Si Sherlock Holmes était le leader d'une équipe, que ferait-il ? Oui, c'est vrai. Il s'attirerait des moqueries en portant sa casquette de Deerstalker au bureau et sur les appels en ligne. Mais ce n'est pas ce que je veux dire.
Sherlock Holmes est très intelligent, et c'est pourquoi il arriverait rapidement à une conclusion évidente : La relation et la communication avec les membres de son équipe est l'un de ses principaux leviers pour la réussite de l'équipe. Et il existe en particulier une réunion qui vise précisément à cela : la réunion en tête-à-tête avec ses collègues* (pour laquelle il existe quelques modèles professionnels en tête-à-tête, mais nous y reviendrons).
Alors, Sherlock, est-ce que tu accordes déjà de l'importance aux conversations en tête-à-tête ? Ou tes conversations en tête-à-tête font-elles partie des 52% mentionnés dans la citation ci-dessous ? Quoi qu'il en soit, ce texte t'aidera à faire passer tes conversations en tête-à-tête à un niveau supérieur. Nos modèles gratuits et nos exemples d'agendas pour les conversations en tête-à-tête t'aideront particulièrement.
"52% d'employés perdent leur attention lors des réunions dans les 30 premières minutes".
Objectif et but des réunions en tête-à-tête
Comme nous l'avons déjà mentionné, les réunions en tête-à-tête ont différents objectifs. Du point de vue de la perspective, il s'agit tout simplement de guider les collaborateurs dans un entretien personnel (avec ou sans modèle professionnel de réunion 1 à 1).
Si je dirige mal, mes meilleurs collaborateurs démissionneront dans le pire des cas, sans que je sois préparé à cela. Une autre conséquence serait que les objectifs de l'équipe soient ratés avec fracas parce que les activités des membres de l'équipe ne sont pas coordonnées entre elles. Ces deux cas de figure donneraient une très mauvaise image de mes compétences en tant que manager ou chef. Nous voici donc au premier objectif des bonnes réunions en tête-à-tête (les mauvaises réunions en tête-à-tête ont tendance à provoquer la réaction que l'on voit sur l'image suivante...).
En conséquence, le premier objectif des réunions en tête-à-tête est d'établir une bonne relation, c'est-à-dire une relation de confiance et de respect, avec les membres de mon équipe. Ce n'est qu'alors que les conflits et les tensions me seront communiqués ouvertement. De plus, ce n'est qu'ainsi que je peux jouer mon rôle de leader serviteur ou de coach et aider les collaborateurs à se développer. Pour cela, de bons modèles un à un, imprimés ou numériques, peuvent bien sûr aider.
Pas dans toutes les conversations en tête-à-tête, mais dans beaucoup d'entre elles, le deuxième objectif central des conversations régulières en tête-à-tête est de s'assurer que les activités ou les activités des membres de mon équipe sont réalisées correctement. La mesure dans laquelle je dois intervenir dépend fortement du degré de maturité de mon Direct Report. Mais en principe, la réunion en tête-à-tête (qu'elle soit virtuelle ou au bureau) peut être une bonne occasion de lever les blocages sur les tâches en cours, de lancer des défis et de faire référence aux collègues de l'équipe aux bons endroits pour renforcer la communication intra-équipe.
Je voudrais déjà te donner un conseil concret pour que tu atteignes vraiment l'objectif de bonnes conversations en tête-à-tête : adapte-le à ton rapport direct. Certains souhaitent par exemple plus de feedback, d'autres veulent être mieux guidés dans leurs activités actuelles. C'est ce qui ressort de cette statistique sur la génération Z, par exemple.
"76% d'employés de la génération Z souhaitent avoir plus de possibilités d'apprendre et d'utiliser de nouvelles compétences".
Avant de passer à nos modèles imprimables gratuits, nos exemples d'agendas, nos modèles et nos questions pour les entretiens en tête-à-tête, j'aimerais te donner un élément de réflexion critique.
Pourquoi tu ne devrais pas utiliser des modèles 1 à 1 (imprimables)
Lorsque les cadres me demandent un modèle ou un agenda type pour les entretiens en tête-à-tête, je deviens prudent. Que veulent-ils obtenir exactement ? C'est pourquoi j'aimerais dresser une petite liste de ce qui caractérise les mauvais et les bons entretiens 1 à 1 :
Caractéristiques d'une bonne conversation 1 à 1
- Les conversations sont pleines d'énergie
- Moments réguliers de réussite ou de satisfaction parce que les tâches ont été accomplies
- Améliorations mesurables des compétences (par exemple grâce à des sondages)
- Parfois, tu es un peu nerveux avant ces conversations (par exemple, parce que tu veux partager des commentaires constructifs).
- Les deux interlocuteurs font régulièrement des suivis avec
Caractéristiques des mauvaises conversations 1 à 1 :
- Après le small talk, il n'y a plus de sujets de discussion
- 1-vers-1 sont déplacés
- Tu as déjà oublié le nom des deux enfants de tes collaborateurs.
- Les 1 à 1 ne sont pas préparés des deux côtés
Où je veux en venir : penses-tu que tu améliores tes entretiens 1 à 1 en utilisant le même modèle ou agenda pour chaque entretien et pour chaque membre de l'équipe ? J'espère que non.
Il est préférable d'adapter les deux à chaque fois. Je te recommande donc d'utiliser des modèles ou des formulaires variés pour chaque situation afin d'atteindre les objectifs ci-dessus : des conversations 1:1 énergiques et productives. Les modèles imprimables ci-dessous peuvent t'aider à atteindre cet objectif.
D'ailleurs, le contenu des templates provient du logiciel Echometer pour les conversations 1 à 1. Si tu veux te faciliter la tâche, essaie notre outil gratuitement.
Questions sur les modèles : comment démarrer la réunion en tête-à-tête avec les collaborateurs ?
Pour la question "Comment démarrer une réunion en tête-à-tête avec des collaborateurs", je peux renvoyer à ce qui précède : Pour entendre honnêtement l'opinion de tes collaborateurs, tu as besoin d'une bonne relation avec eux. Une bonne relation aide à créer les conditions nécessaires à de bonnes conversations en tête-à-tête : Une atmosphère de conversation détendue.
Qu'ils soient juniors ou seniors, les rapports directs sont régulièrement nerveux lors d'un entretien personnel avec leur propre patron ou patronne. Ils ont l'attitude suivante : "Ne dis pas de bêtises". Cette attitude est évidemment un poison pour un bon entretien et une atmosphère détendue. C'est une mauvaise base pour tout agenda de réunion en tête-à-tête, aussi bon soit-il.
C'est ici qu'intervient une petite astuce ou un conseil pour de bonnes réunions en tête-à-tête : les brise-glaces de réunion, c'est-à-dire les questions d'enregistrement qui permettent de briser la glace de la conversation, c'est-à-dire de réduire la nervosité de ton Direct Report. Voici quelques suggestions pour de bons et amusants brise-glaces de réunion en tête-à-tête :
Pour commencer : réunion en tête-à-tête Icebreaker
- Comment se passe ta journée / ta semaine jusqu'à présent ?
- Comment te sens-tu en ce moment, sur une échelle de 1 (mauvais) à 10 (bon) ?
- As-tu fait ou prévu quelque chose de passionnant pour le week-end ?
- Y a-t-il un livre, un film ou une série que tu recommanderais ?
- Quel temps fait-il chez toi en ce moment : ensoleillé, orageux, pluvieux, brumeux, nuageux ?
- Si tu pouvais faire une chose immédiatement aujourd'hui, qu'est-ce que ce serait ?
- Y a-t-il eu quelque chose qui t'a fait particulièrement plaisir récemment ?
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion imprimables en tête-à-tête pour les entretiens personnels.
Poussé à l'avance : Tu peux bien sûr adapter les modèles et les formulaires gratuits dans ta langue en allemand, espagnol, néerlandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
Alors, commençons par un modèle standard pour les réunions hebdomadaires ou mensuelles en tête-à-tête.
Sujets typiques des réunions en tête-à-tête
En se basant sur les modèles et formulaires professionnels gratuits ci-dessus, il est bien sûr possible de prédire quels sont les thèmes typiques des entretiens d'évaluation en tête-à-tête. Tu peux t'en servir pour te préparer mentalement à d'éventuelles questions difficiles.
J'ai donc noté ici quelques exemples de sujets typiques de réunion en tête-à-tête et de questions qui pourraient venir de tes collaborateurs. Il s'agit bien sûr de scénarios théoriques – tu as de la chance si les membres de ton équipe mettent tous ces sujets à l'ordre du jour de manière aussi active. Dans tous les cas, cela devrait être une aide :
Exemple de thèmes et de questions posées par les collaborateurs lors de réunions 1 à 1
- Réfléchir aux priorités
- Sujet possible : "Je ne sais pas si je dois me concentrer sur la tâche A ou B – quelle est la priorité selon toi ?"
- Alignement : qu'est-ce qui fait un bon travail
- Thème possible : "Comment pouvons-nous nous assurer que mon travail répond aux attentes des parties prenantes ? Existe-t-il des exemples concrets qui te permettent de reconnaître un 'bon travail' ?"
- Donner un feedback
- Sujet possible : "J'aimerais savoir ce que tu as pensé de ma présentation lors de la dernière démonstration de produit chez le client – y a-t-il quelque chose que je pourrais améliorer ?"
- Défis et blocages
- Sujet possible : "J'ai du mal à obtenir du soutien de l'équipe marketing, ce qui retarde mon projet. Peux-tu aider à résoudre ce problème ?"
- Développement personnel et objectifs de carrière
- Sujet possible : "Je suis intéressé par le nouveau projet de l'équipe logicielle backend – penses-tu que j'ai les bonnes compétences pour cela, ou y a-t-il quelque chose que je devrais apprendre avant ?"
- Charge de travail et bien-être
- Sujet possible : "J'ai l'impression que la charge de travail actuelle n'est pas réalisable sans que la qualité en pâtisse – pouvons-nous parler de la façon dont nous pourrions l'adapter ?"
- Idées et innovations
- Sujet possible : "J'ai une idée sur la façon dont nous pourrions rendre le processus Z plus efficace – pouvons-nous en discuter brièvement pour voir si cela a du sens ?"
- Les relations au sein de l'équipe
- Sujet possible : "Je remarque que la communication avec mon collègue Max est parfois difficile – tu as des idées pour que je puisse mieux gérer cela ?"
- Besoin de soutien
- Sujet possible : "J'ai besoin de plus de contexte sur les objectifs du projet – pourrais-tu me dire quel est le but final ou à qui je pourrais en parler" ?
- Regard sur l'avenir
- Thème possible : "Quels sont les projets ou les changements importants auxquels je dois me préparer ?"
Te sens-tu mieux armé pour tes prochains entretiens d'évaluation en tête-à-tête ? Si ce n'est pas le cas, j'ai ajouté une FAQ ci-dessous. Mais pour l'instant, faisons un bilan intermédiaire.
Conclusion - Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Les réunions en tête-à-tête sont un outil indispensable pour tout chef ou cheftaine qui attache de l'importance à une collaboration efficace et valorisante. Cet article n'a pas seulement montré l'importance de ces discussions pour le développement de l'équipe et le succès de l'entreprise, mais il propose également des modèles pratiques gratuits, des agendas types, des questions et des icebreakers pour améliorer la qualité de ces réunions.
La clé de la réussite des réunions en tête-à-tête réside dans l'adaptation aux besoins de chaque membre de l'équipe. Au lieu de s'appuyer sur des modèles rigides et imprimables, tu devrais organiser des réunions de manière flexible afin de discuter des défis opérationnels tout en renforçant le niveau relationnel.
Qu'il s'agisse de priorités, de feedback ou de développement personnel – les approches présentées ici t'aideront à avoir des conversations énergiques et productives. Utilise ces conseils pour lever les blocages, établir la confiance et développer le plein potentiel de tes collaborateurs. Ainsi, ton équipe sera non seulement plus efficace, mais aussi plus motivée et plus satisfaite.
FAQ - Foire aux questions
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
"52% d'employés perdent leur attention lors des réunions dans les 30 premières minutes".
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
"52% d'employés perdent leur attention lors des réunions dans les 30 premières minutes".
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Bons modèles de réunion en tête-à-tête
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
Venons-en enfin au centre de cet article – les modèles de réunion en tête-à-tête.
Tu peux bien sûr adapter le modèle dans ta langue en allemand, espagnol, hollandais, français ou portugais, finlandais, suédois. Pour cela, il te suffit de changer la langue en haut à droite de notre site et le modèle apparaîtra dans ta langue.
Exemples d'invitations individualisées aux collaborateurs pour des réunions 1-on-1
Cependant, si le motif de ton entretien d'embauche régulier est de nature individuelle, il convient de le mentionner dans l'e-mail d'invitation et peut-être même dans la ligne d'objet. Voici quelques exemples et modèles de ce à quoi cela peut ressembler dans l'e-mail d'invitation ou de demande par e-mail.
Exemple de modèle 1 : Invitation par e-mail pour des réunions en tête-à-tête pour les nouveaux employés
Une occasion fréquente de lancer une nouvelle série de réunions 1 sur 1 est l'arrivée et l'intégration de nouveaux collègues*. Dans ce scénario, le texte ou le modèle suivant s'impose pour l'invitation par e-mail : Bonjour [nom de l'employé],
bienvenue dans l'équipe ! J'espère que tu te sens déjà bien chez nous et que tu as pu recueillir tes premières impressions positives.
Pour t'aider au mieux pendant ta période d'intégration, je souhaite mettre en place des réunions régulières 1:1 avec toi. Ces entretiens offrent une plateforme pour répondre à tes questions, parler de tes progrès et des éventuels défis et t'aider à bien t'intégrer chez nous.
J'aimerais que notre première rencontre ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Fais-moi savoir si cela te convient. Je mettrai ensuite la série de rendez-vous dans nos calendriers.
Je propose que nos notes communes pour préparer les réunions 1:1 soient consignées ici, afin que nous puissions y avoir accès tous les deux : [lien].
J'ai hâte de mieux te connaître et de travailler avec toi !
Salutations
[Ton nom]
Avant d'aller plus loin, j'aimerais te donner un petit conseil sur la manière de faire passer la conversation en tête-à-tête elle-même à un niveau supérieur : Avec notre logiciel de réunion 1-1 Echometer.
Grâce à nos modèles de conversations interactives, non seulement ta conversation sera plus amusante et plus productive, mais des mesures efficaces seront tout à coup mises sur la table de manière organique. N'hésite pas à essayer, par exemple en essayant le modèle ci-dessous :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : communication
Où vois-tu ton équipe : comment sont réparties les prises de parole ?
Où te vois-tu ? Quel rôle joues-tu, en fonction de la réunion ?
Quelle serait la première étape pour que les prises de parole se répartissent plus équitablement dans l'équipe ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : échouer en avant
Quand as-tu eu pour la dernière fois l'impression de faire une erreur dans quelque chose ?
Comment as-tu réagi à cette erreur ?
Quel serait un regard constructif sur cette "erreur" ?
Quelles sont les prochaines erreurs importantes que tu dois faire pour te rapprocher de tes objectifs ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : apprendre des meilleurs
Qui admires-tu dans ton équipe et pourquoi ?
Quelles sont les choses que tu aimerais apprendre en pensant à tes collègues dans l'entreprise et au-delà ?
Prends contact avec les personnes dont tu souhaites apprendre.
Modèle d'outil de réunion 1:1 : Types de conflits
Cite un conflit que tu as eu récemment dans ton équipe.
Jette un coup d'œil sur les 5 différents styles de conflit : ton comportement et ton état d'esprit peuvent-ils être classés dans un ou plusieurs des styles de conflit ?
Comment aurais-tu pu mieux gérer le conflit ?
Cela peut être particulièrement sensible si le motif de l'entretien 1 à 1 ou de l'entretien avec le collaborateur est un problème de performance de ce dernier. L'exemple de texte d'e-mail suivant devrait probablement être adapté à la situation :
Non seulement les problèmes de performance, mais aussi les conflits réguliers et les problèmes de communication peuvent être l'occasion d'introduire des réunions 1:1 ou des entretiens réguliers avec les collaborateurs. L'exemple ou le modèle d'e-mail d'invitation suivant aborde directement ce point :
Conclusion - Il te manque encore quelque chose pour préparer ton 1:1 ?
Ce texte devrait, nous l'espérons, t'avoir donné une bonne idée de tout ce qui peut figurer dans la demande par e-mail d'une réunion régulière 1-1. Nous t'avons également donné quelques exemples et modèles pour la ligne d'objet, qui devraient t'aider.
Si tu es un peu plus créatif et que tu souhaites un nom original pour ta série de réunions en tête-à-tête, tu trouveras d'ailleurs quelques exemples sur ce thème dans notre blog.
Tu as l'impression que tu peux tirer encore plus de tes réunions en tête-à-tête ? Alors notre logiciel de réunion en tête-à-tête Echometer peut t'aider. Avec nos modèles de conversations interactives, non seulement ta conversation sera plus amusante et plus productive, mais des mesures efficaces seront aussi mises sur la table de manière organique. N'hésite pas à essayer, par exemple en essayant le modèle ci-dessous :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : communication
Où vois-tu ton équipe : comment sont réparties les prises de parole ?
Où te vois-tu ? Quel rôle joues-tu, en fonction de la réunion ?
Quelle serait la première étape pour que les prises de parole se répartissent plus équitablement dans l'équipe ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : échouer en avant
Quand as-tu eu pour la dernière fois l'impression de faire une erreur dans quelque chose ?
Comment as-tu réagi à cette erreur ?
Quel serait un regard constructif sur cette "erreur" ?
Quelles sont les prochaines erreurs importantes que tu dois faire pour te rapprocher de tes objectifs ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : apprendre des meilleurs
Qui admires-tu dans ton équipe et pourquoi ?
Quelles sont les choses que tu aimerais apprendre en pensant à tes collègues dans l'entreprise et au-delà ?
Prends contact avec les personnes dont tu souhaites apprendre.
Modèle d'outil de réunion 1:1 : Types de conflits
Cite un conflit que tu as eu récemment dans ton équipe.
Jette un coup d'œil sur les 5 différents styles de conflit : ton comportement et ton état d'esprit peuvent-ils être classés dans un ou plusieurs des styles de conflit ?
Comment aurais-tu pu mieux gérer le conflit ?
