Les entretiens en tête-à-tête réussis sont un outil important pour les cadres afin d'établir une relation forte avec leurs collaborateurs et d'encourager et de développer les collaborateurs. Dans cet article, tu recevras un guide complet qui t'expliquera ce que sont les entretiens 1 à 1 en général, quel est leur objectif, comment les mener et quels sont les conseils à suivre.
Qu'est-ce qu'une réunion One-On-One avec des collaborateurs ?
Qu'est-ce qu'une réunion en tête-à-tête avec des collaborateurs au juste ? Une réunion 1 en 1 est un entretien personnel régulier entre un cadre ou un chef d'équipe et un collaborateur individuel. Ces réunions offrent un espace où les préoccupations peuvent être discutées, les commentaires échangés et les objectifs communs définis.
L'accent est mis sur le développement individuel de l'employé ainsi que sur la clarification des obstacles et la définition des priorités. Contrairement aux réunions d'équipe générales, les réunions One-On-One ou les entretiens d'évaluation (du moins ceux qui réussissent) sont individuels et adaptés aux besoins de la personne concernée.
Important : la conversation en tête-à-tête reste une réunion d'affaires. Bien sûr, cela peut être plus informel de temps en temps, mais il doit être clair à tout moment quelle est la valeur ajoutée que tu obtiens avec le format one-to-one.
Maintenant, tu devrais savoir clairement ce qu'est une réunion en tête-à-tête. Passons à l'étape suivante de notre guide pour réussir les 1 à 1 : le but et l'objectif des réunions en 1 à 1.
Valeur ajoutée, objectifs et but des entretiens en tête-à-tête
Objectif des réunions One-On-One
L'objectif d'une réunion One-On-One réussie est de créer un format de discussion privé et confiant entre l'employé et le manager ou le chef d'équipe. Lorsque la confiance règne, les collaborateurs osent beaucoup plus facilement communiquer ouvertement leurs idées et leurs obstacles.
Grâce à la régularité des entretiens 1 à 1, la communication sur les tâches actuelles au sein de l'équipe est considérablement accélérée et les initiatives éventuellement mal orientées des collaborateurs sont identifiées rapidement. Une partie de la réussite des entretiens en tête-à-tête est donc aussi une cadence régulière – plus de détails ci-dessous.
Objectif des entretiens en tête-à-tête
Outre l'objectif général, l'objectif d'une réunion en tête-à-tête dépend individuellement de la situation. Les objectifs typiques d'un entretien d'évaluation one-to-one ou régulier réussi sont les suivants :
- Formation d'un nouveau collaborateur
- Fidélisation d'un collaborateur à l'entreprise (ou à l'équipe)
- Résoudre les problèmes de performance (voir "Plan d'amélioration des performances")
- Encourager le développement de l'employé au sein de l'entreprise
- Feedback et amélioration générale de la collaboration
Les entretiens en tête-à-tête réussis doivent à la fois répondre aux besoins individuels des collaborateurs et contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise s'ils veulent suivre toutes les règles de l'art.
La valeur ajoutée des entretiens en tête-à-tête
Indépendamment de l'objectif concret pour tes réunions One-On-One concrètes ou ton entretien d'évaluation, il existe de multiples valeurs ajoutées dont tu peux profiter :
- Établir des relations : Un lien étroit entre le dirigeant ou le chef d'équipe et l'employé crée la confiance, la communication est considérablement améliorée.
- Augmenter la motivation : Une attention régulière signale l'estime et renforce l'engagement.
- Connaître la satisfaction & l'intention de résiliation Connaître le niveau de satisfaction des employés afin de pouvoir contrer à temps d'éventuelles intentions de démission est très précieux à l'heure de la "guerre des talents".
- Une chance pour le coaching : Les cadres ou les team leads peuvent utiliser les entretiens d'évaluation pour le coaching et donner aux collaborateurs des impulsions pour leur développement.
Très bien, voici l'étape suivante de notre guide du 1 à 1 : comment mener des entretiens en 1 à 1 réussis ? Commençons par une question simple : Qu'est-ce qu'une bonne cadence de conversations en tête-à-tête, à quelle fréquence devraient-elles avoir lieu ?
Conseil n°1 : cadence des réunions one-to-one : À quelle fréquence devrais-tu avoir des réunions one-on-one ?
Répondons d'abord à la question de savoir comment réaliser des entretiens en tête-à-tête en précisant à quelle fréquence ils doivent avoir lieu.
La fréquence d'un entretien d'évaluation régulier ou d'une réunion One-On-One dépend de différents facteurs, comme la taille de l'équipe et le besoin de concertation sur le contenu. Il n'existe pas de règle claire à ce sujet. Voici une recommandation typique pour des entretiens one-to-one réussis qui remplissent également leur objectif :
- Toutes les semaines : Idéal pour les environnements de travail à évolution rapide ou pour les nouveaux collaborateurs.
- Toutes les deux semaines : Souvent un intervalle équilibré pour la plupart des équipes. Bon point de départ pour des discussions en tête-à-tête.
- Mensuellement : Pour les collaborateurs expérimentés qui ont des objectifs clairs et des performances stables.
D'ailleurs, une enquête a demandé à quelle fréquence les employés souhaiteraient avoir des réunions 1 à 1 avec leurs managers. La réponse est hebdomadaire ! Source : Sondage sur la fréquence des réunions 1:1
En principe, le conseil suivant est donc évident : des réunions 1 à 1 plus fréquentes peuvent avoir un effet positif exponentiel sur le développement des collaborateurs, comme le montre ce graphique :
Les cadres devraient définir à tout moment une cadence fixe pour les entretiens réguliers avec les collaborateurs ou les entretiens en tête à tête et adapter ensuite continuellement cette cadence à la situation en dialoguant avec le collaborateur, afin que l'objectif des entretiens en tête à tête puisse être rempli de manière optimale.
En tant que manager, tu sais donc maintenant à quelle fréquence les entretiens 1 à 1 doivent avoir lieu. La prochaine étape de notre guide "Comment réussir des entretiens en tête-à-tête" concerne la durée correcte de cet entretien.
Conseil n°2 : combien de temps doit durer une réunion One-On-One ?
Là encore, il n'y a pas de règle claire pour les 1-1 réussis. La durée typique d'un entretien en tête-à-tête réussi se situe entre 15 et 60 minutes :
- 15 minutes Suffisamment de temps pour un check-in régulier dans un format familier avec un agenda fixe. Pour les thèmes particuliers en dehors de l'agenda fixe, il faut éventuellement prévoir des rendez-vous séparés.
- 60 minutes : Laisse de la place, en plus de l'ordre du jour fixe, pour des discussions plus approfondies, comme des sujets de développement ou de carrière.
Un agenda clair et des notes efficaces pour la préparation aident à utiliser le temps de manière optimale. Notre conseil est de prévoir un peu plus de temps pour les premiers entretiens réguliers avec les collaborateurs et de réduire ensuite la durée si nécessaire.
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Selon une enquête, la durée moyenne des réunions 1 à 1 est de 43 minutes – mais nous ne pouvons pas évaluer si elles sont en moyenne réussies.
Il existe une forte demande pour les modèles d'entretiens en tête-à-tête. C'est pourquoi, dans la prochaine étape de notre guide, je te donne un bref modèle pour que l'objectif de ton entretien en tête-à-tête soit rempli de manière optimale. Ainsi, nous nous rapprochons également du cœur de la question : comment réaliser des entretiens en tête-à-tête réussis ?
Conseil n°3 : un modèle de démarrage simple pour un agenda de réunion One-On-One
Tu es libre de choisir ton modèle, mais il y a quelques règles à respecter pour réussir une réunion 1-1. Pour t'aider à démarrer, voici un modèle de réunion One-On-One qui a fait ses preuves, ainsi que son agenda :
- Check-in : Comment tu te sens ? Échange informel aussi sur des choses personnelles.
- Rétrospective : Sur quoi as-tu travaillé récemment ? Quels sont les sujets qui te préoccupent actuellement ?
- Bloqueurs & défis : Quels sont les blocages ou les défis auxquels tu dois faire face ? Comment puis-je te soutenir ?
- Les objectifs Quels sont les objectifs que tu t'es fixés pour la ou les prochaines semaines ?
- Autres points de l'employé ou du rapport direct (par ex. feedback ou idées)
- Autres points du leader ou du team lead (par ex. feedback ou échange personnel sur les mises à jour de l'entreprise)
- Sondage d'opinion (facultatif) : Demander régulièrement aux membres de l'équipe s'ils sont satisfaits de différents aspects (par exemple la satisfaction générale, la culture du feedback, le leadership) et les rendre mesurables, c'est professionnaliser ton leadership.
L'utilisation d'un ordre du jour crée une structure et donne de la sécurité aux deux parties lors de la préparation de la réunion en tête-à-tête ou de la réunion d'équipe. Ainsi, la probabilité d'un entretien réussi qui remplit l'objectif de la réunion est considérablement augmentée.
D'ailleurs, l'outil de réunion 1-to-1 Echometer propose différents modèles pour ta routine de réunion. Voici un exemple parmi d'autres – N'hésite pas à consulter notre outil :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : communication
Où vois-tu ton équipe : comment sont réparties les prises de parole ?
Où te vois-tu ? Quel rôle joues-tu, en fonction de la réunion ?
Quelle serait la première étape pour que les prises de parole se répartissent plus équitablement dans l'équipe ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : échouer en avant
Quand as-tu eu pour la dernière fois l'impression de faire une erreur dans quelque chose ?
Comment as-tu réagi à cette erreur ?
Quel serait un regard constructif sur cette "erreur" ?
Quelles sont les prochaines erreurs importantes que tu dois faire pour te rapprocher de tes objectifs ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : apprendre des meilleurs
Qui admires-tu dans ton équipe et pourquoi ?
Quelles sont les choses que tu aimerais apprendre en pensant à tes collègues dans l'entreprise et au-delà ?
Prends contact avec les personnes dont tu souhaites apprendre.
Modèle d'outil de réunion 1:1 : Types de conflits
Cite un conflit que tu as eu récemment dans ton équipe.
Jette un coup d'œil sur les 5 différents styles de conflit : ton comportement et ton état d'esprit peuvent-ils être classés dans un ou plusieurs des styles de conflit ?
Comment aurais-tu pu mieux gérer le conflit ?
Encore deux conseils concrets sur l'agenda un pour un, si tu envisages d'adapter le modèle un pour un :
- Si tu veux réussir, ne saute pas le check-in lors de ton entretien en tête-à-tête. Vous venez probablement tous les deux d'autres rendez-vous ou contextes et vous avez besoin de quelques minutes pour vous préparer mentalement à l'entretien en tête-à-tête. Le check-in est également une bonne occasion de renforcer la relation avec le collaborateur et de transmettre un intérêt et une estime personnels mutuels.
- Le point de l'ordre du jour "Autres points du collaborateur" de l'entretien en tête-à-tête est conçu comme un réservoir pour que ton*collaborateur puisse y mettre tous les thèmes pour lesquels il*n'est pas sûr de l'endroit où les placer. Mon conseil est donc de ne pas le supprimer de l'ordre du jour et de toujours demander de manière proactive s'il y a des sujets à ce sujet. Si ce n'est pas le cas, tu peux toujours sauter ce point lors de la réunion d'affaires, et au moins ce point n'a pas été un obstacle au succès de ta réunion 1 à 1.
Un bon guide travaille aussi avec des frameworks. C'est pourquoi je ne veux pas te priver de notre petit framework pour les réunions en tête-à-tête. Il t'aidera à remplir au mieux les objectifs de ta nouvelle routine de réunion.
Conseil n°4 : comment mener des entretiens one-to-one orientés sur le développement : Un cadre simple pour les one-on-one
Si tes entretiens en tête-à-tête ou avec tes collaborateurs ressemblent à une perte de temps et sont loin d'être réussis, la section suivante est pour toi.
De nombreux entretiens en tête-à-tête ou avec les collaborateurs se terminent par des mises à jour unilatérales de l'état des collaborateurs à l'attention de leurs responsables ou de leurs team leads. Ces entretiens en tête-à-tête à caractère de reporting n'ont souvent que peu de valeur ajoutée pour les collaborateurs, ils ne remplissent pas leur objectif et représentent surtout un surcroît de travail. C'est pourquoi nous considérons que ces "réunions de rapport d'état 1-1" sont une perte de temps et ne correspondent pas à l'exigence d'un dirigeant moderne en tant que "Servant Leader".
Voir aussi Leadership de service dans un contexte de travail agile
C'est pourquoi nous sommes convaincus que les réunions en tête-à-tête réussies doivent toujours être axées sur le développement afin de remplir pleinement leur objectif.
Les One-On-Ones ou entretiens d'évaluation orientés développement suivent un cadre clair pour maximiser le succès :
- Réflexion continue : Réfléchir ensemble aux succès et aux défis passés. Identifier des modèles avec les collaborateurs.
- Objectifs de développement : L'élaboration d'objectifs de développement individuels attrayants, qui correspondent aux objectifs de carrière de l'employé, augmente la fidélisation et la motivation de l'employé.
- Mesures de développement : Définir des étapes concrètes et les soutenir activement afin de développer les capacités de l'employé(e) pour qu'il/elle puisse atteindre ses objectifs.
Un tel cadre pour des entretiens en tête-à-tête réussis donne une orientation et favorise le développement. La première étape consiste à définir un objectif de développement –, ce qui constitue la prochaine partie de notre guide de conversation en tête-à-tête.
Astuce 5 : Comment définir et suivre les objectifs des employés lors d'entretiens en tête-à-tête ?
Les objectifs de développement peuvent être un outil supplémentaire pour donner une structure et une direction à tes entretiens en tête-à-tête ou avec tes collaborateurs et ainsi maximiser leur succès. Les objectifs de développement doivent toujours être adaptés au contexte afin de remplir leur objectif :
- Dans quelle mesure l'objectif de développement de l'employé correspond-il aux objectifs de l'équipe ou à ceux de l'entreprise ? Si cet aspect de l'interdépendance des objectifs est pertinent pour toi, je peux recommander le cadre de "Objectifs et résultats clés" comme conseil.
- Comment l'objectif de développement correspond-il aux intérêts personnels et à la situation de motivation de l'employé ?
Des études montrent que des objectifs de développement clairs – complètement sans rémunération financière – peuvent augmenter la performance des employés de 12% à 15%. Voir L'influence des objectifs sur la performance au travail
La base pour des entretiens en tête-à-tête réussis : définir l'objectif de développement pour les employés
C'est pourquoi, avant de définir des objectifs de développement dans tes réunions 1-1, tu devrais aussi faire un zoom arrière pour parler des idées à long terme du collaborateur et aussi du rôle que le collaborateur se voit jouer à moyen ou long terme. Essaie de bien comprendre les motivations de ton collaborateur avant de te lancer dans la définition d'objectifs de développement communs.
Les objectifs de développement doivent être clairs, mesurables et réalisables pour qu'ils atteignent leur but. Avec la méthode SMART, tu peux vérifier la formulation :
- Spécifique : L'objectif de développement est-il suffisamment clair et concret ? S'il semble trop éloigné dans le futur : pourrait-on définir un objectif intermédiaire plus tôt ?
- Mesurable : Il devrait y avoir des indicateurs mesurables pour évaluer les progrès. Comment intégreras-tu ces mesures dans tes réunions One-On-One ou tes entretiens réguliers avec tes collaborateurs ?
- Attirant L'objectif doit avoir du sens et être motivant pour l'employé.
- Réaliste : L'objectif de développement doit être réalisable pour le collaborateur. Est-il réaliste de l'atteindre avec la charge de travail ou faut-il pour cela changer les responsabilités ?
- Terminé Il devrait y avoir un calendrier clair et, de préférence, des jalons, de sorte que les progrès soient déjà réalisables lors des prochains entretiens en tête-à-tête ou avec les collaborateurs.
Suivre les objectifs de développement lors d'entretiens en tête-à-tête
Garde l'objectif de développement aussi visible que possible dans tes notes One-On-One afin de te le rappeler régulièrement.
L'objectif de développement est régulièrement remis en question dans les One-On-Ones ou les entretiens d'évaluation réussis et adapté si nécessaire. De plus, l'objectif de développement doit déboucher sur des mesures réalisables à court terme, si possible, afin de ressentir continuellement les progrès et de remplir l'objectif des entretiens one-to-one.
L'idéal est d'avoir en permanence une ou deux mesures actives concernant l'objectif de développement, dont tu peux discuter lors de tes entretiens individuels ou avec tes collaborateurs.
Astuce 6 : Outils de réunion d'affaires one-to-one
En tant que manager ou chef d'équipe, tu ne te sens toujours pas sûr de toi et tu ne sais pas vraiment comment mener des entretiens en tête-à-tête réussis ? J'ai déjà mentionné plus haut qu'il existe bien sûr des logiciels pour réaliser des entretiens en tête-à-tête. Ce qu'il y a de bien avec les outils en ligne 1 à 1, c'est qu'ils prennent en compte les bases de ce guide.
Si tu t'intéresses en détail aux outils existants, je peux te recommander notre article à ce sujet comme conseil supplémentaire : Comparaison des 3 meilleurs outils de réunion 1 vers 1. Si tu as envie d'essayer ce que nous considérons comme le meilleur outil pour des entretiens 1 à 1 réussis, tu peux commencer directement en utilisant le modèle suivant. L'outil peut faire beaucoup plus que de prendre des notes sur les entretiens – il a de nombreux modèles, des automatisations, des suggestions de mesures et t'aide à avoir des KPI pour le développement des employés :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : communication
Où vois-tu ton équipe : comment sont réparties les prises de parole ?
Où te vois-tu ? Quel rôle joues-tu, en fonction de la réunion ?
Quelle serait la première étape pour que les prises de parole se répartissent plus équitablement dans l'équipe ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : échouer en avant
Quand as-tu eu pour la dernière fois l'impression de faire une erreur dans quelque chose ?
Comment as-tu réagi à cette erreur ?
Quel serait un regard constructif sur cette "erreur" ?
Quelles sont les prochaines erreurs importantes que tu dois faire pour te rapprocher de tes objectifs ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : apprendre des meilleurs
Qui admires-tu dans ton équipe et pourquoi ?
Quelles sont les choses que tu aimerais apprendre en pensant à tes collègues dans l'entreprise et au-delà ?
Prends contact avec les personnes dont tu souhaites apprendre.
Modèle d'outil de réunion 1:1 : Types de conflits
Cite un conflit que tu as eu récemment dans ton équipe.
Jette un coup d'œil sur les 5 différents styles de conflit : ton comportement et ton état d'esprit peuvent-ils être classés dans un ou plusieurs des styles de conflit ?
Comment aurais-tu pu mieux gérer le conflit ?
Récapitulation des 5 conseils les plus importants pour des réunions One-On-One réussies
Alors, résumons ce que tu as pu retenir en tant que cadre, espérons-le, concernant les entretiens en tête-à-tête réussis et leur objectif (en plus de savoir ce qu'est un entretien en tête-à-tête en général) :
- Assurer la régularité : Une cadence constante, comme toutes les semaines ou toutes les deux semaines, est essentielle.
- Préparation & documentation propre : Un agenda clair et des notes structurées rendent les conversations en tête-à-tête plus efficaces.
- Écouter : Donne à l'employé(e) l'espace pour exprimer ses préoccupations.
- Encourager le développement : Utilise les One-On-Ones ou les entretiens réguliers avec les collaborateurs pour définir des objectifs de développement à long terme pour les collaborateurs et soutenir activement leur réalisation.
- Faire le suivi : Note les résultats et les tâches par écrit et crée ensemble un engagement en ce qui concerne la mise en œuvre des suivis.
Avec ces conseils et ces directives, tes réunions en tête-à-tête ou tes entretiens réguliers avec tes collaborateurs deviendront un outil précieux pour le leadership et le développement.
