modo completamente slegato dagli OKR, è necessario intervenire.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• In quali decisioni e discussioni abbiamo coinvolto attivamente gli OCR come strumento decisionale?
• Quali delle nostre decisioni non erano legate agli OCR o piuttosto hanno reso più difficile il loro raggiungimento?
• Quali priorità a livello aziendale sono state messe in discussione o modificate dagli OKR, o in particolare dallo scostamento tra i dati effettivi e quelli pianificati?

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4. I nostri OKR aumentano la trasparenza e la comunicazione tra i team.****Un importante valore aggiunto del quadro OKR è l’aumento della trasparenza, della comunicazione e quindi dell’allineamento uniforme tra i team. Questa voce aiuta a valutare se questo effetto si sta verificando o se ci sono ancora ostacoli da superare.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quanto è facile per noi come team avere una panoramica degli OKR degli altri team?
• Quali opportunità abbiamo di fare domande sugli OKR degli altri team?
• Quali ostacoli incontriamo nello scambio con altri team e come potremmo facilitare ulteriormente questo scambio?

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5. Come organizzazione, miglioriamo ulteriormente la nostra implementazione del metodo OKR in ogni ciclo.****L’implementazione del metodo OKR non deve essere fissata nella pietra. L’organizzazione dovrebbe continuare a sperimentare per migliorare la propria implementazione sulla base dell’esperienza dei cicli passati.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Tutti i problemi vengono fuori durante le nostre retrospettive OKR? Come possiamo rendere più facile sollevare problemi e idee per migliorare l’implementazione delle OKR?
• Stiamo apportando miglioramenti costanti alla nostra implementazione di OKR? Quali modifiche o esperimenti specifici abbiamo apportato alla nostra implementazione di OKR in passato?

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6. Il metodo OKR impedisce alla nostra azienda di reagire rapidamente a nuove scoperte.****Soprattutto nelle aziende in un ambiente dinamico, una critica frequente è che gli OKR sono troppo rigidi, in particolare nel caso di cicli OKR lunghi, e quindi ostacolano l’agilità dell’azienda. Con questo articolo invertito puoi scoprire se questo pericolo ha un ruolo nella tua azienda.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quali sono le nuove intuizioni che di recente hanno influenzato la nostra strategia aziendale e quindi eventualmente anche gli obiettivi a livello aziendale?
• In quali situazioni all’interno di un ciclo di OKR ci siamo sentiti limitati dagli OKR a perseguire nuove idee o ad agire su nuove scoperte?
• I risultati chiave sembrano già obsoleti alla fine di un ciclo OKR? E potremmo davvero definire nuovi obiettivi e risultati chiave in cicli OKR più brevi, o piuttosto adottare quelli vecchi?

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7. I nostri OKR sono un vantaggio per la nostra azienda.****Questo elemento è stato progettato per rilevare lo status quo generale su base regolare. In questo modo, la soddisfazione per l’OKR può essere monitorata nel tempo.

Un ulteriore spunto di riflessione su questo argomento:

• Quali vantaggi specifici abbiamo ottenuto di recente grazie all’OKR?
• Come si potrebbe migliorare il rapporto costi-benefici della nostra implementazione dell’OKR? 

 

Con questi elementi e spunti di riflessione, puoi concentrare le retrospettive OKR sui fattori di successo più importanti e suscitare preziose riflessioni da parte dei partecipanti. 

Allo stesso tempo, hai la possibilità di tracciare lo sviluppo dei valori individuali su periodi di tempo più lunghi e quindi di rendere più misurabile il successo degli OKR.

Se ti piacciono questi metodi o domande retro, puoi aprirli direttamente nel nostro strumento di sviluppo del team Echometer:

☝️ Ancora una volta, la nota importante su Sequenza delle varie retrospettive OKRPrima il retros OKR dei team, poi il retros OKR dell’organizzazione. Questo ordine permette di trasmettere le idee dal basso verso l’alto.

A proposito, naturalmente abbiamo ancora molti Altri metodi retrospettivi nel nostro Retro Tool Echometer.

Ad esempio, puoi riflettere sui valori agili, sui tuoi processi Kanban o anche sull’istituzione di Scrum nella tua azienda. Quest’ultimo retro si presenta così. Non esitare a dare un’occhiata:

Nota: questo formato chiede di concordare con le voci della Valutazione dello Stato di Salute su una scala.

• Pianificazione: il perfezionamento del backlog nel nostro team avviene in modo efficiente ed efficace.
• Orientamento al cliente: la pianificazione dei nostri sprint si basa sempre sul raggiungimento del massimo beneficio possibile per il cliente nel tempo stabilito.
• Formazione agile: i membri del team, i product owner e gli scrum master condividono la stessa comprensione dei rispettivi ruoli all’interno del team.
• Eventi Scrum: Ultimamente, ogni giorno nel team è stato utile.

Conclusione: Gestione agile degli obiettivi attraverso workshop e retrospettive OKR

Con un’integrazione pulita dei workshop OKR nella routine quotidiana dei team e una riflessione coerente dell’implementazione dell’OKR nella retrospettiva OKR, anche il controllo degli obiettivi attraverso il metodo OKR stesso diventa “agile”. 

Un buon segno di ciò è quando i team condividono attivamente i dubbi sull’implementazione delle OKR e li risolvono da soli a livello di team, oppure trasmettono le questioni generali al livello organizzativo attraverso le retrospettive OKR. In questo modo, tutti i livelli sono coinvolti attivamente nel miglioramento continuo della propria logica OKR.

Se sei ancora alla ricerca di una lavagna retrò adatta a te, il nostro articolo può aiutarti a risolvere il problema: Le migliori tavole retrò a confronto.

Suggerimento finale: sviluppo del team con Echometer

Per un processo strutturato di riflessione e miglioramento a livello di team e aziendale, potrebbe valere la pena dare un’occhiata a Echometer. In Echometer riceverai suggerimenti di elementi con spunti di riflessione adatti per le tue retrospettive. Oltre agli OKR, puoi anche mettere in discussione e sviluppare continuamente altri aspetti della tua collaborazione, indipendentemente dal fatto che tu lavori in un ambiente Kanban, Scrum o classico. 

Scopri come Sviluppo del team e dell’organizzazione con Echometer funziona.

 

 

Impronta

Foto da Annie Spratt a Unsplash