In qualità di team leader, ti assumi molte responsabilità nei confronti dei tuoi dipendenti e del tuo team. Questa lista di controllo per team leader ti permetterà di avere una visione d'insieme e di assicurarti che nulla vada storto.
Il nostro modello è adatto come riferimento sia per i vecchi che per i nuovi team leader. In particolare, i team leader che sono alle prime armi possono usare l'elenco come base per fare un'ottima prima impressione sul team –, indipendentemente dal fatto che si lavori secondo Scrum, Agile o waterfall.
A proposito, se sei interessato, puoi anche scaricare la lista di controllo come manager in un PDF gratuito qui sotto. Iniziamo!
Lista di controllo per i team leader #1: L'obiettivo comune del team
Se diverse persone lavorano solo in parallelo ma non hanno un obiettivo comune, si parla di gruppo di lavoro e non di team. Un gruppo di lavoro diventa un team solo quando lavora per un obiettivo comune.
Il tuo compito come team leader è quello di comprendere il prima possibile l'obiettivo del team nel contesto generale dell'azienda. Successivamente, dovrai assicurarti che ogni tuo diretto collaboratore comprenda l'obiettivo attuale e che ci sia accordo all'interno del team. In caso contrario, potrebbe essere utile mettere in discussione l'obiettivo.
A seconda del contesto, l'obiettivo del team può essere un obiettivo specifico del progetto o riferirsi a determinate cifre chiave (ad esempio, nuovi clienti o soddisfazione dei clienti) importanti per l'azienda.
Una volta spuntato questo punto dalla tua checklist, passiamo al secondo punto, che è strettamente legato ad esso.
Lista di controllo per i team leader #2: Costruire relazioni – Riunioni 1 a 1
Attraverso incontri regolari one-to-one, rafforzi il tuo rapporto personale con tutti i membri del team e crei uno spazio per un feedback bidirezionale. Non importa se queste riunioni si tengono in modo digitale o virtuale, a distanza o di persona.
Soprattutto all'inizio, le riunioni individuali valgono oro per conoscersi, creare fiducia e creare le giuste aspettative. Le riunioni individuali aiutano anche a realizzare l'obiettivo del team e molti altri punti di questa lista di controllo, ad esempio.
Per i nuovi riporti diretti, o se sei nuovo nel team come team leader, inizialmente dovresti impostare la frequenza su settimanale o quindicinale. In seguito, o con i dipendenti più esperti, la frequenza delle riunioni individuali è spesso sufficiente: quindici o mensili. Ecco 5 consigli per il primo incontro one-to-one con i nuovi dipendentie Ecco 6 consigli generali per conversazioni 1 a 1 di successo.
Il nostro strumento Echometer aiuta anche a condurre conversazioni 1 a 1 produttive. Ecco un esempio di modello che i manager possono utilizzare per sviluppare i propri dipendenti in modo mirato. Il nostro strumento contiene molti altri modelli basati sulla psicologia:
Modello di strumento per le riunioni 1:1: umore come meteo
👋 Rompighiaccio
- Com'è il tempo nel tuo progetto o nei tuoi compiti al momento?
👈 Argomenti del dipendente
- ...
👉 Argomenti del manager
- Cosa è andato bene?
- Sfide?
- Le prossime priorità?
❓ Controllo dell'umore (sondaggio)
Questo modello 1:1 trasforma i noiosi aggiornamenti di stato in vere conversazioni di sviluppo 🌱
- Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
- A cosa vorreste dedicare più tempo al lavoro?
...
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Niente chiacchiere, niente pause imbarazzanti. Questo modello 1:1 funziona sempre.
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Con questo modello 1:1, potrete costruire un vero rapporto con i vostri dipendenti 🤝
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Utilizzate questo modello 1:1 per scoprire come si sentono realmente i vostri dipendenti 📊
- Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
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Rompighiaccio meteorologico: se doveste descrivere il vostro stato emotivo come il tempo atmosferico, che tempo fa al momento nel vostro progetto o nei vostri compiti?
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- Rompighiaccio meteorologico: come descrivereste il vostro stato emotivo, il vostro progetto o i vostri compiti come tempo atmosferico?
❄ Freddo gelido, 🌪️ Temporale, ☁️ Nuvoloso, ⛅️ Parzialmente nuvoloso, ☀️ Soleggiato - Di quale risultato è orgoglioso e forse non l'ho notato?
- Quale piccolo cambiamento migliorerebbe immediatamente il vostro lavoro?
- A cosa vorreste dedicare più tempo al lavoro?
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Lista di controllo per i team leader #3: Delegare le responsabilità
Il ruolo di team leader può essere opprimente, soprattutto se cerchi di fare tutto da solo. Ma non è questo lo scopo del ruolo. Come team leader, devi imparare a delegare le responsabilità.
Dai al tuo team la possibilità di prendere da solo il maggior numero possibile di decisioni. Dai ai membri del team la fiducia necessaria per assumersi determinate responsabilità e chiarisci che il tuo obiettivo è quello di creare un team auto-organizzato – e non uno che dipenda al massimo da te come leader del team.
Anche in questo caso, è importante organizzare incontri individuali per capire come sono già distribuiti i ruoli all'interno del team e quali membri del team hanno già competenze in quali aree. In base a ciò, è possibile affidare le responsabilità ai membri del team in via sperimentale, soprattutto all'inizio, mentre stai ancora prendendo confidenza con te stesso. Forse questi membri del team possono anche assumere i compiti in modo permanente, in modo che tu possa concentrarti su argomenti strategici?
Lista di controllo per i team leader #4: Ottieni attivamente un feedback
Naturalmente, non sempre tutto funziona alla perfezione nel team. Sii aperto ai Rapporti Diretti che ti danno un feedback o che semplicemente condividono la loro opinione.
Alcuni membri del team saranno più disposti a parlarne. Per altri, devi creare lo spazio per il feedback e chiederlo attivamente. Usa i tuoi incontri 1 a 1 per chiedere attivamente il feedback e il punto di vista del dipendente più volte.
Tra l'altro, il feedback non significa essere d'accordo con tutti i feedback e cercare di metterli in pratica uno a uno. Si tratta piuttosto di dimostrare ai dipendenti che sei interessato alla loro opinione e che li stai ascoltando. Il fatto che tu sia d'accordo con il feedback come team leader e il modo in cui lo affronti è una questione diversa.
Il tuo obiettivo più importante come nuovo leader all'inizio è capire come i membri del team percepiscono le tue iniziative come leader – rispetto allo status quo precedente – in modo da gestire attivamente le aspettative anche in questo caso.
Lista di controllo per i team leader #5: Creare chiare aspettative di ruolo
Ogni diretto interessato sa cosa ci si aspetta da lui o da lei?
Solo chi conosce e comprende le aspettative del proprio ruolo può soddisfarle. Creare aspettative chiare sul ruolo è quindi sempre uno dei primi passi da compiere come team leader. Ovviamente, questo include anche la comunicazione chiara delle richieste che fai ai tuoi dipendenti.
Usa i tuoi incontri individuali per spiegare ai dipendenti le aspettative del ruolo, chiarire le domande e fornire un feedback regolare sul grado di soddisfazione.
Lista di controllo per i team leader #6: Riflettere sui processi nelle retrospettive di gruppo
Le retrospettive di squadra sono un formato di riunione in cui il team si riunisce per 30-90 minuti per riflettere sulla recente collaborazione e ricavare misure di miglioramento. Sono diventate famose grazie al framework Scrum.
Le retrospettive di squadra giocano un ruolo fondamentale nel rafforzare la cultura del team e nel creare una cultura del feedback aperta. In particolare per i nuovi manager, possono essere uno strumento fantastico per avviare cambiamenti dal basso verso l'alto nel team in modo costruttivo e positivo. Puoi trovare maggiori informazioni sulle retrospettive agili qui.
Raccomando di effettuare le retros ogni due o al massimo quattro settimane per rendere il principio del miglioramento continuo un'abitudine.
Lista di controllo per i team leader #7: Promuovere una cultura dell'errore
Parla tu stesso dei tuoi errori! Incoraggia anche i membri del team a parlare dei loro errori. Potresti voler parlare degli errori nello spazio sicuro di una riunione individuale, prima di comunicarli al team.
Se la cultura dell'errore nel team è abbastanza forte, fai in modo che il team impari dagli errori passati – nelle retrospettive del team, ad esempio. Assicurati sempre che non si tratti mai di denunciare il colpevole, ma di celebrarlo per aver riconosciuto i propri errori e aver imparato da essi.
Perché una buona cultura degli errori è così potente? È un indicatore di quanto sia sano il tuo team e di quanto si senta sicuro. In parole povere: solo quando il tuo team è sano potrà esprimere liberamente le proprie idee. Solo allora potrai diventare un vero team ad alte prestazioni.
"Nelle mie riunioni 1:1, è fastidioso prendere appunti e concentrarsi contemporaneamente sul dipendente".
"I dipendenti semplicemente non ottimizzano i loro cicli di feedback e i processi di lavoro".
"Sì, gli incontri 1:1 con i miei dipendenti dovrebbero essere il mio appuntamento più importante – ma non ho una guida per questo".
"I dipendenti semplicemente non sono interessati alla prospettiva del cliente".
"Non so come posso sviluppare i miei dipendenti in incontri 1:1 per un periodo di tempo più lungo".
"Non ho tempo per preparare gli incontri 1:1 e quindi sono insoddisfatto dei miei risultati".
"I dipendenti semplicemente non si appropriano del nostro obiettivo di squadra".
Lista di controllo per i team leader #8: Progettare attivamente le routine del team
Quali routine sono davvero necessarie nel team? Quali sono le riunioni di team che attualmente aggiungono poco valore (anche se solo per i singoli)?
In qualità di team leader, hai la responsabilità principale di garantire che il tuo team abbia routine e riunioni efficaci.
Suggerimento: usa le retrospettive del team per mettere in discussione le routine e i formati delle riunioni. In questo modo il team si assume la responsabilità di contribuire alla creazione delle proprie routine e dei propri formati. Puoi trovare maggiori informazioni sulle 5 fasi di un workshop retrospettivo qui.
Una misura estrema potrebbe essere quella di cancellare tutte le riunioni per 1 o 2 settimane e dare un'occhiata: Di quali riunioni abbiamo veramente bisogno? Sì, l'abbiamo già sperimentato con successo internamente 🙂
Lista di controllo per i team leader #9: Affrontare i conflitti e rimuovere gli ostacoli
Se tu, in qualità di team leader, non hai il coraggio di affrontare apertamente un conflitto, è probabile che nessuno lo faccia. Il conflitto intacca il morale del team e, nel peggiore dei casi, perderai importanti membri del team a causa della frustrazione.
In qualità di team leader, devi quindi essere in grado di affrontare tutti i conflitti apertamente –, anche o soprattutto quando riguardano te. Il tuo obiettivo è creare un ambiente di lavoro in cui i tuoi diretti collaboratori possano dare il meglio di sé. Tuttavia, questo non è possibile se i conflitti offuscano l'attenzione di tutti.
Tra l'altro, questo è particolarmente vero nei team virtuali o remoti: in questo caso, in particolare, i conflitti non dichiarati possono contribuire alla frustrazione e limitare la produttività e la soddisfazione. Se desideri ricevere alcuni consigli specifici sulla leadership nell'home office, dai un'occhiata qui: 5 consigli per una leadership virtuale a distanza.
Lista di controllo per i team leader #10: Celebrare i successi del team e sottolineare i contributi individuali
Traguardi e obiettivi degni di nota raggiunti insieme al team. Oggi più che mai, i dipendenti cercano la realizzazione nel loro lavoro e la sensazione di aver creato qualcosa di significativo. In qualità di team leader, contribuisci a questo obiettivo celebrando i successi.
Concentrati principalmente sulle prestazioni della squadra, ma dai anche risalto ai singoli individui se hanno contribuito in modo particolare al risultato. Non deve verificarsi l'effetto "free-rider", in cui alcune persone fanno uno sforzo sproporzionato per la squadra, ma alla fine tutti si prendono lo stesso merito.
Elogia gli sforzi speciali dei singoli davanti a tutto il team, in modo che tutti vedano e capiscano cosa apprezzi come team leader (in modo sano e corretto, ovviamente). In questo modo si riconoscono i risultati individuali, si evita che i top performer si sentano poco apprezzati e si incoraggiano gli altri membri del team a volersi qualificare per gli elogi in futuro. In caso di dubbio, il feedback dovrebbe essere comunicato prima in un dialogo individuale. Ecco ulteriori informazioni su come dare un feedback efficace.
Lista di controllo per i team leader #11: Autogestione
In qualità di team leader, è importante pianificare il proprio tempo in modo efficiente, stabilendo delle priorità e creando delle fasce orarie fisse per i compiti di leadership, il pensiero strategico e la riflessione personale.
Assicurati di tenere sotto controllo i tuoi livelli di stress attraverso tecniche come le pause regolari, la mindfulness o l'esercizio fisico per rimanere produttivo a lungo termine. Nel migliore dei casi, cerca attivamente un supporto, sia attraverso il dialogo con altri team leader, sia ottenendo un feedback o lavorando con un mentore per svilupparti continuamente.
Speriamo che la nostra lista di controllo per manager ti abbia dato una buona idea di ciò che devi tenere d'occhio come team leader. Se sei interessato, puoi scaricarla gratuitamente in formato PDF dal seguente link.
Conclusione: la lista di controllo top 10 per i team leader
Naturalmente, ci sono innumerevoli altre cose che potresti o dovresti fare come team leader. Ma se metti in pratica coscienziosamente le 10 principali di questa lista di controllo, probabilmente sei già uno dei migliori team leader agili della tua azienda.
Se non sei ancora sicuro, lo strumento software digitale online Echometer può aiutarti a introdurre le più importanti routine di leadership come le retrospettive agili e gli incontri 1 a 1 con i tuoi dipendenti. Per saperne di più sull'applicazione Echometer, clicca qui..
Se sei interessato, puoi anche giocare con uno dei nostri modelli per le riunioni one-to-one qui e provarlo gratuitamente con uno dei membri del tuo team:
Modello di strumento per le riunioni 1:1: umore come meteo
👋 Rompighiaccio
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