3 consigli e modelli per la documentazione dei processi agili

Ogni retrospettiva deve essere documentata in qualche modo. Ecco perché ti fornisco il modello che utilizzo per documentare le retrospettive con il mio team. Mostra come documento le cose durante la retrospettiva e come registro i risultati della retrospettiva alla fine, in modo che tu possa utilizzarla in futuro.

Prima di discutere di come documento le mie retrospettive, vorrei darvi una breve panoramica di come appare una tipica agenda retrospettiva. Successivamente, possiamo approfondire i singoli punti dell’agenda e vedere come documentarli correttamente. Se volete saperne di più sul mio modello ideale per un’agenda retrospettiva, leggete questo articolo: “ Modello di agenda per la retrospettiva dello sprint facile da usare ”

L’ordine del giorno del Retro:

1. retro checkin: In questo caso, tutti i membri del team vengono scossi una volta e tutti vengono coinvolti una volta nel retro-check.

Revisione delle azioni: Nella seconda fase, tutte le azioni dello sprint precedente vengono sottoposte a una breve revisione: Done-Continue-Discard.

3. raccogliere dati: Se non l’hai ancora fatto, tutti i membri del team possono rispondere alle domande della retrospettiva e parlarne in seguito. (Se vuoi dare un’occhiata a più di 50 modelli di retrospettiva, clicca su questo link).

4. analizzare e creare punti d’azione: Ora esamina più da vicino le risposte alle domande e stabilisci un ordine di priorità. Per le domande più importanti, di solito si sviluppano dei punti d’azione su cui lavorare.

Dopo aver visto quali sono i principali elementi costitutivi della retrospettiva, possiamo ora esaminare cosa deve essere documentato e come.

1. retro check-in: Il check-in serve a far partire la retrospettiva. Tuttavia, non è importante per il resto della retrospettiva. Qui di solito va bene usare una semplice lavagna, dei post-it o anche nessuna documentazione. Potete trovare idee per il check-in o per rompere il ghiaccio in questo articolo: “ 21 check-in retrospettivi creativi che romperanno ogni ghiaccio ”.
Ecco come potrebbe apparire un check-in:

2. revisione dei punti di azione: In questa fase, di solito hai già documentato i punti di azione rilevanti nell’ultima retrospettiva, quindi puoi controllarli ora. Personalmente utilizzo il nostro software Echometer per questa operazione. Tuttavia, se vuoi farlo da solo, ti suggerisco di farlo su una corsia canban in modo da poter vedere facilmente lo stato delle azioni.
Di solito è bene discutere di questi punti e chiarire se ci sono ostacoli, se il punto d’azione può essere realizzato in breve tempo. A volte è anche consigliabile scartare il punto d’azione. Non tenere troppo a lungo i punti d’azione se le nuove informazioni dimostrano che non vale la pena investire ulteriore tempo in questo ambito. Inoltre, fai attenzione a un ampio backlog di prodotti. Sebbene sia un meccanismo molto diffuso per spostare gli elementi nel futuro, il product backlog toglie efficacia al lavoro agile.

3. raccogliere dati: Normalmente, le diverse domande retrospettive vengono disposte in colonne alle quali i membri del team possono allegare le loro risposte. Di solito questo viene fatto sotto forma di post-it o simili.
Qui hai una buona panoramica di tutti i punti da discutere.
Il consiglio dell’esperto: Chiedi a tutti i partecipanti di inviare le loro risposte alle domande retrospettive qualche ora prima dell’inizio della retrospettiva. In questo modo i partecipanti saranno più riflessivi e aperti sui loro punti di vista.
Con Echometer puoi inviare un semplice sondaggio a tutti i partecipanti con un semplice clic del mouse prima dell’inizio di una retrospettiva.

4. valutare + creare elementi di azione: Nell’ultima fase, dovresti lasciare sulla lavagna solo i post-it di cui vuoi parlare in modo più approfondito. Puoi scoprire di quali post-it si tratta dando a tutti i partecipanti alcuni voti a scelta da assegnare ai post-it.
Se discuti i singoli punti in modo più dettagliato, puoi anche aprire una nuova lavagna per prendere appunti o per ottenere una struttura migliore delle cose che stai discutendo. Una volta trovata una base comune e creati degli elementi di azione dai tuoi punti retrospettivi più importanti, è importante conservarli per dopo, in modo da poterli rivedere come nel “Passo 2 - Revisione degli elementi di azione” nella prossima retrospettiva.

La documentazione dei risultati retro è una parte importante del processo agile. Aiuta i team a tenere traccia dei loro progressi, a identificare le aree di miglioramento e a garantire che le azioni vengano seguite. Uno strumento che può aiutare in questo senso è Echometer.

Echometer offre diverse funzioni che possono aiutare i team a documentare i loro risultati retro. Una di queste è la funzione Archivio retròche consente ai team di archiviare e recuperare le retrospettive passate. Questo può essere utile per tracciare i progressi nel tempo e identificare schemi o problemi ricorrenti.

Un’altra funzione utile è la funzione Cruscotti di controllo dello stato di salute. Questi cruscotti forniscono ai team una panoramica delle loro prestazioni e possono aiutare a identificare le aree di miglioramento. I team possono utilizzare questi cruscotti per monitorare i loro progressi e assicurarsi di raggiungere i loro obiettivi.

Infine, Echometer offre anche un Tracciamento delle azioniche i team possono utilizzare per dare seguito alle azioni risultanti dalle retrospettive. In questo modo si può garantire che questi punti vengano seguiti e che si facciano progressi.

Nel complesso, Echometer fornisce ai team una serie di strumenti per documentare i risultati delle retrospettive e tenere traccia dei loro progressi.
Se sei interessato a migliorare la tua documentazione, devi assolutamente provarlo! 😊