Dans notre dernière contribution nous avons présenté l'atelier Lessons Learned en tant que format, en expliquant à la fois le déroulement et la valeur ajoutée (réellement mesurable).
Cet article se concentre maintenant sur les conseils de mise en œuvre et d'animation et s'adresse désormais à tous ceux qui organisent de tels ateliers Lessons Learned dans la pratique ou qui prévoient de le faire.
C'est parti !
Conseil n°1 : utiliser la méthode "5x Why" lors de l'atelier Lessons Learned
Lors de la discussion de problèmes, il existe deux scénarios : Soit on discute vivement des différentes perspectives des membres de l'équipe. Ou alors, on se met d'accord assez rapidement et on n'approfondit même pas la recherche des causes. Ce serait du temps perdu, non ?
Faire l'unanimité sur un sujet peut être agréable, mais peut s'avérer dangereux. Dans les discussions où une tierce partie (souvent d'autres services) est identifiée comme étant à l'origine du problème, on ne fait pas assez d'efforts pour bien comprendre les causes principales et leurs chaînes de conséquences. Sans cette compréhension, il est difficile de prendre une mesure efficace.
En tant que modérateur, utilise la méthode dite "5x Why" et remets en question le consensus du groupe en posant 5 fois la "question pourquoi" et en demandant une réponse sérieuse. Cette incitation à la réflexion ouvre souvent de nouvelles perspectives. Voici un exemple Exemple du Jefferson Memorial comme explication de la méthode – un classique :
- Présentateur : "Pourquoi l'entretien du Jefferson Memorial est-il si coûteux ?"
- Équipe : "Parce qu'elle doit être nettoyée si souvent avec un nettoyeur haute pression".
- Présentateur : "Pourquoi ?"
- L'équipe : "Parce que tant d'oiseaux y laissent leurs excréments".
- Présentateur : "Pourquoi ?"
- Équipe : "Parce que les oiseaux se nourrissent des nombreux insectes qui s'y trouvent".
- Présentateur : "Pourquoi y a-t-il tant d'insectes là-bas ?"
- Équipe : "Parce qu'ils sont attirés par l'éclairage en début de soirée".
- Membre de l'équipe : "Essayons d'allumer les lumières un peu plus tard".
Prends donc la recherche des causes au sérieux. Regarde quelles sont les possibilités d'agir en tant qu'équipe au lieu d'accepter en bloc les causes des problèmes comme des "conditions externes".
Conseil n°2 : faire de l'atelier Lessons Learned une routine
Il y a aussi une courbe d'apprentissage pour les Lessons Learned au sein de l'équipe : les premiers rendez-vous peuvent encore se dérouler de manière un peu cahoteuse : Le cadre temporel n'est pas respecté, les thèmes ne sont pas mis au point, les mesures ne sont pas bien formulées, etc.
Ce n'est qu'après avoir réalisé ce format d'atelier quelques fois en équipe que cela devient une routine et que la valeur ajoutée devient de plus en plus importante :
- Les membres de l'équipe sont mieux préparés parce qu'ils connaissent l'ordre du jour
- Les membres de l'équipe ont moins de réticences à aborder des sujets critiques (voir les condition de base la plus importante pour des équipes réussies)
- Les problèmes sont analysés en profondeur
- Les mesures et les conclusions sont élaborées et consignées proprement
Mais ces avantages ne sont obtenus que si tu en fais une routine. Vois donc s'il y a des étapes régulières auxquelles tu veux établir des ateliers Lessons Learned, ou fixe toi-même une fréquence. Selon l'intensité de la collaboration au sein de l'équipe, nous recommandons une fréquence de deux fois par semaine à une fois par mois.
Conseil n° 3 : consigner les mesures de manière transparente et les reprendre
Les mesures qui résultent des ateliers Lessons Learned doivent bien sûr être rendues transparentes pour l'équipe après coup.
Mais il est tout aussi important de les reprendre dans les prochains ateliers. Fais donc de la révision des mesures existantes un point fixe de l'ordre du jour de chaque atelier Lessons Learned.
Il ne s'agit pas seulement de déterminer si les responsables ont fait leur travail. Il est bien plus important de tirer des enseignements des résultats des mesures – il s'appelle finalement Lessons LEARNED 🙂
Ce n'est qu'en reprenant les mesures que l'on peut apprendre si les mesures décidées ont pu résoudre le problème central – ou non. Il peut tout aussi bien s'avérer que la cause principale supposée n'est pas la raison principale d'un problème. Il est alors d'autant plus important d'en parler, de partager les conclusions avec l'équipe et de réagir avec une nouvelle mesure – ou une nouvelle "expérience" –.
Une mesure, si elle est mise en œuvre et évaluée, a une garantie de succès : à savoir que l'on apprend de la mise en œuvre. Soit on apprend que les hypothèses sous-jacentes étaient correctes et que la mesure a fonctionné. Ou alors, on apprend que la cause principale supposée ou l'approche de la solution est fausse. Considère donc les mesures comme des expériences.
Ici, le cas échéant, un Outil comme Echometer t'aider. Avec Echometer, tu as un suivi intégré des mesures pour tous tes rendez-vous récurrents de Lessons Learned.
Conseil n°4 : promouvoir la culture de l'erreur – au-delà de l'atelier Lessons Learned
La meilleure façon d'apprendre est de faire des erreurs. C'est pourquoi il est si important de pouvoir aborder ouvertement les erreurs en équipe. C'est la seule façon de faire en sorte que chaque erreur et chaque accident soit une occasion d'apprendre. Ce n'est pas sans raison que la culture de l'erreur est l'un des éléments de la condition de base la plus importante pour des équipes réussies.
Pour encourager cette culture de l'erreur au sein de l'équipe, il est nécessaire de mettre en place, dans le contexte du travail agile, ce que l'on appelle la " culture de l'erreur ".Prime directive"(en français : "directive suprême"). Derrière cette expression se cache un principe directeur que les équipes devraient intégrer dans chaque atelier Lessons Learned et au-delà :
"Nous partons du principe que toutes les personnes impliquées ont agi à tout moment au mieux de leurs connaissances, de leur conscience et de leur savoir".
En respectant ce principe, il est possible de créer une culture d'équipe dans laquelle les membres de l'équipe s'aident mutuellement à faire leur travail de la meilleure façon possible – sans "finger pointing" ni reproches.
Lessons Learned Workshop – Commence maintenant
Les ateliers Lessons Learned font donc partie intégrante de organisations apprenantes. En même temps, ils encouragent l'auto-organisation des équipes et permettent un processus d'amélioration continue "bottom-up" mené par les employés.
Alors, amuse-toi bien en commençant le format !
Et si ton équipe décide d'ancrer les ateliers Lessons Learned a.k.a. les rétrospectives d'équipe comme format régulier, alors regarde l'outil Echometer. Non seulement tu gagnes énormément de temps en organisant régulièrement des ateliers Lessons Learned grâce à nos modèles et à nos gabarits, mais tu peux même soutenir le développement de ton équipe d'un point de vue psychologique.
